Descriptores

Inactivación de descriptores

Ahora desde SINCO SGD será posible inactivar el funcionamiento de los descriptores para que no puedan ser diligenciados dentro del registro de información en archivo y/o correspondencia.

Para inactivar un descriptor es necesario ingresar a la opción SGD/Retención documental/Política de retención documental, consultar la tipología que tiene asignada la información que se desea inactivar y hacer clic en 'descriptores', allí se abrirá el modal de asignación de descriptores, al seleccionar un descriptor el sistema dentro de las opciones habilitará un check llamado inactivo, el cual al seleccionar inactivará el descriptor para su registro en archivo y correspondencia.

Una vez se realiza la activación o inactivación de los descriptores se guardará el registro del cambio dentro del informe de auditoría política documental ubicado en la ruta SGD/RETENCIÓN DOCUMENTAL/INFORME DE AUDITORÍA POLÍTICA DOCUMENTAL.

Registro de archivos

Dentro del funcionamiento de la inactivación de los descriptores en el registro de archivos, el sistema al momento de crear un nuevo documento sobre la tipología que tenga los descriptores habilitará para su registro unicamente los descriptores que se encuentren activos permitiendo así su diligenciamiento.

Dado el caso que el descriptor inactivo haya sido diigenciado en documentos antes de su inactivacion, al momento de consultar o editar la información el sistema permitirá ver el descriptor, pero se visualizará bloqueado evitando así su modificación.

Correspondencia

En el submódulo de correspondencia cuando el descriptor se encuentra inactivo al momento de la radicación de un nuevo registro el sistema no habilitará el descriptor para su diligenciamiento, por tanto, al momento de ejecutar actividades pendientes y/o editar correspondencia el descriptor tampoco se visualizará dado que no fue registrado en la radicación y no esta activo para ser diligenciado.

Para el caso de las correspondencias que permitieron el diligenciamiento del descriptor antes de su inactivación, el sistema desde la ejecución de actividades y edición de la correspondencia visualizará el descriptor bloqueado evitando así su modificación.