Ejecución de actividades asignadas en proyectos

Mediante esta opción permite a los recursos con usuario en la aplicación reportar el esfuerzo y el avance en porcentaje de las actividades, así como también, informar a los directores mediante las observaciones del seguimiento sobre los progresos o inconvenientes presentados y las medidas tomadas para solventarlos. Adicionalmente cuando aplique, reportar el consumo del costo de las adquisiciones prorrata tarea de la actividad.

Para el reporte de ejecución de las actividades del proyecto es posible utilizar los siguientes filtros:

• Proyecto: Buscar y seleccionar el nombre o id del proyecto para realizar la búsqueda. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.

• Actividad: Buscar y seleccionar una actividad específica definida para el proyecto. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.

• Fecha de corte: Muestra por defecto la fecha actual (hoy). El usuario puede editar y seleccionar una fecha específica para realizar la consulta de las actividades que tienen fecha planeada de inicio menor o igual a la fecha de corte. Es posible consultar una fecha futura, con el fin de ejecutar actividades no iniciadas a la fecha actual.

• Luego, dar clic en el botónConsultar para actualizar el listado de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados. Es posible dejar los campos de filtro Proyecto y Actividad en blanco (sin información) y en el filtro Fecha de corte mantener la fecha actual con el fin de que el sistema liste las actividades que a hoy ya hayan comenzado.

El sistema muestra de acuerdo con los filtros seleccionados, las actividades que a fecha de corte están pendientes por ejecutar con la siguiente información:

Panel izquierdo
Una vez se consulta, el sistema muestra los siguientes campos:

• Proyecto: Lista los proyectos donde el usuario tiene actividades pendientes por ejecutar.

• Prioridad: Campo que muestra la prioridad asignada a cada una de las actividades a ejecutar; el campo toma los siguientes valores:

  • Vacío (sin prioridad)
  • Alta
  • Media
  • Baja

• Indicador tipo semáforo: El sistema utiliza indicadores tipo semáforo lo que permite al usuario verificar el grado de cumplimiento de la planeación de cada una de las actividades:
  

• Actividad: Corresponde a la labor asignada al usuario (recurso) que debe realizarse en un tiempo limitado de acuerdo con la programación del proyecto.

Esfuerzo reportado: Corresponde a la sumatoria de las horas reportadas (esfuerzo) por los recursos asignados en cada una de las actividades.

• % Ejecutado: Corresponde al último registro por fecha y hora reportado como porcentaje de avance por el responsable por en cada una de las actividades.

Panel derecho

Para habilitar la vista del panel derecho e ingresar los reportes de ejecución, el usuario debe dar clic sobre la actividad para seleccionarla (se muestra remarcada en color azul). El sistema muestra las siguientes opciones en el panel derecho:

• Datos de la actividad: En esta sección muestra campos y botones de consulta que muestran la definición de la actividad de acuerdo a la programación realizada en el proyecto; adicionalmente en esta sección se encuentra las opciones para cerrar la actividad que permite al usuario seleccionar la fecha de cierre y marcar la casilla de selección para terminar la tarea.

• Ver jerarquía: Botón de consulta que permite revisar la jerarquía de la actividad (proyecto macro, subproyecto o proyecto individual y tareas paquete según sea el caso). El sistema muestra ventana con dicha información:
  

• Ver cronograma: Botón de consulta que permite visualizar el informe cronograma del proyecto.
  

• Fecha inicio: Corresponde a la fecha de inicio planeada de la actividad.

• Fecha final: Corresponde a la fecha fin planeada de la actividad.

• Duración: Corresponde a la duración planeada de la actividad.

• Tipo esfuerzo: Indica el tipo de esfuerzo asignado a la actividad.

• Responsable: Corresponde al recurso asignado como responsable de la actividad. Sus responsabilidades son:

  • Registrar porcentajes de avance sobre la actividad.
  • Realizar el cierre de la actividad cuando se culmine.
  • Reportar el costo de las adquisiciones (cuando aplique)
  • y opcionalmente registrar el esfuerzo ejecutado sobre los demás recursos de la actividad.

• Fecha de cierre: Campo editable que permite únicamente al recurso responsable el cierre de la actividad cuando acabe y se reporte completamente la ejecución de la misma (esfuerzo si aplica, avances, seguimientos y adquisiciones si aplica); por defecto toma la fecha actual, pero el usuario puede digitar o seleccionar del control calendario una fecha diferente al fin planeado que corresponda a la fecha real en la que se requiere cerrar la actividad. Se debe tener en cuenta que la fecha de cierre corresponde a la fecha fin de ejecución de la tarea.

• Cerrar actividad: El campo se encuentra habilitado únicamente al responsable de la actividad. Una vez seleccionada la fecha de cierre, el usuario debe marcar la casilla de selección para confirmar el cierre de la tarea. El sistema cambia a estado terminado la tarea, asigna el 100 % como porcentaje ejecutado y desaparece la tarea del panel de ejecución.

El director de proyectos debe dar clic en el botón para que se active la función de cálculo, lo que permite al sistema, actualizar el avance y los costos del presupuesto de acuerdo con las ejecuciones realizadas con el fin de visualizarlos correctamente en los informes.

Cuando aplique, si se estimó el costo mensual del recurso humano y las adquisiciones prorrata tarea, el costo ejecutado se calcula a través de las siguientes fórmulas:

Recursos humanos:

• Costo ejecutado: corresponde al cálculo del costo realmente ejecutado del recurso humano en la actividad. La sumatoria de estos costos hacen parte del ejecutado total del proyecto.

• Valor mensual: corresponde al valor mensual estimado del recurso humano que puede ser ingresado para el proyecto o leído desde nómina.

• Horas laborales del mes: corresponde a las horas de trabajo mensual efectivas en la compañía. A través de una configuración global administrada por SINCO SGP se realiza esta definición.

• Horas ejecutadas en la actividad: corresponde a la cantidad de horas reportadas por el recurso en la ejecución de la actividad.

Adquisiciones prorrata tarea:
Costo ejecutado: corresponde al monto reportado como consumo de la adquisición en la ejecución de la actividad. La sumatoria de estos costos hacen parte del ejecutado total del proyecto.

Pestaña Esfuerzo

Pestaña que se muestra por defecto y que se encuentra habilitada para todos los recursos asignados a la actividad. No es obligatorio su registro, si se requiere permite ingresar por fecha, las horas hombre utilizadas en el desarrollo de la actividad. Para reportar Esfuerzos, el sistema presenta las siguientes opciones:

Recursos

Por defecto aparece seleccionado el nombre del recurso de acuerdo con el usuario de sesión de SINCO ERP. Se debe tener en cuenta:

• Cuando el usuario de sesión es el recurso responsable de la actividad, el sistema le permitirá reportar esfuerzo por otros recursos. Para esto, sobre el campo lista Recursos puede seleccionar el nombre del recurso especifico por el que se requiere reportar:

• Cuando el usuario de sesión de SINCO ERP no es el recurso responsable de la actividad, el campo de lista Recursos se mostrará bloqueado.

• Fecha (esfuerzos): Digitar o seleccionar del calendario la fecha donde se requiere ingresar el reporte.

• Esfuerzo (h): Por cada fecha ingresar las horas utilizadas (esfuerzo) en la ejecución de la actividad.

• Insertar: Dar clic en el botón Insertar para insertar los registros. El sistema acumula las horas reportadas por cada recurso en la tarea y se visualiza en el panel izquierdo en la columna Esfuerzo reportado.

• Editar: Es posible editar las horas de esfuerzo en una fecha previamente ingresada; el sistema guarda en línea el registro editado al salir del campo Esfuerzo (h).

• Eliminar: Para eliminar marcar la casilla de selección y confirmar la eliminación del registro.

Pestaña Avance

Pestaña que se encuentra únicamente habilitada para el recurso responsable de la actividad. Permite ingresar por fecha, el porcentaje que representa el avance de la actividad. Para reportar Avances, el sistema presenta las siguientes opciones:

• Fecha: Digitar o seleccionar del calendario la fecha donde se requiere ingresar el reporte.

• % Avance: Por cada fecha ingresar los porcentajes de avance de la actividad. Es importante registrar la fecha de inicio real de la actividad que corresponde a la menor fecha de reporte y si aplica los avances intermedios por cada corte.

• Insertar: Dar clic en el botón para insertar los registros. El sistema muestra el último reporte de avance por fecha- hora en la tarea y se visualiza en el panel izquierdo en la columna % Ejecutado:

• Editar: Es posible editar el % avance en una fecha previamente ingresada; el sistema guarda en línea el registro editado al salir del campo % Avance.

• Eliminar: Para eliminar, marcar la casilla de selección y confirmar la eliminación del registro.

Pestaña Seguimiento

Pestaña que se encuentra habilitada para todos los recursos asignados a la actividad. Permite ingresar observaciones y/o adjuntar documentos como evidencia de la ejecución; para reportar Seguimientos, el sistema presenta las siguientes opciones:

• Tipo de documento: Del campo lista Tipo de documento seleccionar el tipo de agrupamiento en el que se subirá el documento adjunto.

• Archivo: Luego dar clic en el botón Seleccionar archivo para buscar y seleccionar el archivo en la ruta del equipo donde se encuentre almacenado.

• Observación: Ingresar la observación con la justificación del avance o el retraso de la actividad.

• Guardar: Dar clic en el botón Guardar para insertar el registro del seguimiento. Una vez insertado los adjuntos, dar clic en el enlace […] de la columna Documento para descargar y abrir el archivo.

• Editar: Es posible editar las observaciones en una fecha previamente ingresada; el sistema guarda en línea el registro editado al salir del campo Observación.

• Eliminar: Una vez insertado la observación y/o los adjuntos es posible eliminarlos. Para esto ubicar el registro a eliminar y marcar la casilla de selección.

Pestaña Adquisiciones

Pestaña que se encuentra únicamente habilitada para el recurso responsable de la actividad. Si aplica permite ingresar por fecha, el consumo en costo de la adquisición asignada a la actividad. Para registrar los consumos utilizar las siguientes opciones:

• Adquisición: Buscar y seleccionar la adquisición a ejecutar. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.

Una vez seleccionada la adquisición a ejecutar, el sistema muestra los siguientes campos:

Datos de la adquisición
Se visualizan los siguientes campos informativos:

• Adquisición: nombre o descripción de la adquisición asignada a la actividad.

• Fecha planeada consumo: corresponde a la fecha planeada en la que se definió el consumo del costo de las adquisiciones.

• Archivos adjuntos: al dar clic sobre el botón [.. ] permite visualizar los adjuntos cargados en la adquisición desde la planeación (estos archivos no podrán eliminarse) o adjuntar nuevos archivos que soporten su consumo. Para adjuntar nuevos documentos a la adquisición, utilizar las siguientes opciones:
  

  • Importar documentos: dar clic sobre el botón Examinar para buscar y seleccionar el archivo en la ruta del equipo donde se encuentre almacenado.

• Descripción documentos: ingresar una descripción corta del archivo.

• Tipo de documento: seleccionar de la lista el tipo de documento al que pertenece.

• Insertar: al dar clic en el botón insertar el sistema crea el registro del mismo.

• Consultar: una vez insertado el adjunto es posible dar clic en el enlace del nombre del archivo para descargar y abrir el documento.

• Eliminar: una vez insertado los adjuntos es posible eliminarlos. Para esto, ubicar el archivo a eliminar y marcar la casilla de selección de la columna [x].

• Detalle anticipos: el sistema permite consultar los detalles del anticipo al dar clic sobre el botón

  

  • Adquisición: muestra la descripción de la adquisición seleccionada.
  • Descripción: visualiza la descripción de los anticipos realizados.
  • Fecha: muestra la fecha en la que se generó el anticipo.
  • Valor anticipo: visualiza el valor entregado por concepto de anticipo.
  • Valor amortizado: corresponde al valor del anticipo que se ha ejecutado.
  • Saldo: muestra el valor pendiente por amortizar. Se calcula de acuerdo a la siguiente formula:

  

  • Detalle: el sistema permite consultar el Detalle de la amortización cuando se reporta el consumo de la ejecución y se han amortizado los anticipos; para visualizar dar clic sobre el botón

  

  • Fecha de ejecución: corresponde a la(s) fecha(s) en la(s) que se ejecutó el (los) valor (es) del anticipo.

  • Observaciones: muestra las observaciones ingresadas por el usuario al momento de ejecutar el valor del anticipo.

  • Valor amortizado: corresponde al (los) valor(es) en el (los) que se ejecutó el (los) valor (es) del anticipo.

  • Total amortización: corresponde al valor total de los anticipos ejecutados.

Salir: Al dar clic sobre el botón Salir se cierra la ventana del detalle del anticipo.

• Observaciones: El sistema visualiza las observaciones ingresadas en la adquisición al momento de la planeación.

• Costo asignado actividad: corresponde al costo de la adquisición asignado a la actividad seleccionada, al momento de la planeación.

• Consumido actividad: corresponde a la sumatoria del costo reportado, como consumo de la adquisición en la actividad.

• Variación actividad: calculo automático del sistema, que evalúa la diferencia entre el costo consumido actividad y el costo asignado actividad.

• Costo asignado total: corresponde al costo total de la adquisición asignado en todas las actividades del proyecto, al momento de la planeación.

• Consumido total: corresponde a la sumatoria del costo total reportado, como consumo de la adquisición en todas las actividades del proyecto.

• Variación total: calculo automático del sistema, que evalúa la diferencia entre el costo consumido total y el costo asignado total.
  

• Fecha de consumo: digitar o seleccionar del calendario la fecha donde se requiere ingresar el reporte de ejecución.

• Anticipo: buscar y seleccionar un anticipo específico definido para la adquisición en el proyecto. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético. Si la adquisición no tiene anticipos se puede dejar el campo vacío.

• Consumo: por cada fecha ingresar el valor del costo ejecutado de la adquisición en la actividad.

• Observaciones del consumo. Por cada fecha ingresar las observaciones que justifiquen el consumo de la adquisición.

• Insertar: Por último, dar clic en el botón Insertar para insertar los registros de consumo de las adquisiciones.

• Editar: Es posible editar el consumo y las observaciones del consumo en una fecha previamente ingresada. Al salir de dichos campos, el sistema guarda en línea el registro editado.

• Eliminar: Para eliminar, marcar la casilla de selección y confirmar la eliminación del registro.

Notificaciones

De acuerdo con los reportes de ejecución, el sistema notifica a través del correo electrónico los siguientes eventos:

a. Las actividades retrasadas, por iniciar y por finalizar que tienen pendiente por ejecutar los recursos.

b. Las tareas que retrasan las tareas de mi responsabilidad (recursos).

Informes

Informe de seguimientos y adjuntos en actividades del proyecto
Informe de control tiempo laborado en actividades
Informe cronograma del proyecto
Informe presupuesto del proyecto en Ejecución
Informe de diagnóstico del proyecto