Generación traslados movimientos entre empresas

Esta opción permite programar la copia de movimientos contables entre empresas del mismo entorno. Antes de realizar la programación debe estar previamente configurado los centros de costos, cuentas contables, tipo de documento a generar, empresa origen (donde se toman los movimientos) y empresa destino (en la cual se copian los movimientos), esta configuración se realiza en la ruta: A&F/Contabilidad/procesos contables/traslados entre empresas/Configuración traslados movimientos entre empresas.

Casilla de búsqueda

• Empresa origen: Control de búsqueda para filtrar por la empresa origen desde la cual se tomarán los movimientos contables a copiar (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el código o parte de la descripción en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar la empresa que coincide con el texto digitado. Este campo es obligatorio y traerá las empresas o Bases de datos que se encuentren dentro del mismo entorno.

  Si la empresa origen no cuenta con configuración o si le falta mínimo una de las configuraciones (Empresas destino, Documento destino y Cuentas contables), al programar el sistema arroja una alerta y no permite realizar el traslado.

  

Consultar Información

Una vez se ha diligenciado la casilla de búsqueda se debe presionar el botón Consultar para continuar con la programación y generación de la copia de movimientos.

Programación copia de movimientos

Al consultar la empresa origen se muestra un mensaje indicando la fecha en formato dd/mm/aaaa de la última vez que se ejecutó un traslado para esta empresa, es decir, la fecha en la que se genera la copia (no corresponde a la fecha desde la cual se copian los movimientos), por ejemplo: Se programa para que se realice la copia de los movimientos del periodo diciembre 2022, pero la programación y la generación se realizó el 02/02/2023, esta última es la fecha que visualiza en el mensaje.

• Libro: Lista desplegable que permite indicar el libro desde el cual se tomarán los movimientos contables de la empresa destino a copiar. Este campo es obligatorio y no permite realizar la copia por grupo de libros.
• Mes: Lista desplegable para indicar el periodo o mes desde el cual se tomarán los movimientos contables de la empresa destino a copiar. Este campo es obligatorio.
• Año: Casilla de texto numérica que permite indicar año desde el cual se tomarán los movimientos contables de la empresa destino a copiar. Este campo es obligatorio.
• Descripción: Casilla de texto alfanumérico que permite adicionar una descripción al documento contable, este se visualizará en la descripción del documento contable y en el concepto del movimiento. Campo opcional y permite el ingreso de máximo 350 caracteres.

La copia de los movimientos contables se realizará solo para aquellos movimientos contables realizados dentro del libro y periodo seleccionado (cuentas contables y centros de costos configurados de la empresa origen).

Para realizar la copia se debe hacer clic en el botón Programar, de esta manera queda programada la copia de movimientos entre empresa origen y destino y se ejecutará a la 1:00am del día siguiente.

Al programar se valida que los centros de costos, el periodo se encuentre abierto; y que el tipo y consecutivo de documento se encuentre previamente configurado en las empresas destino. Si alguna de las empresas destino no cuentan con esta configuración al hacer clic en programar el sistema arroja una alerta. Tenga en cuenta que el documento se genera con la fecha de ejecución de la programación.

Si se programa correctamente el traslado, la opción indica una alerta confirmando el traslado.

Si para mismo libro, periodo y año seleccionado ya se encuentra una programación previa o un documento generado, el sistema arrojará los siguientes mensajes, dado que el sistema solo permite una vez realizar la programación y generación del documento.

Generación copia de movimientos

Cuando el sistema ejecuta la programación se procede a crear los documentos contables en las empresas destino. Se tiene en cuenta lo siguiente en la generación del documento contable:

1) El tipo de documento es el configurado en la ruta: A&F/Contabilidad/procesos contables/traslados entre empresas/Configuración traslados movimientos entre empresas.
2) Se genera en la sucursal principal
3) Se respeta el libro del movimiento origen.
4) La fecha de generación del documento corresponde a la fecha de ejecución de la programación.
5) El tercero del encabezado del documento es la empresa origen.
6) La descripción: Traslado de movimientos entre empresas (Periodo: mm/aaaa; Libro: xxxx; descripción ingresada al momento de programar)
7) La cuenta contable será la misma cuenta contable de origen. Estás validaciones se realizan por código más no por descripción.
8) El concepto: Traslado de movimientos entre empresas (Periodo: mm/aaaa; Libro: xxxx; descripción ingresada al momento de programar)
9) El centro de costos es el asociado a la empresa destino y que cuenta con movimientos en la empresa origen. Estás validaciones se realizan por código más no por descripción.
10) El tercero del movimiento es el mismo de la empresa origen.
11) La cuenta de la contrapartida depende del movimiento si es débito es una cuenta 13 y si es crédito una cuenta 23. (la configuración de las cuentas es personalizado por PUC, enviar al equipo de soporte técnico las cuentas contables que desean configurar).
12) El usuario de elaboración es admin 50. Este usuario es fijo y único.
13) El documento queda en estado contabilizado si cumple con todas las condiciones para contabilizar (debe contar con la funcionalidad activa de contabilizar en línea), de lo contrario queda en estado descontabilizado.
14) Se genera un documento por grupo de libros y empresas destino.
15) La copia se realiza únicamente para los movimientos generados en el grupo de libros y periodo de la empresa origen.
16) Al generar el documento contable los movimientos se totalizan (agrupan) teniendo en cuenta la cuenta contable y el centro de costos, con la formula DB-CR.
17) Si al generarse el documento contable en las empresas destino no se encuentra configuradas las cuentas contables (Copia o contrapartida), en el documento se almacena el código, pero el documento quedará descontabilizado.