Expedientes de contratos y órdenes de compra desde SINCO ADPRO

Parametrización inicial para la creación de expedientes en Contratos y OC

La integración de SINCO SGD con SINCO ADPRO, permite la consolidación de documentos relacionados con procesos de facturación de obra (directos e indirectos) que hayan sido registrados o generados en cada uno de los módulos de referencia.

Política de retención documental

Se debe revisar la estructura de la política de retención documental desde la ruta: SGD/Retención documental/Política de retención documental, en dicha opción se debe seleccionar la dependencia responsable del control de estos documentos.

Adicional, es importante tener en cuenta que está integración permite crear expedientes bajo dos condiciones dadas de acuerdo con el proceso de archivo físico de cada compañía, pero sólo se podrá tomar una opción, ya que el cambio en la configuración posterior a la creación de los primeros expedientes podrá afectar la consulta y vínculos con los módulos de integración.

Creación de expedientes por obra

Esta opción creará un expediente por obra, en la cual se podrán almacenar uno o varios contratos y órdenes de compra de diferentes proveedores o contratistas, sin embargo, el control del expediente se dará una vez se cumpla un límite de documentos establecido para la unidad de conservación, momento en que se creará un nuevo expediente donde se debe ingresar el N. de Tomo o Volumen.

Para este caso se requiere crear una tipología documental en las subseries definidas sobre la que se asignarán descriptores que permiten el vínculo de integración y serán parte de la identificación de los documentos (contratos y órdenes de compra).

Tomando como base la TRD actual y dependiendo de la estructura y si existen ya registros de expedientes sobre las subseries actuales, se recomienda crear una nueva política documental (serie y subserie) para habilitar la integración y no afectar así los registros anteriores de archivo.

Configuración contratos

Para garantizar la operatividad de la integración y permitir la creación de los expedientes por obra, en la configuración de la TRD a nivel de subserie se debe asignar el siguiente descriptor

• Obras por usuario

Es importante tener en cuenta que los documentos cargados desde la opción de adjuntos anterior desde SINCO ADPRO, no se eliminarán o perderán, ya que el sistema los migrará al SGD a través de una tipología documental, sobre la cual debe ser asignados los siguientes descriptores:

• Obras por usuario
• Contrato de obra
• Descripción CTO/OC
• Tipo de contrato
• Proveedor

Configuración de Órdenes de compra

Para el caso de las órdenes de compra se deben definir la subserie y tipología sobre la que se realizará la integración y serán asignados los descriptores.

Para la subserie se asignará el mismo descriptor que para contratos

• Obras por usuario

Respecto a la tipología sobre la cual se homologarán los documentos que hayan sido cargados a SINCO ADPRO en la versión anterior de adjuntos, debe ser asignado los siguientes descriptores.

• Orden de compra
• Proveedor
• Descripción CTO/OC

Creación de expedientes por contrato u orden de compra

En esta opción se creará una carpeta por contrato y orden de compra, por lo cual la asignación de descriptores se realizará sobre la subserie únicamente. Pero para la homologación de los documentos se utilizará una tipología única sin que requiera la asignación de descriptores.

Las condiciones de configuración son las mismas descritas en el parágrafo de creación de expedientes por obra, sin embargo, la configuración de los descriptores en este caso sólo se realiza sobre una subserie documental.

Configuración de contratos

Una vez definida la subserie para la creación de los expedientes de contratos se debe realizar la asignación de los siguientes descriptores:

• Proveedor
• Obras por usuario
• Contrato de obra
• Descripción CTO/OC
• Tipo de contrato

Para homologar los documentos que han sido cargados desde SINCO ADPRO en la versión anterior de adjuntos, es necesario crear una tipología documental genérica para que el sistema migre los archivos a SINCO SGD.

Configuración de Órdenes de compra

Los descriptores para las órdenes de compra son los siguientes:

• Proveedor
• Obras por usuario
• Orden de compra
• Descripción CTO/OC

Para homologar los documentos que han sido cargados desde SINCO ADPRO en la versión anterior de adjuntos, es necesario crear una tipología documental genérica para que el sistema migre los archivos a SINCO SGD.

Habilitar integración desde SINCO SGD

De acuerdo con la política de retención documental definida, es necesario habilitar la integración de SINCO ADPRO con SINCO SGD para la visualización y creación de expedientes, para ello se debe ingresar a la siguiente ruta: SGD/ Configuración/ Configuraciones/ ADPRO.

Desde el contenedor 'Integraciones', se debe marcar la casilla 'Habilitar Integración para consulta de documentos desde SINCO ADPRO', para activar la integración con el módulo de ADPRO.

Luego se debe seleccionar la condición sobre la cual se realizará la creación y visualización los expedientes, por obra o por contrato u orden de compra.

En las casillas de 'Asignación política documental', tanto para contratos como órdenes de compra se deben seleccionar la subserie y tipología documental que ha sido configurada con los descriptores.

Para finalizar la configuración se debe hacer clic Guardar y en la ventana de confirmación Aceptar.

Consolidación de documentos, adjuntos para contratos y órdenes de compra

Este proceso garantiza un seguimiento detalle de los documentos, optimiza los procesos y ejecución de pagos, además, se obtendrá un gran beneficio al evitar la impresión de documentos, se optimizan tiempos en la consulta y se consolida la visualización desde un mismo visor de documentos. Esto es posible gracias a que la carga y consulta será en tiempo real desde el módulo en que el usuario se encuentre, permitiendo así una consulta integral sin que requiera abrir nuevas ventanas o realizar consultas adicionales.

Contratos

Creación de contratos en SINCO ADPRO

Desde las opciones de creación de contratos (por grupos, generales y a todo costo) se habilitará el icono 'Archivos SGD', a través de la cual se habilita la integración, así como el registro de expedientes y documentos.

Al hacer clic en este icono, se creará o consultará el expediente por obra o por contrato, asignando un código de barras y la descripción será el nombre de la obra o contrato

Desde el icono de avanzar , se despliega la lista de documentos que se migraron o han sido cargados sobre el expediente del contrato.

Para agregar un nuevo documento se debe hacer clic en el botón

En la parte superior se muestra el expediente seleccionado, el número de folios es cero porque a partir de este momento se iniciará en conteo y las opciones para registro.

• Tipología: tipo de documento que será registrado en el sistema

• Descripción: ingresar la descripción o nombre del documento
• Fecha: ingresar o seleccionar la fecha del documento
• Unidad de conservación: Se muestra la unidad de conservación asignada a la tipología seleccionada (Documento digital: cuando no se tiene soporte físico y no se realizará el conteo de folios, Documento: corresponde a documentos físicos que han sido impresos y digitalizados)
• Adjuntar: Examinar y cargar el archivo
• Guardar y visualizar el documento en el listado.

Al cargar los documentos, se habilitará de acuerdo con la configuración de SINCO ADPRO en diferentes opciones de la integración, se podrán Editar o eliminar los documentos creados.

• Descargar: clic sobre el enlace para descargar el documento.
• Crear versión: al adjuntar un nuevo archivo, este quedará en estado vigente y el anterior en estado obsoleto. No se tiene en cuenta la extensión del archivo para este caso.
• Anexar al adjunto actual: esta opción aplica únicamente cuando el archivo actual tiene extensión .pdf. Anexará las hojas el archivo . pdf actual quedando uno solo.
• Reemplazar versión actual: elimina el archivo cargado actualmente y lo reemplaza por el nuevo.
• Conteo de folios: Depende exclusivamente del tipo de archivo

Impresión y consulta de contratos

La integración no sólo está activa en las opciones de registros de contratos, por si importancia y concurrencia de usuarios se ha habilitado también desde la ruta ADPRO/Contratos/Contratos/Consulta e impresión de contratos, en la cual desde el icono clip o con sólo hacer clic sobre el hipervínculo del número del contrato.

Acción que abrirá el modal, visto en el punto anterior

Preaprobación y aprobación de contratos

Al registrar el contrato este queda en estado generado o por preaprobación, por tanto, debe ser preaprobado y aprobado desde SINCO ADPRO, para habilitar así el registro de actas o anticipos.

En estas opciones se encuentra una nueva columna de Adjuntos desde la cual se podrá ingresar al expediente creado del contrato como a sus documentos.

Listas de chequeo

Desde la opción de lista de chequeos contratos al ingresar al apartado de adjuntos se habilitará el visor de adjuntos SGD, a través del cual será posible cargar documentos pertenecientes a la lista de chequeo.

Para cargar un adjunto a la lista de chequeo se debe hacer clic en el más allí se visualizará bloqueada el campo de tipología en la ingresa en la configuración de la integración, ingrese la descripción, cargue el adjunto y finalice en guardar.

Visualización documentos contables asociados a las Actas de Obra

Cuando se han registrado actas sobre el contrato, se podrá encontrar la información relacionada con casa una de las actas

Para encontrar la información de los documentos consolidados bajo el número de cada Acta se desplegará la información de la factura asociada en SGD, Cuenta por pagar y Comprobante de egreso.

Desde cada uno de los hipervínculos se podrá visualizar los documentos relacionados, así mismo, las flechas

Órdenes de compra

Creación de órdenes de compra en SINCO ADPRO

Desde las opciones de creación de órdenes de compra se habilitará el icono 'Archivos SGD', a través de la cual se habilita la integración, así como el registro de expedientes y documentos.

La operatividad es la misma que en el proceso de contratos, hacer clic en el icono de clip se creará un expediente de la orden de compra por orden o por obra, y se homologarían los documentos que habían sido cargados previamente desde la anterior opción de adjuntos.

Una vez se ha cargado los documentos se podrán editar o eliminar bajo las mismas condiciones de contratos y desde las siguientes opciones de órdenes de compra.

Edición de órdenes de compra

En esta opción de SINCO ADPRO es posible consultar el estado de las órdenes de compra y realizar la edición de las mismas de ser necesario, sin embargo, la edición de los documentos dependerá de la configuración así establecida por el módulo.

Para visualizar el expediente, es necesario hacer clic sobre el hipervínculo del número de la orden de compra, acción que desplegará el mismo visor de consulta y registro.

Impresión de órdenes de compra

Desde las opciones de impresión de órdenes de compra permitirá a través de la columna Adjuntos SGD, acceder al expediente creado, con sus respectivos documentos y las entradas de almacén generadas con la asociación a facturas radicadas en SGD, Cuentas por pagar y comprobantes de egreso.

Preaprobación y aprobación

Una vez generada la orden de compra para poder crear las entradas de almacén, deben pasar por la preaprobación y aprobación, opciones desde las cuales a través de la columna 'Adjuntos SGD', se podrá acceder al expediente creado, visualizar los documentos cargados, las entradas de almacén con la asociación a facturas radicadas en SGD, cuentas por pagar y comprobantes de egreso.

Es importante tener en cuenta que como se define en contratos, las opciones de edición o eliminación de documentos está dada de acuerdo con la configuración así definida en este módulo.