Ajuste por cantidad de actividad

En esta función es posible llevar a cabo la consulta y creación de ajustes (adiciones o disminuciones) en las cantidades a ejecutar a nivel de cada actividad presupuestal.

Prerrequisitos ajuste por cantidad de actividad

• Seleccionar el proyecto sobre el cual se realizará el ajuste.
• Generar control.
• Los insumos contenidos en la actividad deben tener un rendimiento unitario (definido desde el presupuesto o desde el ajuste por especificación de unitarios).
• Adicionalmente es importante tener en cuenta los dos siguientes escenarios funcionales en la operación del ajuste por cantidad de actividad:

Cantidad de la actividad mayor a cero:

Cantidad de la actividad igual a cero:

Funcionalidad ajuste por cantidad de actividad

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el ajuste por cantidad de actividad se debe seguir la ruta ADPRO/Proyección/Ajustes/Ajuste por cantidad de actividad.

• Capítulo: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del capítulo en uso en el presupuesto del proyecto, luego se debe seleccionar el registro deseado y oprimir la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro requerido en el filtro.
• Subcapítulo: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del subcapítulo en uso en el presupuesto del proyecto, seleccione el registro deseado y oprima la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro deseado en el filtro.
• Ítem: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del ítem en uso en el presupuesto del proyecto, luego se debe seleccionar el registro deseado y oprimir la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro requerido en el filtro.
• Consultar: al dar clic sobre este botón el sistema presenta en pantalla los registros en correspondencia con los filtros aplicados.
• Eliminar ajustes: al dar clic sobre este botón el sistema presenta para consultar los ajustes disponibles para eliminación generados desde la opción de proyección en operación
• Generar control: al dar clic sobre este botón el sistema recalcula y presenta una consulta actualizada con los movimientos efectuados sobre el proyecto.

¿Cómo realizar un ajuste por cantidad de actividad?

Tras consultar el ítem desde el ícono de en el ajuste por cantidad de actividad se puede identificar lo siguiente:

• Cantidad actual: en el apartado de cantidad actual el sistema presenta la referencia informativa de cada actividad bajo los siguientes criterios:
  • Presupuestado: en esta casilla aparece la cantidad del ítem que esta presupuestada inicialmente.
  • Ajustes: presente el total de los ajustes que se han realizado previamente en este ítem del presupuesto.
  • Proyectado: en esta casilla se muestra el total del ítem a realizar, teniendo en cuenta los ajustes previos.

• Nueva Cantidad: en el apartado de Nueva Cantidad se realiza la definición del ajuste para cada ítem bajo dos posibilidades:
  • Ajuste: en este campo se diligencia la cantidad del ajuste a realizar sobre el ítem, el sistema suma o resta dicha cifra a la cantidad proyectada actual de la actividad para autocalcular el nuevo proyectado.
  • Proyectado: en este campo es posible ingresar la cantidad proyectada del item que se requiere y en este caso el sistema autocalcula la cifra de ajuste.

• Causa: al igual que el campo de comentario la selección de una causa del ajuste de proyección es de carácter obligatorio, las causas se configuran previamente en la ruta: ADPRO/Proyección/Configuración/Causas y tipos de ajustes/Causas de ajuste de presupuesto.
• Fecha de ajuste: por defecto este campo aparece bloqueado y corresponde a la fecha de generación del ajuste, está fecha condiciona el impacto de afectación de los informes de control en materia de proyección.
• Fecha de novedad: por defecto en este campo aparece la fecha del día en que se está realizando del ajuste, esta fecha puede modificarse, pero en nada afecta el mes de afectación del ajuste para el control de costos, el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, esta fecha alimenta directamente el campo fecha de novedad en el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO/Proyección/ Informes/Auditoría de preajustes y ajustes; y es una fecha informativa del detalle de día de aplicación del ajuste.
• Observación: el diligenciamiento de comentarios es de carácter obligatorio antes de realizar un ajuste, es un campo alfanumérico cuya finalidad es permitir consignar observaciones que permitan efectuar una rápida y acertada trazabilidad respecto al ajuste realizado. Máximo se podrán ingresar hasta 200 caracteres.
• Ajustar: desde esta casilla se debe confirmar la ejecución del ajuste de manera individual para cada registro.

Procedimiento de consulta y ajuste

Se debe partir de la selección del ítem del presupuesto requerido para modificar la cantidad a nivel de actividad, en la sección llamada Nueva Cantidad existen un par de casillas que corresponden al nuevo ajuste, en ellas se escriben las cantidades por ajustar, para realizar este ajuste existen dos formas diferentes:

• Adicionar o quitar cantidades: si se conoce la cantidad de obra que se va adicionar o a disminuir se debe digitar la información en la casilla Ajuste y el sistema calculará la nueva cantidad en el apartado Proyectado, para escribir cantidades negativas se debe anteponer el signo menos - antes de la cantidad:

• Escribir el proyectado: si se conoce la nueva cantidad proyectada de la actividad, puede ingresarse el dato en la casilla Proyectado y el sistema recalcula la cantidad en que varía el ítem.

Realizando el ajuste

Luego de escribir la cantidad de variación de la actividad, es obligatorio seleccionar una causa de ajuste y colocar un comentario acerca del ajuste, para terminar el proceso se debe dar clic en ajustar.