Estado de ítems

Esencialmente el estado de ítems permite habilitar o cerrar actividades para los procesos operativos de almacén y contratos en SINCO ADPRO. Adicionalmente con el estado de ítems del módulo de ejecución se puede definir el bloqueo de actividades por cantidad o valor de forma independiente, de tal forma que en la elaboración del contrato no se sobrepasen los valores o cantidades definidos previamente desde el presupuesto proyectado para cada actividad del presupuesto.

Finalmente y también desde la opción de estado de ítems permite el bloqueo en salidas de almacén por cantidad o por valor de forma independiente sobre cada actividad.

Prerrequisitos estado de ítems

• Asignar permisos de la opción a los usuarios correspondientes.
• Seleccionar el proyecto sobre el cual se desea intervenir el estado de los ítems o actividades presupuestales.

Funcionalidad estado de ítems

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea intervenir, se debe seguir la ruta ADPRO/Ejecución/Estado de ítems.

Procedimiento de consulta y cambio de estado de ítems

Al ingresar a la opción de estado de ítems en primera instancia se visualizará la siguiente pantalla:

Generación de consulta: para realizar algún tipo de filtro oprima el icono allí aparecerá un panel de filtros, ingrese la información necesaria en los filtros de búsqueda para ejecutar la consulta, luego oprima el botón consultar, donde aparecerá la siguiente pantalla listando las actividades del proyecto según el filtro aplicado.

• Capítulo: ingrese el número, la descripción y/o parte de la misma del capítulo, oprima el botón TAB y aparecerán los capítulos que necesite consultar.
• Subcapítulo: seleccione el subcapítulo que necesite consultar.
• Ítems: ingrese el número o la descripción del ítem que desea buscar en específico.
• Estado: seleccione el estado de los ítems que necesite consultar. Existen tres estados de actividades: no iniciado, en ejecución y terminado.

• Cambio de estados: posteriormente se encuentra la columna del estado. Según el estado de la actividad, el usuario puede configurarla como: no iniciado, en ejecución o terminado masiva o individualmente.

Al generar el cambio de estado de ítems masivamente arroja un mensaje de confirmación:

Si la actividad se encuentra en estado no Iniciado no se puede pedir ni contratar un insumo sobre el ítem seleccionado. Sin embargo, muchas veces se debe contratar una actividad sin que hubiese comenzado su ejecución. Para esto existen las siguientes columnas de aplica en. Para recrear esta situación el usuario puede poner la actividad en ejecución y decirle al sistema que aplica en contratos más no en almacén, de esta forma se va a poder contratar la actividad y mas no realizar pedidos de insumos que hagan parte del ítem en cuestión.

Si el estado de la actividad es terminado, no se pueden pedir más insumos del APU de la misma ni se va a poder seguir contratando la sobre la actividad o generando salidas de almacén.

A continuación se mostrará un ejemplo quitando el bloqueo de contratos:

Del anterior video se puede evidenciar que al no tener el activo el bloqueo en contratos por cantidad y valor, aún así permitió generar el contrato, caso contrario; si hubiese tenido el checkel bloqueo aplicado en cantidad y valor no hubiese permitido contratar por encima de la proyección.

• Auditoría: en la última columna aparece el siguiente icono al dar clic sobre éste, el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos realizados en cada ítem, permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento de bloqueo, desbloqueo o cambio de estado.

En el video anterior se puede ver que, desde la creación de las actas de avance estándar pueden dar por iniciado o terminado las actividades presupuestales, al realizar esta acción el sistema también guarda la auditoría de estos movimientos.

Por ejemplo, el ítem 11.003 - Lleno con Material de sitio Muro contención, se encontraba en estado terminado.

Por lo tanto, al momento de realizar un acta de avance estándar e ingresar la información ya sea cantidad o porcentaje automáticamente cambia de estado a “en ejecución" desde actas de avance estandar.

Finalmente, si se termina una actividad desde actas de avance estándar en la auditoría también se visualiza el usuario, la fecha, hora y opción en la que se finalizó la actividad.