Ejecución de costo en adquisiciones del proyecto

Permite al director de proyectos reportar el consumo en costo de las adquisiciones prorrata proyecto que se definieron sobre el proyecto.

Para el reporte de ejecución de las adquisiciones prorrata proyecto es posible utilizar los siguientes filtros:

• Proyecto: Buscar y seleccionar el nombre o id del proyecto para realizar la búsqueda. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.

• Adquisición: Buscar y seleccionar una adquisición específica definida para el proyecto. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.

• Fecha de corte: Muestra por defecto la fecha actual (hoy). El usuario puede editar y seleccionar una fecha específica para realizar la consulta de las adquisiciones que tienen fecha planeada de inicio menor o igual a la fecha de corte.
  Es posible consultar una fecha futura con el fin de ejecutar adquisiciones no iniciadas a la fecha actual.

• Dar clic en el botón Consultar para actualizar el listado de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados.
  Es posible dejar los campos de filtro Proyecto y Adquisición en blanco (sin información) y en el filtro Fecha de corte mantener la fecha actual con el fin de que liste todas las adquisiciones asignadas en los proyectos.

El sistema muestra las adquisiciones que a fecha de corte están pendientes por ejecutar de acuerdo a los filtros seleccionados con la siguiente información:

Panel izquierdo
Una vez se consulta, el sistema muestra los siguientes campos:

• Proyecto: Lista los proyectos donde el proyecto tiene adquisiciones prorrata proyecto pendientes por ejecutar.

• Adquisición: Lista las adquisiciones prorrata proyecto con fecha planeada de consumo igual o menor a la fecha de corte.

• Presupuestado: Corresponde al costo presupuestado de las adquisiciones asignadas en los proyectos.

• Consumo acumulado: Corresponde al valor de los consumos ejecutados de las adquisiciones prorrata proyecto acumulados por el sistema.

• Saldo: Calculo automático del sistema que evalúa la diferencia entre el Presupuestado y el Consumo acumulado.

Panel derecho
Para habilitar la vista del panel derecho e ingresar los reportes de ejecución, el usuario debe dar clic sobre la adquisición para seleccionarla (se muestra remarcada en color azul). El sistema muestra las siguientes opciones en el panel derecho:

Campos y botones de consulta que muestran la definición de la adquisición prorrata proyecto seleccionada; adicionalmente en esta sección se encuentra la opción para cerrar la adquisición que permite al usuario terminar la ejecución de la misma.

Fecha planeada consumo: Corresponde a la fecha planeada en la que se generará el consumo del costo de las adquisiciones:

• Cuando la adquisición en la definición de acumulación de costo se determinó como Fijo a una fecha, el sistema toma como Fecha planeada de consumo la definida por el usuario en el momento del registro de la adquisición.

• Cuando la adquisición en la definición de acumulación de costo se determinó como Prorrateo, no aplica la Fecha planeada de consumo.

• Archivos adjuntos: Al dar clic sobre el botón ..., el sistema permite visualizar los adjuntos cargados en la adquisición desde la planeación (estos archivos no podrán eliminarse) o adjuntar nuevos archivos que soporten su consumo. Para adjuntar nuevos documentos a la adquisición es necesario utilizar las siguientes opciones:

• Adquisición: muestra la descripción de la adquisición seleccionada.

• Importar documentos: dar clic sobre el botón para buscar y seleccionar el archivo en la ruta del equipo donde se encuentre almacenado

• Descripción documentos: ingresar una descripción corta del archivo.

• Tipo de documento: seleccionar de la lista el tipo de documento al que pertenece.

• Dar clic en botón Insertar para que el sistema cree el registro del mismo.
  Una vez insertado los adjuntos es posible dar clic en el enlace del nombre del archivo para descargar y abrir el documento.

• Una vez insertado el adjunto es posible eliminarlo. Para esto, ubicar el archivo a eliminar y marcar la casilla de selección de la columna x.

• Cerrar adquisición Marcar la casilla de selección cuando se termine de reportar los consumos de la adquisición seleccionada y de amortizar los anticipos (si aplica); luego confirmar o descartar la acción de cierre:

Detalle anticipos
Al dar clic sobre el botón el sistema permite consultar los detalles del anticipo:

• Adquisición: muestra la descripción de la adquisición seleccionada.

• Descripción: visualiza la descripción de los anticipos realizados.

• Fecha: muestra la fecha en la que se generó el anticipo.

• Valor anticipo: visualiza el valor entregado por concepto de anticipo.

• Valor amortizado: corresponde al valor del anticipo que se ha ejecutado.

• Saldo: muestra el valor pendiente por amortizar. Se calcula de acuerdo a la siguiente formula

• Detalle: al dar clic sobre el botón [353jpng] permite consultar el Detalle de la amortización:

• Fecha de ejecución: corresponde a la(s) fecha(s) en la(s) que se ejecutó el (los) valor (es) del anticipo.

• Observaciones: muestra las observaciones ingresadas por el usuario al momento de ejecutar el valor del anticipo.

• Valor amortizado: corresponde al monto por el cual se ejecutó el (los) valor (es) del anticipo.

• Total amortización: corresponde al valor total de los anticipos ejecutados.

• Al dar clic sobre el botón x se cierra la ventana del detalle del anticipo.

• Observaciones: Visualiza las observaciones ingresadas en la adquisición al momento de la planeación.

• Fecha consumo: Digitar o seleccionar del calendario la fecha donde se requiere ingresar el reporte.

• Anticipo: Si aplica y si se requiere amortizar alguno de los anticipos definidos en la adquisición es posible buscar y seleccionar el anticipo específico; al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético. De lo contrario, dejar el campo vacío (sin información).

• Valor Consumo ($): Por cada fecha ingresar el valor del costo de consumo de la adquisición en el proyecto. Se debe tener en cuenta:

  • Si en el registro se selecciona un anticipo, el sistema amortiza el valor del consumo en el saldo del anticipo y suma al costo ejecutado de la adquisición.

  • De lo contrario, únicamente el valor del consumo suma al costo ejecutado de la adquisición.

• Observaciones del consumo: Por cada fecha y valor ingresar las observaciones que justifiquen el consumo de la adquisición.

• Para confirmar el registro, el usuario debe dar clic en el botón + para insertar el registro del consumo de las adquisiciones.

• Es posible editar el valor del consumo y las observaciones del consumo en una fecha previamente ingresada. Al salir de los campos, el sistema guarda en línea el registro editado.

• Para eliminar, el usuario debe marcar la casilla de selección y confirmar la eliminación del registro.