Documentos recibidos

Esta opción le permitirá gestionar los documentos electrónicos cargados e importados al sistema, también podrá realizar acciones como aceptar y rechazar los documentos electrónicos o realizar la asociación de estos a actas y entradas generadas desde el módulo Sinco ADPRO.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Documentos recibidos, el sistema por defecto consultará los documentos electrónicos con fecha igual o mayor a un día antes de la fecha actual, sin embargo, contará con el botón Buscar documentos, el cual al hacer clic sobre él se mostrará un modal con los filtros que le permitirán personalizar la consulta de los documentos electrónicos.

• Número de documento: Consecutivo del documento electrónico.
• Tipo de documento: Si el documento electrónico es Factura de venta, Nota crédito o Nota débito.
• Estado: Estado asignado por el usuario Notificado, Recibido, Recibo de bien y/o servicio, Aceptado y Rechazado.
• Estado gestión documento: Estado asignado por el usuario para gestión interna del documento.
• Fecha documento desde y Fecha de documento hasta: Fecha fiscal del documento electrónico asignada por parte de proveedor o contratista.
• Fecha de importación desde y Fecha de importación hasta: Rango de fechas en la cual fue importando el documento al módulo Sinco RE
• Emisor: Proveedor o contratista.
• Adquiriente: Compañía a la cual fue emitido el documento electrónico.
• Sucursal administrativa: Sucursal marcada como administrativas.
• Sucursal / obra: Sucursales u obras en las cuales son generados lo documentos del módulo Sinco ADPRO.
• Cuenta de correo de recepción: Lista desplegable con las cuentas de correos configuradas para la recepción de documentos electrónicos.
• Almacén y contratos: Podrá filtrar los documentos electrónicos que se encuentren asociados a actas, entradas, anticipos, etc.

Este modal también contará con los botones Limpiar filtros el cual le permitirá eliminar los datos ingresados en los filtros de búsqueda; botón Cancelar, al hacer clic sobre este botón se cerrará el modal de filtro y se mostrará el informe de documentos con los filtros por defecto; botón Buscar, al hacer clic sobre este se ejecutar la consulta de los documentos electrónicos, teniendo en cuenta los filtros seleccionados.

El reporte contará con trece columnas de información básica de los documentos electrónicos.

• Tipo: Indicará si el documento electrónico es Factura de venta (FV), Nota crédito (NC) o Nota débito (ND).
• N° Documento: Consecutivo del documento electrónico, este contará con un enlace que al hacer clic sobre él se abrirá un modal, el cual le permitirá realizar la asociación del documento electrónico a documentos como actas y entradas, devoluciones a proveedor, entre otros, generados desde el módulo Sinco ADPRO.

Este modal consultará por defecto los documentos de almacén generados al tercero emisor del documento electrónico, sin embargo, al hacer clic sobre las pestañas Almacén y Contratos, podrá seleccionar los demás tipos de documentos mencionado anteriormente. También podrá filtrar los documentos por rango de fechas, sucursal y si el documento ha sido asociado a un documento electrónico.

Para realizar la asociación del documento electrónico a los documentos generados en Sinco ADPRO deberá marcar la caja de selección en la columna Asociar del documento que corresponda y por último hacer clic sobre el botón Guardar.

En de la columna N° Documento en el informe de Documentos recibidos también encontrará cinco iconos:

Al hacer clic sobre el primer icono el sistema mostrará un visor con el detalle del documento electrónico el cual contará con cuatro pestañas de información, Información principal, Archivos adjuntos, Auditoría de estados y Auditoría de notificaciones.

• Información principal: Esta primera pestaña se dividirá en diferentes secciones donde se relacionará la información más importante del documento.

En la primera sección podrá visualizar los datos generales del documento como lo son, consecutivo, fecha de generación y vencimiento, código de referencia del documento generado en el módulo Sinco ADPRO, fecha de importación del documento electrónico al módulo Sinco RE, datos del emisor, datos del adquiriente y notas registradas en el documento, además podrá visualizar el detalle de los ítems facturados en el documento electrónico.

En la segunda sección podrá visualizar los conceptos que se encuentran dentro del documento electrónico como retenciones, impuestos, descuento, entre otros.

En la tercera sección podrá visualizar si el documento electrónico tiene asociación a un documento del módulo Sinco ADPRO o si tiene relacionado otro documento electrónico, también podrá visualizar el CUFE del documento.

• Archivos adjuntos: Desde esta pestaña podrá descargar los adjuntos enviados por el emisor del documento electrónico, también podrá adjuntar nuevos archivos al mismo en caso de que lo requiera.

Además, contará con la funcionalidad de eliminar adjuntos, esto únicamente aplicará para los archivos que serán cargados de forma manual, los archivos que serán procesados y cargados durante la importación de correos electrónicos no podrán eliminarse. Al realizar la carga de un archivo con extensión .pdf de forma manual se mostrará un botón que le permitirá establecer el nuevo archivo como representación gráfica del documento electrónico.

• Auditoria de estados: Esta pestaña le permitirá visualizar los cambios realizados a en la columna Estados, el usuario que realizará el cambio y la observación en caso de Aceptar o Rechazar el documento electrónico, también en la columna Estado de este visor podrá visualizar si el evento fue enviado a la plataforma de la DIAN, pasando el cursor sobre el icono de color verde. Además, de que podra descargar el XML con la respuesta de la DIAN al envio del evento en caso de que este no sea aceptado por esta entidad.

• Auditoría de notificaciones: Desde esta pestaña podrá visualizar las notificaciones que se han enviado, el usuario que ha realizado la acción y la fecha en la que se envió la notificación, también contará con la funcionalidad de visualizar la notificación que se envió y reenviar la notificación.

Los demás iconos que encontrará en la columna N° Documento en el informe de Documentos recibidos serán los siguientes:

	Este icono le permitirá realizar la consulta de la representación gráfica del documento electrónico.
	Este icono le permitirá realizar la consulta del archivo XML con la estructura del contenedor AttachedDocument.
	Este icono le permitirá descargar los archivos adjuntos al correo electrónico enviado por el emisor del documento electrónico, también contará con la funcionalidad de cargar archivos adicionales de forma manual en caso de que lo requiera.
	Al hacer clic sobre este icono el sistema realizar la consulta del CUFE o CUDE del documento electrónico en la plataforma de la DIAN Facturando electrónicamente.

A través del botón DIAN, se visualizará un ícono que indicará el estado de validación del documento electrónico en esta entidad. Este proceso de validación de documentos opera cada 10 minutos y se aplica únicamente a adquirientes con certificado digital. Este proceso se realizará con los documentos recibidos después de la fecha 24/10/2023 y continuará buscando su existencia en la plataforma de la DIAN durante 3 días después de la fecha de importación del documento.

	No disponible: Indicará los documentos importados antes de la fecha 25/10/2023, por lo cual no se realizará su validación en la DIAN.
	En validación de existencia en la DIAN: Mencionará los documentos cuya existencia aún no ha sido confirmada en la plataforma de la DIAN. Por este motivo, el proceso intentará realizar esta validación en los próximos 3 días, esto teniendo en cuenta la fecha de importación del documento.
	Documento NO encontrado en la DIAN: Hará referencia a los documentos que, incluso después de 3 días de intentos constantes de validación en la DIAN, no pudieron ser encontrados en su plataforma.
	La identificación del proveedor no coincide con lo reportado en la DIAN: Se referirá a documentos que pudieron ser encontrados en la DIAN, pero la identificación del emisor del documento difiere de la información importada al módulo Sinco RE mediante el archivo XML.
	El valor total del documento no coincide con lo reportado en la DIAN: Mencionará los documentos que pudieron ser encontrados en la plataforma de la DIAN, pero el valor total del documento difiere de la información importada al módulo Sinco RE mediante el XML.
	Documento encontrado en la DIAN: Hará referencia a documentos que pudieron ser encontrados en la plataforma de la DIAN sin ninguna de las posibles diferencias mencionadas anteriormente.

• Emisor: Proveedor o contratista que emitió el documento electrónico.
• Adquiriente: Empresa al cual se le generó el documento electrónico.
• Fecha documento: Fecha fiscal del documento electrónico.
• Fecha importación: Fecha en la cual fue cargado el documento electrónico al módulo Sinco RE.
• Código de referencia: Código único en formato numérico asignado a las actas y entradas generadas desde el módulo Sinco ADPRO para su identificación, este dato será asignado automáticamente por el sistema al momento de procesar el XML y encontrar datos dentro de la etiqueta cac:OrderReference.

• Valor total: Este corresponde a los valores de ingreso + IVA.
• Estado: Se podrán seleccionar los siguientes cinco estados:

	Estado el cual será asignado por defecto al momento de realizar la importación del documento electrónico.
	Indicará que el documento electrónico fue recibido e iniciará el proceso de gestión interna en la compañía.
	El servicio o el bien que se está facturando en el documento electrónico ha sido ejecutado o entregado.
	La información y valores del documento son correctos y acepta las condiciones del documento electrónico.
	La información del documento electrónico no es correcta o hacen falta documentos de soporte.

Al realizar cambios en los estados el sistema enviará notificaciones al emisor del documento electrónico con el fin de indicar en que proceso se encuentra este, además ejecutará el envío de los eventos a la DIAN según el estado asignado, esto último, siempre y cuando se encuentren registrados los datos mencionados en el apartado Configuraciones DIAN, deberá tener en cuenta que después de seleccionar un estado no podrá retroceder según el orden mencionado anteriormente, asi mismo, no podrá pasar de estado Aceptado a Rechazo o al contrario, debido a las reglas de validación mencionadas en el anexo técnico de la DIAN.

Al ejecutar una solicitud de envío de eventos en la columna Estado, y en caso de que la plataforma de la DIAN presente inconsistencias y no lo reciba en ese momento, el módulo Sinco RE contará con una funcionalidad interna que permitirá identificar de manera automática los eventos faltantes y necesarios para cumplir con la solicitud realizada por el usuario. Por lo tanto, intentará automáticamente realizar el envío hasta que la DIAN dé una respuesta. Mientras esto ocurre, aparecerá un ícono de alerta con la leyenda Evento pendiente de validación por la DIAN, indicando que la solicitud se encuentra en proceso.

En caso de presentarse rechazo por parte de la DIAN durante el envío de los eventos, no se realizará el envío de la notificación al emisor del documento y no cambiará el estado en el informe, además mostrará el modal con la respuesta de la DIAN donde indica las reglas por las cuales se presenta rechazo. Para realizar el cambio de estados en los documentos el usuario deberá contar con los permisos necesarios para ejecutar la acción en la opción F&C > Recepción > Configuración ficha Roles y permisos.

Para generar el evento de Reclamo o Rechazo de un documento electrónico, es obligatorio escoger una "Razón/causal de rechazo", dato exigido por la DIAN a la hora de generar este evento y que es tomado a partir de una lista de posibles valores expuestos en su anexo técnico. Debido a ello, cuando se seleccione el estado Rechazado, el modal de cambio de estado ofrecerá una opción dentro del formulario, que al seleccionarla, mostrará los diferentes motivos disponibles de rechazo.

• Estado gestión: Contará con una lista de selección donde podrá seleccionar los estados creados en la ruta del menú F&C > Recepción > Configuración ficha Estados de gestión de documentos recibidos, los cuales le permitirá realizar una gestión interna a los documentos electrónicos.

• Sucursal obra: Sucursal u Obra relacionada al documento electrónico, esta podrá ser asignada automáticamente por el sistema si en el XML dentro de la etiqueta cbc:Note se encuentra una coincidencia de texto con el nombre de las sucursales obra creadas en Sinco ERP.
• Almacén y contratos: Indicará los documentos del módulo Sinco ADPRO asociados a los documentos electrónicos.
• Sucursal administrativa: Sucursal contable a la cual estará relacionada la sucursal obra.

Este informe contará con un botón que le permitirá exportar la información de los documentos en un archivo Excel.