Ajuste por especificación de unitarios

Desde esta función se realiza el ajuste de proyección cuando se origina por cambios en la composición unitaria de las actividades del presupuesto, pueden ser cambios de modificación, adición, eliminación de cantidades o de insumos.

La principal finalidad de este ajuste es permitir ajustar o definir los rendimientos unitarios de los insumos en el ítem, al establecer el nuevo rendimiento del insumo el sistema tiene en cuenta los ajustes precedentes para estimar la cantidad requerida de ajuste en virtud del nuevo rendimiento unitario.

Prerrequisitos de ajuste por especificación de unitarios

• Seleccionar el proyecto sobre el cual se realizará el ajuste.
• Generar control.
• La cantidad proyectada de la actividad debe ser mayor a cero.

Funcionalidad de ajuste por especificación de unitarios

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el ajuste por especificación de unitarios el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Proyección/Ajustes/Ajuste por especificación de unitarios.

• Capítulo: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del capítulo en uso en el presupuesto del proyecto, luego se debe seleccionar el registro deseado y oprimir la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro requerido en el filtro.
• Subcapítulo: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del subcapítulo en uso en el presupuesto del proyecto, posteriormente se debe seleccionar el registro deseado y oprimir la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro requerido en el filtro.
• Ítem: este es un filtro de obligatorio para operar el ajuste, se debe seleccionar el ítem del presupuesto al que quiere su composición unitaria, puede escribir parte del nombre del ítem o el código del ítem dentro del presupuesto y luego seleccionarlo en la lista presentada en pantalla.
• Consultar: al dar clic sobre este botón el sistema presenta en pantalla los registros en correspondencia con los filtros aplicados.
• Eliminar ajustes: al dar clic sobre este botón el sistema presenta para consultar los ajustes disponibles para eliminación generados desde la opción de proyección en operación.
• Generar control: al dar clic sobre este botón el sistema recalcula y presenta una consulta actualizada con los movimientos efectuados sobre el proyecto.

¿Cómo realizar un ajuste por especificación de unitarios?

Tras consultar el ítem, desde el ajuste por especificación de unitarios es posible realizar las siguientes modalidades de ajustes:

• Incluir nuevos insumos en la actividad.
• Modificar los rendimientos unitarios de los insumos en la actividad y en consecuencia modificar las cantidades totales proyectadas del insumo en el ítem.
• Ajustar el valor último del insumo en el ítem.

Dentro de la opción de ajuste por especificación de unitarios se encuentran campos que son indispensables para realizar el ajuste:

• Causa del ajuste: al igual que el campo de observaciones la selección de una causa del ajuste de proyección bien sea individual o masivo es de carácter obligatorio, las causas se configuran previamente en la ruta: ADPRO/Proyección/ Configuración/Causas y tipos de Ajustes /Causas de ajuste de presupuesto.
• Comentario: el diligenciamiento de observaciones es de carácter obligatorio antes de realizar un ajuste individual o masivo, es un campo alfanumérico cuya finalidad es permitir consignar observaciones que permitan efectuar una rápida y acertada trazabilidad respecto al ajuste realizado.
• Fecha de ajuste: por defecto este campo aparece bloqueado y corresponde a la fecha del día en que se está realizando del ajuste, por lo tanto el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, esta fecha alimenta directamente el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO/Proyección/Informes/Informes de proyección - ajuste de presupuesto.
• Fecha de novedad: por defecto en este campo aparece la fecha del día en que se está realizando del ajuste, esta fecha puede modificarse, pero en nada afecta el mes de afectación del ajuste para el control de costos, el mes de afectación será efectivamente el mes en que se realiza cada ajuste, esta fecha alimenta directamente el campo fecha de novedad en el informe de ajustes de presupuestos en la Ruta: ADPRO/Proyección/Informes/Auditoría de preajustes y ajustes; y es una fecha informativa del detalle de aplicación del ajuste.
• Ajustar APU: desde esta opción se activa la puesta en firme del ajuste para afectar la proyección según los datos previamente consignados en el formulario de ajuste.

Procedimiento de consulta y ajuste

Cuando seleccione el ítem que quiere modificar aparece en la parte inferior de la pantalla un listado con la información de los insumos que componen el ítem y esta dividido en dos partes una informativa y una de edición.

La primera parte: es informativa, en ella incluye la información del código, la descripción, la unidad de medida, valor último proyectado, la cantidad necesaria dentro del APU, luego aparece la cantidad presupuestada, los ajustes que se tengan hasta el momento, finalmente se presentan las cantidades proyectadas actuales, proyectadas unitarias, consumo total y consumo unitario.

• Proyectado Total (1): muestra la cantidad proyectada total del insumo.
• Proyectado Unitario (1/Y): el sistema realiza el cálculo tomando la cantidad proyectada del unitario / la cantidad proyectada de la actividad:

• Rendimiento Unitario: se calcula a partir del presupuesto inicial más los ajustes por especificación de unitarios. Este rendimiento es el utilizado en ajustes por cantidad de actividad y solo es posible modificarlo desde especificación de unitarios.
• Consumido Total (2): muestra la cantidad consumida en el insumo.
• Consumido Unitario (2/E): el sistema realiza el cálculo tomando la cantidad consumida del unitario / la cantidad ejecutada de la actividad.

La segunda parte es editable, la cual que permiten alimentar las nuevas cantidades así:

• Para insumos existentes:

  • APU: se debe escribir la cantidad del insumo que efectivamente se va a usar en el unitario, el sistema automáticamente calcula la cantidad del insumo que corresponde al ajuste y la cantidad proyectada del insumo. La modificación en valor para insumos existentes solo aplica para modificar el valor último proyectado, no realiza ajustes en valor del insumo, en este caso el ajuste en valor debe realizarse desde las opciones destinadas para tal fin. Solo realiza proyección en cantidad y valor cuando se incorpora un nuevo insumo al APU.
  • Ajuste: Al no escribir en el APU, se debe ingresar la cantidad a aumentar o disminuir del APU, el sistema automáticamente calcula la cantidad proyectada del unitario más el ajuste ingresado:

* Proyectado faltante: luego de ingresar la información en las anteriores dos casillas (APU, Ajustes), el sistema automáticamente calcula la cantidad del insumo que corresponde al ajuste y la cantidad del insumo necesaria para el unitario. A este punto de referencia el sistema ejecuta el ajuste finalmente teniendo en cuenta solo la cantidad proyectada de la actividad y el APU unitario ingresado en el ajuste en curso:

• Para nuevos insumos
  • Insumo: se debe realizar la consulta y selección del insumo que será incorporado a la actividad empleando su descripción o el código asignando por el sistema a dicho recurso.
  • Este icono permite agregar el insumo que desean incluir en el APU.
  • Vr. Último proyectado: ingrese el valor unitario del insumo adicional que se debe incorporar dentro del APU.
  • APU: en este campo se debe consignar la cantidad unitaria incluyendo el rendimiento del insumo que se va a aumentar o a restar en la actividad. El sistema automáticamente calcula las nuevas cantidades para el total del insumo usado en el APU y el total del insumo proyectado.

Eliminación de ajustes por especificación de unitarios

Finalmente cualquiera de los ajustes realizados por la función de Ajuste por especificación de unitarios podrá ser eliminado desde las opciones de:

• ADPRO/Proyección/Ajustes/Ajuste por especificación de unitarios.
• ADPRO/Proyección/Ajustes/Eliminar ajustes.