Generación de archivos

En caso de que no cuente con el envío directo a la plataforma de la DIAN, contará con dos estructuras en las cuales podrá generar la información, JSON y XML, estos deberán ser cargados en la plataforma del proveedor tecnológico para la generación final del XML y la representación gráfica de los documentos. Los informes estarán separados por clase de documento (Factura de venta, Nota crédito, Nota débito, Documento soporte y Nota de ajuste), sin embargo, su funcionalidad será la misma para todos los tipos de documento.

Deberá ingresar a la ruta del menú F&C > Emisión > Generación de archivos ficha Archivo de facturas, Archivo de notas crédito, Archivo de notas débito, Archivo de documento soporte o Archivo de notas de ajuste, donde al hacer clic sobre el botón Buscar documentos, podrá visualizar la sección de filtros y personalizar la consulta de los registros.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas de documentos.
• Origen documento: Módulo por el cual se generó el documento.
• Tipo documento: Documento contable con el que se generó el registro.
• Número documento: Consecutivo con el cual se generó el documento.

Al seleccionar los datos de los filtros obligatorios deberá hacer clic sobre el botón Consultar, se mostrará un informe de ocho columnas con los resultados de la consulta.

• Número: Consecutivo del documento el cual contará con un enlace para la consulta del documento contable.
• Versión DIAN: Versión bajo la cual se procesó el documento “Decreto 2242” o “Validación previa”.
• Tercero: Adquiriente o tercero al cual se generó el documento.
• Fecha documento: Fecha contable del documento.
• Descripción: Descripción general del documento, asignado al momento de la generación.
• Total: Moneda y valor total del documento.
• Documento relacionado: Si la Factura de venta, Nota crédito, Nota débito, Documento soporte o Nota de ajuste cuenta con un documento relacionado se mostrará su consecutivo.
• Ver detalle: Esta columna contará con el botón Ver el cual, al hacer clic sobre él, abrirá un modal donde podrá visualizar la información principal del documento, como datos del emisor y adquiriente, conceptos, impuestos y retenciones aplicadas, entre otros.

En la parte superior del informe se encuentra el botón Descargar archivo para proveedor, al hacer clic sobre este podrá descargar el archivo plano en la estructura requerida, deberá tener en cuenta lo contratado con el proveedor tecnológico.

Debido a que las estructuras son complejas de entender también contará con el botón Descargar Excel validación previa, el cual le permitirá descargar un archivo con la información de los documentos y podrá verificar que la información se homologa correctamente antes de cargar el archivo en la plataforma del proveedor tecnológico. Tenga en cuenta que esta funcionalidad únicamente aplica para Facturas de venta, y Notas crédito.