Actas de avance cliente

Las actas de avance cliente permiten generar procesos de facturación por proyecto, las cifras de referencia para su generación parten de la configuración de los valores de venta de las actividades desde la opción localizada en ADPRO/Presupuestos/Utilidades/Especificaciones adicionales al presupuesto.

Adicionalmente las actas de avance cliente afectan puntualmente el informe de Control Seguimiento: Rentabilidad del proyecto, en el cual se comparan los acumulados mensuales de los ingresos generados por actas de avance cliente versus los consumos del proyecto; también impactan a nivel de control el informe de ejecutado por periodo ítems en los apartados de cantidades y valores facturados.

Prerrequisitos actas de avance cliente

• Seleccionar el proyecto sobre el cual será generada el acta de avance cliente.

Las actas de avance cliente están condicionadas para adelantar todo su proceso contable en SINCOERP por la configuración que se registra en la ficha de edición proyecto ADPRO/Mantenimiento/Proyecto/Proyectos; apartados de AIU y Configuración Adicional - Facturación proyecto:

• AIU, % retención de garantías, anticipo cliente, tipo de negocio, propietario del proyecto. Componentes esenciales para llevar a cabo todo el proceso de facturación del avance.

Funcionalidad actas de avance cliente

Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO/Ejecución/Actas de avance/Actas de avance cliente. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta, edición o creación de las actas de avance cliente del proyecto:

• Acta No.: ingrese el número de acta avance que necesite consultar.
• Descripción: ingrese la descripción o parte de la misma del acta que necesite consultar, aparecerán las actas relacionadas con la descripción.
• Estado: para precisar la búsqueda, existen cuatro (4) estados Generada, Pre-Aprobada, Aprobada y Facturada.
• Origen: la consulta se puede visualizar filtrando si se desea por el origen Directa, Pivoy o Porgramación.
• Rango de fechas: en la consulta inicial para visualizar las actas de avance cliente creadas en el proyecto la definición del rango de tiempo sobre el que se realizará la consulta (fecha inicial y fecha final), presentará en pantalla solo los documentos cuya de generación este contenida en los parámetros definidos.

Procedimiento de consulta y generación de actas de avance cliente

Factores diferenciales de interfaz entre las actas de avance cliente y las actas de avance estándar:

• Las actas de avance cliente llevan el control de la amortización de los anticipos cliente cuyo estado sea facturado.
• Las actas de avance cliente llevan el control del retenido por garantías cliente.
• A nivel estándar de la aplicación el cálculo del retenido por garantía es automático según el porcentaje configurado en la ficha de edición de proyectos en el apartado de Configuración Adicional / Facturación proyecto, pero es posible habilitar su edición discrecional a medida que se realiza el acta. La habilitación de la edición del campo de retención de garantía la adelanta únicamente SincoSoft tras solicitud del cliente.
• La valorización de las actividades y del avance cliente parte del valor configurado en el precio de venta de las actividades presupuestales (ADPRO / Presupuestos / Utilidades / Especificaciones adicionales al presupuesto.
• El formato de impresión de actas de avance cliente incorpora las configuraciones tanto de valor de venta como de código cliente establecidos desde la opción de especificaciones adicionales al presupuesto.
• El formato de impresión de actas de avance cliente incorpora el cálculo de los conceptos de AIU definidos previamente desde la ficha de edición del proyecto ADPRO/Mantenimiento/Proyecto/Proyectos.
• El habilitar un acta de avance cliente permitiendo su incorporación a procesos contables consta de 2 instancias de control: preaprobación y la aprobación, por lo tanto, toda acta cliente generada en ADPRO deberá ser validada en ambas instancias, iniciando con la preaprobación. Entretanto la aprobación en las actas de avance estándar tiene como finalidad exclusiva bloquear la edición del documento, lo que permite cerrar la posibilidad de ediciones sobre las cantidades ejecutadas que afectan un periodo en particular, lo cual se convierte en un control adicional que NO compromete ni modifica el flujo operacional de ejecución y es discrecional su uso.