Generación de cuentas por pagar

Esta opción permite generar el tipo de documento Cuenta por Pagar (CP) y de manera automática se calcularán los impuestos previamente configurados en el módulo de cuentas por pagar.

Casillas de Registro

• Fecha: Casilla numérica con formato dd/mm/aaaa que permite indicar la fecha de registro del documento. Por defecto se mostrará la fecha actual, pero si requiere cambiarla, solo debe ingresar la nueva fecha. Si al momento de guardar el documento el sistema agrega una (?) al lado de este campo, quiere indicar que el periodo contable correspondiente a la fecha se encuentra cerrado, por lo tanto, se debe dirigir a la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Definición de Periodos Contables, para abrir el periodo correspondiente y poder generar el documento sin inconvenientes. Campo obligatorio.
• Consecutivo actual: Campo de lectura que indica el número de consecutivo del documento CP – Cuenta por Pagar; este es asignado automáticamente por el sistema. Si en este campo se visualiza la palabra (SIN CONFIGURAR), quiere indicar que no existen consecutivos configurados para la fecha o periodo, por lo tanto, se debe dirigir a la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Consecutivo de Documentos, y realizar la respectiva configuración de consecutivos para el tipo de documento CP – Cuenta por Pagar. Campo obligatorio.
• Moneda: Lista desplegable que permite seleccionar la moneda con la cual se registrará la cuenta por pagar. Por defecto trae la moneda funcional y para visualizar otros tipos de monedas estas deben estar previamente configuradas en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Monedas. Campo obligatorio.
• T/C vigente: Campo de lectura que se visualiza en la opción siempre y cuando en el campo moneda se haya seleccionado una moneda diferente a la funcional. En este campo se mostrará la tasa de cambio vigente o la última configurada. El sistema permite limitar el registro de la cuenta por pagar si no se tiene configurada la tasa de cambio del día del documento a registrar.

• T/C a aplicar: Campo de texto numérico que permite modificar la tasa de cambio de acuerdo con la moneda seleccionada (diferente a la moneda funcional) y la fecha del documento a registrar, este campo se habilita únicamente si se encuentra configurada la tasa de cambio del día del documento a registrar, lo anterior, únicamente si se tiene activo el boletín AYF 037 - Modificación de la TRM al día que se está realizando la transacción. También se puede definir la cantidad de decimales que requiere registrar en la tasa de cambio (máx. 8 decimales), esta funcionalidad es configurable, para definir la cantidad de decimales, es necesario que solicite la configuración de la opción al área de soporte técnico.

• Tercero: Control de búsqueda que permite definir el tercero al que se le generará la cuenta por pagar. Este control está compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los terceros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Este campo solo trae terceros que se encuentren en estado Activo y es obligatorio su diligenciamiento.

• Doc. Tercero: Campo de texto alfanumérico para indicar el número del documento del tercero (factura o soporte). El sistema no permite repetir el número de documento por tercero, y se visualizará una (?) en este campo. Campo obligatorio.

  El sistema cuenta con una funcionalidad adicional la cual arroja una alerta informativa si la parte numérica del documento del tercero se repite (ejemplo: FV 141518 = FC141518):

  

• Descripción: Campo de texto alfanumérico para agregarle al documento una descripción. Esta descripción, aunque no es requerida, permite mayor facilidad al momento de una consulta general de documentos y se visualizará en el encabezado del documento. El sistema permite que esta información se visualice en la descripción o concepto de todos los movimientos contables; esta funcionalidad es configurable, para activar o desactivar, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
• Observación: Campo de texto alfanumérico para ingresar las observaciones que surjan al crear el documento. Las observaciones ingresadas las podrá visualizar en el formato de impresión del documento.

• Fecha Vencimiento: Casilla con formato dd/mm/aaaa para ingresar fecha de vencimiento del documento CP – Cuenta por Pagar; el sistema sugiere esta información calculando a partir de la fecha del documento + los días de la forma de pago del tercero o la fecha actual + los días de la forma de pago del tercero. La forma de pago debe estar previamente configurada en la ruta: A&F/Cuentas por Pagar/Registro de Terceros. Para definir si la fecha de vencimiento se toma a partir de la fecha del documento o la fecha actual, es necesario que solicite la configuración de la opción al área de soporte técnico. Este campo es obligatorio para la generación el documento.
• Fecha Transacción: Casilla de texto con formato dd/mm/aaaa para indicar la fecha en la que se efectuó la transacción que dio origen al documento. Por defecto se mostrará la fecha actual, pero si es necesario cambiarla, solo debe escribir la nueva fecha. Campo obligatorio para la generación del documento.
• Fecha pago: Casilla con formato dd/mm/aaaa para ingresar fecha de pago del documento CP – Cuenta por Pagar; el sistema sugiere esta información calculando a partir de la fecha del documento + los días de la forma de pago del tercero o la fecha actual + los días de la forma de pago del tercero. La forma de pago debe estar previamente configurada en la ruta: A&F/Cuentas por Pagar/Registro de Terceros. Para definir si la fecha de vencimiento se toma a partir de la fecha del documento o la fecha actual, es necesario que solicite la configuración de la opción al área de soporte técnico. Este campo es obligatorio para la generación el documento. La fecha ingresada en este campo será la que se visualice en el campo Fecha Pagar en la ruta: A&F/Cuentas por Pagar/Autorización de Cuentas por Pagar.
• Import. No.: Casilla de texto alfanumérica que permite ingresar el número de importación adquirido al momento de contratar productos o servicios en el exterior.

• Concepto: Control de búsqueda que permite definir el concepto a generar en la cuenta por pagar. Teniendo en cuenta la configuración realizada en la ruta: A&F/Cuentas Por Pagar/Impuestos Por Conceptos, se generarán las respectivas cuentas contables del costo/gasto, impuestos y cuenta de cruce por pagar. Este control está compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el código o parte del nombre del concepto en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los conceptos que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Este campo es obligatorio.

• Centro C.: Control de búsqueda que permite indicar el centro de costos auxiliar al cual pertenecerá la cuenta por pagar a generar. Este control está compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el código o parte del nombre del centro de costo en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los centros de costos que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Si el centro de costos seleccionado se encuentra inactivo, el sistema generará el documento CP – Cuenta por Pagar sin contabilizar. Este campo es obligatorio.

• Segmento: Lista desplegable que permite seleccionar el segmento al cual se registrará la cuenta por pagar. Por defecto se mostrará el segmento al que pertenece el centro de costos seleccionado para la generación de la cuenta por pagar. Este campo solo se visualiza si se tiene configurado más de un segmento en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Segmentos.

• Valor: Campo de texto numérico para ingresar el valor de la factura antes de IVA y Retenciones.

• Base IVA: Campo de texto numérico para ingresar la base del IVA cuando esta sea diferente (cuando corresponda a IVA sobre utilidad).

• ANTICIPOS PENDIENTES: Al clic en el hipervínculo mostrará los documentos contables que tengan movimientos en cuentas de cruce para el tercero seleccionado sin importar el centro de costos. La cuenta de cruce debe estar seleccionada como cuenta de anticipo en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Cuentas Contables/Cuentas Cruce. Si requiere esta funcionalidad debe solicitar la activación y actualización de la opción.

  

  • Documento: Columna que indica el tipo, consecutivo y fecha del documento.
  • Doc. Tercero: Columna que indica el documento o factura del tercero.
  • Cuenta No.: Columna que indica la cuenta contable de cruce del movimiento. Esta debe estar seleccionada como cuenta de anticipo en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Cuentas Contables/Cuentas Cruce.
  • Centro Costo: Columna que indica el código del centro de costos al que pertenece el movimiento.
  • Saldo: Casilla de texto que indica el saldo del movimiento, este campo es editable y podrá modificar el valor del saldo del anticipo; el sistema no permite colocar un valor superior al del saldo actual. Si muestra con signo negativo al inicio indica que el movimiento es crédito.
  • Aplicar: Casilla de selección que permite indicar los documentos que se van a generar como anticipos pendientes. El sistema permite seleccionar uno o varios documentos.

Generación del Documento

Una vez se han definido las casillas de registro presione el botón Generar para visualizar la información en la pantalla.

Detalle de la Generación del Documento

Seguido se mostrará las cuentas contables que tuvieron afectación junto con sus respectivos valores, igualmente se mostrará una casilla con el resumen de la información generada.

• Cuenta Contable: Columna de lectura que indica el código y el nombre de la cuenta contable con la cual se generará la cuenta por pagar. Tenga en cuenta que estas cuentas contables fueron definidas al momento de configurar el concepto seleccionado; el concepto se configura en la ruta: A&F/Cuentas Por Pagar/Impuestos Por Concepto. Para las cuentas contables de impuestos el sistema las trae siempre y cuando apliquen para la calidad tributaria del tercero, esto se configura en la ruta: A&F/Cuentas Por Pagar/Registro de Terceros.
• Centro Costos: Columna de lectura que indica el código y la descripción del centro de costos con el cual se generará la cuenta por pagar.
• Base: Columna de lectura que indica el valor que se toma como base para la generación de impuestos.
• Débito: Columna de lectura que indica el valor débito de la cuenta contable.
• Crédito: Columna de lectura que indica el valor crédito de la cuenta contable.
• Descripción: Columna que indica la descripción o concepto del movimiento contable. El sistema permite que en este campo se visualice la descripción del encabezado del documento; esta funcionalidad es configurable, para activar o desactivar, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
• Nuevo Concepto: En caso de ser necesario agregar otro concepto a la generación de la cuenta por pagar, haga clic en el botón +CONCEPTO, se adicionará al final del detalle una nueva fila con los campos Concepto, Centro C., Segmento (si aplica), Valor, Base IVA y el botón Generar.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas se debe presionar el botón Guardar para contabilizar, o Guardar y Editar, para guardar y poder realizar una edición del documento.