Generación masiva de comprobantes de egreso

Por medio de esta opción es posible generar comprobantes de egreso en forma masiva seleccionando para cada uno de los documentos seleccionados, que posean saldos pendientes por cancelar y que se encuentres previamente autorizados.

Casillas de Búsqueda

• Proveedor: Combo compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el Nit, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los proveedores que coinciden con los datos digitados en la casilla.

• Fecha Doc. Entre: Compuesto por dos campos de texto numéricos con formato DD/MM/AAA, para ingresar el rango de fechas de registro de los documentos de saldo de cuentas por pagar previamente autorizados.

• Cuenta Contable: Control de búsqueda para filtrar por una cuenta contable específica. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable, si no selecciona ninguna cuenta de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro. Solo se muestran las cuentas contables configuradas como cruce por pagar.

• Fecha Vence Entre: Compuesto por dos campos de texto numéricos con formato DD/MM/AAA, para indicar el rango de fechas de vencimiento de cada documento saldo de cuentas por pagar pendiente por pago a partir de la forma de pago asignada al tercero.

• Centro Costos: Control de búsqueda para filtrar por un centro de costos específico asociado a los documentos. Para encontrar un centro de costos debe digitar el número, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable, si no selecciona ningún centro de costos de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.

• Fecha Pago Entre: Compuesto por dos campos de texto numéricos con formato DD/MM/AAA, para indicar el corte de fechas programada de pago ingresada en la opción de autorización de cuentas por pagar para documento contable autorizado.

• Mandante: Lista desplegable que permite la selección de un Mandante o dueño de obra especifico asociado a un centro de costos, de esta manera el informe será generado con la información de aquellos documentos con movimiento de cuenta cruce por pagar con registro asociado al centro del Mandante seleccionado. La configuración de mandante a centro de costo podrá ser verificada y modificada desde la opción A&F/Contabilidad/Configuración/Centros De Costos/Asignación mandante centro de costo.

• Documento: Campo de texto numérico para ingresar el consecutivo de documento de saldo de cuentas por pagar que se quiere consultar.

• Sucursal: Lista desplegable que permite la selección de una Sucursal específica, de esta manera la consulta será generada con la información de documentos registrados en la sucursal seleccionada. Solo las sucursales de tipo administrativas permiten efectuar registros de documentos.

• Forma de pago: Lista desplegable para filtrar los documentos de acuerdo con la forma de pago indicada en la opción Autorizar Cuentas por Pagar.

• Rango Prov.: Lista desplegable que permite efectuar la consulta de documentos a partir según el rango del nombre del tercero registrado en el documento de saldo de cuentas por pagar, las opciones de selección son:

  • #-C
  • D-K
  • L-Q
  • R-Z

• Tipo Documento: Lista desplegable que permite efectuar la consulta por el tipo de documento seleccionado.

• Bancos Destino: Lista desplegable para filtrar los documentos con saldo de cuentas por pagar pendiente de pago, a partir de la entidad financiera definida en la cuenta bancaria asociada al tercero registrado en el documento previamente autorizado.

  

• Moneda: Lista desplegable que permite efectuar la consulta de documentos con saldo en cuentas cruce por pagar de acuerdo a la moneda asignada al momento de registrarlo; al seleccionar esta moneda se mostrara la tasa de cambio vigente o la última configurada, el sistema limitara el registro de los comprobantes de egreso si no se tiene configurada la tasa de cambio del día del documento a registrar.

  

• Modificar: Campo de texto numérico que permite modificar la tasa de cambio de acuerdo con la moneda seleccionada y la fecha del documento a registrar, este campo se habilitara únicamente si se encuentra configurada la tasa de cambio del día del documento a registrar.

• Usuario que autorizó: Lista desplegable para filtrar los documentos de acuerdo con el usuario que autorizó el documento contable en la opción: A&F/Cuentas por Pagar/Autorización Cuentas Por Pagar.

• Saldos Negativos: Casilla de selección que permite filtrar aquellos documentos que tiene cuenta contable por pagar con saldo negativo.

Consultar Información

Una vez se han diligenciado los campos del filtro y búsqueda se debe presionar el botón consultar para visualizar el detalle de documentos soporte de saldos de cuentas por pagar a cancelar.

Detalle del Informe

• Proveedor: Fila que indica el nombre y número de identificación del tercero asociado a cada uno de los documentos de saldos de cuentas por pagar autorizados; de igual forma permite visualizar la cuenta bancaria de tercero y estado de matrícula de la misma, si el tercero no posee cuenta bancaria configurada se visualizará con la indicación Sin Cuenta Bancaria, de tener cuenta bancaria pero no confirmación de estado de matrícula se visualizará con la indicación Pendiente; en caso de poseer dicha confirmación se visualizará con la indicación Aprobada.

  

• Documento: Columna que indica el tipo y número del documento que se incluirá en la generación de comprobantes de egreso.

• FV Proveedor: Columna que indica el número de la factura del tercero relacionado en el documento de saldo de cuentas por pagar.

• Fecha Doc.: Columna que indica la fecha de registro del documento soporte de saldo de cuentas por pagar.

• Fecha Vence: Columna que indica la fecha de vencimiento registrada para el documento soporte de saldo de cuentas por pagar.

• Fecha de Pago: Columna que muestra la fecha de pago programada para el documento de saldo de cuenta por pagar.

• Centro Costos: Columna que muestra el centro de costos asociado al movimiento de cuenta de cruce del documento de saldo de cuentas por pagar. Si el centro de costos se encuentra inactivo no será posible efectuar la inclusión del documento para la generación de egresos.

  

• Segmento: Columna que muestra el segmento asociado al documento de saldo de cuentas por pagar.

• Cuenta Contable: Columna que muestra la cuenta cruce contable asociada al documento de saldo de cuentas por pagar.

• Medio Pago: Columna que muestra la forma de pago asignada al documento de saldo de cuentas por pagar desde la opción: A&F/Cuentas por Pagar/Autorización Cuentas Por Pagar.

• Obs.: Columna que muestra las observaciones ingresadas en el documento soporte de saldo de cuentas por pagar desde la opción: A&F/Cuentas por Pagar/Autorización Cuentas Por Pagar, columna observaciones.

• Saldo: Columna que muestra el saldo pendiente por pagar del documento de saldo de cuentas por pagar previamente autorizado.

• Sel.: Casilla que debe marcar para seleccionar la cuenta por pagar a incluir en los comprobantes de egreso.

• Imágenes: Botón que permite visualizar:

  • Las imágenes adjuntas al documento de saldo de cuentas por pagar registradas desde SGD, (Si requiere esta Funcionalidad se debe solicitar la actualización del informe al área de soporte técnico.)

    

  • Integración a Recepción de Facturación. Si requiere esta funcionalidad solicítela al módulo de Facturación Electrónica.

    

• Fila Totales: Casillas de consulta que permiten visualizar:

  

  • Total Autorizado: Fila que indica el monto del saldo total autorizado desde la opción A&F/Cuentas por Pagar/Autorización de cuentas por pagar, correspondiente a los documentos en consulta.
  • Total Seleccionado: Fila que indica el monto del saldo total autorizado desde la opción A&F/Cuentas por Pagar/Autorización de cuentas por pagar, correspondiente a los documentos seleccionados para la generación de comprobantes de egreso, a medida que estos sean seleccionados el monto visualizado es actualizado.

Almacenamiento

Luego de seleccionar cada una de los documentos de saldos de cuentas por pagar a cancelar, se debe presionar el botón Incluir a fin de generar el comprobante de egreso respectivo para los documentos seleccionados.

• Fecha: Campo con formato dd/mm/aaaa para diligenciar la fecha de registro de los comprobantes de egreso a generar.

• Forma de Pago: Lista desplegable que permite seleccionar la forma de pago que tomará el comprobante de egreso; por defecto el sistema traerá las formas de pago Efectivo, Cheque y Transferencia Bancaria, la configuración de formas de pago adicionales podrá realizarse desde la opción A&F/Tesorería/Configuración/Tipos de giro.

• Código de transacción: Casilla de texto numérica la cual permite definir un código o número específico el cual se asociará al comprobante de egreso generado, está casilla permite máximo 15 caracteres. Esta casilla será obligatoria y estará disponible para los tipos de giro o formas de pagos que estén definidos en la configuración interna (base de datos) del campo, para los demás tipos de giro está casilla estará bloqueada. La información diligenciada en este campo será informativa y no se visualiza en el formato de impresión del comprobante de egreso. Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.

• Cuenta Banco: Control de búsqueda que permite seleccionar la cuenta bancaria de la empresa de donde se generará los pagos. Este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el número o parte del nombre de la cuenta o banco en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar las cuentas bancarias que coinciden con el texto digitado.

• Contabilizar al Guardar: Casilla de selección que al marcarla hará que el documento de comprobante de egreso quede en estado contabilizado siempre y cuando cumpla con las condiciones para su registro.

• Elim.: Campo por medio del cual es posible excluir un documento de saldo de cuentas por pagar incluido previamente de la generación de comprobantes de egreso.

  • Una vez diligenciados todos los campos anteriormente mencionados dar clic en el botón Generar Comprobantes.

  

  • Generados los comprobantes de egreso respectivos, se habilitará una ventaja emergente que permite acceder a la opción de impresión masiva de comprobantes de egreso a fin de permitir la impresión del consecutivo de comprobante generado.