Estructuración del cronograma del proyecto en Planificación

El cronograma es una de las partes más importantes en la planeación de un proyecto. Teniendo en cuenta el calendario y las excepciones, el director de proyectos define y programa las actividades necesarias para la ejecución del proyecto. Además, debe establecer las fechas de inicio, fechas de terminación, esfuerzos, recursos, adquisiciones (si aplica), riesgos (si aplica), integraciones del costo desde ADPRO y de avance desde CBR (si aplica), y las interrelaciones o dependencias de cada una de las actividades y entregables.

De acuerdo al tipo de planificación seleccionada en la creación del proyecto (Para mayor información, consultar la sección Crear proyecto), el sistema programa de acuerdo a las siguientes opciones:

• EDT - Cronograma: cuando el tipo de planificación del proyecto es EDT – Cronograma, en el Cronograma se muestran los paquetes de trabajo que se establecieron en la Estructura de desglose de trabajo - EDT; por lo que el director de proyectos debe desglosar los paquetes (entregables) en términos de actividades y completar el cronograma.

El paso a seguir, es la definición de las tareas de los paquetes de trabajo. Se debe tener en cuenta que los paquetes de trabajo no se pueden editar, agregar o eliminar desde el cronograma; para editarlos se debe ingresar al menú Estructura de desglose de trabajo. Para mayor información, consultar Estructura de desglose de trabajo.

Luego de creada la **EDT - Estructura de desglose de para iniciar a crear las actividades, se debe seleccionar el paquete de trabajo en cuestión y luego:

• Dar clic derecho y seleccionar la opción Agregar > Sub-tarea

• Utilizar las opciones que se mencionan más abajo, para la definición del cronograma.

• Cronograma: por el contrario, si el tipo de planificación del proyecto es Cronograma, el sistema permite manejar los siguientes escenarios:

• Si en la creación del proyecto se tomó un proyecto base para copiar su planeación, para este caso, el director de proyectos debe ajustar y completar el cronograma.

• Si no existe un proyecto base, entonces, el director de proyectos debe ingresar la lista de las actividades y completar el cronograma.

• O si no existe un proyecto base, entonces, el director de proyectos puede cargar desde MS Project, el cronograma de trabajo. Para mayor información, consultar la sección Cargar archivo de Project.

Para efectos de este manual y con el fin de explicar todas las herramientas y opciones del cronograma, se detalla la opción de realizar un cronograma sin proyecto base. Ahora bien, estas mismas opciones deben utilizarse, cuando el cronograma se copia desde un proyecto base o desde MS Project.

Excepciones

Es importante configurar previamente el calendario y las excepciones del proyecto. Una vez dentro del cronograma es posible adicionar, editar o eliminar excepciones, para esto, dar clic en el botón:

Las excepciones permiten definir los días laborales, como días no laborales en el proyecto seleccionado, como es el caso de los días festivos. El sistema no programará actividades durante los días no laborales. Para esto, realizar el siguiente procedimiento:

Para configurar las excepciones, realizar el siguiente procedimiento:

• Agregar: seleccionar del calendario en el encabezado, el mes y año para ubicar la fecha a insertar como excepción y dar clic en el botón

• Editar: los festivos y los días no laborales del proyecto, es posible editarlos. Para esto, dar doble clic sobre el nombre o sobre la fecha a editar.

• Eliminar: para eliminar el registro, buscar y seleccionar en el listado o a través del calendario, la excepción a eliminar y dar clic sobre el botón

• Una vez registradas, editadas o eliminadas las excepciones del proyecto, para confirmar la acción, dar clic en el botón Aceptar

• Para cancelar la acción, dar clic en el botón Cancelar

• #: Campo no editable que enumera de forma automática las actividades creadas en el cronograma del proyecto.

Crear tareas

• Adicionar nueva tarea: Para adicionar una nueva actividad, dar clic en el botón + de la barra de herramientas. El sistema adiciona una “Nueva tarea” y le asigna el número (#), que la identifica:

• También es posible, dar clic derecho sobre el nombre del proyecto y seleccionar el menú:** Agregar > Sub-tarea**.

Para seguir adicionando nuevas actividades, también es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar las siguientes opciones:

• Agregar > Tarea arriba: Inserta una nueva tarea en una posición menor o anterior a la tarea seleccionada.

• Agregar > Tarea abajo: Inserta una nueva tarea en una posición mayor o siguiente a la tarea seleccionada.

• Agregar > Sub-Tarea: Inserta una nueva tarea como hija de la actividad seleccionada. Se debe tener en cuenta que la tarea seleccionada pasa a convertirse en una actividad paquete o actividad padre.

• Agregar > Agregar sucesor: Crea una nueva tarea con las siguientes características:

a. Inserta la nueva tarea en una posición mayor o siguiente a la tarea seleccionada
b. Establece una dependencia tipo Fin – Inicio con la tarea seleccionada.

• Agregar> Agregar predecesor: Crea una nueva tarea con las siguientes características:

a. Inserta la nueva tarea en una posición menor o anterior a la tarea seleccionada.
b. Establece una dependencia tipo Fin – Inicio en la tarea seleccionada, con la tarea creada.

• Eliminar tarea Para eliminar, seleccionar la(s) actividad(es) y dar clic en el botón X de la barra de herramientas.

• Eliminar tarea(s): Para eliminar actividades, también es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar la opción Eliminar tarea(s).

• Editar nombre de la tarea: Para editar el nombre de la actividad, dar clic sobre la actividad y modificar el texto correspondiente, en la columna Nombre de tarea.

Sangría

SGP permite aumentar o disminuir sangría en las tareas del proyecto, con el fin de jerarquizar, ordenar y acumular, mediante el uso de actividades paquete o actividades padre.

Aumentar sangría: Permite definir una o varias actividades como sub tareas de un paquete de actividades. Para esto, seleccionar la actividad o las actividades requeridas y luego dar clic sobre el botón de la barra de herramientas.

También es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar la opción: Agregar > Sub-tarea. Para mayor información, consultar la sección Agregar sub-tarea

• Disminuir sangría: Permite eliminar la sangría de la actividad seleccionada. Para esto, seleccionar la actividad o las actividades requeridas y luego dar clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Programación en fechas

Por defecto cada vez que se crea una nueva actividad, esta se muestra con la fecha actual. En cada una de las actividades definir:

• Inicio: Ingresar o seleccionar del calendario, la fecha de inicio de la tarea.

• Fin: Ingresar o seleccionar del calendario, la fecha final de la tarea.

Duración

El sistema permite definir la duración de las actividades del cronograma, únicamente en días. Por defecto se calcula de acuerdo al calendario del proyecto, las excepciones y la cantidad de días que transcurren entre las fechas de inicio y fin. Es posible modificar la duración al ingresar o editar este campo en la actividad.

• Duración cero: SGP permite definir actividades con duración cero dentro del cronograma del proyecto. Para este tipo de definición, el campo esfuerzo se muestra bloqueado por el sistema y en el diagrama de Gantt se identifica por el siguiente gráfico pero no se marca como hito del proyecto.
  

Se debe tener en cuenta:

Actividades con duración cero y sin predecesoras: Para este tipo de tareas, el sistema asigna la hora de inicio de acuerdo con el calendario del proyecto.

Actividades con duración cero y con predecesoras: para este tipo de tareas, el sistema asigna la fecha de la tarea relacionada (teniendo en cuenta los tiempos de adelanto y atraso), y la hora final de acuerdo con el calendario del proyecto:

• Duración mayor que cero: Es posible modificar la duración al ingresar o editar este campo en la actividad. Adicionalmente, la duración, se calcula de acuerdo a la cantidad de días que transcurren entre las fechas de inicio y fin de las actividades del proyecto.

Predecesoras

Permite establecer las dependencias entre actividades. Para definirlas se utiliza la siguiente nomenclatura:

#de la tarea: se refiere a la primera columna del Cronograma y se debe elegir el número de la actividad con la que se requiere relacionar.

Iniciales del tipo de precedencia:

• II: Inicio-Inicio. La actividad sucesora no puede iniciar hasta que inicie la actividad predecesora.

• FI: Fin-Inicio. La actividad sucesora no puede iniciar hasta que termine la actividad predecesora. Se debe tener en cuenta que, si no se requiere manejar los tiempos de adelanto y atraso, no es necesario poner la inicial, solo el # de la tarea.

• FF: Fin-Fin. La actividad sucesora no puede terminar hasta que termine la actividad predecesora.

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• IF: Inicio-Fin. La actividad sucesora no puede terminar hasta que inicie la actividad predecesora.

• Adelantos y atrasos: es posible asignar tiempos de adelanto o atraso sobre la dependencia ingresada, para que se calcule la fecha de inicio o fin de la actividad relacionada. Para esto, se debe ingresar el signo + y el número de días si se requiere aumentar días (atrasos) o digitar los días anteponiendo el signo –, si se requiere restar los días (adelantos).

Ejemplo: 2II+6

Recursos humanos

El sistema presenta dos funcionalidades para la asignación de recursos humanos en el cronograma.

A través del botón Gestionar recursos de la barra de herramientas, el sistema permite definir los recursos humanos del proyecto y asignarles actividades en el cronograma. Para esto, se habilita una ventana con las siguientes pestañas:

Recursos humanos
Visualiza los recursos previamente asignados al proyecto en la opción de Registro de recursos humanos y permite registrar un nuevo recurso en el proyecto con el fin de asignarlo en las actividades del cronograma. Para esto, realizar el siguiente procedimiento:

Dar clic en el botón Agregar recurso, se muestran tres opciones:

Recursos registrados anteriormente: permite buscar y seleccionar recursos (con o sin usuario) que previamente se asignaron a otros proyectos Sinco SGP. Para esto, en el campo Buscar, ingresar la identificación o nombre del recurso. Es posible consultar los datos de creación mediante el botón Detalles

• Identificación: campo que visualiza el número de identificación del recurso humano.
• Nombre: campo que visualiza el nombre del recurso humano.
• Correo: corresponde al correo electrónico del recurso humano, definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
• Cargo: detalla el cargo del recurso humano, definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
• Usuario asociado: muestra el usuario de Sinco ERP asociado al recurso humano. Cuando el recurso no tiene usuario en Sinco ERP, el campo se muestra el texto No definido.

Usuarios ERP: esta opción, permite buscar y seleccionar un usuario del ERP para asignarlo como recurso del proyecto.
Esta alternativa debe utilizarse cuando no se encuentra al recurso en la opción Recursos registrados anteriormente. Para esto, en el campo Buscar, ingresar la identificación o nombre del recurso. Es posible consultar, los datos de creación ingresados en los usuarios del ERP, mediante el botón Detalles

• Identificación: campo que visualiza el número de identificación del recurso humano.
• Nombre: campo que visualiza el nombre del recurso humano.
• Correo: corresponde al correo electrónico del recurso humano definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
• Cargo: detalla el cargo del recurso humano definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
• Usuario asociado: muestra el usuario de Sinco ERP asociado al recurso humano. Cuando el recurso no tiene usuario en Sinco ERP, el campo se muestra el texto No definido.
• Guardar/Cancelar

Crear nuevo recurso: permite crear un recurso externo a la compañía, al cual, no se le asignará usuario en la aplicación. Para esto, registrar los datos del recurso:

• Identificación: campo obligatorio que permite ingresar el número de identificación del recurso humano.
• Nombre: registrar el nombre del nuevo recurso humano..
• Correo: registrar el correo electrónico del nuevo recurso humano..
• Cargo: registrar el cargo del nuevo recurso humano.
• Guardar/Cancelar

Una vez se guarde los recursos humanos en el proyecto, se muestran organizados en una tabla, en orden alfabético por nombre. Adicionalmente, se visualiza los datos como la identificación, el correo electrónico, el usuario de Sinco ERP y el cargo:

Para consultar alguno de los recursos humanos asignados al proyecto, el sistema permite utilizar los siguientes filtros:

• Identificación/Nombre: buscar y seleccionar el nombre o identificación del recurso a consultar dentro del listado de la tabla. Ingresar parte del nombre, identificación o raya al piso (_), para ver los 20 primeros registros en orden alfabético.

• Cargo: seleccionar el cargo que se requiere consultar.

• Dar clic en el botón Consultar, para actualizar el listado de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados.

Es posible realizar las siguientes acciones con los recursos asignados al proyecto:

• Editar: la opción se habilita únicamente para los recursos externos creados desde SGP. Para editar, dar clic sobre el botón:

• Eliminar: la opción se habilita, únicamente para los recursos que no estén asignados a actividades en el cronograma del proyecto.

Estimar costos de recursos humanos

El director de proyectos realiza la estimación del costo mensual o el valor hora de los recursos asignados a al proyecto.

Para consultar alguno de los recursos humanos asignados al proyecto y estimar el costo utilizar el filtro:

• Identificación / Nombre: buscar y seleccionar el nombre o identificación del recurso a consultar, dentro del listado de la tabla. Ingresar parte del nombre, identificación o raya al piso (_) para ver los 20 primeros registros en orden alfabético.

• Dar clic en el botón Consultar para actualizar el listado de acuerdo con los criterios de búsqueda seleccionados.

Los recursos humanos asignados al proyecto se muestran organizados por orden alfabético con la siguiente información:

• Identificación: número de identificación del recurso.

• Nombre: nombres y apellidos del recurso.

• Cargo: cargo del recurso.

• Mensual SGP:

  • Último: muestra a modo de consulta, el último costo mensual del recurso definido en proyectos anteriores.
  • Actual: muestra el último costo mensual o editado del recurso definido en proyectos anteriores.
  • Hora: muestra el último costo hora del recurso definido en proyectos anteriores.

• Para modificar la estimación es posible editar las casillas de registro de Mensual SGP:

  • Actual: ingresar el valor mensual del recurso. De acuerdo a este valor, el sistema calcula de forma automática el valor hora.
  • Hora: si se requiere, es posible ingresar el valor hora del recurso. En este caso y de acuerdo con este valor, el sistema calcula de forma automática el valor mensual (Actual).

• Dar clic en el botón Guardar

Asignación y desasignación de recursos

Permite realizar la asignación o desasignación masiva de los recursos y el responsable en las actividades del cronograma. Para esto:

Actividad: utilizar el filtro de actividad con el fin de:

• Listar todas las actividades del cronograma cuando el filtro de actividad se deja vacío.
• Buscar una actividad específica para la asignación o desasignación de recursos.
• Buscar una actividad padre o paquete para la asignación o desasignación de recursos en su grupo de actividades hijas o sub tareas.

Dar clic en el botón Consultar que de acuerdo al filtro anterior listará la(s) actividad(es) seleccionad(as) y se mostrarán con la casilla de selección marcadas para asignar o desasignar los recursos o el responsable.

Asignar / desasignar Recursos: para asignar / desasignar recursos:

• Desmarcar / marcar la casilla de selección de las actividades sobre las que se asignará o desasignará los recursos.

• Dar clic sobre el botón de Recursos

• Buscar y seleccionar cada uno de los recursos a asignar o desasignar y dar clic en el botón +

• Dar clic en el botón Asignar o en el botón Desasignar, según sea el caso.

Asignar / desasignar Responsable:

• Desmarcar / marcar la casilla de selección de las actividades sobre las que se asignará o desasignará responsable.
• Dar clic sobre el botón de Responsable.
• Buscar y seleccionar el responsable a asignar o desasignar en el campo Responsable.
• Dar clic en el botón Asignar o en el botón Desasignar, según sea el caso.

Reasignación de recursos

Permite reasignar las actividades de un recurso a otro. Previamente, el recurso debe estar asignado en el proyecto.
Para esto ingresar a la pestaña Recursos humanos de la ventana de Gestión de recursos. Luego:

• Recurso actual: buscar y seleccionar el recurso que se desea desasignar.

• Recurso nuevo: buscar y seleccionar el recurso nuevo que se asignará en las actividades del recurso anterior.

• Dar clic en el botón Reasignar

Recursos asignados

En esta columna el director de proyectos, asigna o edita la asignación de los recursos humanos, en las actividades del cronograma.
Al dar clic sobre el campo, se listan los recursos humanos identificados en el proyecto, creados desde el botón Gestionar recursos de la barra de herramientas o desde el menú Registro de recursos humanos. Luego, marcar la casilla de selección del (los) recurso(s) necesario(s) y dar clic en el botón Asignar y cerrar o Cancelar para no realizar la acción.

Adicionar / Ocultar columna

Por defecto el sistema muestra en la vista del cronograma las columnas fijas. El cronograma se compone de las siguientes columnas:

Columnas fijas:
'#'
Nombre de tarea
Inicio
Fin
Duración
Predecesoras
Recursos asignados
Adicionar/ocultar columna

Columnas ocultas:
Buffer
Cantidad
Esfuerzo
Holgura
Modo de avance
Responsable
Sucesoras
Tipo
Tipo esfuerzo

La columna Adicionar/ocultar permite agregar a la vista, las columnas ocultas del cronograma SGP. Para esto:

• Haga clic sobre el encabezado de la columna Adicionar/ocultar.
• Ingrese el nombre de la columna a insertar o selecciónelo de la lista.
• El sistema habilita la columna seleccionada.

Para ocultar las columnas de la vista del cronograma, sobre cualquiera de los encabezados de la columna dar clic en el íconoy seleccionar el menú Columnas. El sistema muestra las columnas fijas y las columnas activadas en la vista del cronograma:

• Para ocultar, desmarcar la casilla de selección de la columna que no se quiere visualizar.
• Para mostrar marcar la casilla de selecciónde la columna que se requiere visualizar.

La columna Adicionar/ocultar, muestra las columnas ocultas en orden alfabético. Para efectos de este manual, se listarán en orden de verificación o configuración:

Recurso responsable

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Responsable en la columna Adicionar/ocultar.

En este campo el director de proyectos asigna el recurso humano responsable de las actividades del cronograma. El responsable es el encargado de ingresar el porcentaje de avance, de reportar cantidades, de reportar esfuerzo de sus compañeros de actividad (si aplica), del consumo de las adquisiciones prorrata tarea (si aplica) y de cerrar la actividad a cargo.

Al asignar los recursos a la actividad en la columna Recursos asignados o en la Asignación y desasignación del botón Gestionar recursos, el sistema de forma automática asigna como responsable al primer recurso seleccionado en la asignación.

Si se requiere cambiar, dar clic sobre el campo Responsable de la actividad seleccionada. El sistema lista los recursos humanos asociados a la actividad. Luego, marcar la casilla de selección del responsable y dar clic en el botón Asignar y cerrar

Buffer

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Buffer en la columna Adicionar/ocultar. Es posible editar, eliminar o establecer nuevos buffers (amortiguadores) que absorban los imprevistos del proyecto y que permitan por tanto ejecutarlo (con garantías), definiendo los plazos de tiempo por bloque de actividades o por el proyecto.

Un buffer es una actividad ficticia, asociada a una actividad(es) real y con una duración determinada por el usuario, que se añade en un punto concreto del cronograma del proyecto, con el objeto de tener en cuenta posibles desviaciones (temporales) de las actividades.

Para esto en el cronograma, es posible crear nuevas actividades, indicar la duración en días, definir la predecesora de la misma y definirlas como buffer, al marcar la casilla de selección de la columna Buffer.

También es posible seleccionar una tarea, dar clic derecho y seleccionar del menú contextual, según sea el caso:

Convertir en buffer

Marca la actividad como buffer y se puede visualizar en la columna Buffer.

Quitar buffer

Desmarca la actividad como buffer y se puede visualizar en la columna Buffer.

Modo avance

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Modo avance y Cantidad en la columna Adicionar/ocultar. El campo Modo avance Permite al director de proyectos definir la forma en que los recursos van a reportar el avance de cada una de las actividades. El sistema ofrece dos opciones:

• Porcentaje: El avance de la actividad se planea para que se realice por porcentaje. Una vez el proyecto se encuentre en ejecución, el recurso registra el avance de la actividad entre 0 y 100%.

• Unidades: El avance de la actividad se planea para que se realice de forma física. Una vez el proyecto se encuentre en ejecución, el recurso registra las unidades ejecutadas para que el sistema calcule el porcentaje de avance de la actividad. Para este caso, es necesario indicar las cantidades presupuestadas en la columna Cantidad.

Por defecto al crear una nueva actividad, la columna se mostrará en Porcentaje. Es posible modificar el Modo de avance en la actividad, para lo cual se debe seleccionar la opción que corresponda.

Cantidad

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Modo avance y Cantidad en la columna Adicionar/ocultar. El campo Cantidad presenta dos opciones dependiendo de cómo se defina la actividad en la columna Modo avance:

• 100: cuando el campo Modo avance se define en Porcentaje, por defecto la columna Cantidad se muestra definida en el máximo porcentaje que acepta el sistema, como avance de la actividad, es decir en un 100%. Este campo no permite edición.

• 1 o mayor que 1: cuando el campo Modo avance se define en Unidades por defecto la columna Cantidad se muestra definida en 1 unidad. El director de proyectos define o modifica la cantidad total de unidades presupuestadas para la actividad editando el campo. Esto con el fin de que los recursos realicen el avance físico por unidades.

Tipo esfuerzo

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Tipo esfuerzo y Esfuerzo en la columna Adicionar/ocultar. El campo Tipo esfuerzo permite definir dos formas de asignación del esfuerzo, en una actividad:

• Manual: permite asignar manualmente el número de horas requeridas para cumplir con la actividad, en la columna Esfuerzo.

• Automático: el sistema calcula las horas requeridas de trabajo, en la columna Esfuerzo de forma automática, de acuerdo con la duración de la tarea, la cantidad de recursos humanos asignados, la capacidad de cada recurso y el calendario del proyecto.

Esfuerzo

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Tipo esfuerzo y Esfuerzo en la columna Adicionar/ocultar. El campo Esfuerzo, corresponde a la cantidad de trabajo necesario para realizar la actividad. El sistema permite definir el esfuerzo de las actividades del cronograma únicamente en horas. Dependiendo del tipo de esfuerzo seleccionado, este campo se calcula o se asigna en la actividad.

Si el campo Tipo de esfuerzo es:

• Manual: permite ingresar manualmente en la columna Esfuerzo, el número de horas requeridas para cumplir con la actividad. Una vez definido, el esfuerzo digitado, es prorrateado entre la cantidad de recursos humanos asignados y la duración de la tarea. Se debe tener en cuenta:

  • Es posible editar la columna Esfuerzo, cuando se selecciona tipo de esfuerzo Manual.
  • Se pueden definir las horas de esfuerzo, sin previamente asignar el (los) recurso(s) humano(s) a la actividad.
  • No aplica el manejo de la capacidad por recurso, en la asignación del esfuerzo por actividad.

Ejemplo

• Automático: el sistema calcula las horas requeridas y las muestra en la columna Esfuerzo cambio de forma automática. Para el cálculo, el sistema toma en cuenta la duración de la actividad, la cantidad de recursos humanos asignados, la capacidad de cada recurso y el calendario del proyecto. Se debe tener en cuenta:

  • No es posible editar la columna Esfuerzo, cuando se selecciona tipo de esfuerzo Automático o cuando la actividad se encuentre en estado terminado.
  • Solo hasta que se asigne el (los) recurso(s) humano(s), el sistema mostrará las horas calculadas en la columna Esfuerzo de la tarea.
  • Es posible definir la capacidad por recurso, para la asignación del esfuerzo por actividad.
  • Este tipo de esfuerzo se utiliza cuando no se requiere un control del trabajo realizado por horas, es decir se valora la actividad por días.

Ejemplo

Hito / Entregable

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Tipo en la columna Adicionar/ocultar. Este campo, permite definir si la actividad o actividades seleccionadas en estado activo, corresponden a un hito y/o un entregable. De acuerdo con el PMBOK®:

• Hito: corresponde a un punto o evento significativo dentro del cronograma del proyecto.
• Entregable: es cualquier producto, resultado o capacidad única y verificable, que se debe producir para ejecutar un proceso, fase o proyecto.

Para definir el Tipo de actividad, se debe:

• Marcar la casilla de selección de la opción que corresponda. Es posible marcar ambas opciones Hito y/o Entregable, o no marcarlas lo que indica que simplemente es una tarea regular del cronograma.

• Luego, dar clic en el botón Asignar y cerrar

El sistema permite también, utilizar el menú contextual para realizar las definiciones de Hito y/o Entregable. Para esto, dar clic derecho sobre la actividad y seleccionar el menú Tipo:

• Convertir en hito: Marca la actividad como hito y se puede visualizar en la columna Tipo.

• Convertir en entregable: Marca la actividad como entregable y se puede visualizar en la columna Tipo.

• Convertir en hito/entregable: Marca la actividad como hito y entregable. Esta definición, se puede visualizar en la columna Tipo.

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• Convertir en tarea regular: Desmarca la actividad como hito y/o entregable. Esta definición, se puede visualizar en la columna Tipo.

Sucesoras

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Sucesoras en la columna Adicionar/ocultar. Este campo permite revisar y/o editar las sucesoras de la actividad seleccionada, de acuerdo con la definición realizada en las dependencias de la actividad, en el campo Predecesoras.

Holgura

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Holgura en la columna Adicionar/ocultar. Corresponde a un campo de consulta que permite revisar la holgura calculada por el sistema, de cada una de las actividades del proyecto. De acuerdo con el PMBOK®:

• Holgura: corresponde a la cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede demorarse o extenderse sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar ninguna restricción del cronograma.

• Ruta crítica: secuencia de actividades que representa el camino más largo a través de un proyecto, lo cual determina la menor duración posible del mismo.

Esta técnica de análisis del cronograma calcula las fechas de inicio y finalización, tempranas y tardías, para todas las actividades, sin tener en cuenta las limitaciones de recursos y realiza un análisis que recorre hacia adelante y hacia atrás toda la red del cronograma. Una ruta crítica se caracteriza normalmente por el hecho de que su holgura total es igual a cero.

Integración con ADPRO

Permite asociar en porcentaje, las variables de integración de ADPRO (Tipo Costo, Capítulo, Subcapítulo e Ítem) a las actividades definidas en la programación del cronograma SGP. Se debe tener en cuenta que antes de iniciar, previamente se se debe adicionar las variables de integración por obra o presupuesto en la página Creación de variables de integración con el ERP y luego, vincular el proyecto de ADPRO al proyecto SGP en la página Integración con el ERP

Para realizar la integración, dar clic en el botón de la barra de herramientas, luego utilizar los filtros, para habilitar la consulta:

• Actividad: permite:

  • Listar todas las actividades del cronograma, si el filtro de actividad se deja en Todas.
  • Buscar una actividad específica para la integración.
  • Buscar una actividad padre o paquete para la integración y listar su grupo de actividades hijas o sub tareas.

• Obra ADPRO: permite buscar y seleccionar la(s) obra(s), previamente asociada(s) al proyecto SGP. El sistema muestra alertas, indicando:

  • El nivel de integración definido en la opción de Creación de variables de integración con el ERP:

  

  • O si la obra ADPRO seleccionada, se encuentra en proceso de modificación de cronograma o gestión de cambios en otro proyecto SGP, por lo que bloquea hasta que se termine el proceso:

• Nivel: este filtro se habilita, una vez se seleccione la obra ADPRO. Permite seleccionar el nivel de integración que se requiere: Tipo Costo, Capítulo, Subcapítulo o ítem, según sea el caso. Lo anterior depende del nivel de integración definido en la opción de Creación de variables de integración con el ERP.

• Tipo de costo: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

  • Permite seleccionar el tipo de costo que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Tipo Costo.
  • De lo contrario no utilizarlo y mantener el filtro en Seleccione.
  • El sistema habilita el botón Consultar.

• Capítulo: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

  • Permite seleccionar el capítulo que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Capítulo.

  • Permite seleccionar el capítulo específico donde se encuentran los subcapítulos asociados a integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Subcapítulo. Se debe tener en cuenta que, para la integración a nivel de subcapítulo, no es obligatorio seleccionar un capítulo.

  • Permite seleccionar el capítulo específico donde se encuentran los ítems asociados a integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Ítem. Se debe tener en cuenta que, para la integración a nivel de ítem, es obligatorio seleccionar un capítulo.

  • De lo contrario no utilizarlo y mantener el filtro en Todos.

  • El sistema habilita el botón Consultar.

• Subcapítulo: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

  • Permite seleccionar el subcapítulo que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona subcapítulo.
  • De lo contrario no utilizarlo y mantener el filtro en Todos.
  • El sistema habilita el botón Consultar.

• Ítem: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

  • Permite seleccionar el ítem que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona ítem.

  • Para consultar todos los ítems de un capítulo específico, utilizar el filtro Capítulo y mantener el filtro Ítems en Todos.

  • Si no se selecciona un capítulo, el sistema muestra el siguiente mensaje:

• Una vez se seleccionan los filtros requeridos, el sistema habilita el botón Consultar; dar clic sobre este, para que se muestren los datos para editar el proceso de integración.

• Palabra clave actividad: ingresar palabra clave, que permita realizar la búsqueda de coincidencia, en las actividades programadas en el cronograma SGP.

• Palabra clave variable: ingresar palabra clave, que permita realizar la búsqueda de coincidencia, en las variables de integración (Tipo costo, capítulo, subcapítulo o ítem) del presupuesto de ADPRO.

• %: en las actividades SGP que corresponda, asignar el porcentaje de costo de las variables de integración de acuerdo con el nivel seleccionado, teniendo en cuenta los siguientes casos que se pueden presentar:

  • Cronograma SGP detallado - Presupuesto ADPRO detallado: la integración se realiza asignando a una actividad SGP, el total del porcentaje del costo de la variable de integración (1 a 1).

  

• Cronograma SGP detallado - Presupuesto ADPRO global: la integración se realiza prorrateando entre varias actividades SGP, el total del costo de una variable de integración (N a 1).

  

• Cronograma SGP global - Presupuesto ADPRO detallado: la integración se realiza asignando a una actividad SGP, el total del costo de varias variables de integración (1 a N).

  

  

• Detalles: el sistema detalla la siguiente información:

  • Al dar clic sobre el nombre de alguna de las actividades SGP del listado, el sistema abre una ventana, donde muestra la jerarquía y los datos principales definidos para la actividad en el cronograma. Para cerrar la ventana, dar clic en el botón Cerrar:

  

  • Al dar clic sobre el % en el encabezado de la tabla de cada una de las variables de integración, el sistema abre una ventana, donde muestra el porcentaje asignado total, el porcentaje disponible y las actividades donde se integró con el porcentaje asignado. Para cerrar la ventana, dar clic en el botón Cerrar

  

• Dar clic sobre el botón Regresar para retornar al cronograma.

Administrador de actividades

Para ingresar al administrador, previamente se debieron guardar los cambios realizados al cronograma, luego se debe seleccionar la actividad que se desea configurar y dar clic en el botón de la barra de herramientas. El sistema presenta las siguientes opciones:

Asignar adquisiciones a tareas

Cuando aplique, permite asignar las adquisiciones y el costo que se requiere cargar en las actividades del proyecto. Por defecto, se listan las adquisiciones prorrata tarea que se crearon previamente en la opción Registro de adquisiciones

Para asignar adquisiciones:

• Adquisición: es posible buscar en el filtro adquisición, digitando raya al piso (_) o ingresando la descripción de la misma y dando clic en el botón Buscar:

• Para asignar la adquisición a la actividad, ingresar el valor que corresponda, en el campo Costo asignado. Al digitar el costo, el sistema marca automáticamente la casilla de selección del campo Asignar. Se debe tener en cuenta que el sistema guarda en línea el costo ingresado:

• Para desasignar la adquisición a la tarea, desmarcar la casilla de selección del campo Asignar o eliminar el valor ingresado en el campo Costo asignado.

• Si se requiere, es posible revisar los archivos adjuntos previamente ingresados a la adquisición, o adjuntar nuevos archivos. Para esto, dar clic sobre el botón del campo Archivos adjuntos

Asociar riesgos

Permite asociar los riesgos que impactan las actividades del proyecto. Para esto:

• Riesgo: es posible buscar en el filtro riesgo, digitando raya al piso (_) o digitando la descripción del nombre del riesgo y posteriormente, dar clic en el botón Buscar:

• Para asociar el riesgo a la actividad, marcar la casilla de selección del campo Asociar y dar clic en el botón Guardar:

Integración CBR

Cuando aplique, integrar el porcentaje de cumplimiento de un trámite de CBR como porcentaje de avance ejecutado de la actividad. Se debe tener en cuenta que previamente se debe vincular el proyecto de CBR al proyecto SGP en la página Integración con el ERP.

Para integrar:

• % avance: buscar y seleccionar el trámite que se requiere integrar en la actividad.

• Factor de cumplimiento de avance: si aplica, ingresar el factor de cumplimento del avance. Este campo permite definir un porcentaje (en decimal) como medida base sobre la cual la actividad se cumple. Cuando esto sucede la actividad cambia su estado a terminado y su avance se registra en 100%. Este campo por defecto se encuentra definido en 1.0 (100%).

Ejemplo

Si para el proyecto se define que, si se cumple la mitad de este trámite (50%) se alcanza el punto de equilibrio, en el campo Factor de cumplimiento se debe definir el valor en 0.5.

• Dar clic en el botón Guardar y salir del administrador.

Información de la tarea

Es posible consultar la información de la tarea a través del menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la actividad y seleccionar el menú:** Información de la tarea**. El sistema presenta las siguientes pestañas:

• General: permite consultar la información básica de la tarea seleccionada como nombre, duración, fechas de inicio y fin, esfuerzo y porcentaje ejecutado.

Predecesoras: permite revisar, editar, adicionar o eliminar las predecesoras definidas para la actividad seleccionada.

Para modificar:

• Crear nuevo / Editar: dar clic sobre el botón Crear nuevo o seleccionar la predecesora a editar:

  • Nombre de tarea: seleccionar el nombre de la tarea predecesora.
  • Tipo: seleccionar el tipo de relacionamiento: Final – inicio, Inicio – Inicio, Final-Final o Inicio – Final.
  • Retraso: editar el número de días de retraso (días en positivo) o adelanto (días en negativo).

• Seleccionar de la lista la predecesora y dar clic sobre el botón Eliminar

• Dar clic en el botón Guardar para confirmar los cambios.

• o dar clic en el botón Cancelar-

Recursos: permite revisar, editar, adicionar o eliminar los recursos humanos definidos para la actividad seleccionada.

Para modificar:

• Crear nuevo / Editar: dar clic sobre el botón Crear nuevo o seleccionar el recurso a a editar:
• Nombre de recurso: seleccionar el nombre del recurso a insertar o editar.
• Capacidad: editar el porcentaje de la capacidad del recurso.

• Seleccionar de la lista el recurso y dar clic sobre el botón Eliminar

• Dar clic en el botón Aceptar para confirmar los cambios.

• O dar clic en el botón Cancelar

Notas: campo de texto, que permite ingresar las observaciones adicionales a la tarea seleccionada.

Diagrama de Gantt

Herramienta gráfica que muestra el tiempo de dedicación previsto para las diferentes actividades a lo largo del tiempo del proyecto, paquete de actividades o de la actividad específica y su relacionamiento.

• Dar clic en el botón de la barra de herramientas, para guardar los ajustes o modificaciones realizadas en el cronograma de planificación.

Calcular proyecto

Por último, dar clic en el botón de la barra de herramientas o en el botón naranja.

Ambos botones realizan la misma función de cálculo, lo que permite al sistema, actualizar los esfuerzos y costos del presupuesto integrados desde ADPRO, de acuerdo a las definiciones realizadas en el cronograma, con el fin de visualizarlos correctamente en los informes.

Barra de herramientas

Buscar tarea

Al lado derecho de la barra de herramientas, se muestra un campo de búsqueda que permite ingresar parte del nombre de la actividad, para que el sistema muestra las coincidencias en el cronograma.

Para volver a visualizar las actividades del cronograma, eliminar la búsqueda de la tarea.