Expedientes de clientes desde SINCO CBR v2

Configuración previa expedientes de clientes

Para realizar el registro y consulta de expedientes de una venta de SINCO CBR, es necesario realizar la siguiente configuración en la política de retención documental.

Configuración subserie documental

Previo a la configuración de la integración, se deben crear las TRD sobre las cuales se registrarán los expedientes de cliente, esto, a través de la ruta: SGD/Retención documental/política de retención documental, es importante tener en cuenta que se deben crear dos subseries idénticas, las cuales deben tener asignadas los siguientes descriptores: Macroproyecto, proyecto, agrupación de venta, comprador principal CBR y comprador alterno CBR. Adicional las subserie no debe tener configurado el check de 'permite descripción duplicada'.

Una vez creadas las subseries es necesario relacionarlas entre si, con el fin de que al momento de crear tipologías estas queden asignadas bajo ambas. La finalidad de tener dos subseries es poder trasladar de los expedientes de aquellas ventas que se van desistiendo en el transcurso del proyecto.

Luego de relacionar las subseries es necesario realizar la creación de las tipologías, las cuales se irán vinculando a ambas subseries.

Asignación de la subserie a la configuración de la integración

Una vez registrada la subserie con las parametrizaciones necesarias, ingresamos a la ruta SGD/Configuración/Configuraciones, pestaña CBR, allí el sistema solicitará realizar la asignación de la subserie bajo la cual se crearán las carpetas. Para finalizar de clic en 'Guardar'.

En caso de que la subserie seleccionada no cuente con la asignación de los descriptores requeridos, el sistema no permitirá guardar la configuración.

Si la subserie a configurar no cuenta con una subserie relacionada o cuenta con el check de permite descripción duplicada, el sistema no permitirá guardar la parametrización en la integración.

Registro y consulta de expedientes desde SINCO CBR

Ahora desde la opción de gestión de clientes de SINCO CBR será posible crear expedientes y cargar documentos que irán directamente relacionados a SINCO SGD. Esta acción depende directamente de la configuración inicial y la definición de las subseries documentales, sólo de esta forma, el sistema enlazará los documentos, facilitando la visualización y consulta.

Sin embargo, las opciones de carga y edición de documentos estarán condicionadas desde de la parametrización del usuario en la configuración de SINCO ERP, donde dependiendo de la opción CBR/CBR a través de los config Usuario SGD, Super Usuario y Usuario CBR se podrán cargar, editar o solo consultar documentos.

Nota: La opción Usuario SGD irá habilitada por defecto respetando así las configuraciones a nivel de Super usuario y Usuario CBR, por tanto, se deberá desmarcar en los usuarios según se requiera impedir el cargue o edición de documentos.

Carga de documentos desde la opción de gestión de clientes

Una vez realizada la configuración previa ingrese a la opción CBR/Ventas/Gestión de clientes, allí al seleccionar el proyecto se podrá buscar el comprador y la agrupación de venta, y luego desde la selección de contenedores hacer clic en la opción Adjuntos SGD. En ese instante el sistema de forma automática creará una nueva carpeta para la venta o consultará la ya existente, este proceso lo realiza tomando como base la subserie configurada, adicional asignará de manera automática como descripción de la carpeta el número de identificación y nombre del comprador, el código del proyecto y la agrupación de venta; como también registrará los descriptores asignados a la política de retención documental Macroproyecto, proyecto, agrupación de venta, comprador principal CBR y comprador Alterno CBR (opcional).

Después de creada o consultada la carpeta, para el cargue de documentos el sistema validará la configuración del usuario a nivel de config del perfil en la opción CBR/CBR, así:
Si a un usuario solo se le ha configurado en su perfil el check Usuario SGD, al dar clic sobre la opción Adjuntos SGD, el sistema habilitará el botón de Agregar documentos, pero no permitirá la edición los documentos previamente cargados.

Por otra parte, cuando el usuario tenga en su configuración el check de Usuario CBR + Usuario SGD, se le permitirá el registro desde la habilitación del botón de Agregar documentos y podrá editar los documentos previamente cargados. Así, al habilitarse el botón Agregar documentos el proceso de registro requiere seleccionar la tipología, agregar la descripción, registrar la fecha del documento y finalmente la unidad de conservación, luego si proceder a la carga del documento haciendo clic en “Seleccionar archivo” del apartado Adjuntar, y para finalizar hacer clic en 'Guardar' momento en que se registrará la tipología.

Edición y eliminación de documentos

La marca Usuario SGD desde la configuración del perfil del usuario en la opción CBR/CBR, condicionará las opciones de edición, eliminación y cargue de documentos si van juntos con los config Super usuario y Usuario CBR así:
Si el usuario tiene en su perfil de usuario la marca “Usuario SGD” sólo podrá cargar documentos más no editar o eliminar los ya existentes.

Si el usuario tiene las marcas de Usuario SGD + Super Usuario podrá cargar, editar y eliminar documentos sobre el expediente de la agrupación de venta consultado.

Pero si se retira la marca de “Usuario SGD” solo podrá editar los documentos cargados previamente al expediente.

Si el usuario de sesión, no tiene configurado ningún check (“Usuario CBR”, “Super usuario” o “Usuario SGD"), el sistema no habilitará los iconos carga, edición y eliminación de documentos, así solo podrá consultar y visualizar los que han sido cargados previamente.

Finalmente, si un usuario tiene la marca Usuario CBR pero no Usuario SGD se impedirá el cargue de documentos y por ende la edición de los previamente cargados.

Dado el caso que se intente consultar la carpeta de la venta desde la integración y el usuario de sesión no cuente con permisos sobre la subserie documental el sistema lo alertará y no permitirá visualizar información.

Desistimiento desde CBR

Al presentar un desistimiento desde SINCO CBR, gracias a la integración una vez se generé la resolución de la venta se trasladará el expediente a la subserie desistimientos, esto con el propósito de no perder la trazabilidad del negocio desistido, ya que, la carpeta y sus documentos siempre quedarán vinculados a la agrupación de venta. Si se desea consultar la carpeta de la venta ya desistida esto se debe realizar desde el informe de consulta general de archivos, bajo el código de barras generado inicialmente pero bajo la subserie relacionada la configurada en la parametrización inicial.

Cuando se realice la nueva venta y se confirme desde SINCO CBR, se debe llevar a cabo el mismo proceso de registro descrito en este numeral, donde el sistema al consultar la nueva venta desde la opción de gestión de clientes, creará una nuevo expediente bajo la subserie configurada inicialmente asignandole un nuevo código de barras, dejando el desistido en una segunda subdivisión, pero con sus documentos aún consultables.

Sincronización de cambios en los expedientes

Dado el caso que se presenten cambios en los datos del comprador o la agrupación de venta, el sistema crea una opción para poder sincronizar estos cambios, sin necesidad de entrar a editar la información de los expedientes ya creados. Este proceso se realiza a través de el visor de integración con CBR desde la opción de gestión de clientes, a través de un botón llamado 'Sincronizar expedientes', el cual al hacer clic actualizará la descripción y los descriptores de la carpeta con la información nueva.