Descriptivo Facturación

SINCO F&C le facilitará el registro y gestión de la facturación de la compañía, mediante procesos completamente configurables a partir de la definición de los productos o servicios que su empresa comercializa y asociados a los diferentes modelos de negocio.

Mediante órdenes de facturación es posible preliquidar la factura, facilitando la verificación de los ítems que se van a facturar con sus correspondientes impuestos y retenciones sugeridos automáticamente según las responsabilidades tributarias del emisor y del adquiriente, sin afectar la contabilidad. Adicionalmente, se podrán realizar facturas periódicas de forma automática.

Integraciones en SINCOERP

	Recepción de órdenes de facturación de los alquileres desde el módulo SINCO M&E.
	Recepción de órdenes de facturación de avance de obra generadas desde el módulo SINCO ADPRO.
	Recepción de órdenes de facturación de venta de inmuebles e intereses de cuotas desde el módulo SINCO CBR.
	Entrega de la causación contable de las facturas y notas crédito hacia el módulo SINCO A&F.
	Entrega de los registros de facturas de venta y notas crédito de acuerdo con la normatividad vigente de facturación electrónica hacia el módulo SINCO FE.

Funcionalidades

• Registro de órdenes de facturación sin utilizar consecutivo de facturación.
• Cálculo automático de impuestos y retenciones.
• Registro de descuentos por ítems o valor bruto de la factura.
• Generación automática de las órdenes de facturación recurrentes.
• Enlace automático con contabilidad.
• Registro de múltiples autorizaciones de facturación.
• Aprobación de la orden de facturación.
• Registro de notas crédito parciales y totales referenciadas a facturas.
• Edición de facturas.
• Edición de notas crédito.
• Generación de formatos de representación gráfica por modelo de negocio para facturas y notas crédito.
• El registro de la orden de facturación permite agregar o eliminar impuestos o retenciones de forma manual.
• Modificación de la orden de facturación antes de su aprobación.
• Modificación en la programación de las órdenes de facturación recurrentes.
• Generación de la factura con los requerimientos exigidos por la DIAN para la generación de la factura electrónica.
• Generación de las notas crédito con los requerimientos exigidos por la DIAN para la generación de la nota de crédito electrónica.
• Modificación de cuenta contable para las devoluciones.
• El registro de la orden de facturación permite agregar el número de orden de compra y número de contrato.
• Asignación de la fecha fiscal de manera masiva o individual en la generación de la factura.
• Importación masiva de órdenes de facturación a partir de una plantilla Excel.
• Generación de notas crédito relacionadas a facturas realizadas desde otro software.
• Generación de notas débito.
• Edición de notas débito.

Proceso detallado

Conceptos de facturación

Esta opción le permitirá crear los diferentes conceptos obtenidos de los ingresos por la comercialización de los productos o servicios ofertados, de igual manera, crear los impuestos y retenciones que puedan ser aplicados al momento de la emisión de la factura.

Modelo de negocio

Desde esta opción, podrá clasificar sus modelos de negocio de acuerdo con los productos o servicios ofrecidos, llevar por separado los saldos mediante cuentas por cobrar, para cada modelo de negocio, utilizar representaciones graficas diferentes dependiendo los atributos de cada modelo negocio, así como, realizar la asignación de resoluciones emitidas por la DIAN.

Asociación de conceptos de facturación

Mediante esta opción, se realizará la asociación de conceptos derivados de ingresos como los son conceptos de impuestos, retenciones y descuentos, que afectan la facturación de los productos o servicios ofrecidos.

Resoluciones de facturación

Desde esta opción se podrán registrar las resoluciones de facturación y sus correspondientes atributos, con el fin de controlar la generación de las facturas cumpliendo con las disposiciones de la DIAN, en cuanto a numeración consecutiva y vigencia.

Registro orden de facturación

A través de esta opción, podrá pre liquidar la factura de los productos o servicios comercializados, sin realizar afectación a la contabilidad, lo cual se efectúa mediante consecutivos independientes para las órdenes de facturación.

Edición de la orden de facturación

Desde esta opción, podrá realizar modificaciones en las órdenes de facturación, ya sea en la información principal o en sus respectivos valores, antes de generar la factura de venta.

Copiar orden de facturación

Desde esta opción, podrá copiar una orden de facturación generada anteriormente y modificar los datos de la nueva orden o mantenerlos según el registro original.

Anulación de órdenes de facturación

Desde esta opción, podrá anular las órdenes que ya no serán facturadas. Este proceso no generará ninguna afectación contable.

Programación de la orden de facturación

Esta opción le permitirá crear órdenes de facturación periódicas mediante el duplicado de los ítems, impuestos y datos del cliente, para ser ejecutadas de forma automática según la programación registrada.

Generación masiva de órdenes de facturación

A través de una plantilla en formato Excel, es posible generar de manera masiva órdenes de facturación, donde se podrán especificar datos como el modelo de negocio, el tercero, los conceptos y demás información relevante. Esta plantilla facilitará la entrada de datos de forma eficiente y organizada, permitiendo la creación rápida y precisa de múltiples órdenes de facturación.

Generación de facturas

Mediante la aprobación de la orden de facturación se generará la causación contable con los atributos de cuenta contable, cliente, consecutivo y periodos contables definidos previamente, afectando de manera inmediata la contabilidad.

Edición de facturas

Mediante esta opción podrá editar información principal o movimientos asociados a una factura que aún no se haya sincronizado al módulo de Emisión Electrónica.

Generación de notas crédito

Desde esta opción podrá realizar la creación de notas crédito de forma parcial o total a facturas realizadas desde el módulo F&C y a facturas generadas desde otro software.

Anulación de nota crédito

Esta opción le permitirá hacer la anulación o reversión de la nota crédito, mediante la generación de un documento diferente a la nota en el caso de la reversión.

Generación de notas crédito con origen diferente a F&C

Esta opción permitirá generar notas de crédito para las facturas de venta generadas por los módulos de facturación administrativa anteriores de Sinco ERP (Sinco ADM y Submódulo OFAS). Cabe destacar que estas notas de crédito solo podrán reversar las facturas de venta de forma total.

Registro de nota débito

Desde esta opción podrá realizar notas débito con la posibilidad de asociar una factura generada desde el módulo F&C.

Anulación de nota débito

Esta opción le permitirá hacer la anulación o reversión de la nota débito, mediante la generación de un documento diferente a la nota en el caso de la reversión.

Informes

Órdenes de facturación

• Permite visualizar las órdenes de facturación, con su estado y el número de la factura generada para los casos en los que aplique.
• Órdenes de facturación aprobadas por modelo de negocio, cliente o rango de fecha determinada.

Facturas

• Informe consolidado de facturación.
• Resumen de facturación por modelo de negocio con impuestos detallados.
• Resumen detallado de facturas por tipo de documento, modelo de negocio, con impuestos y retenciones detallados, para facturas generadas desde el módulo F&C.

Notas crédito

• Informe consolidado de notas crédito.
• Resumen de notas crédito por modelo de negocio con impuestos detallados.

Notas débito

• Informe consolidado de notas débito.
• Resumen de notas débito por modelo de negocio con impuestos detallados.

Resumen detallado de facturas

Mediante esta opción, podrás realizar la consulta detallada de los datos de las facturas de venta generadas en el módulo Sinco F&C. La información se mostrará de manera detallada, presentando en columnas los valores registrados para cada tipo de concepto, como Ingreso, IVA, Retegarantía, Anticipo, entre otros.

Resumen detallado por concepto de ingreso

• Informe detallado de los conceptos asociados a la factura.
• Resumen detallado de facturas por tipo de documento, modelo de negocio, con impuestos y retenciones detallados, para facturas generadas desde el módulo F&C.

Beneficios

• Centralización de las órdenes de facturación para la aprobación.
• Registro de más de un concepto de facturación dentro de la misma factura.
• Integración con los módulos M&E, ADPRO, CBR, A&F y FE de SINCO ERP.
• Control sobre cada una de las resoluciones de facturación registradas.
• Notificación a través de correo electrónico a los usuarios asignados de SINCO ERP sobre el vencimiento de las resoluciones de facturación registradas.
• Registro detallado de todos los campos de información según la nueva normatividad para facilitar la integración al proceso de facturación electrónica.
• Botón de ayuda en todas las opciones que le permite consultar y descargar el instructivo del módulo.
• Descarga en Excel de todos los informes del módulo.

Recomendaciones generales

• Realizar reversión de las facturas mediante su respectiva nota crédito, para garantizar la trazabilidad de la información.
• Después de sincronizar la factura, nota crédito o nota débito al proceso de Facturación Electrónica, no realizar modificaciones que la afecten, dado que los cambios no se trasladan.
• Asignar el prefijo de las facturas con el alfabeto.

Aclaraciones

• El consecutivo de facturación se tomará según la configuración de numeración definida en la opción configuración de resoluciones de facturación.
• La fecha fiscal de la factura se asigna de manera automática al momento de aprobar la orden de facturación para su afectación contable.
• Las cuentas contables usadas para definir los conceptos de ingresos, impuestos y el concepto por cobrar deben estar configuradas en el módulo de SINCO A&F, las cuentas contables deben requerir centro de costos, tercero y base.
• Recuerde que los centros de costos usados deben estar previamente configurados en el módulo de SINCO A&F.
• Todos los clientes deben estar previamente creados en SINCO ERP.
• Las órdenes de facturación periódicas se ejecutarán de manera automática.
• Edición de facturas que no se encuentren contabilizadas.
• Edición de notas crédito que no se encuentren contabilizadas.
• No se genera facturación a nombre de terceros.
• Edición de notas débito que no se encuentren contabilizadas.