Generar plantilla fiduciaria

Por medio de esta opción es posible efectuar el registro de las respectivas plantillas fiduciarias para cada uno de los centros de costos de tipo auxiliar y maestro configurados para los fidecomisos previamente configurados, realizando la agrupación de documentos autorizados por tercero y centro de costos, según el formato al que se encuentren asociados; Las plantillas fiduciarias generadas quedaran registradas mediante un archivo en formato Excel, las especificaciones técnicas en cuanto a forma y contenido se encuentran parametrizadas por base de datos para cada uno de los formatos estándar disponibles.

Casillas de Búsqueda

• Moneda: Lista desplegable que permite filtrar los documentos contables de acuerdo con la moneda asignada al momento de registrarlos.
• Fideicomiso: Obligatorio. Control de búsqueda que permite seleccionar el fideicomiso respectivo al cual se le va a efectuar la generación de plantilla fiduciaria.
• Tercero: Opcional. Control de búsqueda que permite filtrar por el tercero asociado a los movimientos de documentos de cuentas por pagar a incluir en la generación de la plantilla fiduciaria.
• Centro de costos: Opcional. control de búsqueda que permite seleccionar el centro de costos de tipo auxiliar o maestro asociado a los movimientos de documentos de cuentas por pagar a incluir en la generación de la plantilla fiduciaria, las opciones de consulta estarán limitada a los centros de costos parametrizados en la opción Asignación de Centro de Costos Fideicomisos para el fideicomiso seleccionado.

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla.

Detalle del Informe

• Fecha de Generación: Obligatorio. Casilla de texto numérico con formato DD/MM/AAA que permite registrar la fecha de generación de la plantilla fiduciaria.

• Cuenta Giradora: Obligatorio. Control de búsqueda compuesto por una casilla de texto y una lista desplegable que permite seleccionar la cuenta bancaria giradora para el registro del encabezado de la plantilla fiduciaria a generar, la información visualizada en este campo corresponde a aquella registrada desde la opción A&F/Tesorería/Configuración/Cuentas de Banco.

• Fecha: Columna que indica la fecha de registro de los documentos de saldos de cuentas por pagar listados en la consulta y disponibles para el registro de plantilla fiduciaria.

• Documento: Columna que indica el número de consecutivo de los documentos de saldos de cuentas por pagar listados en la consulta y disponibles para el registro de plantilla fiduciaria.

• Nit Tercero: Columna que indica el número de identificación del tercero de causación o beneficiario de endoso asociado a cada uno de los documentos de saldos de cuentas por pagar listados en la consulta y disponibles para el registro de plantilla fiduciaria.

• Nombre Tercero: Columna que indica el nombre del tercero de causación o beneficiario de endoso asociado a cada uno de los documentos de saldos de cuentas por pagar listados en la consulta y disponibles para el registro de plantilla fiduciaria.

• Saldo Autorizado: Columna que indica el saldo autorizado del documento de cuentas por pagar en consulta, el monto visualizado corresponde al registrado en la opción A&F/Cuentas Por Pagar/Autorización De Cuentas Por Pagar.

• Saldo Inicial: Columna que indica el saldo total del documento de cuentas por pagar en consulta, el monto visualizado corresponde al registrado en el movimiento de cuenta cruce por pagar relacionado en el documento.

• Saldo Acumulado: Columna que indica el saldo acumulado del documento de cuentas por pagar en consulta, el monto visualizado corresponde a la sumatoria de los montos de saldo autorizado que han sido registrados progresivamente en plantillas fiduciarias previamente registradas desde esta opción.

• Forma de pago: Columna la cual posee una lista desplegable habilitada por cada movimiento en consulta (Agrupados por centros de costos o tercero según sea el caso), correspondiente a el concepto de pago definido para el registro de la plantilla a generar; si desea asignar un mismo concepto de pago a todos los documentos listados, deberá seleccionarlo en el campo de texto ubicado en el título de la columna. El nombre de esta columna así como las opciones habilitadas en la lista desplegable dependerán de cada formato de la siguiente forma:

  • Colpatria: La columna será nombrada como Forma de Pago, las opciones habilitadas son:

    1. Transferencias Colpatria – Colpatria
    2. Cheque Para Consignar
    3. Transferencia Bancos Externos – Ach
    4. Cheque Gerencia – Colpatria
    5. Cheque Gerencia – Banco Externo
    6. Debito Obligación Fin Colpatria
    7. Debito Obligación Fin Banco Externo
    8. Pago Pse/Vía Sebra/Nota Debito
    9. Traslado Cuenta Exento Gmf
    10. Traslado A Encargo

  • Masivo Point Bogotá: la columna será nombrada como Forma de Pago Clientes, las opciones habilitadas son:

    1. Pago con destino Cuenta
    2. Pago con destino Encargo
    3. Pago en Cheque o Efectivo
    4. Pago de Obligación
    5. Pago Parafiscales (PSE)

  • Bancolombia: La columna será nombrada como Tipo de Transacción, las opciones habilitadas son:

    1. Pago a terceros
    2. Giro a terceros
    3. Pago proveedores
    4. Restitución
    5. Desistimiento
    6. Pago informe de costos
    7. Reembolsos
    8. Anticipos a contratos
    9. Pago comisión tributaria
    10. Pago de estampillas
    11. Pago compra de predios
    12. Pago de honorarios
    13. Pago contrato de obra
    14. Pago de obligación
    15. Pagos a terceros por cumplir
    16. Otros

  • BBVA: la columna será nombrada como Forma de Pago Clientes, las opciones habilitadas son:

    1. 1-Abono en Cuenta
    2. 2-Cheque

  • Davivienda: Para este formato esta columna se encontrará deshabilitada.

• Observación: Opcional. Columna la cual posee una casilla de texto habilitada por cada movimiento en consulta (Agrupado por Tercero), correspondiente a el concepto de pago definido para el registro de la plantilla, de igual forma permite diligenciar una observación general desde el encabezado la cual aplica para la totalidad de movimientos listados en la consulta.

• Incluir: Casilla de selección que permite la marcación de uno o todos los documentos de cuentas por pagar consultados para efectuar la generación de la respectiva plantilla fiduciaria. Esta casilla solo se habilita si el monto registrado en la columna saldo autorizado, es inferior a la sumatoria de este más los registros de saldo acumulado consignados en plantillas previamente generadas y relacionados en al columna saldo autorizado, en caso de superarlo se restringirá la marcación de la casilla, habilitando una alerta en la que se detalla el monto de sobregiro, por lo cual el saldo registrado en la opción A&F/Cuentas Por Pagar/Autorización De Cuentas Por Pagar deberá ser ajustado.

Los registros de saldo autorizado en plantillas previas se irán sumando en la columna saldo acumulado por cada documento.

De registrar un monto de saldo autorizado cuya sumatoria con la columna saldo acumulado genere un monto superior al valor registrado en la columna saldo inicial, se restringirá su marcación y se generará la siguiente alerta de sobregiro para el documento respectivo.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el botón Incluir, dicho botón se encuentra en la parte inferior izquierda. Posteriormente se habilitará un cuadro de diálogo emergente confirmando que la Plantilla Fiduciaria fue generada correctamente y en el cual es posible consultar el detalle del consecutivo, fideicomiso y fecha de registro de la plantilla fiduciaria generada; adicionalmente se habilitara el botón Excel que permite consultar directamente el detalle de la plantilla registrada; una vez cerrado el cuadro emergente, el archivo de Excel estará disponible para su descarga en el informe de plantillas generadas.