Documentos requeridos

Desde esta funcionalidad, el sistema permite configurar los documentos que la constructora requiere solicitar a los proveedores, con el fin de verificar la información necesaria antes de que formen parte de su red de contratistas y/o proveedores. Es posible configurarlos de manera general (para todos los proveedores), por tipo de persona, por etiqueta, por grupos y/o especialidades.

Funcionalidad para configuración de documentos requeridos

El sistema cuenta con una documentación predeterminada. El usuario que realice esta configuración podrá seleccionar los documentos que solicitará a sus proveedores.

Además, como se mencionó anteriormente, es posible configurar el vencimiento de los documentos. En este caso, se define cuántos días calendario después de que el proveedor adjunte la documentación será necesario actualizar el registro nuevamente, en caso de no realizar configuración de días, por defecto el sistema tomará 180 días. Esta actualización debe ser realizada por el proveedor directamente desde el Portal de Proveedores.

En este sentido, desde el Portal de Proveedores, el sistema indicará en la página inicial cuáles documentos generales están próximos a vencer o ya vencidos, y señalará la constructora que los solicita.

Vista desde el Portal de Proveedores

Al ingresar a la funcionalidad se visualizan cuatro (5) campos de configuración los cuales son:

1. Documentos obligatorios Generales

En esta opción, se podrán seleccionar y configurar los documentos generales que se solicitarán a cada uno de los proveedores invitados, independientemente de su especialidad, es decir, sin importar si el tercero a registrar es contratista, proveedor de insumos, asesor técnico, entre otros. Es indispensable tener en cuenta que, una vez seleccionado un documento en este campo, no es posible quitar dicha selección en las ventanas de Obligatorios por: tipo de persona, etiquetas, Grupos y/o Categorías/Especialidades.

2. Documentos por Tipo de Persona

Desde esta opción, es posible configurar los documentos que se solicitarán a cada tipo de persona (Natural o Jurídica). Esto se debe a que, en algunos casos, no se requieren los mismos documentos según el tipo de persona. Por ejemplo, el documento de Cámara y Comercio se podrá solicitar solo para personas jurídicas (si así lo requiere la constructora).

Es importante tener en cuenta que, si se han marcado documentos desde la primera opción (Documentos obligatorios), estos aparecerán bloqueados en esta sección, ya que la configuración inicial prevalece.

3. Documentos obligatorios por Etiquetas

En esta sección es posible configurar los documentos asociados a las etiquetas creadas en la funcionalidad Clasificación de proveedores. Su objetivo principal es segmentar los tipos de proveedores y, de esta manera, establecer los requisitos documentales adecuados según lo requerido por la constructora.

4. Documentos obligatorios por Grupos

Inicialmente el sistema predetermina siete grupos de proveedores entre los cuales se encuentran:

• Asesores Técnicos y Diseñadores
• Contratistas Mayor
• Gestión de Residuos
• Laboratorios y Ensayos
• Mano de Obra
• No Críticos
• Proveedor de Insumos.

En esta ventana se permite la configuración de la documentación por grupo, considerando que, según los lineamientos de cada empresa, hay documentos que pueden o no solicitarse a diferentes grupos de proveedores. En este caso, si hubo alguna selección de documentación general, se mostrará en esta ventana como seleccionada, sin opción de quitar dicha selección. También se permite configurar los días de vencimiento de cada tipo de documento.

5. Documentos obligatorios por Categoría o Especialidad

Al ingresar a esta ventana, se podrá desplegar de grupos a categorías y de categorías a especialidades. Además, en la parte superior derecha e izquierda de la pantalla, es posible consultar por descripción de categorías o de documentos.

Después de seleccionar un documento obligatorio por categorías, este se asignará a todas las especialidades contenidas en la categoría, y no será posible eliminar esta selección. Al igual que en las ventanas anteriores, se podrán configurar los días de vencimiento de la documentación.