Expedientes de clientes desde SINCO CBR v1

Esta opción permite vincular los proyectos de venta activos en SINCO CBR a la tabla de retención documental de SINCO SGD. De esta forma, se crea la carpeta correspondiente a la venta de una agrupación, directamente desde SINCO CBR. Una vez sea transferida al archivo, es posible asignar los documentos digitalizados del nuevo cliente, evitando reprocesos en SINCO SGD.

Los documentos también podrán ser consultados desde la opción "Archivos SGD" ubicada en el menú gestión clientes de SINCO CBR.

Configuración tabla de retención documental

Previo a la configuración de la integración, se deben crear las TRD sobre las cuales se registrarán los expedientes de cliente, esto, a través de la ruta: SGD/Retención documental/política de retención documental, es importante tener en cuenta que se deben crear dos subseries idénticas, una en la cual se creará la carpeta de un proyecto de venta actual y una segunda a la que se trasladarán si existe un desistimiento, adicional, se deben vincular desde la opción de subserie relacionada.

Es clave que el listado de tipologías sea idéntico en las dos subseries, por otra parte, es indispensable asignar los siguientes descriptores sobre las subseries:

• Macroproyecto
• Proyecto
• Agrupación de venta
• Comprador principal CBR
• Comprador alterno CBR

Asociación de proyectos a Subserie

Es indispensable realizar una configuración previa para garantizar la integración de SINCO CBR y SINCO SGD, que corresponde a la asociación de proyectos a subserie.

Desde la Ruta: SGD/Retención documental/Asociación de proyectos a subseries

Ya todos los proyectos deben estar asociados a la política de retención documental definida para la integración, de igual manera, cuando se cree un nuevo proyecto será necesario realizar siempre esta configuración.

Cuando se cree un nuevo proyecto en SINCO CBR, que se encuentre en proceso de ventas, debe ser informado lo antes posible al área de Gestión Documental, quienes realizarán la asociación con SINCO SGD, desde la opción en mención. En esta, se seleccionará el proyecto y se asociará a la política de retención que el cliente tenga parametrizada como CARPETA CLIENTE, o aquella TRD que administrará las carpetas de clientes, la cual pertenecerá a la dependencia de Sala de Ventas.

Registro de expedientes de negocios desde SINCO CBR

Tenga en cuenta que la creación de expedientes debe realizarse desde la sucursal en donde su consecutivo se encuentre también configurado, y no a la del proyecto por el cual se ingresa en SINCO CBR.

Una vez ha sido creada la venta dentro SINCO CBR, se realiza la consulta desde la opción CBR/Ventas/Gestión Clientes; sin embargo, es necesario que el negocio esté confirmado.

Se selecciona la venta en la opción antes mencionada. Dentro de las opciones se encontrará el botón . Al hacer clic en éste, se desplegará la consulta de archivos del módulo SINCO SGD.

Dentro del informe se encontrará el botón . Éste realizará la integración con SINCO SGD y registrará el negocio como un expediente en archivo, asignando un código de barras único que identificará el negocio (carpeta) en el archivo.

La carpeta como descripción o título integra los datos:

• Cédula y nombre del comprador principal de SINCO CBR.
• Código del proyecto y la agrupación de venta.

Así mismo, vinculará de forma automática un campo de descriptores que permitirá desde SINCO SGD recuperar con mayor eficiencia el expediente.

Una vez se realiza este proceso, el negocio debe ser identificado con el código que asigna el sistema, para ser enviado al archivo en la oficina principal. Allí se realizará el proceso de digitalización por documento sobre el código de referencia, es decir, bajo ese código se encontrarán de forma independiente cada uno de los documentos que conforman el negocio.

Cada negocio que nace en sala de ventas debe ser digitalizado desde la opción: SGD/Transacciones/Registro de Archivos

Se podrá recuperar el expediente desde el campo Código de barras en el cual con sólo digitar la cédula o nombre del cliente, código de barras o alguno de los datos del campo descripción, el sistema desplegará las opciones existentes, que al seleccionarlo cargará toda la información del registro y habilitará la opción de Registro de documentos

Esto facilitará la consulta del negocio, logrando así ubicar un documento en específico que se requiera.

Para iniciar el registro y digitalización de los documentos que conformarán la carpeta se debe usar el campo Registro de documentos, desde le campo Tipología, en este se debe digitar el nombre de la tipología a digitalizar o cargar.

El nombre de la tipología seleccionada se duplicará en el campo Descripción el cual se podrá editar para añadir información adicional que permita identificar y ubicar el documento con mayor facilidad.

La fecha debe corresponder a la fecha del documento impreso o en el cual fue generado, finalmente se debe hacer clic en guardar.

En ese momento se registrará la tipologia asignada, en el informe del costado derecho de la página aparecerá la opción de Agregar documento en el Registro de documentos desde la cual se podrá cargar o digitalizar el documento.

Al hacer clic, se abrirá una ventana emergente donde se podrá seleccionar el archivo de la ubicación física desde la opción y vincularlo al hacer clic en Adjuntar.Como validación que el documento se cargó correctamente, en el informe la descripción se convertirá en un hipervínculo que permitirá la descarga del documento.

Para registrar un nuevo documento siempre se debe hacer clic sobre para garantizar que no se afectará el registro anterior.

Desistimiento desde CBR

Al presentar un desistimiento desde SINCO CBR, gracias a la integración se trasladará el expediente a la subserie desistimientos, esto con el propósito de no perder la trazabilidad del negocio desistido, ya que, la carpeta y sus documentos siempre quedarán vinculados a la agrupación de venta.

Cuando se realice la nueva venta y se confirme desde SINCO CBR, se debe llevar a cabo el mismo proceso de registro descrito en este numeral, donde el sistema creará el nuevo expediente con un nuevo código para el comprador final, dejando el desistido en una segunda subdivisión, pero con sus documentos aún consultables.

En cuanto a la consulta de los expedientes para el usuario que administra el archivo, podrá realizar la actividad a través de la opción de consulta general de archivos, recuerde que debe revisar los permisos pertinentes sobre la TRD.

Permisos de consulta sobre las tablas de retención desde CBR

Si por alguna razón, el gestor de clientes realiza la creación del expediente de todo el proceso descrito desde el módulo SINCO CBR, y el sistema confirma que el expediente fue correctamente creado, pero no puede ver o consultar la carpeta desde la Gestión clientes de SINCO CBR, es posible que no tenga permisos de consulta sobre los documentos. En este evento, es necesario solicitar la asignación de permisos a Gestión Documental quienes realizarán el proceso. Una vez se les informe, podrán hacer clic en el ícono actualizar del informe y se habilitará la consulta del expediente y documentos.

Es importante tener en cuenta que si no puede acceder al expediente, ésta podría ser la razón; por tanto, no se debe hacer clic más de una vez en el botón . Sin embargo, si se realiza esta acción, el sistema notificará que el expediente ya ha sido creado.