Entrega de cuentas por pagar a tesorería

Por medio de esta opción es posible llevar un registro detallado de la entrega de documento de tipo Cuentas por Pagar (CP) desde el módulo de Contabilidad al módulo de Tesorería.

Casillas de Búsqueda

• Libro: Lista desplegable que permite filtrar los documentos de cuentas por pagar según el libro en el que fueron registrados. Por defecto el sistema siempre trae el libro principal. Campo obligatorio.
• Centro costo: Control de búsqueda para filtrar por un centro de costos de tipo auxiliar en específico que se encuentra asociado a los documentos de cuentas por pagar en consulta. Para encontrar un centro de costos debe digitar el número, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable, si no selecciona ningún centro de costos de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.
• Usuario Contabilizó: Lista desplegable que permite efectuar la consulta de cada uno de los documentos contabilizados por un usuario en específico. Campo opcional.
• Tercero: Control de búsqueda para filtrar por un tercero en específico que se encuentra asociado a los documentos de cuentas por pagar en consulta, para encontrar un tercero debe digitar el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado, si no selecciona ningún centro de costos de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.
• Factura: Campo de texto alfanumérico para ingresar el número de documento de tercero asociado a un documento de cuentas por pagar en específico.
• Tipo Documento: Control de búsqueda que permite consultar por un tipo de documento específico a entregar a tesorería. Con esta funcionalidad podrá definir otros tipos de documentos diferentes a CP – Cuentas por Pagar, siempre y cuando tengan un movimiento a una cuenta de cruce. Para encontrar un tipo de documento, digite el código (Nomenclatura) de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Si no selecciona ningún tipo de documento de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro. Para activar o desactivar esta funcionalidad es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
• No. Documento: Campo de texto numérico para ingresar el número de consecutivo correspondiente a un documento de tipo cuentas por pagar en específico.
• Fecha Inicial/Final: Campo con formato dd/mm/aaaa que permite filtrar la consulta por una fecha de inicio y fin especifica. La información consultada estará limitada por el rango de fechas diligenciado; por defecto se visualizará un rango de fechas de corte mensual tomando el periodo en que se efectué la consulta como fecha inicial. Este campo es obligatorio sin embargo al utilizar este filtro y/o el filtro factura, estos serán omitidos para efectos de la consulta.

Casillas de Agrupación

• Mostrar Documentos: Marque esta casilla para agrupar la consulta según el estado de registro de los documentos de cuentas por pagar a consultar, las opciones disponibles son:

  • Todos: Marque esta casilla si desea ver la totalidad de documentos asociados a los filtros de consulta previamente seleccionados, sin importar el estado de registro del documento.
  • Contabilizados: Marque esta casilla si desea ver solo aquellos documentos de cuentas por pagar que se encuentren en estado contabilizado.
  • Pendientes por Contabilizar: Marque esta casilla si desea ver solo aquellos documentos de cuentas por pagar que se encuentren pendientes por ser contabilizados.
  • Anulados: Marque esta casilla si desea ver solo aquellos documentos de cuentas por pagar que se encuentren en estado anulado.

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla.

Detalle del Informe

• Documento: Columna que indica el consecutivo del documento de cuentas por pagar que se va a entregar al módulo de Tesorería.

• Doc. Original: Columna que indica el número de consecutivo original asociado a los documentos de cuentas por pagar en los que se le haya efectuado cambio de sucursal mediante la generación de documento de tipo TS (Traslado Sucursal).

• Centro Costo: Columna que indica el nombre del centro de costos asociado a cada documento de cuentas por pagar listado

• Fecha: Columna que indica la fecha de emisión de la cuenta por pagar listada.

• Vence: Columna que indica la fecha de vencimiento registrada para cada documento de cuenta por pagar listada.

• Proveedor: Columna que indica el nombre del tercero consultado de cada movimiento por pagar.

• Nit: Columna que indica el número de identificación del tercero asociado al documento de cuentas por pagar.

• Área: Columna que indica el área asociada al usuario de creación del documento de cuenta por pagar a entregar; cartera (Documentos generados por un usuario de tesorería) y General (Usuarios no marcados con esta configuración).

• Factura: Columna que se visualiza si se selecciona la casilla “Ver Número de Factura”, esta indica el número del documento del tercero asociado al documento contable.

• Doc. Cruzado: Columna que indica si el documento de cuenta por pagar listado, si se encuentra cruzado indicará SI, de lo contrario indicará NO, esta columna se actualiza dependido del estado de cruce del documento de cuenta por pagar soporte del saldo.

• Valor: Columna que indica el monto del movimiento de la cuenta cruce por pagar registrada en el documento listado, sin considerar para ello cruces totales o parciales generados para el documento.

• Casilla: Casilla de selección que permite la marcación de uno o todos los documentos de cuentas por pagar consultados para efectuar su entrega al módulo de cuentas por pagar; solo es posible efectuar la entrega de documentos contabilizados, aquellos des contabilizados o anulados se visualizarán en color rojo impidiendo su marcación.

  

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el botón Guardar. Dicho botón se encuentra en la parte inferior izquierda. Una vez se confirme la entrega de documentos no es posible reversar el proceso.