Generación automática de actas

Las actas de avance estándar permiten adelantar un control del avance físico que se lleva en cada una de las actividades del presupuesto del proyecto. El control del avance se realiza teniendo como referencia la cantidad y valor proyectado de los ítems del proyecto.

Es muy importante resaltar la diferencia existente entre las actas de avance estándar y las actas de avance cliente; las actas de avance estándar son las únicas que alimentan el concepto de ejecutado en el control del proyecto, entretanto las actas de avance cliente son un documento (herramienta) adicional e independiente que permite generar procesos de facturación, las cifras de referencia para su generación parten de la configuración de los valores de venta de las actividades desde la opción localizada en ADPRO/Presupuestos/Utilidades/Especificaciones adicionales al presupuesto.

La generación automática de actas se encuentra encaminada a generar únicamente actas de avance estándar, la creación automática de actas se puede realizar bajo dos modalidades diferentes: por Insumo pívot o por programación, ambos son procesos automatizados encaminados a generar nuevas actas, si se ejecuta más de una vez el proceso en la misma semana el sistema actualiza los cambios para el actas de la semana en curso, no genera nuevas actas dentro de la misma semana.

Si bien la generación automática puede realizarse bajo las dos modalidades relacionadas anteriormente, es importante tener claro que los avances de ejecución serán calculados bajo los parámetros consignados bien sea a nivel de consumos empleando el insumo pívot o según el porcentaje de avance consignado en el cronograma, lo que puede acarrear diferencias en las cifras de ejecución si no se establece un procedimiento interno a nivel de empresa para desencadenar este proceso bajo una de las dos alternativas disponibles.

Prerrequisitos de generación automática de actas

En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que en ADPRO el proceso de generación automática de actas es individual para cada proyecto, por lo tanto previamente se debe definir y seleccionar el proyecto sobre el cual será la generación automática de actas.

Funcionalidad de generación automática de actas

Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO/Ejecución/Actas de avance/Generación automática de actas. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de creación de las actas de avance estándar del proyecto bajo dos modalidades: por insumo pívot y por programación:

Alternativas de generación automática de actas

Por insumo pívot: en este caso el avance en la ejecución de la actividad se determina en virtud del consumo de alguno(s) de sus insumos que previamente se hubiese determinado como pívot, el insumo pívot es aquel insumo o insumos que están relacionados de forma estrecha con la ejecución o avance físico de una ítem o actividad, por ejemplo, si se tiene una placa de contrapiso (m2) que contiene en su APU el insumo mano de obra placa contrapiso (m2), este sería el insumo pívot, ya que cada vez que se consuma el insumo, el ejecutado o avance físico de dicha actividad se afecta.

Por programación: permite generar el avance físico de la actividad o ítem presupuestal a partir de su asociación con las tareas de programación y del porcentaje de avance físico consignado en el cronograma del proyecto.

Procedimiento de generación automática de actas por insumo pívot

En este caso el primer paso es configurar los insumos pívot en las actividades del proyecto, tras seleccionar el proyecto requerido se debe ingresar por la ruta: ADPRO/Ejecución/Actas de Avance/Asignación insumos pívot. Tras consultar se pueden emplear los filtros de capítulo, subcapítulo e ítem respectivo, para tener la opción de definir el insumo pívot:

Tras la configuración de los insumos pívot en las diferentes actividades del presupuesto del proyecto, al dar clic en el botón Generar en el recuadro correspondiente a la generación de actas de avance con insumo pívot el sistema confirma la creación de la nueva acta:

Si se ejecuta más de una vez el proceso de generación automática en la misma semana, el sistema actualiza los cambios para el acta de la semana en curso, no genera nuevas actas.

Una vez se genera el acta estándar desde la ruta ADPRO/Ejecución/Actas de avance/Actas de avance estándar se evidencia la nueva acta generada y su origen se define como pívot:

La generación por pívot afecta únicamente el cálculo de la ejecución para las actividades que tengan insumo pívot configurado, para el ejemplo de la actividad 11.001 se aprecia una ejecución en el acta generada por pívot de 0.5 m2:

Cálculo del avance de la actividad según el consumo del insumo pívot:

Siguiendo con el ejemplo de la actividad 11.001 al analizar desde el ajuste por ítem se deben extractar los siguientes datos para revisar la cifra de avance automático obtenida, inicialmente se debe establecer el rendimiento promedio del insumo pívot en el ítem:

Desde el ajuste por ítem se pueden tomar los datos requeridos tanto a nivel del insumo pívot como de la cantidad de actividad:

Finalmente al dividir la cantidad total consumida del insumo(s) pívot por el rendimiento calculado anteriormente se obtiene el avance de la actividad, en este caso 0.5:

Cálculo insumos pívot.xls

Procedimiento de generación automática de actas por programación

Como se mencionó anteriormente, esta opción permite generar el avance físico de la actividad o ítem presupuestal a partir de su asociación con las tareas de programación y del porcentaje de avance físico consignado en el cronograma del proyecto.

En este caso el primer paso es que la programación esté enviada a control desde la ruta: ADPRO/Programación/Programación del proyecto. Tras ingresar al apartado de cronograma se habilita la columna de % Ejecutado en donde muestra cada tarea programada con su respectivo avance físico, posteriormente se valida a que actividad presupuestal se encuentra asociada (no precisamente se debe asociar a una actividad, puede ser una tarea a varias actividades):

Una vez realizado el proceso de generación automática de actas por programación se afecta directamente el informe de control de ejecución con la integracion del cronograma y su asociación de cada actividad presupuestal.

Si se ejecuta más de una vez el proceso de generación automática en la misma semana, el sistema actualiza los cambios para el acta de la semana en curso, no genera nuevas actas.

Finalmente desde la ruta ADPRO/Ejecución/Actas de avance/Actas de avance estándar se evidencia la nueva acta generada y su origen se define como programación: