Generar cronograma de auditorías

Por lo general la realización de auditorías pasa por tres etapas o estados a través de los cuales se programan, se planean y se ejecutan; en esta opción tendrá la posibilidad de ejecutar varias acciones:

• Crear nuevo cronograma: allí debe ingresar el año correspondiente al cronograma a crear.
• Crear auditoria: este permite el registro de una nueva auditoría dentro del cronograma.
• Nueva versión cronograma: El sistema permite controlar los cambios realizados al programa de auditoría vigente y generar nuevas versiones cada vez que el cronograma se modifique.
• Envío revisión cronograma: permite generar el proceso de revisión y aprobación del cronograma anual de auditorías.

Crear cronograma de auditorías

Haga clic en Crear nuevo cronograma e ingrese el año correspondiente:

Una vez creado el cronograma, se habilitan las siguientes opciones:

Registro de auditorías

Haga clic en la acción Crear auditoría que muestra el siguiente formulario:

El usuario asociado como Auditor líder no puede asociarse al Equipo auditor.

Mediante el diligenciamiento de este formulario se efectúa la inclusión de los procesos en el cronograma de auditorías anual. Por lo anterior, efectúe el diligenciamiento de este formulario por cada uno de los procesos que desea incluir en el cronograma de auditorías en los tiempos en los que será auditado cada uno de ellos.

Cada vez que se crea una auditoria se debe dejar referenciado el alcance de la misma, las fechas de realización y el equipo auditor, con sus respectivas tareas asignadas.

Diligencie los campos correspondientes y haga clic en el botón Guardar:

Para proceder a la etapa de Planeación es necesario que el cronograma se encuentre Vigente.

Envío a revisión del cronograma

Para continuar con las etapas de las auditorias registradas, es necesario que el cronograma se encuentre vigente. Haga clic en el botón Envío revisión cronograma ,ingrese la información correspondiente en el campo Control de cambios y haga clic en el botón Aceptar:

Una vez enviado a revisión se visualizará dicho estado:

Mientras se realiza la revisión y la aprobación del cronograma, no es posible realizar más acciones dentro del cronograma:

Para realizar la revisión y aprobación correspondiente remítase a Revisión y aprobación de documentos, seleccionando allí el tipo de documento Cronograma de auditorias.

Revisión y aprobación del cronograma de auditorías

Una vez se encuentre vigente el cronograma de auditorías, aparecerá habilitado el botón Para planeación en cada una de las auditorías registradas en el cronograma de auditorías.

Eliminar auditoría

Podrá efectuar la eliminación la auditoria haciendo clic en el botón Eliminar. Una vez confirme la eliminación no será posible recuperar la información correspondiente a la auditoría.

Pasar la auditoría a etapa de Planeación

Una vez se encuentra vigente el cronograma de auditorías, haga clic en la descripción de la auditoría para visualizar el formulario:

Haga clic en el botón Para planeación, habilitando la sección Lista de chequeo:

Diligencie la siguiente información:

• Requisitos: Seleccionar la norma y el requisito relacionado al criterio a evaluar.
• Tipo actividad: Seleccionar una opción relacionada al criterio según el cliclo PHVA: Planear (P), Hacer (H), Verificar (V), Actuar (A).
• Criterio a verificar: Describa el criterio a verificar en la auditoria.
• Orden: Asigne un orden al criterio y por último haga clic en el botón Guardar:

Asigne todos los criterios necesarios en la lista de chequeo.

Inicio de entrevistas de la auditoría

Haga clic en el botón Inicio entrevistas para consignar los hallazgos identificados durante la auditoria:

• Hallazgo: Ingrese la descripción del hallazgo identificado.
• Observaciones: Ante los hallazgos de cumplimiento o no identificados como hallazgos de incumplimiento, seleccione Fortaleza, Observación u Oportunidad de mejora según corresponda.
• Archivo: Haga clic en el botón Agregar para añadir un archivo adjunto como evidencia del hallazgo identificado.

• No conformidad: Ante los hallazgos de incumplimiento, marque la casilla para indicar que el hallazgo genera corresponde a una no conformidad:

Realice el diligenciamiento anterior para cada criterio de la lista de chequeo.

Finalizar entrevista

Si ha marcado la casilla No conformidad, al hacer clic en el botón Finalizar entrevista, podrá crear la No conformidad o asociar las no conformidades creadas a otros criterios de la auditoria:

Seleccione Nueva y haga clic en el botón Crear NC:

Se asignará automáticamente un número (ID) de la No conformidad creada:

Haga clic en el ID de la No conformidad o diríjase al Registro y consulta de planes de acción para gestionar las No conformidades generadas.

Devolver estado

Podrá devolverse a modificar detalles de los pasos anteriores haciendo clic en el botón Devolver estado. Si ha generado una No conformidad, al devolver al paso anterior y tratar de eliminar el criterio el sistema indicará que también se eliminarán las no conformidades asociadas a éste:

Generar informe

Haga clic en el botón Generar informe para ingresar las conclusiones finales de la auditoria:

Devolver estado: Podrá devolverse a modificar detalles de los pasos anteriores haciendo clic en el botón Devolver estado.

Cerrar informe

Haga clic en el botón Cerrar informe para finalizar el registro de la auditoria y visualizar el informe final:

Nueva versión del cronograma

Para añadir nuevas auditorías al cronograma, haga clic en el botón Nueva versión del cronograma:

Realice el proceso descrito anteriormente sobre las nuevas versiones generadas con relación al registro y ejecución de las auditorías.