Generación de reembolsables

Generar

Por medio de esta funcionalidad es posible es posible realizar la generación de los lotes de reembolsables de centros de costos previamente configurados en la opción A&F/Contabilidad/ Reembolsables/Configuración de Reembolsables – Centros de costos.

Casillas de búsqueda

• Sucursal administrativa: Autocompletar que permite filtrar la consulta por la sucursal administrativa asociada al centro de costos de reembolsables, configurada en la opción A&F/Contabilidad/Configuración/Centros de costos/Centros de Costo. Campo obligatorio.
• Rango de fecha: Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, para indicar la fecha inicial y final de consulta de documentos para la generación del lote de reembolsables. Campos obligatorios.
• Centro de costos: Lista de selección que permite filtrar la consulta por uno o varios de centros de costos específicos a los cuales se le va a generar un lote de reembolsables. En esta lista solo se visualizan centro de costos configurados en la opción: A&F/Contabilidad/Reembolsables/Configuración de Reembolsables – Centros de costos y adicionalmente se encuentren asignados a la sucursal administrativa seleccionada.

Consultar información

Una vez definidas las casillas de búsqueda presione el botón Consultar para visualizar la información en pantalla o Limpiar filtros para borrar la información diligenciada o realizar una nueva consulta.

Detalle del informe

• Centro de costos: Columna que indica el código y nombre del centro de costos al cual se le va a generar el lote de reembolsables.
• Último generado: Columna que indica el número consecutivo del lote y el rango de fechas del último lote de reembolsables generado del centro de costos.
• Último aprobado: Columna que indica el número consecutivo del último lote de reembolsables aprobado del centro de costos.
• Sel: Casilla de selección para indicar el centro o centros de costos a los cuales se les generará un lote de reembolsables por el rango de fechas seleccionado.

Generar lote

Una vez seleccionados los centros de costos a generar el lote de reembolsables , se debe oprimir el botón Generar

Administrar

Por medio de esta funcionalidad es posible efectuar la administración de lotes de reembolsable en estado generado, permitiendo excluir y/o incluir documentos contables, así como efectuar la aprobación en lotes previamente registrados.

Casillas de búsqueda

• Sucursal administrativa: Control de búsqueda que permite consultar el detalle de las sucursales de tipo administrativas asociadas a los centros de costos de lotes de reembolsables previamente generados, según la parametrización definida en la opción AyF/Contabilidad/Configuración/Centros de Costo/Centros de costo. Para encontrar una sucursal especifica digite el nombre en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es obligatorio y es necesario seleccionar una de las sucursales mostradas en la lista.
• Rango de Fecha: Compuesto por dos Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, para indicar el rango de fechas inicial y final de generación de los lotes de reembolsables previamente registrados a consultar. Este campo es obligatorio.
• Lote No: Control de búsqueda que permite consultar el detalle de consecutivo de un lote de rembolsable especifico. Para encontrar un lote digite el consecutivo de lote y/o código de centro de costo asociado en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es opcional y solo se visualizará información en la consulta si el lote seleccionado se encuentra en estado generado, los lotes en estado aprobado son omitidos.
• Centro de Costos: Para seleccionar el o los centros de costos a consultar, marque las casillas correspondientes a cada uno; si desea marcar masivamente o desmarcar los centros de costos seleccionados puede hacer clic en el botón “Todos”. Si no se selecciona ningún centro de costos de la lista al dar clic en consultar traerá los reembolsables para todos los centros de costos de tipo auxiliar que se encuentren en estado generado. En esta lista solo se visualizan centro de costos configurados en la opción: A&F/Contabilidad/Reembolsables/Configuración de Reembolsables – Centros de costos y adicionalmente se encuentren asignados a la sucursal administrativa seleccionada.

Limpiar filtros

Haga clic sobre la descripción Limpiar filtros, a fin de realizar el borrado de los filtros diligenciados y diligenciarlos nuevamente.

Consultar información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla.

Detalle del informe

• Lote Generado: Columna que indica el consecutivo de lote de reembolsable en consulta, al dar clic sobre la fila correspondiente al registro del reembolsable, es posible consultar la información de registro y documentos incluidos en el lote en pleno detalle.

  

  

• Lote N°: Fila que indica el consecutivo asignado al lote de reembolsable generado.

• Centro costo: Fila que indica el código y descripción del centro de costos asociado al lote de reembolsable generado.

• Mandante: Fila que indica el número de identificación y nombre del mandante principal asociado al centro de costos del lote de reembolsable en consulta, este será validado según la parametrización efectuada en la opción A&F/Contabilidad/Configuración/Centros De Costos/Asignación Mandante Centro De Costo, de no contar con un mandante para el centro de costos, este campo se visualizará vacío.

• Usuario: Fila que indica el usuario que efectuó la generación de lote de reembolsable en consulta.

• Fecha Registro: Fila que indica la fecha de generación de lote de reembolsable en consulta.

• Valor Lote: Fila que indica el monto total calculo del lote de reembolsable en consulta, calculado a partir de la sumatoria de registros de la columna valor total.

• Fecha Inicial/Final: Filas que indican al fecha inicial y final correspondiente al periodo que comprende la generación del lote de reembolsable en consulta.

• Estado: Fila que indica el estado de registro del lote de reembolsable en consulta, las opciones de registro son:

  • Generado: Lote registrado pendiente por aprobación, es posible incluir y/o excluir documentos del mismo.
  • Aprobado: Lote registrado confirmado como aprobado, no es posible incluir y/o excluir documentos del mismo, pero está habilitado para la generación del documento de cauta de cobro respectivo.

• Aprobado por: Fila que indica el usuario que efectuó la aprobación de lote de reembolsable en consulta, en lotes en estado generado este campo se visualizará vacío.

• Fecha Aprobación: Fila que indica la fecha de aprobación de lote de reembolsable en consulta, en lotes en estado generado este campo se visualizará vacío.

• Documento: Fila que indica el consecutivo de documento de cuenta de cobro, generado para el lote de rembolsable aprobado.

• No: Columna que indica el número de filas correspondiente a los documentos en consulta listados y que se encuentran disponibles para su inclusión en el lote de reembolsable.

• Tercero: Columna que indica el número de identificación y nombre de tercero asociado al documento contable en consulta.

• Doc.: Columna que indica el tipo de documento contable en consulta.

• Concepto: Columna que indica el concepto registrado en el detalle del encabezado del documento contable en consulta.

• Fecha Documento: Columna que indica la fecha de registro del documento contable en consulta.

• No Doc: Columna que indica el consecutivo de documento. Es posible ingresar al detalle del documento haciendo clic sobre el número de consecutivo.

  

• Factura: Columna que indica el número de documento de tercero o factura registrado en el documento contable en consulta.

• Columnas Conceptos: Las columnas visualizadas en el margen derecho de la consulta del informe, después de la columna Doc. Tercero correspondiente al detalle de movimientos del documento en consulta, depende enteramente de la configuración del formato de reembolsable parametrizado para el centro de costos en consulta, efectuado en la opción A&F/Contabilidad/Reembolsables/Configuración De Reembolsables, estas corresponden directamente a los conceptos asociados a la cuenta de costos o gasto de los documentos listados en el lote, así como las cuentas asociadas al cálculo de conceptos de gravámenes e impuestos.

  

• Proindiviso: En este apartado se visualizará de forma desagregada el valor total del lote de reembolsable en consulta, según el porcentaje de participación configurado a cada proindiviso asociado al centro de costos respectivo, según la parametrización efectuada al centro de costos en la opción A&F/Contabilidad/Configuración/Centros De Costos/Asignación Mandante Centro De Costo, de no contar con un mandante para el centro de costos, este campo se visualizará vacío.

  

  De no contar con la parametrización de proindivisos o un mandate principal asociado, este campo se visualizará indicando el valor total el lote como el 100% de participación, sin indicar un tercero.

  

• Opciones de impresión: Es posible generar el detalle de la información del lote en formato de impresión y archivo de Excel.

  

• Centro de Costos: Columna que indica el código y descripción del centro de costos asociado al lote de reembolsables en consulta.

• Periodo Generado: Columna que indica el periodo de generación (Fecha Inicial/Final) del lote de reembolsable en consulta.

• Total Lote: Columna que indica el valor total calculado del lote de reembolsable en consulta.

• Observaciones: Al dar clic en el icono situado en al ultima final, se habilita un cuadro emergente en el cual podrá ingresar una observación de carácter informativa asociada al lote en consulta, este campo es opcional.

  

Excluir documento

Para excluir un documento del lote de reembolsable en consulta haga clic en el icono Excluir ubicado en la última columna del detalle de documento del lote, se generará una alerta informativa indicando el consecutivo de documento a excluir, confirme la operación para hacer efectiva esta acción.

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Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el botón Eliminar a fin de confirmar esta acción.

Documentos pendientes por incluir

• Rango de Fecha: Compuesto por dos Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, para indicar el rango de fechas inicial y final del registro contable. Por defecto trae como fecha final la fecha actual del sistema y como fecha inicial el primer día del mes de consulta. Campo obligatorio.
• Proveedor: Si desea filtrar la información por un tercero específico puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado.
• Tipo de Documento: Si desea filtrar la información por un Tipo de documento específico puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el tipo del documento en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los tipos que coinciden con el texto digitado.
• No. Documento: Está compuesto un campo de texto en formato numérico correspondiente al consecutivo del documento contable a consultar.

Consultar información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla, por defecto se visualizará una alerta informativa indicando que al excluir un documento desde esta opción, el mismo dejará de estar disponible en el módulo de reembolsables para su inclusión en un nuevo lote.

Detalle del informe

• No: Columna que indica el número de filas correspondiente a los documentos en consulta listados y que se encuentran disponibles para su inclusión en el lote de reembolsable.

• Tercero: Columna que indica el número de identificación y nombre de tercero asociado al documento contable en consulta.

• Doc.: Columna que indica el tipo de documento contable en consulta.

• Concepto: Columna que indica el concepto registrado en el detalle del encabezado del documento contable en consulta.

• Fecha Documento: Columna que indica la fecha de registro del documento contable en consulta.

• No Doc: Columna que indica el consecutivo de documento. Es posible ingresar al detalle del documento haciendo clic sobre el número de consecutivo.

  

• Doc. Tercero: Columna que indica el número de documento de tercero o factura registrado en el documento contable en consulta.

• Incluir Documentos: Para incluir un documento pendiente en el módulo de reembolsables en el lote en consulta, haga clic en el botón Incluir Documentos ubicado en el margen inferior derecho del detalle de documento del lote, se generará una ventana emergente en la cual es posible consultar el detalle de documentos disponibles para su inclusión, seleccione cada uno de los documentos respectivos marcando el check box habilitado en la última columna, podrá respaldarse en los diferentes filtros de consulta y confirme la operación para hacer efectiva esta acción. Solo se podrán incluir documentos en estado contabilizado, con movimientos registrados para el centro de costos asociado al lote de reembolsable en consulta y que no estén incluidos en un lote registrado.

  

Almacenamiento

Luego de seleccionar cada uno de los documentos a incluir en el lote en consulta, haga clic en el botón incluir documentos a fin de confirmar esta acción.

Aprobar reembolsable

• Aprobar Reembolsable: Para efectuar la aprobación del lote de reembolsable en consulta, haga clic en el botón Aprobar Reembolsable ubicado en el margen inferior derecho del detalle d del lote, se generará una alerta informativa indicando el consecutivo de lote a aprobar, confirme la operación para hacer efectiva esta acción.

  

  Solo es posible efectuar la aprobación de lotes en orden ascendente según su consecutivo de registro, ya que en el evento en que exista un consecutivo de lote previo al que este intentando aprobar, sin haber sido aprobado, se restringirá la aprobación del lote en consulta.

  

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el botón Eliminar a fin de confirmar esta acción.

Cambiar estado

Por medio de esta funcionalidad es posible consultar los lotes de reembolsables en estado Aprobado y realizar el cambio de estado de Aprobado a Generado.

Casillas de búsqueda

• Sucursal administrativa: Autocompletar que permite filtrar la consulta por la sucursal administrativa asociada al centro de costos de reembolsables, configurada en la opción A&F/Contabilidad/Configuración/Centros de costos/Centros de Costo. Campo obligatorio.
• Rango de fecha: Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, para indicar la fecha inicial y final de consulta de documentos para la generación del lote de reembolsables. Campos obligatorios.
• Lote: Autocompletar que permite filtrar la consulta por el consecutivo de un lote de rembolsable específico. Para encontrar un lote digite el consecutivo de lote o código de centro de costo asociado en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable.
• Centro de costos: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por un centro de costos específico. En esta lista solo se visualizan centro de costos configurados en la opción: A&F/Contabilidad/Reembolsables/Configuración de Reembolsables – Centros de costos y adicionalmente se encuentren asignados a la sucursal administrativa seleccionada.
• Tipo: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por el tipo de administración del reembolsable asignado al centro de costos en la opción: A&F/Contabilidad/Reembolsables/Configuración de Reembolsables – Centros de costos.

Consultar información

Una vez definidas las casillas de búsqueda presione el botón Consultar para visualizar la información en pantalla o Limpiar filtros para borrar la información diligenciada o realizar una nueva consulta.

Detalle del informe

• Centro de costos: Columna que indica el código y nombre del centro de costos al cual se le va a generar el lote de reembolsables.
• Lote aprobado: Columna que indica el número consecutivo del lote, al hacer clic sobre este se puede visualizar el detalle del lote.
• Tipo Admin.: Columna que indica el tipo de administración del reembolsable asignado al centro de costos.
• Documento: Columna que indica el consecutivo del documento contable asignado al reembolsable.
• Aprobado por: Columna que indica el usuario, fecha y hora de aprobación del reembolsable.

Cambiar Estado

Una vez seleccionado el lote a cambiar de estado, oprima el botón Cambiar estado a generado.

Se mostrará la siguiente alerta de confirmación del cambio de estado del reembolsable.

Con el lote en estado Generado puede realizar todas las acciones de la opción administrar (incluir o excluir documentos) y aprobarlo nuevamente.