Expedientes de actas y entradas de almacén desde SINCO ADPRO

Parametrización integración expedientes en actas y entradas

La integración de SINCO SGD con SINCO ADPRO para adjuntar soportes a Actas y Entradas de almacén, requiere la creación de subseries documentales sobre las cuales se registrarán los soportes de estos documentos que han sido generados desde SINCO ADPRO, es importante tener en cuenta que cada tipo de documento debe tener una subserie independiente.

Configuración de Subserie

Para que sea posible agregar adjuntos a un Acta o Entradas de almacén desde SINCO ADPRO, es necesario tener definidas las subseries a las cuales se les debe asignar el descriptor 'Obras por usuario', el cual permite el vinculo de integración con SINCO ADPRO.

Ingresar a la ruta SGD/Retención documental/Política de retención documental, en dicha opción seleccionar la dependencia responsable de estos documentos, una vez seleccionada el sistema desplegará toda la configuración sobre la TRD.

Ingresar a la opción subserie y dar clic en 'Descriptores', allí asignar el descriptor 'Obras por usuario', realizar esta acción para cada una de las subseries.

Permisos de consulta

Es importante tener en cuenta que se deben asignar permisos de consulta a los usuarios que tendrán acceso a las opciones de SINCO ADPRO.

Ingresar a la ruta: SGD/Retención documental/Permisos de consulta, consultar el usuario al cual se le asignarán los permisos de consulta sobre la TRD.

Habilitar integración con SINCO ADPRO

Al configurar correctamente las subseries con el descriptor requerido, ingrese a la ruta SGD/configuración/configuraciones y seleccione la pestaña Integraciones

Dirijase al apartado 'Consulta y registro de Expedientes de Actas y Entradas en SINCO ADPRO', en esta opción se debe seleccionar la subserie creada para Actas en la casilla indicada, así como para Entradas de almacén, para conservar los cambios es necesario hacer clic en el botón Guardar de cada opción

El sistema así confirma que la configuración de subserie fue guardada correctamente.

Consulta y registro de expedientes en Actas y Entradas de almacén desde SINCO ADPRO

Esta opción permite adjuntar soportes a Actas y Entradas de almacén
desde el módulo SINCO ADPRO, esta acción depende directamente de la configuración inicial y la definición de las subseries documentales, sólo de esta forma, el sistema enlazará los documentos, facilitando la visualización y consulta.

ACTAS

Generación de Actas

Será posible agregar anexos a las Actas desde las opciones de generación de actas, anticipos y devolución de retenciones para los 3 tipos de contratos (por grupos, generales, a todo costo)

Desde cualquier ruta anteriormente mencionada será posible agregar documentos a los expedientes desde las actas de obra, esto a través del ícono clip.

Al hacer clic sobre este, se abre una ventana emergente que crea o consulta el último expediente creado en el cual se pueden adjuntar los soportes necesarios del acta.

Al hacer clic en el botón + Agregar documento se despliega la opción para realizar el registro del soporte, adicional, agrega por defecto el descriptor Acta de Obra con el número tal como ha sido generado en SINCO ADPRO.

En la opción de 'Adjuntos:' se debe seleccionar el archivo a cargar, es importante tener en cuenta que no se podrán cargar varios archivos al mismo tiempo, para ello, deben realizar un registro por cada soporte, para cargar el documento se debe hacer clic en el botón Guardar.

Una vez en la aplicación, se podrán editar o eliminar según la necesidad de los usuarios

Programación, Aprobación y Programación y aprobación de actas

Estos informes a partir de la integración incluyen una nueva columna de Adjuntos que permite visualizar los soportes que han sido cargados a un acta, independientes al vínculo de las imágenes que hacen referencia a la factura que ha sido radicada desde SINCO SGD y asociada al tipo de documento.

Al hacer clic sobre este ícono, se despliega la consulta del expediente de actas, donde solo se podrán visualizar los anexos que han sido relacionados con el acta seleccionada.

ENTRADAS DE ALMACÉN

Generación de Entradas de Almacén

Desde la opción ADPRO/Almacén/Entradas/Entradas de almacén, al crear una entrada el sistema habilita el ícono de clip a través del cual se hablita la integración con SINCO SGD

Al hacer clic sobre este ícono el sistema crea o consulta del último expediente de entradas creado, en el cual se pueden adjuntar los soportes necesarios de la entrada. Es importante tener en cuenta que, si un soporte es igual para varias entradas, el cargue debe ser uno a uno.

Al hacer clic en el botón + Agregar documento se despliega la opción para realizar el registro del soporte, adicional, agrega por defecto el descriptor entrada de almacén con el número tal como ha sido generado en SINCO ADPRO

En la opción de Adjuntos: se debe seleccionar el archivo a cargar, es importante tener en cuenta que no se podrán cargar varios archivos al mismo tiempo, para cargar el documento se debe hacer clic en el botón Guardar.

Una vez en la aplicación, se podrán editar o eliminar según la necesidad de los usuarios.

Edición de Entradas de almacén

Desde la opción ADPRO/Almacén/Entradas/Edición de entradas de almacén, es posible cargar soportes a una Entrada de almacén.

Para ello es necesario hacer clic en el hipervínculo del número de la Entrada, acción de despliega el visor de edición habilitando el ícono de clip para abrir el expediente y cargar los soportes adicionales.

Programación, Aprobación y Programación y aprobación de Entradas de almacén

Estos informes a partir de la integración incluyen una nueva columna de Adjuntos que permite visualizar los soportes que han sido cargados a una entrada, independientes al vínculo de las imágenes que hacen referencia a la factura que ha sido radicada desde SINCO SGD y asociada al tipo de documento.

Al hacer clic sobre este ícono, se despliega la consulta del expediente de Entradas, donde solo se podrán visualizar los anexos que han sido relacionados con la Entrada seleccionada.