Generación de documentos soporte

Por medio de esta opción es posible consultar los documentos de tipo cuenta por pagar generados para aquellos terceros no responsables de IVA o no se encuentren obligados a facturar; permitiendo así la generación de documentos soporte de manera automática de acuerdo con la información en consulta y los movimientos de cuentas no cruce seleccionados por cada documento y tercero.

Casillas de Búsqueda

• Libro: Casilla que indica el libro donde se encuentran registrados los documentos de tipo cuenta por pagar que se desean consultar. Únicamente se visualizarán documentos registrados en libro Principal.
• Consecutivo (Inicial/Final): Campos de texto numérico que permiten filtrar la consulta por uno o varios documentos contables según su consecutivo.
• Fecha Inicial/Final: Campo con formato dd/mm/aaaa que permite filtrar la consulta por un rango de fechas inicial y final en específico; esta fecha corresponde a la fecha de afectación contable del documento. Por defecto el sistema trae la fecha del mes en curso. Este campo es obligatorio.
• Tercero: Control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado. Este filtro se aplicaría al tercero registrado en el movimiento contable de del documento de cuenta por pagar.
• Sucursal: Lista desplegable que permite seleccionar la sucursal de tipo administrativa a la que pertenecen los documentos que requiere visualizar. Este filtro es obligatorio si se encuentra activa la funcionalidad de resolución por sucursal administrativa, por defecto se visualizará la sucursal de inicio de sesión seleccionada; si la sucursal de inicio de sesión no está configurada se visualizará la palabra seleccione.
• Asignado: Lista desplegable la cual permite efectuar la consulta según su estado Asignados (Documentos con consecutivo de documento equivalente asociado) o Sin Asignar (Documentos en estado contabilizado sin consecutivo de documento equivalente asociado).
• Ver Anulados: Casilla de selección que permite visualizar los documento de tipo Cuenta por pagar que se encuentren en estado anulado.

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de impresión o para exportar el informe a un archivo de Excel.

Detalle del Informe

Sin Asignar

• No. Documento: Columna que indica el consecutivo de documento. Es posible ingresar al detalle del documento haciendo clic sobre el número (Texto Azul).
• Tercero: Columna que indica el tercero correspondiente al movimiento contable del documento de cuenta por pagar en consulta.
• Descripción: Columna que indica la descripción registrada en el movimiento de las cuentas contables registradas en el documento de cuenta por pagar, si en un mismo documento un tercero no responsalbe de IVA y/o No obligado a facturar posee más de un movimiento de cuenta registrado, la descripción visualizada será la del movimiento de mayor valor.
• Sucursal: Columna que indica la sucursal asociada al documento contable.
• Fecha documento: Columna que indica la fecha de afectación contable del documento.
• Valor referencia: Columna que indica la Sumatoria de DB – CR de los movimientos de cuentas que no son de cruce. Esto se realiza por cada tercero No responsable de IVA o no obligado a facturar registrado en el documento en consulta.
• Resolución Activa: Columna que indica la descripción de la resolución activa, prefijo y rango de consecutivos habilitados para efectuar el registro de documentos soporte. El sistema traerá el consecutivo actual de documento soporte en la parte superior, con el fin de asignar el consecutivo de acuerdo con los comprobantes seleccionados. Al momento de marcar la casilla de selección, se ingresará el consecutivo a cada movimiento de los documentos visualizados. Al marcar la casilla de selección disponible en el encabezado seleccionará la totalidad de documentos en consulta.

Si se encuentra activa la funcionalidad de resolución por sucursal administrativa, la resolución activa, así como el prefijo y consecutivo de documento soporte a asociar corresponde a la parametrizada para la sucursal administrativa seleccionada en el filtro sucursal.

De no encontrar una resolución configurada no será posible efectuar la generación de documento soporte.

• Sel.: Casilla de selección para escoger los movimientos a los que se les asignará consecutivo de documento soporte. Al marcar la casilla de selección disponible en el encabezado seleccionará la totalidad de documentos en consulta.

Asignar Consecutivo Inicial

Por defecto cuando se configure una nueva resolución, al ingresar a la opción de generación de documento soporte se visualizará un cuadro emergente indicando el consecutivo inicial a partir del cual se efectuará el registro de documentos soporte, por defecto se mostrará el consecutivo inicial configurado para la resolución activa.

Sin embargo será posible definir en forma manual un número de consecutivo inicial a partir del cual se efectuará el registro de documentos soporte, este consecutivo deberá estar contenido en el rango inicial y final parametrizado en la resolución activa.

El consecutivo ingresado aplica solo para la actual sesión del usuario, cada vez que se actualice la opción por defecto se visualizará el cuadro de dialogo permitiendo ingresar un nuevo consecutivo entre tanto no se genere un documento soporte para la resolución activa, posterior a ello el cuadro emergente no se mostrará nuevamente por cuanto ya existen consecutivos asignados para la resolución, en cuyo caso los consecutivos disponibles se asignarán en forma secuencial.

Asignado

• Doc. Soporte: Columna que indica el prefijo y número de consecutivo de documento soporte asignado al documento de cuentas por pagar en consulta, opera como un vínculo el cual permite acceder a la opción de anulación de documento soporte, la cual opera de la siguiente forma:

• Anular Documento Soporte: Por medio de esta opción es posible efectuar la anulación del consecutivo de documento soporte registrado, de igual forma es posible consultar la información de registro más relevante del documento soporte, junto con el estado de transmisión en el módulo FE-Facturación electrónica.

  

  • Encabezado: Descripción del procedimiento más el consecutivo del documento soporte a anular.
  • Fecha: Fecha de registro del documento de cuenta por pagar asociado al documento soporte.
  • Tercero: Nombre del tercero asociado al movimiento de cuenta no cruce y documento soporte.
  • No. Documento: Número de consecutivo del documento de cuenta por pagar asociado al documento soporte.
  • Estado FE: Casilla que indica el estado de transmisión del documento de saldo de cuenta por pagar en el módulo de FE, los estados posibles son: Sin sincronizar (Único estado en que se puede anular el documento soporte, Sincronizado y Transmitido a la DIAN).
  • Resolución: Número de resolución de la DIAN a partir del cual se efectuó el registro del documento soporte.

Registro de Anulación

Pulse el botón Anular Documento a fin de efectuar la anulación del Documento Soporte, se generará un alerta informativa indicando la posibilidad de que este procedimiento genere saltos en la secuencia de consecutivos de documento soporte asociados a la resolución respectiva y pidiendo así una confirmación final para el registro de este proceso.

Posteriormente es posible visualizar un mensaje confirmando la anulación del documento, pulse el botón cerrar tras lo cual será posible consultar el documento de cuenta por pagar en estado sin asignar, permitiendo asociar un nuevo registro y consecutivo de documento soporte.

El procedimiento de anulación de documento soporte solo se encontrará habilitado si el documento de cuenta por pagar asociado no ha sido transmitido al módulo FE-Facturación electrónica; de encontrarse en estado sincronizado o transmitido se visualizará una alerta restringiendo al realización de este procedimiento.

• Nota de Ajuste: Columna compuesta por un icono denominado “Generar documento de ajuste” el cual permite generar o asociar documentos de notas de ajuste a cuentas por pagar con documento soporte previamente registrado, este procedimiento podrá realizarse de dos maneras:

• Automático a partir de la causación original: Casilla de selección que permite generar un documento de nota de ajuste de manera automática, a partir de los movimientos registrados en el documento de cuenta por pagar seleccionado.

  

  • Fecha: Campo en formato dd/mm/aaaa en el cual podrá ingresar la fecha de registro correspondiente al documento de nota de ajuste automático a generar, por defecto traerá la fecha del sistema del día de consulta. Esta fecha deberá ser mayor a la fecha de registro del documento de cuenta por pagar.
  • Botón Consultar: Al pulsar este botón la opción validará si es posible efectuar el registro del documento de nota de ajuste de manera automática o si existe alguna condición que impida su registro. Una vez efectuadas las validaciones pertinentes por el sistema, se generará una previsualización de los movimientos a incluir en el documento de nota de ajuste, junto con el detalle de los registros de transmisión electrónica del documento de cuentas por pagar.

  

Registro de Documento

Pulse el botón Generar Documento a fin de efectuar el registro del documento AS-Documento Soporte Reversado, este se generará en estado contabilizado y estará cruzado contra el documento de cuenta por pagar seleccionado.

• Vincular documento contable:
  Permite asociar un documento generado manualmente, que de manera obligatoria debe estar cruzado al documento de cuentas por pagar seleccionado, como nota de ajuste a documento soporte.

  

  • Tipo de documento: Permite seleccionar un tipo de documento en específico para su asociación, sin embargo algunos tipos de documentos soporte de pagos como los son CE-Comprobantes De Egreso, CI-Comprobantes De Ingreso, así como otros documentos propios del sistema, estarán restringidos para su selección.
  • Documento: Permite seleccionar un consecutivo de documento en específico para su asociación, dependiendo del tipo de documento previamente seleccionado.
  • Botón Consultar: Al pulsar este botón la opción validará si es posible efectuar la asociación del documento de nota de ajuste de forma manual.

  

Registro de Documento

Pulse el botón Generar Documento a fin de efectuar el registro del documento AS-Documento Soporte Reversado, este se generará en estado contabilizado y estará cruzando contra el documento de cuenta por pagar seleccionado.

Consultar Información

Pulse el botón Cerrar para posteriormente consultar el detalle del consecutivo del Documento de Nota de Ajuste generado tanto en forma manual como automática, el cual estará habilitado como un vínculo para su consulta e impresión. Por otra parte una vez generado el registro de nota de ajuste, el vínculo de la columna Doc. Soporte quedara habilitado solo para efectos de consulta, el procedimiento de anulación del documento soporte se encontrará restringido.

En el evento en que el documento de Nota de ajuste se encuentre en estado anulado, se visualizará una alerta restringiendo la realización del procedimiento de anulación del documento soporte.

• Resolución: Columna que indica la resolución asignada al documento soporte generado. Este registro se conserva para efectos de auditoría, una vez un documento soporte es generado, no es posible modificar la resolución asociada a este.
• Fecha Generación: Columna que indica la fecha en que se efectuó el registro del documento soporte, esta es independiente a la fecha de registro del documento contable y se conserva para efectos de auditoría.
• Sel.: Casilla de selección para escoger los movimientos que requieran sean impriesos. Al marcar la casilla de selección disponible en el encabezado seleccionará la totalidad de documentos en consulta.
• Paginado: La funcionalidad del paginado estará habilitada en consultas la cuales superen los 1000 registros.

Al efectuar la marcación del selector masivo y de llegar a superar el límite establecido, se genera una alerta informativa.

La selección masiva solo aplicará hasta el límite de registros disponibles para su generación

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas se debe presionar el botón Guardar para confirmar el registro del consecutivo de documento soporte.

Pulse el botón Guardar e Imprimir si además del registro del consecutivo requiere efectuar la impresión del documento equivalente para el movimiento seleccionado.

El botón Imprimir quedara habilitado solo para aquellos documentos de cuentas por pagar que previamente posean un consecutivo de documento equivalente asignado.