Descriptivo

Atendiendo las necesidades particulares de los clientes, SINCOSOFT presenta el módulo de Recepción Electrónica, que permite centralizar y gestionar la recepción de los documentos electrónicos, gracias a esto se podrá generar una interacción de comunicación mediante correos electrónicos entre los proveedores y los usuarios encargados del proceso de recepción, junto con la generación de los eventos electrónicos a la plataforma de la DIAN. También podrán vincular estos documentos electrónicos a las órdenes de compra de materiales o contratos de SINCO ADPRO, realizar los flujos de radicación con SINCO SGD y visualizar los documentos digitales en los submódulos de tesorería y cuentas por pagar del módulo SINCO A&F.

A través de una o varias cuentas de correo electrónico, exclusivas para la recepción de los documentos electrónicos, se podrá realizar el procesamiento de los XML de las facturas, notas crédito y notas débito, emitidas a los NIT de la compañía, validando que los documentos cumplan con los requerimientos de la DIAN, almacenando la información relevante para ser utilizada en los correos electrónicos enviados a los contratistas y para la generación de los eventos electrónicos enviados a la plataforma de la DIAN, con los diferentes estados y en las diferentes integraciones.

Integraciones en SINCOERP

	Permite la asociación de los documentos electrónicos a las órdenes de compras de materiales o contratos.
	Se entrega la información de los documentos electrónicos, como lo son el número y el tipo de documento, fecha de emisión, número de identificación del proveedor, valor total y documentos digitales como el XML, la representación gráfica y los anexos.
	Se exponen los documentos digitales como la representación gráfica y los anexos que se recibieron de cada proveedor para poder realizar la gestión correspondiente en las áreas de tesorería y cuentas por pagar.

Funcionalidades

• Validar que el contenido del XML cumpla con los requerimientos de la DIAN.
• Procesar los documentos garantizando que estos fueron generados para los NIT de la compañía.
• Procesamiento de los correos electrónicos de forma automática o manual.
• Almacenar los documentos adjuntos que llegan a través de los correos electrónicos de los proveedores como el XML, representación gráfica y anexos.
• Trazabilidad de los documentos electrónicos a través de estados.
• Habilitación ante la DIAN del modo de operación software propio, para la transmisión de los eventos electrónicos Acuse de recibido, Recibido del bien y/o servicio, Aceptación expresa o Reclamo.
• Generación de notificaciones mediante correos electrónicos a los proveedores, según los estados de los documentos.
• Generación y transmisión de los eventos electrónicos a la plataforma Facturando Electrónicamente de la DIAN, asociados a los documentos recibidos.
• Almacenamiento de los diferentes eventos electrónicos transmitidos desde SINCO RE.
• Envío de notificaciones mediante correos electrónicos a los usuarios del proceso.
• Visualización y almacenamiento del XML Attached Document entregada por el proveedor.
• Visualización de la representación gráfica emitida por el proveedor cuando este la adjunte.
• Visualización de la representación gráfica en la página de la DIAN.
• Visualización de los documentos adjuntos que llegan a través de los correos electrónicos de los proveedores junto con el XML.
• Visualización de actas y entradas generadas al contratista emisor del documento en el módulo de SINCO ADPRO.
• Asociación de los documentos electrónicos a las actas o entradas generadas desde el módulo de SINCO ADPRO.
• Entrega de la información relevante de los documentos electrónicos, como lo son el tipo y número del documento, número de identificación del proveedor, valor total y documentos digitales como el XML, la representación gráfica y anexos, a los módulos de SINCO ADPRO, SINCO SGD y en el módulo Financiero en las opciones de contabilidad y cuentas por pagar.
• Visualización los documentos digitales como la representación gráfica y los anexos que se recibieron de cada proveedor para poder realizar la gestión correspondiente en las áreas de tesorería y cuentas por pagar.

Proceso detallado

Procesamiento de correos electrónicos

Dentro de esta opción, se podrán consultar todos los correos electrónicos recibidos en las cuentas de correo configuradas para este fin.

Procesamiento del XML

El sistema procesará todos los correos electrónicos recibidos, validando que cuenten con el XML Attached Document y que este fue generado con las especificaciones exigidas por la DIAN. Con esta información se validará que el documento fue emitido para uno de los NIT de la compañía, garantizando que toda la información importada en el sistema pertenece a la empresa. Este procesamiento almacena la información contenida dentro del XML, para su posterior consulta.

Representación gráfica y adjuntos

Al procesar los correos electrónicos que cuenten con un XML tipo Attached Document, se validará si estos cuentan con documentos adjuntos o su respectiva representación gráfica para ser importados al módulo de Recepción Electrónica.

Documentos recibidos

Esta opción cuenta con un informe, el cual permite consultar los documentos electrónicos contenidos dentro de los correos electrónicos recibidos procesados con éxito, su información principal y adjuntos. Dentro de esta podrá realizar la gestión correspondiente sobre los documentos para su recibido, recibido del bien y/o prestación del servicio, aceptación o rechazo.

Estados de los documentos

Los usuarios podrán realizar los siguientes cambios de estados a los documentos electrónicos:

• Notificado: indica que el correo electrónico contaba con un documento XML tipo Attached Document y este fue procesado exitosamente al módulo de Recepción Electrónica.

• Recibido: el documento cumple con los requisitos exigidos por cada una de las compañías para su recepción, como en el caso en que las facturas deban tener su respectivo anexo, que soporta lo que se está facturando.

• Recibido del bien y/o prestación del servicio: se certifica el recibido del bien o el servicio facturado.

• Aceptado: el documento fue validado por el rol que realiza la aceptación final de los documentos, teniendo en cuenta los productos y/o servicios adquiridos y sus respectivos valores.

• Rechazado: se rechaza el documento electrónico por cualquiera de los roles que valida el documento.

Roles de los participantes

Los usuarios del ERP, participantes del proceso de recepción, contarán con un rol que les permitirá asignar los diferentes estados a los documentos electrónicos.

Notificaciones a través de correos electrónicos a proveedores y usuarios

Cada cambio de estado enviará el correspondiente evento electrónico a la plataforma de la DIAN a través del modo de operación software propio. Para esto cada compañía debe contar con un certificado digital el cual tendrá que adquirir con cuales de las empresas autorizadas por la ONAC. Este mismo certificado lo podrá usar en los proceso de emisión de facturas, documento soporte y nomina electrónica.

Envío de eventos electrónicos a la plataforma de la DIAN

Cada cambio de estado enviará el correspondiente evento electrónico a la plataforma de la DIAN.

Enlaces a documentos digitales

La opción contará con enlaces para realizar la visualización:

	Visor a la plataforma de la DIAN.
	Representación gráfica entregada por el proveedor.
	XML del documento electrónico.
	Documentos adjuntos enviados dentro del correo electrónico.

Asociación de documentos electrónicos a actas y entradas

Para las compañías que manejen el módulo de SINCO ADPRO, el informe contará con un enlace que les permitirá asociar los documentos electrónicos a las actas o entradas aprobadas, registradas en el sistema al contratista emisor de la factura, nota débito o nota crédito, evitando el registro manual de esta información.

Identificación automática de la obra o sucursal

El sistema realizará la búsqueda del nombre de la obra o sucursal en la cual se realizó la compra o se prestó el servicio en los campos Note (observaciones) o OrderReference del XML, si dentro de estos se encuentra la información, el sistema asignará de forma automática los documentos a esta sucursal, realizando la búsqueda de las actas o entradas por la obra o sucursal asignada.

Estados de gestión

Esta funcionalidad permite trasladar la administración realizada al interior de la compañía, en estados con los que se podrá gestionar la trazabilidad del proceso desde el módulo de Recepción Electrónica.

Informe de correos electrónicos

Dentro de este informe se podrán consultar todos los correos electrónicos, recibidos en las cuentas de correo que se procesaron correctamente o con error, con el fin de gestionar los documentos que no fueron importados al sistema.

Conciliación DIAN

En esta opción se podrá realizar la conciliación de los documentos electrónicos recibidos, que fueron procesados exitosamente en el submódulo de Recepción e importar la información descargada de la opción Documentos recibidos de la plataforma “Facturando Electrónicamente” de la DIAN, con el fin de comparar y validar, que todos los documentos emitidos por los proveedores, fueron recibidos dentro de los correos electrónicos registrados y los documentos ya se encuentran importados dentro del módulo RE para su gestión.

Beneficios

• Mediante la transmisión de los eventos electrónicos a la DIAN, podrá cumplir con lo requerido en el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021 y en la Resolución 085 de 2022, constituyendo la factura como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
• Mediante una cuenta de correo electrónico, se podrán recibir los documentos electrónicos e integrarlos a SINCO ERP, sin la necesidad de otro software o plataforma.
• Centralización de los documentos electrónicos recibidos para su gestión.
• Notificaciones a través de correos electrónicos a los contratistas emisores de los documentos, sobre los estados de los documentos.
• Procesamiento automático del correo electrónico para rechazar o importar los documentos electrónicos.
• Asociación de las facturas electrónicas a las órdenes de compras de almacén mediante su entrada o anticipo, generadas desde el módulo SINCO ADPRO.
• Asociación de las facturas electrónicas de contratos mediante actas o anticipos generadas desde el módulo SINCO ADPRO.
• Visualización de las notas crédito electrónicas a las compras de almacén mediante su devolución al proveedor o nota en valor generada desde el módulo SINCO ADPRO.
• Asociación de las notas crédito electrónicas a los contratos mediante su devolución al proveedor o devoluciones FIC generados desde el módulo SINCO ADPRO.
• Garantizamos la estructura de los documentos electrónicos, según las especificaciones de la DIAN.
• Almacenamiento de la información relevante de los documentos electrónicos, como lo son el número del documento, número de identificación del proveedor, valor total, nombre de la obra, código de referencia y documentos digitales como el XML tipo Attached Document, la representación gráfica y anexos.
• Exposición de la representación gráfica y los anexos que se recibieron de cada proveedor para poder realizar la gestión correspondiente en las áreas de tesorería y cuentas por pagar.
• Consulta de la información contenida dentro del XML a través de la representación gráfica propia de SINCOSOFT.
• Gestión de los documentos recibidos a través de las sucursales asignadas a cada usuario.
• Gestión del cambio de estado de los documentos a través de roles asignados a un grupo de usuarios.
• Mediante este proceso se evitará el uso de documentos físicos y su digitalización.

Recomendaciones generales

• Las cuentas de correo electrónico utilizadas para la recepción de documentos, deberán ser exclusivas para este proceso.
• Exigir a los proveedores o contratistas que dentro del correo electrónico siempre se adjunte el XML Attached Document.
• Solicitarle a su proveedor o contratistas que, por cada correo electrónico, que sea enviado, este solo contenga un documento electrónico.
• Revisar con su proveedor o contratista que los anexos se adjunten en el mismo correo en el que se realiza el envío del documento electrónico.
• Realizar el levantamiento y actualización de los correos electrónicos de los proveedores o contratistas que le emiten documentos electrónicos, a los cuales se les enviarán las notificaciones de correo electrónico por el cambio de estados de los documentos.
• Para poder realizar el proceso de habilitación ante la DIAN, se recomienda tener un usuario autorizado para ingresar a la plataforma de la DIAN o tener acceso al correo entregado por la DIAN.
• Adquirir el certificado digital para la firma de facturas y eventos electrónicos a través de una de las compañías certificadas por la ONAC.
• Al registrar el modo de operación Software propio en la DIAN, deberá usar en el campo “Nombre del software”, el nombre de su compañía así “ERP_Nombre” y en el campo “Pin del SW” registrar los números del 1 al 5.
• La vigencia del certificado digital debe ser administrada por el personal de la compañía.
• Orden de compra de almacén: el módulo de ADPRO genera por cada entrada de almacén un código llamado número de referencia, este permite realizar una identificación única de las entradas de almacén, el cual le permitirá realizar la asociación de estos documentos a las facturas electrónicas de una forma precisa. Debe solicitarle a su proveedor el envío de este dato dentro del campo orden de compra del XML, etiqueta OrderReference. Para tener esta funcionalidad la compañía debe contar con la última versión del módulo de ADPRO y la impresión estándar.
• Campo orden de compra de contratos: el módulo de ADPRO genera por cada acta un código llamado número de referencia, este permite realizar una identificación única de las actas, el cual le permitirá realizar la asociación de estos documentos a las facturas electrónicas de una forma precisa. Debe solicitarle a su proveedor el envío de este dato dentro del campo orden de compra del XML, etiqueta OrderReference. Para tener esta funcionalidad la compañía debe contar con la última versión del módulo de ADPRO y la impresión estándar.

Aclaraciones

• SINCOSOFT para este proceso no actuará como proveedor tecnológico.
• La propuesta comercial no incluye la adquisición del certificado digital.
• La propuesta comercial no incluye ninguna asesoría para la adquisición del certificado digital.
• Por cada NIT se debe contar con un certificado digital.
• Por cada NIT debe realizar el proceso de parametrización en la plataforma de la DIAN.
• Por cada NIT se debe realizar el proceso de habilitación desde la aplicación en SINCO RE hacia la DIAN.
• El modo de operación utilizado ante la DIAN, para la transmisión de los eventos electrónicos será “Software propio”.
• La representación gráfica de los eventos electrónicos podrá ser consultada en la plataforma Facturando Electrónicamente de la DIAN.
• Este proceso es totalmente independiente a la emisión de facturas, notas crédito o documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar.
• El registro de los eventos electrónicos ante la DIAN, están sujetos a la disponibilidad de la plataforma Facturando Electrónicamente.
• Las validaciones o reglas para la generación y transmisión de los eventos electrónicos serán determinadas por la DIAN.
• El set de pruebas para la habilitación del modo de operación “Software propio” es el generado por SINCO RE con información predeterminada, este set genera los documentos mínimos requeridos por la DIAN.
• En esta versión no se cuenta con ningún proceso de causación contable automático.
• No se realizará ninguna notificación o integración con ninguna de las plataformas de los proveedores tecnológicos.
• Las notificaciones emitidas por SINCO RE a los contratistas, se generan a través de correos electrónicos, los cuales no contienen ningún documento electrónico u archivo adjunto, son informativas y se utilizan para confirmar la recepción, el recibido del bien y/o el servicio, aceptación o reclamo de los documentos recibidos.
• Esta versión cuenta con un flujo estructurado por la DIAN, para la recepción de documentos, que se maneja mediante los estados de los documentos electrónicos.
• Esta versión incluye la configuración de cinco cuentas de correo para la recepción de documentos electrónicos.
• La versión estándar del módulo de Recepción contempla la configuración de hasta tres adquirientes.
• Se debe validar la capacidad de almacenamiento de los archivos digitales que se va a utilizar, versus la capacidad de almacenamiento que tiene actualmente contratado con SINCOSOFT.
• Esta versión no contempla la recepción de documentos físicos.
• Para poder realizar los flujos de radiación con el módulo SINCO SGD, este debe estar contratado, con él se podrá realizar la radicación de los documentos electrónicos y físicos.
• No se requiere contar con el módulo de Emisión Electrónica.
• El visor del consumo a la plataforma de la DIAN, depende de su disponibilidad y hasta cuando este se mantenga público.
• El proceso de los cambios de estados de los documentos electrónicos, deben ser gestionados por los usuarios de SINCO ERP.
• Se procesarán y almacenaran los documentos anexos que vengan dentro del correo electrónico que contiene la carpeta .zip con el documento electrónico, no se realizarán consultas o descargas de documentos desde ninguna plataforma o enlace.