Descriptivo

Propósito

Dando cumplimiento a la normatividad vigente en emisión electrónica y atendiendo los requerimientos del Decreto 358 del 2020, así como las Resoluciones 165 del 2023 y 167 del 2021, SINCOSOFT presenta el módulo de Emisión Electrónica. Este implementa un proceso que efectúa la generación electrónica y la transmisión de los documentos facturas de venta, notas crédito, notas débito, aceptación tácita, documentos soporte y notas de ajuste en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta a la plataforma facturando electrónicamente de la DIAN, para los clientes interesados en adquirir la automatización de estos procesos desde SINCO ERP.

¿Cómo se realizará la integración?

Software Propio

Con esta solución, el módulo de Emisión Electrónica generará el XML de los documentos factura, notas crédito, notas débito, aceptación tácita, documento soporte y notas de ajuste en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y los transmite directamente a la plataforma Facturando Electrónicamente de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, para su validación y registro. Este esquema proporciona opciones de automatización total o parcial del proceso.

Requisitos para contar con la solución de Software propio

• Para realizar la transmisión de estos documentos desde Sinco ERP a la plataforma de la DIAN, se debe contar con un certificado digital, el cual se podrá adquirir con cualquiera de las entidades autorizadas por la ONAC.
• Las compañías tendrán que habilitarse con el modo de operación “Software propio” en la plataforma de Habilitación de la DIAN.
• La compañía debe tener contratado el módulo SINCO FE.
• La compañía debe tener contratado el módulo SINCO F&C.

Proceso de emisión de documentos

Sincronización

Inicia el procesamiento de la información con los insumos de facturas de venta, notas débito y crédito previamente registrados y contabilizados, así mismo, los documentos soporte y las notas de ajuste en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta generados desde SINCO ERP, con la verificación de que los requisitos mínimos de envío se cumplan.

El sistema validará que los documentos se hayan generado desde los módulos y opciones correspondientes para cada uno de estos procesos. No se sincronizarán documentos generados desde la opción “Creación de documentos contables”.

Transformación

Posterior a la verificación se toman los datos de los documentos y se transforman según el anexo técnico vigente, creando un documento XML según las necesidades de cada compañía.

• Al sincronizar los documentos, quedarán en un estado “Pendiente por enviar” a la plataforma Facturando Electrónicamente de la DIAN.
• El sistema generará el XML de los documentos según las especificaciones del anexo técnico vigente y lo firmará con el certificado digital adquirido por cada compañía.

Transmisión de la información a la plataforma de la DIAN

La transmisión de los documentos a la plataforma Facturando Electrónicamente de la DIAN, se realizará a través del modo de operación Software propio.

• De manera periódica se transmitirán los lotes de documentos pendientes por enviar a la plataforma de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
• Cada transmisión esperará la respuesta de esta unidad, la cual validará los documentos emitidos y se recibirá respuesta inmediata si alguno de ellos no cumple los requisitos mínimos de envío.
• Los estados de los documentos frente a la DIAN se podrán consultar en los informes del módulo.
• Desde los informes del módulo de Emisión Electrónica, se podrá realizar la consulta del documento electrónico en la plataforma de la DIAN “Facturando electrónicamente”.
• Desde los informes del módulo Sinco F&C, se habilitará un visor que facilitará la consulta de la trazabilidad de los documentos frente a la DIAN como con el cliente.

Conciliación de documentos

El módulo de emisión electrónica cuenta con una opción que realiza la comparación de la información de los documentos facturas, notas crédito y débito, transmitidos a la DIAN, contra la información almacenada en el módulo de Emisión Electrónica. Dentro de esta, se podrá cargar el archivo entregado por la plataforma “Facturando electrónicamente” de la DIAN con la información de los documentos emitidos por la compañía para su validación, con estos datos el sistema realizará la validación de la información, garantizando que todos los documentos transmitidos a la DIAN fueron recibidos exitosamente.

Integraciones en Sinco ERP

Emisión de facturas, notas crédito y débito
Los siguientes son los módulos de SINCO ERP que actualmente generan facturas de venta y notas crédito o débito. .

Emisión de documento soporte con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente
Solo se sincronizarán los documentos soporte y notas de ajuste, generados desde las opciones estándar con las que cuenta el módulo SINCO A&F.

Funcionalidades Software propio

• Generación del XML de los documentos factura de venta, nota crédito y débito, aceptación tácita, documento soporte y nota de ajuste.
• Generación de la representación gráfica estándar de los documentos.
• Control de los documentos pendientes por transmitir.
• Envío automático de los documentos factura de venta, nota crédito y débito, documento soporte y no-ta de ajuste a la plataforma de Facturación Electrónica de la DIAN.
• Se enviará una notificación por correo electrónico a los destinatarios de las facturas, notas crédito, notas débito y aceptación tácita, adjunto al correo recibirán un archivo .ZIP que contiene el Attached document según la especificación del anexo técnico vigente, este archivo incluye el ApplicationResponse y la factura electrónica, junto con su representación gráfica.
• Consulta del XML generado por SINCO FE.
• Consulta del documento en la plataforma “Facturando electrónicamente” de la DIAN.
• Consulta del estado del envío de los documentos hacía la DIAN desde los informes del módulo SINCO FE.
• Consulta de los eventos acuse de recibido, recibido del bien y servicio, aceptación expresa y rechazos reportados por sus clientes a la plataforma de la DIAN.
• Carga de adjuntos en las notificaciones emitidas a los clientes, junto con el .ZIP y la representación gráfica de los documentos.
• Trazabilidad y reenvío de notificaciones.
• Control y trazabilidad sobre la gestión que se realiza con los clientes.
• Descarga masiva de las representaciones gráficas generadas por Sinco FE de los documentos Facturas de venta, notas crédito y débito.

Requisitos

A continuación, se nombran los requisitos para contar con el esquema de integración software propio:

Para la transmisión de facturas, notas crédito y débito

• Se debe tener contratado el módulo de Emisión Electrónica SINCO FE.
• Se debe tener contratado el módulo de Facturación y Cartera SINCO F&C.
  • Se debe adquirir por NIT un certificado digital*.
  • La compañía debe contar con una versión actualizada de SINCO ERP.

Para la transmisión del documento soporte
• Se debe tener contratado el módulo de Emisión Electrónica SINCO FE.
• Se debe tener contratado el módulo Administrativo y Financiero SINCO A&F.
• La compañía debe contar con una versión actualizada de SINCO ERP.
• Deben contar con el Add-on 065 del módulo SINCO A&F.
• Deben contar con el Add-on 076 del módulo SINCO A&F.
• Se debe adquirir por NIT un certificado digital*.

*Se podrá adquirir un único certificado para todos los procesos de emisión de documentos de Sinco ERP, a través de las empresas autorizadas por la ONAC.

Recomendaciones generales

• No se deben realizar anulaciones de las facturas de venta.
• Las correcciones o modificaciones de las facturas deben realizarse mediante notas crédito y débito en las opciones correspondientes dependiendo del módulo de origen.
• No se deben realizar anulaciones o reversiones de las notas crédito y débito después de que hayan sido sincronizado a Sinco FE.
• No se deben anular las cuentas por pagar asociadas a los documentos soporte, la reversión de estos documentos debe llevarse a cabo mediante una nota de ajuste generada desde la opción "Generación de documentos soporte" del módulo Financiero.
• Si por alguna opción del sistema se manipula una factura o cuenta por pagar, no será posible reportar esta novedad a la plataforma de la DIAN.
• Al momento de generar una factura debe quedar inmediatamente contabilizada.
• Generar las cuentas por pagar por tercero.
• Generar diariamente los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta.
• No se deben realizar modificaciones a los datos de las cuentas por pagar, después de que el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta fue trasmitido a la DIAN.
• Los datos de los clientes y proveedores se tomarán de la información registrada en la ficha de terce-ros del módulo A&F.
• Se debe realizar una actualización de los correos electrónicos de los clientes y proveedores, este dato se toma del maestro general de terceros del campo “Correo Electrónico” del contacto principal.
• En caso de que esta opción interfiera con las notificaciones de otros módulos, se podrá desde emisión electrónica manejar un maestro de correos exclusivo para la entrega de los documentos electrónicos.
• Se debe actualizar la ciudad de los clientes, este dato se toma del maestro general de terceros de campo “Ciudad”.

Aclaraciones

• SINCOSOFT no presta, ni funge los servicios de un proveedor tecnológico.
• Al adquirir el módulo de Emisión Electrónica de SINCOSOFT, no se contrata ningún servicio con algún proveedor tecnológico.
• Los informes del módulo de Emisión electrónica solo mostrarán los documentos sincronizados previamente.
• No se realizará ningún tipo de integración con los proveedores tecnológicos.
• Solo se sincronizan las facturas, notas crédito y débito en estado contabilizado.
• El usuario responsable de cada uno de los procesos deberá validar que la información que está en el informe de los documentos sincronizados es correcta.
• Al sincronizar los documentos, estos se podrán visualizar en los informes de Emisión Electrónica, cualquier modificación que se realice después de sincronizados no se verá reflejada, en estos casos los ajustes deben realizarse mediante las respectivas nota crédito o nota de ajuste.
• Las notas de ajustes del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta, se realizarán por el valor total del documento soporte, no será posible realizarlas parcialmente.
• Esta solución no incluye el certificado digital, este debe ser adquirido en las entidades autorizadas por la ONAC. Es importante aclarar que el certificado se debe adquirir por NIT si se cuenta con varias compañías.
• Las compañías tendrán que habilitarse ante la DIAN con el modo de operación software propio.
• El tipo de documento “Factura electrónica de venta” se define con base en el país asociado a la ciu-dad del adquiriente que se encuentre registrada en el maestro de terceros (1. Factura de venta, país Colombia, 2. Factura de exportación, país diferente a Colombia).
• Esta solución no incluye la generación ni transmisión de los documentos de contingencia.
• El personal de SINCOSOFT no realizará aclaraciones ni acompañamientos sobre los procesos que el cliente deba llevar a cabo ante la DIAN.
• Las personalizaciones como datos adicionales dentro del XML generado por Sinco FE no se encuentran incluidos en el alcance de la opción contratada, si el cliente requiere personalizaciones deberá realizar la solicitud puntual, la cual estará sujeta a viabilidad y su respectiva cotización.
• La verificación del contenido de la representación gráfica, su correspondiente cumplimiento y reglamentación es responsabilidad del emisor de los documentos en los plazos estipulados por la ley.
• Las facturas, notas crédito y notas débito que se procesan en el módulo SINCO FE, son las generadas por los módulos de SINCO ERP que generan facturas como: SINCO F&C, SINCO ABR,* SINCO CBR*, los registros contables no se consideran facturas ya que no cumplen con las propiedades y campos de información exigidos por la DIAN, por lo que no serán procesados por SINCO FE, ni tampoco procesarán las facturas emitidas desde otro software.
• Los documentos soporte y notas de ajustes que se procesarán al módulo SINCO FE, serán los generados desde la opción “Generación de documentos soporte” del módulo SINCO A&F, no se transmitirán documentos generados desde ninguna otra opción.
• La gestión de los rechazos la debe realizar el área administrativa/contable del cliente, el cual tomará la decisión de realizar las notas crédito o contactarse con el cliente para que realicen los acuerdos ne-cesarios para terminar de gestionar la factura.
• La entrega de las facturas, notas crédito y débito electrónicas de forma física emitidas a los clientes que no estén obligados a recibir facturas electrónicas, es responsabilidad de la empresa emisora.
• La actualización de los Add-on A&F065 y A&F076 no está contemplada en esta propuesta comercial.
• En caso de no tener el servicio de Hosting contratado con SINCOSOFT recuerde validar que el sistema operativo del servidor donde se va a instalar la aplicación sea igual o superior a Windows 2012.
• Esta propuesta no incluye la personalización de las representaciones gráficas de ninguno de los documentos facturas de venta, notas crédito o débito, documentos soporte y notas de ajuste a documento soporte.
• La personalización de la representación gráfica de las facturas y notas crédito o débito estarán sujetas a viabilidad y su respectiva cotización por separado.
• La personalización de la representación gráfica para el documento soporte y la nota de ajuste al documento soporte no es viable.
• El prestador no se responsabiliza por la transmisión directa a la DIAN de los documentos electrónicos, cuando esta última presenta indisponibilidad, se sugiere al cliente estar al tanto de los boletines in-formativos respecto a la plataforma de la DIAN.