Devolución de retención FIC

Esta función permite registrar las devoluciones de dinero a los contratistas que se hayan retenido en los respectivos pagos realizados para las actas de consumo existentes en el sistema bajo la modalidad de retención FIC.

Prerrequisitos de Devolución de retenciones FIC

• En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que los Anticipos es independiente para cada proyecto, por lo tanto, al iniciar la función el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión; si se desea realizar el anticipo en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta.
• El contrato debe contar con todas sus aprobaciones.

Funcionalidad de Devolución de retenciones FIC

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar la devolución de retenciones FIC, el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Contratos/Cortes de Proyecto/Devolución de retenciones FIC.

• Contratista: este campo permite la búsqueda de registros por medio de varios métodos: el primero permite seleccionar el contrato entre los que se cargan en el selector, el segundo método consiste en ingresar en la casilla el código asignado al contratista en caso de que lo conozca, por último para usar el tercer método debe ingresar parte del nombre del contratista, y luego seleccionar el dato requerido entre los que aparezcan disponibles en el menú.
• Contrato No.: al igual que la anterior, para definir este dato es posible usar dos formas distintas: la primera forma consiste en ingresar el código del contrato o puede ingresar en la casilla parte de la descripción del contrato a buscar y a continuación escoger el registro deseado entre los que se cargarán en la lista de los registros relacionados con el contratista previamente seleccionado.

Procedimiento de Devolución de retenciones FIC

Configuración de contratos

Tras adelantar la selección del proyecto y desde la edición de cada contrato (independiente de su clase) el usuario encontrará una nueva casilla denominada Retención FIC; en este campo el usuario debe ingresar el valor porcentual de referencia que empleará el sistema para practicar la Retención FIC en la posterior generación de las actas de consumo.

Este es un campo numérico por lo tanto el usuario podrá ingresar cifras como 1 o 0.25, en estos casos significa que automáticamente el sistema calculará y practicará una retención mínima sobre el valor del acta del 1% o del 0.25% respectivamente.

La edición de la casilla de Retención FIC al igual que las demás variables que determinan el valor del contrato y posterior generación de las actas de consumo está restringida a contratos cuyo estado sea generado y que no tengan actas asociadas.

Aplicación de la Retención FIC en ADPRO

Posterior a la configuración del Contrato en cada una de las actas de consumo (independiente de la clase de acta) el sistema presenta dos nuevos campos para practicar la Retención FIC.

Al igual que los campos de Retención de Anticipo o de Retención de garantía, para practicar la Retención FIC el usuario podrá diligenciar el porcentaje de retención o el valor de la retención en la casilla que corresponde para cada caso.

La impresión de las actas de consumo incluye el concepto de Retención FIC y al igual que la Retención de anticipos, la Retención de Garantías y los Otros Descuentos; el FIC disminuye el valor de pago al contratista:

Generación del Acta de Devolución de Retención FIC:

La Retención FIC practicada en las diferentes actas de consumo de un contrato es susceptible de ser devuelta al contratista, para tal fin aparece en el sistema la ruta: ADPRO/Contratos/Cortes de proyecto/Devolución de retenciones FIC.

la operatividad de esta función es similar a la de generación de devoluciones de garantía y tiene las siguientes condiciones de manejo:

• La Devolución de la Retención FIC es independiente para cada contrato.
• Para poder efectuar una Devolución de Retención FIC el contrato debe tener un saldo retenido previamente.
• Es posible generar Devoluciones de Retención FIC en contratos cerrados que tengan saldo pendiente para devolver al tercero.
• Desde el acta de Devolución Retención FIC el usuario puede Retener Anticipo o efectuar Otros descuentos, disminuyendo de esta forma el valor final de la Devolución.
• El sistema permite realizar sobre cada contrato Devoluciones de Retención FIC totales o parciales.
• Para que tenga un efecto contable (Generación de Cuenta por pagar) este nuevo tipo de acta debe ser programada y aprobada desde ADPRO, en todas las funciones de programación y aprobación el usuario podrá identificar la naturaleza de este tipo de actas.
• Finalmente, este nuevo tipo de actas puede ser marcado como no pago o en su defecto reversado para condicionar su afectación contable.
• La Devolución de la Retención FIC es un nuevo tipo de acta en el sistema y en la impresión de cada acta se identifica su naturaleza.

Seguimiento a la Retención FIC desde el informe de relación de pagos en contratos.

En la consulta general del informe localizado en la ADPRO/Contratos/Informes/Relación de pagos, se presenta la columna de Retención FIC en la cual aparecerá la información practicada por este concepto en las actas que corresponda.

Finalmente desde el panel principal de consulta se puede específicamente filtrar por Garantías FIC, de esta forma el sistema presenta el detalle de Retenciones y Devoluciones practicadas en cada uno de los contratos, así como el saldo sujeto a devolución en cada contrato.

Configuración tributaria para la generación de la Cuenta por Pagar.

Como se mencionó anteriormente la Retención y la Devolución FIC generadas desde ADPRO tienen un efecto contable en la generación de las Cuentas por Pagar en el módulo Financiero, por lo tanto, la afectación contable de este concepto debe ser configurado para cada una de las clases de proyecto que se encuentren en uso en la empresa; siguiendo la ruta: ADPRO/Mantenimiento/Contabilidad/Clases de Proyecto/Configuración tributaria por clase de proyecto. El usuario debe configurar para las causaciones contables de las actas de consumo la cuenta correspondiente a la variable Retención SENA FIC:

Ya una vez programada y aprobada el acta, desde la ruta: Financiero/Contabilidad/ADPRO/Actas/Generación Cuentas por Pagar Actas. Es posible visualizar todas las actas generadas desde ADPRO que se encuentren en dicgo estado, el nuevo tipo de actas de Devolución FIC será claramente identificable desde esta opción por la descripción asignada al registro en la columna Tipo Acta tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

En la causación del acta sobre la cual se practicó la Retención FIC se afecta el crédito de la cuenta configurada para llevar el registro contable por clase de proyecto de la Retención FIC, esto se valida por la ruta AYF/Contabilidad/Contabilizar documentos/Contabilizar documentos

Finalmente en la causación del acta de devolución FIC se afecta el débito de la cuenta configurada para llevar el registro contable por clase de proyecto en dicho concepto.