Maestro de insumos

Desde el maestro de insumos es posible llevar a cabo la consulta, edición y creación de los diferentes insumos y sus características particulares, para permitir la operación de ADPRO en los proyectos de la empresa.

Prerrequisitos maestro de insumos

• Tener configurados los tipos de insumos, unidades de medida y maestro de agrupaciones.

Funcionalidad maestro de insumos

En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que en ADPRO el maestro de insumos es único para toda la empresa, siguiendo la ruta ADPRO /Presupuesto/Maestro de insumos. El sistema presenta en pantalla los registros creados y activa el proceso de edición y creación:

En la consulta del maestro de insumos por defecto el sistema tiene una configuración para presentar 100 registros por página, pero se puede elegir de forma excluyente presentar 100, 200, 300, 500, 1000 ó 2000 registros en cada página al momento de realizar la consulta.

Campos de consulta

Desde este icono se pude visualizar y ocultar el panel principal de consulta desde el cual se establecen los parámetros de búsqueda de insumos.

Insumo: en esta casilla se ingresa el código de identificación del insumo, creado en el sistema, ó parte de la descripción del mismo para traer en la consulta, debe seleccionar alguno de los registros presentados en el filtro antes de ejecutar la función de consultar.

Descripción: escriba en esta casilla la descripción del insumo, o en su defecto alguna de las letras que se encuentren comprendidas en el nombre del insumo para poder usar la consulta dinámica, tras consultar el sistema mostrará solo los registros relacionados con el dato suministrado.

Grupo: en este campo es posible ingresar el código o la descripción de la agrupación que necesite consultar según sea la clasificación empleada; debe seleccionar alguno de los registros presentados en el filtro antes de ejecutar la función de consultar.

Unidad de medida: en este campo el usuario despliega las diferentes unidades de medida, y escoge una, para consultar los insumos que estén inscritos con esta variable.

Tipo: en este campo se selecciona el tipo al que pertenecen los insumos para realizar la consulta.

Estado: en este menú se encuentran los posibles estados usados en la clasificación de insumos, seleccione el que necesite establecer como parámetro de consulta (Activo ó Inactivo).

Equipo: en este campo se selecciona la configuración del insumo en materia de su exigencia de equipo configurado desde el submodulo de M&E para la gestión de procesos en ADPRO, seleccione el parámetro de consulta requerido (No requiere, Opcional, Requerido).

Creación rápida

Código: esta casilla traerá por defecto el código que se asignará al nuevo insumo pero la asignación se produce una vez se confirmen y guarden los datos básicos del nuevo insumo, hasta tanto no se produzca dicha acción durante el proceso de creación el consecutivo aparecerá como XXXXX, dicho código no podrá ser modificado en el proceso de registro ni posteriormente.

Descripción: escriba en esta casilla la descripción completa del insumo que está creando, tenga en cuenta que este será el nombre por el cual el sistema hará referencia, este nombre no podrá exceder los 255 caracteres.

Tipo: seleccione en este menú el tipo de insumo que se encuentra registrando en el sistema.

Unidad de Medida: seleccione la unidad de medida del insumo. Ej. si son "100 gr" seleccione gr. En caso que la unidad de medida no esté en el listado póngase en contacto con el administrador del sistema.

Grupo: digite el código de la Agrupación a la que pertenezca el insumo, o selecciónela del listado siendo lo más específico posible. En caso que la agrupación buscada no se encuentre póngase en contacto con el administrador del sistema. Recuerde que por medio de una buena categorización podrá manipular mejor la información de los insumos.

Vr. Unitario: ingrese en esta casilla el valor sin IVA del insumo que se encuentra registrando, este valor debe ser registrado en formato numérico.

% IVA: en esta lista se encuentran los porcentajes de IVA manejados en el sistema, seleccione el que necesite establecer para grabar el insumo a registrar.

Vr. Neto: en esta casilla se calculará el valor del insumo teniendo en cuenta el porcentaje de IVA seleccionado.

Estado: esta casilla se refiere a la disponibilidad que se tiene de este insumo en el sistema.

Sub. Análisis: active esta casilla en caso de que se necesite agregar el insumo a crear en el proceso de Sub. Análisis.

Adicionar insumo: tras digitar la información básica del nuevo insumo se finaliza la creación rápida dando clic en el icono de adición de nuevos registros:

Creación detallada

Adicional a los campos manejados durante el proceso de creación rápida, la creación detallada se activa únicamente desde el icono de Nuevo insumo (Alt + N) presenta las funciones de:

Copiar desde: el sistema permite seleccionar un insumo existente para copiar los detalles básicos del nuevo registro, en este proceso se debe tener en cuenta que el sistema no permite descripciones repetidas.

Días Reposición: escriba en esta casilla el tiempo de reposición que necesite asignar al insumo que vaya a crear, este tiempo de reposición debe ser registrado en formato numérico y sin ningún tipo de signos. (Los días de reposición son los días que tardarían en llegar a la obra los insumos para la ejecución del proyecto. Se deben aplicar al nivel de la agrupación vinculada a los insumos, ó se puede particularizar en cada insumo desde el Maestro de insumos).

Equipo: en este campo se selecciona la configuración del insumo en materia de su exigencia de equipo configurado desde el submodulo de M&E para la gestión de procesos en ADPRO, seleccione el parámetro de consulta requerido (No requiere, Opcional, Requerido).

Devolutivo: es una marca que se usa para los materiales que requieren ser devueltos al almacén, luego de ser utilizados.

Configuraciones de almacén: desde este icono se habilita la configuración informativa de stock mínimo y máximo para cada insumo. (El stock mínimo es un campo que alimenta el informe de planilla de inventario del proyecto).

Configuraciones de contabilidad: desde este icono se habilita la configuración de tipos de Retención en la Fuente de configuración de IVA para el insumo (IVA Descontable y Excluido IVA, para efectos de manejo de proyectos tipo VIS).

Guardar: tanto en el proceso de creación como de edición detallada del insumo, para dejar en firme los cambios realizados se debe dar clic en el icono de guardar. Este icono aparece en color rojo en el momento que se tengan cambios sin guardar.

Modificación rápida

Desde la consulta general de insumos simplemente con posicionarse en alguno de los campos del insumo el sistema permite su modificación se pueden modificar los campos de: descripción, tipo, unidad de medida, el grupo al que pertenece actualmente, el Vr. Unitario, % IVA, Vr. Neto, Estado y finalmente el campo de Sub-análisis siempre y cuando el insumo no esté en uso en el proceso de presupuesto.

Modificación detallada

En la pantalla inicial de consulta, al oprimir en el código del insumo que aparece en color azul (hipervínculo), se abre la pantalla mostrada a continuación, en donde podrá llevar a cabo la edición de datos correspondientes al insumo, tras adelantar la labor de edición se debe efectuar el proceso de guardado que en este caso aparecerá en color rojo.

Configuraciones adicionales por insumo

Almacén: desde este icono se habilita la configuración informativa de stock mínimo y máximo para cada insumo. (El stock mínimo es un campo que alimenta el informe de planilla de inventario del proyecto).

Adjuntos: desde este icono se habilita la función de adjuntar archivos complementarios e informativos en la configuración del insumo. (Los archivos adjuntos del insumo pueden visualizarse en el informe de planilla de inventario del proyecto).

Contabilidad: desde este icono se habilita la configuración de tipos de Retención en la Fuente de configuración de IVA para el insumo (IVA Descontable y Excluido IVA, para efectos de manejo de proyectos tipo VIS).

Auditoría: al dar clic en este icono se activa el gestor de consulta de detalles de creación y modificación para cada insumo.