Generar documentos contables

Esta opción permite pasar a contabilidad los datos que fueron ejecutados en las diversas opciones del sub-módulo de activos fijos, en donde se creará un documento contable haciendo la afectación contable de activos fijos por cada evento en los diferentes periodos contables.

Casillas de Búsqueda

• Mes: Lista desplegable que permite indicar el mes en que se ejecutaron los diferentes evento y posteriormente la creación y contabilización de cada uno en los procesos. Este campo es obligatorio para la consulta de datos.
• Año: Este campo es complemento del mes, haciendo referencia al año que se registró el evento. Este campo es obligatorio para la consulta de datos.
• Fecha: Campo informativo que indica la fecha de registro con la que se almacenarán los documentos contables para cada evento. La fecha por defecto con la que quedaran registrados cada uno de los documentos será el último día del periodo seleccionado en los campos Mes y Año.

Verificar la Información

Una vez diligenciado los campos presione sobre el botón Verificar para consultar los procesos ejecutados en el periodo seleccionado y además visualizar la información en pantalla.

Documentos a Generar

El sistema arrojara en detalle cómo tipo informe los procesos que se ejecutaron por cada evento, en donde se visualizan los documentos pendientes por generar y pasar a contabilidad.

• Evento: Columna que indica el concepto por el cual se registraran el documento contable para el activo fijo.
• Sucursal: Columna que indica la sucursal administrativa asociada a la ubicación del activo fijo, en la cual se realizó el evento y quedará almacenado el documento contable a generar.
• Libro: Columna que indica el libro que se llevará la afectación contable del documento a generar.
• Norma Local/Fiscal: Columna que indica que el evento también fue realizado bajo norma local.
• Tipo de Documento: En esta columna se identificarán los tipos de documentos con el que se registrará la afectación contables de cada evento, este se visualizaran en el caso de que este ya cuente con documentos previos generados.
• Documento Previo: En esta columna se identificaran el consecutivo de documento generado con el que ya cuenta el evento.
• Generar: Columna que permite marcar o desmarcar en caso que lo requiera el registro contable que se realizará al evento listado. Aquellos eventos que no posean documentos previamente registrados para le perdido en consulta estarán marcados por defecto. Los eventos de traslado efectuados para el periodo, por defecto se encontraran marcados en forma automática para el registro del documento, no será posible desmarcarlo.

Almacenamiento

Una vez verificada la información podrá generar el registro contable de cada concepto presionando el botón Generar, en el cual se mostrará el resultado en pantalla por cada evento ejecutado. Si el evento cuenta con documento previamente generado, el sistema en forma automática efectuará la anulación del documento previo el cual será sustituido por el documento actual.

En el evento en que falte alguna configuración asociada a la generación de documentos soporte para eventos de activos fijos, se genera un mensaje detallando la configuraron a realizar, esta tipo de alertas son informativos y no constituyen un error que restrinja la generación de los documentos para los eventos seleccionados.

De presentarse alguna inconsistencia que impida la generación del documento en alguno de los eventos, se producirá una alerta informativa para el evento específico detallando la misma.

En el evento en que se cuente con la funcionalidad de moneda de presentación, es necesario tener en consideración que será de carácter obligatorio el registro de tasa de cambio correspondiente a la fecha de compra de cada uno de los activos relacionados en el registro de evento al cual se está efectuando la generación del documento contable asociado, esto para efectos de permitir su contabilización.

De identificarse activos sin tasas de cambio configuradas para su fecha de compra, se habilitara una alerta informativa junto con un vínculo en el cual se indicara en pleno detalle las fechas de compra en las que debe configurarse la tasa de cambio de moneda de presentación respectiva, a fin de permitir la generación del documento soporte del evento seleccionado.

En caso contrario se indicará el detalle de tipos y consecutivos de documento generados por sucursal, libro y evento registrados.