Efectuar cierre del proyecto

Es importante realizar el cierre oficial de la fase o del proyecto. El director verifica mediante la lista de chequeo de cierre, si se cumplieron los objetivos y los entregables establecidos en el proyecto.

El proceso realiza la validación de que el proyecto a cerrar se encuentre en estado de ejecución y que no tenga modificaciones de cronograma o gestión de cambios pendientes por aprobar.

Adicionalmente permite el cierre prematuro del proyecto, esto sucede cuando quedan actividades pendientes; en este caso el director debe establecer las acciones que debe emprender cuando el proyecto se dé por terminado, con el fin de culminar y/o transferir los compromisos, actividades o entregables pendientes a otras áreas de la organización.

Cuando se estructura un macro proyecto y sub proyectos se presentan dos casos:

• Cierre proyectos y proyecto Macro: en este caso se cierran de forma individual cada uno de los sub proyectos y luego en última instancia se realiza el proceso de cierre del proyecto macro; donde previamente deben cerrarse todas las etapas o sub proyectos asociados. Luego, el director de proyectos revisará la información procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que el trabajo se completó y de que se cumplieron los objetivos antes de cerrar el proyecto macro.

• Cierre proyecto Macro: se realiza un único proceso de cierre en el proyecto macro por lo que el director de proyectos revisará el estado y la información procedente de las fases previas para asegurarse de que el trabajo se completó y de que se cumplieron los objetivos. Una vez termine el proceso de cierre en el proyecto macro, el sistema cierra de forma automática los sub proyectos asociados.

La opción muestra la Lista de chequeo de cierre previamente definida y únicamente habilita los aspectos donde existen objetivos / entregables establecidos.

Para realizar el proceso de cierre es importante tener en cuenta que al ingresar el sistema muestra un formulario con las siguientes secciones:

Información del proyecto

• Fecha de inicio-final: corresponde a la fecha de inicio y final actual planeada.
• Duración (D): corresponde a la duración actual planeada en días.
• Estado: indica el estado actual del proyecto.
• Avance planeado (%): indicador que permite medir el avance esperado del proyecto en términos de porcentaje en función del tiempo transcurrido a corte de fecha actual de acuerdo a lo establecido en el cronograma (línea actual).
• Avance ejecutado (%): indicador que permite medir el avance real del proyecto en términos de porcentaje en función del tiempo transcurrido a corte de fecha actual de acuerdo a lo establecido en el cronograma y a lo ejecutado por los recursos (línea actual).
• Esfuerzo presupuestado (H): corresponde a la cantidad de trabajo necesario (horas) planeado en la línea actual del proyecto.
• Esfuerzo ejecutado: corresponde a la cantidad de horas reportadas por los recursos en la ejecución a la fecha.
• Presupuesto: corresponde al costo del presupuesto actual del proyecto.
• Costo ejecutado: corresponde al costo de ejecución a la fecha.

Aspectos a evaluar
Visualiza por cada aspecto, los objetivos y entregables establecidos en la lista de chequeo de cierre sobre los cuales se identificaron los objetivos y entregables a evaluar. Los aspectos que se pueden evaluar son:

Estado de las actividades
Estado de los recursos
Estado de las adquisiciones y/o contratos
Expectativas de los interesados
Estado de la documentación
Estados financieros
Resultados

• Objetivos / Entregables: Campo informativo que muestra uno a uno los objetivos y la descripción de los entregables en cada aspecto a evaluar al momento del cierre.

• Estado: De acuerdo a cada aspecto y al objetivo / entregable gestionado es posible seleccionar el estado: completado, pendiente o suspendido.

• Observaciones: Ingresar una breve justificación del cumplimiento y/o de la transferencia de los objetivos y entregables por cada aspecto gestionado.

• Observaciones finales: Ingresar una breve observación final del cierre de la fase o del proyecto.

• Dar clic en el botón Guardar para guardar la información registrada.

• Por último, dar clic en el botónCerrar proyecto; el sistema realiza la validación para que en cada uno de los objetivos – entregables se haya actualizado su estado. Una vez se cierra, el sistema bloquea los campos diligenciados. Adicionalmente el proyecto queda habilitado únicamente para consulta.