Empresas a consolidar

Esta opción permite realizar la configuración de la empresa matriz y de las empresas subsidiarias a consolidar.

Casillas de configuración

• Id: Campo de lectura que indica el código o Id asignado por el sistema a la empresa al momento de su configuración.
• Nombre: Campo de texto alfanumérico para indicar el nombre de la empresa a consolidar.
• Matriz: Casilla que indica cual es la empresa matriz o dominante de consolidación. Para indicar cuál será la empresa matriz debe solicitar esta marcación al área de soporte técnico.
• Tercero: Para agregar el tercero a consolidar debe usar este control de búsqueda. El control, se encuentra compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el número de identificación, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los terceros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Este campo es obligatorio y solo se puede asociar a una empresa a consolidar.
• NIT Alterno: Para agregar un NIT alterno debe usar este control de búsqueda. El control, se encuentra compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el número de identificación, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los terceros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Recuerde que el NIT alterno es el consecutivo asignado por la empresa a un tercero, en el caso que el movimiento contable no se encuentre registrado con el número de identificación principal o real.
• % Par no controlada: Casilla de texto numérica para indicar el porcentaje de participación NO controlada (configuración estándar). Este campo es configurable si desea puede configurar el % participación controlada solicitando su activación al área de soporte técnico. Adicionalmente el sistema permite indicar la cantidad de decimales a configurar dependiendo de la participación definida; No controlada permite máximo hasta 3 decimales y controlada permite máximo hasta 6 decimales, esta configuración la puede solicitar al área de soporte técnico.
• Centro de Costos: Control de búsqueda que permite seleccionar el centro de costo de la empresa a consolidar. El control, se encuentra compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los centros de costos que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Este campo es obligatorio y el sistema solo permite asociar un centro de costos por empresa a consolidar.
  • Funcionalidad estándar: En el maestro de centro de costos se debe configurar un centro de costos por cada empresa a consolidar. Este es el que se debe relacionar a la respectiva empresa.

- Funcionalidad adicional: Para la empresa seleccionada como Matriz se configura con centro de costos “Conservar del Origen”, de esta forma al momento de sincronizar por primera vez todos los centros de costos configurados en esa base de datos matriz se migran a la base de datos de consolidación y los movimientos de la matriz se sincronizan con el centro de costos origen; para las empresas subsidiarias es necesario asignar un centro de costo creado previamente con el nombre de la empresa a consolidar y los movimientos de estas se sincronizan con el centro de costo configurado en esta opción.

Es importante tener en cuenta que lo anterior se define al momento de actualizar la base de datos de consolidación, si posterior a su actualización desean cambiar el método de consolidación (funcionalidad estándar/adicional) esta estará sujeta a revisión y viabilidad por parte del equipo de desarrollo.

• Tipo: Lista desplegable que permite seleccionar la forma en la cual se realizará el proceso de sincronización para la información:

  • Consolidación: Está configuración permite que al sincronizar se visualice el 100% de los movimientos de la empresa, dividido en % Controlado y % No Controlado. Este valor se calcula únicamente a las cuentas contables configuradas en el Maestro PNC que se encuentra en la ruta: A&F/Contabilidad/Consolidación/configuración/Configuración PNC.
  • Consolidación proporcional: Está configuración permite que al sincronizar se visualice únicamente el % controlado de todos los movimientos así la cuenta contable no esté configurada en el Maestro PNC que se encuentra en la ruta: A&F/Contabilidad/Consolidación/configuración/Configuración PNC, esta funcionalidad es configurable, si la requiere solicite su activación al área de soporte técnico; al activarla el sistema solicitará configurar el % control (columna). Si la configuración de todas las empresas subsidiarias se realizará con este tipo de consolidación, el sistema permite bloquear este filtro permitiendo que las empresas subsidiarias a crear se configuren únicamente como tipo consolidación proporcional. Por lo tanto, si requiere activar esta funcionalidad debe solicitar la actualización al área de soporte técnico.

• Origen: Esta columna indica el origen de donde se obtiene la información para generar el proceso de sincronización por empresa. En la lista desplegable debe seleccionar si el origen es Excel o un formato (.TXT), si requiere cambiar el origen por una base de datos de Sinco, debe solicitarlo al personal de soporte técnico, indicando el tipo de origen a la que corresponde la empresa configurada.
• Empresas ID: Esta columna es informativa y controlada solo por el personal de Sinco.
• Activa: Switch que permite marcar si desea activar o inactivar la empresa matriz o una subsidiaria (al deslizar a la izquierda se inactiva). Si se ha generado proceso de sincronización para la empresa seleccionada se anula el respectivo proceso; y se anula el proceso de eliminación previamente ejecutado para TODAS las empresas, si se inactiva o activa una o varias empresas. Al inactivar una empresa todos los campos se bloquean para esta.

• Elim.: Casilla que debe marcar si desea eliminar la empresa configurada para la consolidación, si se ha realizado proceso de sincronización para la empresa este campo se bloqueará y no permite eliminar.

Almacenamiento

Una vez se han diligenciado las casillas se debe presionar el botón guardar para almacenar la información de las empresas a consolidar.

Auditoría

Al dar clic sobre el texto en color azul Historial de cambios, se despliega una ventana donde se puede evidenciar cada uno de los cambios que ha tenido la configuración de contables. La siguiente imagen es un ejemplo del historial de cambios:

• Fecha Inicial/Final: Campos con formato dd/mm/aaaa que permiten filtrar la consulta por un rango de fechas específicas. La información consultada estará limitada por el rango de fechas que se digite. Esta fecha corresponde a la fecha de creación, modificación o eliminación de datos en una empresa. Campo obligatorio.
• Id: Casilla de texto numérica que permite filtrar la consulta por una empresa especifica, por lo tanto, aquí se debe ingresar Id asignado por el sistema a la empresa.
  Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla.

• No.: Columna que indica el número consecutivo de la información consultada, este consecutivo es asignado por el sistema.

• Id: Columna que indica el código o Id de la empresa que fue creada, modificada o eliminada.

• Acción: Columna que indica la acción realizada a la empresa:

  • Creación empresa: Al crear una empresa la información de los datos de configuración de esta se visualiza en la columna Valor nuevo y muestra la siguiente información: Nombre empresa, Matriz (Si/No), Tercero (número de identificación), Tercero alterno (número de identificación), % de Participación y % Participación no controlada (estos datos se visualizan si en la opción se encuentra configurada la columna % par. no controlada), Centro Costos (código), Tipo (Consolidación Proporcional/Consolidación), Porcentaje Control (este dato se visualiza si en la opción se encuentra configurada la columna % control).
  • Eliminación empresa: Al eliminar una empresa la información de los datos de configuración de esta al momento de eliminar se visualiza en la columna Valor anterior y muestra la siguiente información: Nombre empresa, Matriz (Si/No), Tercero (número de identificación), Tercero alterno (número de identificación), % de Participación y % Participación no controlada (estos datos se visualizan si en la opción se encuentra configurada la columna % par. no controlada), Centro Costos (código), Tipo (Consolidación Proporcional/Consolidación), Porcentaje Control (este dato se visualiza si en la opción se encuentra configurada la columna % control)
  • Nombre empresa
  • Part. No controlada: Esta acción aplica si en la opción se encuentra configurada la columna % par. no controlada
  • Tipo
  • Porc. Control: Esta acción aplica si en la opción se encuentra configurada la columna % control.
  • Estado Empresa

• Valor Anterior: Columna que indica los datos que fueron modificados o eliminados.

• Nuevo Valor: Columna que indica los datos que fueron creados o modificados.

• Usuario: Columna que indica el usuario que realizo la creación, modificación o eliminación de datos para la empresa.

• Fecha de modificación: Columna que indica la fecha y hora en que se realizó la creación, modificación o eliminación de datos para la empresa.

• IP: Columna que indica la IP desde la cual se realizó la creación, modificación o eliminación de datos para la empresa.