Envío de correspondencia saliente a través de correo electrónico

Dado a que en la actualidad el envío de correspondencia saliente a través de correo electrónico es un método más sencillo que trasladarse hasta las instalaciones del receptor. Ahora SINCO SGD permite realizar el envío de los radicados de correspondencia de clase saliente y sus adjuntos a los diferentes correos electrónicos de los destinatarios.

Configuración previa envío de correspondencia saliente por correo electro´nico

Como parametrizaciones iniciales para el envío de correspondencia por correo electrónico es requerido que exista una forma de entrega que cuente con la configuración de correo electrónico.

La configuración de las formas de entrega y configuración de las cuentas se podría visualizar aquí

Configuración notificación

Cuando se realice el envío por correo electrónico de la correspondencia el sistema enviará una notificación configurada desde SINCO ERP, la cual se visualizará al ingresar a la ruta CONFIGURACIÓN/SISTEMA/NOTIFICACIONES/CONSULTA DE NOTIFICACIONES, seleccionar el origen SGD Correspondencia, luego ingrese a la notificación con descripción 'Envío gestión correspondencia'.

Desde la configuración de la notificación, será posible modificar el asunto, cuerpo del mensaje y cuenta de envío. Recuerde siempre guardar los cambios realizados en la notificación para que se vean reflejados al momento de enviar el correo electrónico.

Radicación de correspondencia saliente

Una vez cuente con la parametrización correspondiente es necesario generar un radicado de clase saliente al cual se le asigne la forma de entrega que tenga configurada la marca de correo electrónico.

Envío de correo electrónico

Después de generar el radicado de correspondencia saliente se ingresa a la ruta SGD/Correspondencia/Gestión de correspondencia allí encontrará dos filtros de los cuales uno le permitirá filtrar por radicado o consecutivo de la correspondencia y el otro por los demás datos como destinatario, remitente, asunto, forma de entrega, tipo de correspondencia.

Dentro de la consulta de esta página se encuentran todas las correspondencias de clase saliente, para identificar las correspondencias que pueden ser enviadas por correo electrónico el sistema asigna un ícono en forma de sobre.

Para realizar el envío de la correspondencia de clic sobre el ícono , allí el sistema abrirá un modal en el cual se indicará si se requiere cargar o reemplazar un archivo. En caso tal de aceptar el sistema abrirá automáticamente el modal de cargar y digitalizar archivos, y en caso tal de no aceptar se abrirá el modal de incluir los destinatarios.

Creación destinatarios

El sistema permitirá que al asignar el correo electrónico se pueda guardar el destinatario en la base de datos, para así en futuras ocasiones no sea requerido agregar de nuevo toda la información. Para realizar este proceso ingrese el correo electrónico sobre el cual se va a realizar el envío, allí si el sistema no encuentra coincidencias habilitará un ítem llamado 'Crear destinatario', en cual al realizar clic automáticamente el sistema abrirá un nuevo modal llamado 'Gestión destinatarios-Crear' donde se solicitará la siguiente información:

• Nombre: Campo alfanumérico para ingresar el nombre del destinatario.
• Correo: Este campo se llena por defecto con la información del correo ingresado antes de abrir el modal de creación de destinarios.
• Tercero: Es un campo no obligatorio el cual llama los terceros de financiero que tengan configurado el tipo de documento NIT.

Para finalizar con la creación del destinatario de clic en crear, automáticamente el sistema alertará que se creó el destinatario, permitiendo así que en futuros envíos se pueda seleccionar.

Adjuntar documentos

A través de esta opción podrá realizar la carga de adjuntos al registro de correspondencia, ya sea como imagen principal o como anexos. Para iniciar con la carga de adjuntos de clic sobre 'Adjuntar' automáticamente el sistema habilitará la opción de digitalización y carga de documentos de correspondencia, para conocer como realizar el proceso de carga de archivos desde este modal de clic aquí

Una vez se hayan registrado los destinatarios y se hayan cargado los documentos será posible continuar con el envío del correo electrónico, por lo tanto, de clic sobre 'Enviar', allí el sistema abrirá un modal de confirmación en el cual indica los documentos y correos a los cuales les llegará el correo, si está de acuerdo con la información de clic en 'Enviar' acción que generará el envío del correo y cambiará la correspondencia a estado enviado.

Es importante tener presente que las correspondencias que cuenten con una forma de entrega que tenga configurado el check de correo electrónico no podrán ser agregadas a las planillas de correspondencia y que las correspondencias en estado enviado llegarán directamente a la confirmación de la correspondencia saliente.

Si no se desea realizar la confirmación desde la opción del SGD, al momento de enviar la correspondencia por correo realice clic en 'Enviar y confirmar' acción que enviará el correo electrónico y cambiará el estado de la correspondencia a 'Entregado', omitiendo así tener que ir a realizar la confirmación de entrega desde el ERP.

Correo enviado

El correo que será enviado a los destinatarios indicará el tipo de la correspondencia, el asunto y el consecutivo, adicional se encontrarán adjuntos los cargados a la correspondencia.