Firma electrónica para contratos

Desde está opción se realiza el proceso de envío para firma electrónica de los contratos que se encuentren aprobados, el envío de cada contrato solo podrá realizarse una vez.

Prerrequisitos firma electrónica para contratos

• Tener activa la autenticación en la cuenta de DocuSign®.
• Maestros de firmantes sincronizados.
• Plantillas configuradas: tanto con la inclusión de las variables de firmas como con la asociación del respectivo template de DocuSign®.

Funcionalidad firma electrónica para contratos

Al acceder a la opción ADPRO/Contratos/Contratos/Firma electrónica para contratos. El sistema presentará únicamente los contratos que se encuentren aprobados.

La consulta inicial no exige la selección de un proyecto en particular, sin embargo el usuario puede hacer uso de los filtros de proyecto, número de contrato, contratista y rango de fecha para decantar los contratos que requieren firma electrónica:

Desde el icono de enviar se deberá activar el proceso de firma electrónica al contrato que se requiera: , en este punto se debe realizar el siguiente paso a paso:

• Seleccionar la plantilla aplicable al contrato. El sistema establece el prefijo de (Plantilla sugerida) al documento que según la configuración de plantillas y contratos le correspondería al contrato, pero el usuario tiene la potestad y responabilidad de elegir una plantilla o minuta diferente según sean sus necesidades.
• Cada uno de los firmantes debe tener un correo electrónico asignado.
• Se podrán editar los nombres de los firmantes y de sus respectivos correos electrónicos solamente si desde el maestro de firmantes se tiene activa la marcación de edición.

A cada firmante le será remitido un sobre de información según la parametrización establecida en el template de Docusign y en cada caso deberá realizar un proceso de firma de la minuta del contrato civil similar al ilustrado a continuación:

Todo el proceso de avance de firma se puede visualizar desde el informe de Contratos electrónicos desde el que se puede revisar el avance y sumario para cada contrato: