Preaprobación anticipos clientes
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Preaprobación anticipos clientes
- Updated on 26 Apr 2023
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Esta página permite ejecutar la consulta de anticipos cliente y una vez en pantalla se puede proceder a su preaprobación, adicionalmente la pantalla permite la consulta del detalle del documento.
La condición estándar de ADPRO para habilitar un anticipo y permitir su incorporación a procesos contables consta de 2 instancias de control: preaprobación y la aprobación, por lo tanto, todo anticipo cliente generado en ADPRO deberá ser validado en ambas instancias, iniciando con la preaprobación.
Prerrequisitos para preaprobación de anticipos clientes
Seleccionar el proyecto sobre el cual será preaprobado el anticipo cliente, si se desea realizar la preaprobación de documentos en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta, lógicamente la consulta sobre otro proyecto está supeditada a los permisos y asignación de proyectos que tenga el usuario.
Funcionalidad para preaprobación de anticipos clientes
Las funciones de preaprobación y aprobación de anticipos cliente son dos opciones diferentes en el menú de opciones de ADPRO, son funciones relacionadas, pero claramente independientes:
- ADPRO/Ejecución/Aprobaciones/Preaprobación de anticipos cliente.
- ADPRO/Ejecución/Aprobaciones/Aprobación de anticipos cliente.
Desde la barra superior de consulta el usuario puede ubicar un registro, digitando el número del anticipo cliente, en esta barra se identifica el nombre del proceso de aprobación que se esté dando, así como el proyecto en consulta:
En la operación de las preaprobaciones el usuario puede aplicar los siguientes filtros de consulta, los cuales se activan haciendo clic sobre el icono de agregar u ocultar filtros del panel de consulta, el usuario podrá operar los filtros de:
- Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto, y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
- Fecha Inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listará los documentos con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
- Por defecto el check box de Solo por preaprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto, para visualizar un registro aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.
Tener en cuenta:
Como se explicó anteriormente en el esquema estándar de ADPRO en el cual existen dos instancias de aprobación, todo anticipo cliente debe iniciar su proceso de aprobación desde la Preaprobación; por lo tanto, al ser la preaprobación un requisito previo, ningún registro podrá ser aprobado sin antes haber pasado el primer control.
Es importante aclarar que para deshacer el proceso de aprobación si un registro ya tiene en firme tanto la pre como la aprobación, el usuario deberá iniciar retirando la aprobación y por último la preaprobación.
Procedimiento de consulta y preaprobación anticipos clientes
Tras seleccionar el proyecto requerido para verificar la preaprobación de anticipos clientes contenidos, el sistema listará por defecto todos los documentos sin preaprobar que tenga el proyecto (pues el filtro por preaprobar por defecto se encuentra activo), el usuario puede visualizar el detalle del documento dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmada la información se debe marcar la casilla de la columna preaprobar que corresponda al anticipo.
El sistema arroja un mensaje para confirmar la preaprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:
Tras dar clic en aceptar el sistema deja activo el símbolo de Preaprobación sobre el registro preaprobado.
Nota:
Al activar esta casilla se dará por preaprobado el anticipo cliente frente al cual se encuentre marcado el campo de preaprobar. Una vez activada esta casilla el estado del anticipo cambiará de generado a preaprobado y viceversa cuando se desactive.
Finalmente nótese que en la columna de preaprobar aparece el siguiente icono 
:
Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos de preaprobación que tenga el anticipo cliente permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento de preaprobación realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.
Visualización y preaprobación de registros hacia diferentes proyectos de manera simultánea:
Como se explicó anteriormente el sistema de preaprobación de anticipos clientes es independiente para cada proyecto, por defecto el sistema carga los registros pendientes de preaprobación del proyecto de sesión y a su vez el usuario podrá aplicar filtros de consulta para preaprobar registros en los proyectos que tenga asignados.
Para el caso de preaprobaciones móviles, con el fin de poder realizar la visualización de registros en preaprobación pertenecientes a diferentes proyectos, el usuario al dirigirse a la preaprobación de anticipos clientes; el sistema presenta en pantalla los registros pendientes de preaprobación de todos los proyectos que tenga asignado el usuario, de esta forma podría realizar el proceso de múltiples documentos en varios proyectos en un solo proceso de consulta.
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