Generar simulación para gestión de cambios
  • 27 Jan 2023
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Generar simulación para gestión de cambios

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Article summary

A medida que avanza la ejecución del proyecto, se evalúan los resultados obtenidos y se agotan las reservas o buffers (amortiguadores), por lo que se puede requerir actualizar la línea base, mediante el procedimiento formal de la gestión de cambios.

Simulación de cambios

Simulación de cambios

Esta opción permite modificar (replanear) la línea base y la línea actual del proyecto, con el fin de ajustar el inicio – término de las actividades y visualizar las variaciones del fin y comienzo en días en el proceso de la simulación. Una vez se envía a aprobación, será responsabilidad del encargado de comité de cambios gestionar la simulación devolviendo, aprobando o rechazando las solicitudes realizadas.
Cronograma
Cuando se ingresa a esta opción, el sistema muestra el informe cronograma del proyecto.your content goes here

Para iniciar, dar clic en el botón de la parte superior. El sistema muestra mensaje solicitando confirmación para iniciar el proceso.
389

389

Para continuar, dar clic en el botón En este punto se crea una copia del proyecto actual; dicha copia se utiliza para realizar la modificación sin afectar el proyecto hasta que se termine el proceso. De lo contrario dar clic en el botón No, para cancelar la acción.

Restricciones

Se debe tener en cuenta, que, si existe una modificación de cronograma en curso sobre el proyecto actual, el sistema no permitirá realizar la simulación de cambios. Por lo anterior, se debe dar trámite a la modificación de cronograma, para continuar con el proceso de la simulacion.

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Una vez termina de procesar, el sistema habilita la vista de edición que muestra un comparativo entre los cambios y la línea actual. Se debe tener en cuenta:

  • Los campos que pertenecen al agrupamiento de columnas Cambios, pueden editarse.

  • Los campos del agrupamiento de columnas Línea actual, son de solo lectura.

  • No es posible editar, las actividades que se encuentran cerradas o terminadas.

  • Si la actividad(es) predecesora(s) del buffer, es (son) modificada(s) en su duración o en sus fechas de inicio o fin, el buffer, calculará de nuevo su fecha de inicio y fin dependiendo del tipo de relación establecida. Por lo que el consumo del buffer vuelve a cero.

  • Es posible editar o crear más actividades marcadas como buffer, que se utilizarán en el caso en el que el proyecto, se defina desde su creación con el tipo de modificación ‘Ejecución de actividades’.

  • Es posible editar o ingresar reserva de imprevistos al proyecto, que se utilizarán en el caso en el que el proyecto, se defina desde su creación con el tipo de modificación ‘Reserva de imprevistos’.

902

En las actividades en estado activo es posible realizar la simulación de cambios. Para esto se debe realizar lo siguiente:

Excepciones

Una vez dentro del cronograma de simulación, es posible adicionar, editar o eliminar excepciones, para esto, dar clic en el botón 506png de la barra de herramientas. Las excepciones permiten definir los días laborales, como días no laborales en el proyecto seleccionado, como es el caso de los días festivos.

507

Para configurar las excepciones, realizar el siguiente procedimiento:

  • Agregar: seleccionar del calendario en el encabezado, el mes y año para ubicar la fecha a insertar como excepción y dar clic en el botón 508

  • Editar: los festivos y los días no laborales del proyecto, es posible editarlos. Para esto, dar doble clic sobre el nombre o sobre la fecha a editar.

  • Eliminar: para eliminar el registro, buscar y seleccionar en el listado o a través del calendario, la excepción a eliminar y dar clic sobre el botón 509

  • Una vez registradas, editadas o eliminadas las excepciones del proyecto, para confirmar la acción, dar clic en el botón Aceptar

  • Para cancelar la acción, dar clic en el botón Cancelar

Calendario
El sistema, no permite la edición del calendario del proyecto.

  • #: Campo no editable que enumera de forma automática las actividades creadas en el cronograma del proyecto.

Crear tareas

  • Adicionar nueva tarea: Para adicionar una nueva actividad, dar clic en el botón + de la barra de herramientas.

También es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar las siguientes opciones:

  • Agregar > Tarea arriba: Inserta una nueva tarea en una posición menor o anterior a la tarea seleccionada.

  • Agregar > Tarea abajo: Inserta una nueva tarea en una posición mayor o siguiente a la tarea seleccionada.

  • Agregar > Sub-Tarea: Inserta una nueva tarea como hija de la actividad seleccionada. Se debe tener en cuenta que la tarea seleccionada pasa a convertirse en una actividad paquete o actividad padre.

  • Agregar > Agregar sucesor: Crea una nueva tarea con las siguientes características:

a. Inserta la nueva tarea en una posición mayor o siguiente a la tarea seleccionada
b. Establece una dependencia tipo Fin – Inicio con la tarea seleccionada.

  • Agregar> Agregar predecesor: Crea una nueva tarea con las siguientes características:

a. Inserta la nueva tarea en una posición menor o anterior a la tarea seleccionada.
b. Establece una dependencia tipo Fin – Inicio en la tarea seleccionada, con la tarea creada.

903

  • Eliminar tarea(s): Para eliminar actividades, también es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar la opción Eliminar tarea(s).

Para eliminar actividades, también es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar la opción Eliminar tarea(s).

Cuando se requiere eliminar un bloque de actividades, utilizar las teclas Shift (mayúscula) o Control sostenido + clic sobre la columna # de las actividades a eliminar y utilizar una de las opciones anteriormente descritas.

903

  • Editar nombre de la tarea: Para editar el nombre de la actividad, dar clic sobre la actividad y modificar el texto correspondiente, en la columna Nombre de tarea.
Edición del cronograma

Cada vez que se edite algún campo del cronograma, el sistema muestra la bandera roja que indica, que existen cambios que deben ser guardados. Para guardar, dar clic en el botón 519png, de la barra de herramientas.
519

En la columna Nombre de tarea, el sistema muestra adicionalmente las siguientes opciones:

Botón que permite agrupar o contraer las sub tareas de un proyecto o paquete de actividades (agrupamiento de tareas o actividad resumen):
520

Botón que permite desagrupar las sub tareas de un proyecto o paquete de actividades (agrupamiento de tareas o actividad resumen):

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Sangría

SGP permite aumentar o disminuir sangría en las tareas del proyecto, con el fin de jerarquizar, ordenar y acumular, mediante el uso de actividades paquete o actividades padre.

Aumentar sangría: Permite definir una o varias actividades como sub tareas de un paquete de actividades. Para esto, seleccionar la actividad o las actividades requeridas y luego dar clic sobre el botón de la barra de herramientas.

También es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar la opción: Agregar > Sub-tarea. Para mayor información, consultar la sección Agregar sub-tarea

  • Disminuir sangría: Permite eliminar la sangría de la actividad seleccionada. Para esto, seleccionar la actividad o las actividades requeridas y luego dar clic sobre el botón de la barra de herramientas.

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Cambio

En el agrupamiento de columnas Cambio se muestra la información de la línea actual y permite la edición de los campos para las tareas en estado activo únicamente:

  • Inicio: Para las nuevas tareas, ingresar o seleccionar del calendario la fecha de inicio de la tarea. Para las tareas creadas previamente, si la actividad tiene dependencias definidas, el sistema bloquea la edición de las fechas de inicio - fin, y muestra el siguiente mensaje:

525

Por lo tanto, para ajustar la fecha de inicio, es necesario modificar los tiempos de adelanto y atraso en las predecesoras, de la actividad en cuestión.

  • Fin: Para las nuevas tareas, ingresar o seleccionar del calendario la fecha fin de la tarea. Para las tareas creadas previamente, si la actividad tiene dependencias definidas, el sistema bloquea la edición de las fechas de inicio - fin, y muestra el siguiente mensaje:

526

Por lo tanto, para ajustar la fecha fin, es necesario aumentar o disminuir la duración de la actividad en cuestión.

Fechas

Las fechas de inicio y fin de los paquetes de actividades se calcula de acuerdo a sus sub-tareas, tomando como inicio la fecha más temprana y como fin la fecha más lejana.

Duración

El sistema permite definir la duración de las actividades del cronograma, únicamente en días. Por defecto se calcula de acuerdo al calendario del proyecto, las excepciones y la cantidad de días que transcurren entre las fechas de inicio y fin. Es posible modificar la duración al ingresar o editar este campo en la actividad.

Duración de actividades

La duración de los paquetes de actividades se calcula de acuerdo a las fechas de inicio y fin del paquete.

Para las actividades con duración cero, el campo esfuerzo se muestra bloqueado por el sistema y en el diagrama de Gantt se identifica por el gráfico pero no se marca como hito del proyecto.
143a

Línea actual

Agrupamiento de columnas que muestra a modo de consulta la programación de la línea actual del proyecto con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar las modificaciones realizadas en el agrupamiento de columnas Cambio.

  • Inicio: Muestra la fecha de inicio de la tarea en la línea actual.

  • Fin: Muestra la fecha final de la tarea en la línea actual.

  • Duración: Muestra la duración de las actividades del cronograma en la línea actual.

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Predecesoras

Permite establecer las dependencias entre actividades. Para definirlas se utiliza la siguiente nomenclatura:

#de la tarea: se refiere a la primera columna del Cronograma y se debe elegir el número de la actividad con la que se requiere relacionar.

Iniciales del tipo de precedencia:

  • II: Inicio-Inicio. La actividad sucesora no puede iniciar hasta que inicie la actividad predecesora.

  • FI: Fin-Inicio. La actividad sucesora no puede iniciar hasta que termine la actividad predecesora. Se debe tener en cuenta que, si no se requiere manejar los tiempos de adelanto y atraso, no es necesario poner la inicial, solo el # de la tarea.

  • FF: Fin-Fin. La actividad sucesora no puede terminar hasta que termine la actividad predecesora.

  • IF: Inicio-Fin. La actividad sucesora no puede terminar hasta que inicie la actividad predecesora.

  • Adelantos y atrasos: es posible asignar tiempos de adelanto o atraso sobre la dependencia ingresada, para que se calcule la fecha de inicio o fin de la actividad relacionada. Para esto, se debe ingresar el signo + y el número de días si se requiere aumentar días (atrasos) o digitar los días anteponiendo el signo –, si se requiere restar los días (adelantos).

Ejemplo: 2II+6

Dependencias anidadas

Para ingresar más de una dependencia o definir dependencias transitivas, escribir el número de la actividad y separar los enlaces por punto y coma (;).

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Recursos humanos

El sistema presenta dos funcionalidades para la asignación de recursos humanos en el cronograma.

A través del botón Gestionar recursos de la barra de herramientas, el sistema permite definir los recursos humanos del proyecto y asignarles actividades en el cronograma. Para esto, se habilita una ventana con las siguientes pestañas:

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Recursos humanos
Visualiza los recursos previamente asignados al proyecto en la opción de Registro de recursos humanos y permite registrar un nuevo recurso en el proyecto con el fin de asignarlo en las actividades del cronograma. Para esto, realizar el siguiente procedimiento:

154

Dar clic en el botón Agregar recurso, se muestran tres opciones:

Recursos registrados anteriormente: permite buscar y seleccionar recursos (con o sin usuario) que previamente se asignaron a otros proyectos Sinco SGP. Para esto, en el campo Buscar, ingresar la identificación o nombre del recurso. Es posible consultar los datos de creación mediante el botón Detalles

  • Identificación: campo que visualiza el número de identificación del recurso humano.
  • Nombre: campo que visualiza el nombre del recurso humano.
  • Correo: corresponde al correo electrónico del recurso humano, definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
  • Cargo: detalla el cargo del recurso humano, definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
  • Usuario asociado: muestra el usuario de Sinco ERP asociado al recurso humano. Cuando el recurso no tiene usuario en Sinco ERP, el campo se muestra el texto No definido.

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Usuarios ERP: esta opción, permite buscar y seleccionar un usuario del ERP para asignarlo como recurso del proyecto.
Esta alternativa debe utilizarse cuando no se encuentra al recurso en la opción Recursos registrados anteriormente. Para esto, en el campo Buscar, ingresar la identificación o nombre del recurso. Es posible consultar, los datos de creación ingresados en los usuarios del ERP, mediante el botón Detalles

  • Identificación: campo que visualiza el número de identificación del recurso humano.
  • Nombre: campo que visualiza el nombre del recurso humano.
  • Correo: corresponde al correo electrónico del recurso humano definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
  • Cargo: detalla el cargo del recurso humano definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
  • Usuario asociado: muestra el usuario de Sinco ERP asociado al recurso humano. Cuando el recurso no tiene usuario en Sinco ERP, el campo se muestra el texto No definido.
  • Guardar/Cancelar

152

Crear nuevo recurso: permite crear un recurso externo a la compañía, al cual, no se le asignará usuario en la aplicación. Para esto, registrar los datos del recurso:

  • Identificación: campo obligatorio que permite ingresar el número de identificación del recurso humano.
  • Nombre: registrar el nombre del nuevo recurso humano..
  • Correo: registrar el correo electrónico del nuevo recurso humano..
  • Cargo: registrar el cargo del nuevo recurso humano.
  • Guardar/Cancelar

152

Recursos humanos
  • Se debe tener en cuenta que, si el usuario fue nombrado como recurso en algún proyecto de SGP, el sistema muestra el siguiente mensaje:

152

  • Para insertar un recurso ya registrado previamente en las opciones Usuarios ERP o Crear nuevo recurso, se debe ingresar por la opción Recursos registrados anteriormente.

  • El campo marcado con * es de carácter obligatorio, para el registro o edición de los nuevos recursos, creados desde la aplicación.

  • Para que los recursos humanos reporten la ejecución de las actividades asignadas en el proyecto, deben tener un usuario previamente creado en Sinco ERP. Se recomienda adicionalmente que en los datos de creación del usuario se indique el correo electrónico del mismo, para que pueda ser notificado por Sinco SGP.

  • Es importante aclarar que los recursos creados a través de la opción Crear nuevo recurso, no podrán ejecutar actividades. Se debe tener en cuenta que a estos recursos el sistema les notificará, siempre y cuando se les registre un correo electrónico.

  • Es posible asignar un usuario a un recurso creado desde Sinco SGP. Para esto, se debe crear el usuario en Sinco ERP y sincronizar el recurso. Para mayor información, consultar la opción Sincronización y administración de recursos.

Una vez se guarde los recursos humanos en el proyecto, se muestran organizados en una tabla, en orden alfabético por nombre. Adicionalmente, se visualiza los datos como la identificación, el correo electrónico, el usuario de Sinco ERP y el cargo:

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Para consultar alguno de los recursos humanos asignados al proyecto, el sistema permite utilizar los siguientes filtros:

  • Identificación/Nombre: buscar y seleccionar el nombre o identificación del recurso a consultar dentro del listado de la tabla. Ingresar parte del nombre, identificación o raya al piso (_), para ver los 20 primeros registros en orden alfabético.

  • Cargo: seleccionar el cargo que se requiere consultar.

  • Dar clic en el botón Consultar, para actualizar el listado de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados.

542

Es posible realizar las siguientes acciones con los recursos asignados al proyecto:

  • Editar: la opción se habilita únicamente para los recursos externos creados desde SGP. Para editar, dar clic sobre el botón:

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544

  • Eliminar: la opción se habilita, únicamente para los recursos que no estén asignados a actividades en el cronograma del proyecto.

Estimar costos de recursos humanos

El director de proyectos realiza la estimación del costo mensual o el valor hora de los recursos asignados a al proyecto.

La estimación de costos de recursos no aplica cuando se tiene definido un presupuesto desde Sinco ADPRO.

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Para consultar alguno de los recursos humanos asignados al proyecto y estimar el costo utilizar el filtro:

  • Identificación / Nombre: buscar y seleccionar el nombre o identificación del recurso a consultar, dentro del listado de la tabla. Ingresar parte del nombre, identificación o raya al piso (_) para ver los 20 primeros registros en orden alfabético.

  • Dar clic en el botón Consultar para actualizar el listado de acuerdo con los criterios de búsqueda seleccionados.

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Los recursos humanos asignados al proyecto se muestran organizados por orden alfabético con la siguiente información:

  • Identificación: número de identificación del recurso.

  • Nombre: nombres y apellidos del recurso.

  • Cargo: cargo del recurso.

  • Mensual SGP:

    • Último: muestra a modo de consulta, el último costo mensual del recurso definido en proyectos anteriores.
    • Actual: muestra el último costo mensual o editado del recurso definido en proyectos anteriores.
    • Hora: muestra el último costo hora del recurso definido en proyectos anteriores.
  • Para modificar la estimación es posible editar las casillas de registro de Mensual SGP:

    • Actual: ingresar el valor mensual del recurso. De acuerdo a este valor, el sistema calcula de forma automática el valor hora.
    • Hora: si se requiere, es posible ingresar el valor hora del recurso. En este caso y de acuerdo con este valor, el sistema calcula de forma automática el valor mensual (Actual).
  • Dar clic en el botón Guardar

Estimar costos de recursos humanos

  • SGP no realiza control de nómina de los recursos. Por lo tanto, no realiza afectaciones hacia los módulos Sinco GTH, ADPRO o la contabilidad. Cuando lo anterior se requiere, se recomienda utilizar ADPRO e integrar estos costos en SGP.

  • A través de una configuración global administrada por Sinco SGP es posible activar / inactivar el cargue del costo de nómina del recurso proveniente del módulo GTH en el valor actual de la estimación de costo de los recursos humanos.

  • El costo de nómina traído desde GTH está compuesto por el salario mensual + prestaciones sociales + parafiscales a cargo del empleador y es posible editarse.

  • El costo por actividad del recurso humano se calcula a través de las siguientes fórmulas:

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a. Costo presupuestado: corresponde al cálculo del costo del recurso humano en la actividad. La sumatoria de estos costos hacen parte del presupuesto total del proyecto.

  • b. Costo planeado a hoy: corresponde al cálculo del costo del recurso humano que a la fecha se debió ejecutar de acuerdo a lo presupuestado. La sumatoria de estos costos hace parte del planeado total del proyecto.

  • c. Valor mensual: corresponde al valor mensual estimado del recurso humano, que puede ser ingresado para el proyecto o leído desde nómina.

  • d. Horas laborales del mes: corresponde a las horas de trabajo mensual efectivas en la compañía. A través de una configuración global administrada por Sinco SGP, se realiza esta definición.

  • e. Esfuerzo presupuestado: corresponde a la cantidad de horas necesarias utilizadas para llevar a cabo la actividad.

  • f. Esfuerzo planeado: corresponde a la cantidad de horas que a la fecha se debieron ejecutar en la actividad, de acuerdo a lo presupuestado.

Asignación y desasignación de recursos

Permite realizar la asignación o desasignación masiva de los recursos y el responsable en las actividades del cronograma. Para esto:

Actividad: utilizar el filtro de actividad con el fin de:

  • Listar todas las actividades del cronograma cuando el filtro de actividad se deja vacío.
  • Buscar una actividad específica para la asignación o desasignación de recursos.
  • Buscar una actividad padre o paquete para la asignación o desasignación de recursos en su grupo de actividades hijas o sub tareas.

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Dar clic en el botón Consultar que de acuerdo al filtro anterior listará la(s) actividad(es) seleccionad(as) y se mostrarán con la casilla de selección marcadas para asignar o desasignar los recursos o el responsable.

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Asignar / desasignar Recursos: para asignar / desasignar recursos:

  • Desmarcar / marcar la casilla de selección de las actividades sobre las que se asignará o desasignará los recursos.

  • Dar clic sobre el botón de Recursos

  • Buscar y seleccionar cada uno de los recursos a asignar o desasignar y dar clic en el botón +

  • Dar clic en el botón Asignar o en el botón Desasignar, según sea el caso.

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Asignar / desasignar Responsable:

  • Desmarcar / marcar la casilla de selección de las actividades sobre las que se asignará o desasignará responsable.
  • Dar clic sobre el botón de Responsable.
  • Buscar y seleccionar el responsable a asignar o desasignar en el campo Responsable.
  • Dar clic en el botón Asignar o en el botón Desasignar, según sea el caso.

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Asignar / desasignar

  • En el filtro de búsqueda (Responsable) solo permite seleccionar un recurso debido a que la actividad la dirige un único responsable.

  • El sistema marca al recurso responsable con la letra (R), en la columna Recursos de la pestaña.

  • En las actividades sin recursos, se asignará como responsable el primer recurso seleccionado de la lista.

  • Al desasignar un responsable, se asignará el siguiente recurso como responsable

Reasignación de recursos

Permite reasignar las actividades de un recurso a otro. Previamente, el recurso debe estar asignado en el proyecto.
Para esto ingresar a la pestaña Recursos humanos de la ventana de Gestión de recursos. Luego:

  • Recurso actual: buscar y seleccionar el recurso que se desea desasignar.

  • Recurso nuevo: buscar y seleccionar el recurso nuevo que se asignará en las actividades del recurso anterior.

  • Dar clic en el botón Reasignar

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Reasignación
  • Para las actividades con tipo de esfuerzo manual o automático, el esfuerzo se reasigna al recurso nuevo.

  • Si el recurso actual y el recurso nuevo están asignados a las mismas actividades donde se requiere la reasignación, el sistema le muestra al director de proyectos, un mensaje que le indica:

    • Al dar clic en Aceptar se perderá las horas planeadas del recurso actual y solo quedaran las horas del recurso nuevo.

    • De lo contrario dar clic en Cancelar.

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Recursos asignados

En esta columna el director de proyectos, asigna o edita la asignación de los recursos humanos, en las actividades del cronograma.
Al dar clic sobre el campo, se listan los recursos humanos identificados en el proyecto, creados desde el botón Gestionar recursos de la barra de herramientas o desde el menú Registro de recursos humanos. Luego, marcar la casilla de selección del (los) recurso(s) necesario(s) y dar clic en el botón Asignar y cerrar o Cancelar para no realizar la acción.

908

Capacidad del recurso

Se debe tener en cuenta, que cuando la actividad está definida con tipo de esfuerzo Automático, es posible por recurso definir la capacidad de trabajo, para el cálculo del esfuerzo. Para esto dar clic en el campo Capacidad por cada recurso seleccionado e ingresar el porcentaje desde un valor mayor que 0 y menor que 100.

Variación del fin

Campo de consulta, que muestra el cálculo del número de días resultantes de restar:

Fecha fin cambio - Fecha fin línea actual

908

Estado de las actividades

Campo de consulta que corresponde al estado del proyecto, paquete de actividades o de la actividad específica que se consulte. Para este fin, se manejan 2 estados:

  • Activo: Indica que la actividad se encuentra disponible para su ejecución. Por lo tanto, el proyecto y el paquete de actividades también se muestran en estado activo, si mínimo una actividad hija se encuentra en estado activo.

  • Terminado: Indica que la actividad se cerró en la ejecución de actividades. Por lo tanto, el proyecto y el paquete de actividades también se muestran en estado terminado, si todas las actividades hijas se encuentran cerradas.

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Adicionar columnas

Por defecto el sistema muestra en la vista del cronograma las columnas fijas. El cronograma se compone de las siguientes columnas:

Columnas fijas:
'#'
Nombre de tarea
Inicio
Fin
Duración
Predecesoras
Recursos asignados
Adicionar/ocultar columna

Columnas ocultas:
Buffer
Cantidad
Esfuerzo
Holgura
Modo de avance
Responsable
Sucesoras
Tipo
Tipo esfuerzo

La columna Adicionar/ocultar permite agregar a la vista, las columnas ocultas del cronograma SGP. Para esto:

  • Haga clic sobre el encabezado de la columna Adicionar/ocultar.
  • Ingrese el nombre de la columna a insertar o selecciónelo de la lista.
  • El sistema habilita la columna seleccionada.

912

Para ocultar las columnas de la vista del cronograma, sobre cualquiera de los encabezados de la columna dar clic en el íconoy seleccionar el menú Columnas. El sistema muestra las columnas fijas y las columnas activadas en la vista del cronograma:

  • Para ocultar, desmarcar la casilla de selección de la columna que no se quiere visualizar.
  • Para mostrar marcar la casilla de selecciónde la columna que se requiere visualizar.

913

Columnas visibles
  • Se debe tener en cuenta que al recargar la página, el sistema muestra la configuración original, es decir, vuelve a mostrar las columnas fijas.
  • Las columnas ocultas guardan la información que previamente se haya configurado.

La columna Adicionar/ocultar, muestra las columnas ocultas en orden alfabético. Para efectos de este manual, se listarán en orden de verificación o configuración:

Variación del comienzo

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Variación del comienzo en la columna Adicionar/ocultar. La Variación del comienzo es un campo de consulta, que muestra el resultado del cálculo, del número de días resultantes de restar: Fecha inicio de cambio - Fecha inicio línea actual.

914

Recurso responsable

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Responsable en la columna Adicionar/ocultar.

En este campo el director de proyectos asigna el recurso humano responsable de las actividades del cronograma. El responsable es el encargado de ingresar el porcentaje de avance, de reportar cantidades, de reportar esfuerzo de sus compañeros de actividad (si aplica), del consumo de las adquisiciones prorrata tarea (si aplica) y de cerrar la actividad a cargo.

Al asignar los recursos a la actividad en la columna Recursos asignados o en la Asignación y desasignación del botón Gestionar recursos, el sistema de forma automática asigna como responsable al primer recurso seleccionado en la asignación.

Si se requiere cambiar, dar clic sobre el campo Responsable de la actividad seleccionada. El sistema lista los recursos humanos asociados a la actividad. Luego, marcar la casilla de selección del responsable y dar clic en el botón Asignar y cerrar

915

Asignar responsable

  • En la columna Responsable solo permite seleccionar un recurso, debido a que la actividad la dirige un único responsable.
  • Al asignar los recursos, se asignará como responsable el primer recurso seleccionado de la lista.
  • Al desasignar un responsable, se asignará el siguiente recurso como responsable
  • Se puede realizar la asignación o desasignación masiva del responsable a las actividades del proyecto, a través del botón Gestionar Recursos en las opciones de la Asignación y desasignación.

Buffer

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Buffer en la columna Adicionar/ocultar. Es posible editar, eliminar o establecer nuevos buffers (amortiguadores) que absorban los imprevistos del proyecto y que permitan por tanto ejecutarlo (con garantías), definiendo los plazos de tiempo por bloque de actividades o por el proyecto.

Un buffer es una actividad ficticia, asociada a una actividad(es) real y con una duración determinada por el usuario, que se añade en un punto concreto del cronograma del proyecto, con el objeto de tener en cuenta posibles desviaciones (temporales) de las actividades.

Para esto en el cronograma, es posible crear nuevas actividades, indicar la duración en días, definir la predecesora de la misma y definirlas como buffer, al marcar la casilla de selección de la columna Buffer.

También es posible seleccionar una tarea, dar clic derecho y seleccionar del menú contextual, según sea el caso:

Convertir en buffer

Marca la actividad como buffer y se puede visualizar en la columna Buffer.

Quitar buffer

Desmarca la actividad como buffer y se puede visualizar en la columna Buffer.

917

Buffer
  • Debido a que la actividad marcada como buffer, es una actividad ficticia no se le asignan recursos y responsable, por lo tanto estos campos se encuentran bloqueados.

  • Si la actividad antecesora es modificada en su duración o en sus fechas de inicio o fin, el buffer también moverá sus fechas de inicio y fin de acuerdo con el tipo de relación establecida.

Modo avance

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Modo avance y Cantidad en la columna Adicionar/ocultar. El campo Modo avance Permite al director de proyectos definir la forma en que los recursos van a reportar el avance de cada una de las actividades. El sistema ofrece dos opciones:

  • Porcentaje: El avance de la actividad se planea para que se realice por porcentaje. Una vez el proyecto se encuentre en ejecución, el recurso registra el avance de la actividad entre 0 y 100%.

  • Unidades: El avance de la actividad se planea para que se realice de forma física. Una vez el proyecto se encuentre en ejecución, el recurso registra las unidades ejecutadas para que el sistema calcule el porcentaje de avance de la actividad. Para este caso, es necesario indicar las cantidades presupuestadas en la columna Cantidad.

Modo avance
  • Es posible cambiar el modo de avance de una actividad abierta siempre que no se haya realizado reporte de ejecuicón en avance o cantidades.

  • Por defecto al crear una nueva actividad, la columna se mostrará en Porcentaje. Es posible modificar el Modo de avance en la actividad para lo cual se debe seleccionar la opción que corresponda.

918

Cantidad

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Modo avance y Cantidad en la columna Adicionar/ocultar. El campo Cantidad presenta dos opciones dependiendo de cómo se defina la actividad en la columna Modo avance:

919

  • 100: cuando el campo Modo avance se define en Porcentaje, por defecto la columna Cantidad se muestra definida en el máximo porcentaje que acepta el sistema, como avance de la actividad, es decir en un 100%. Este campo no permite edición.

  • 1 o mayor que 1: cuando el campo Modo avance se define en Unidades por defecto la columna Cantidad se muestra definida en 1 unidad. El director de proyectos define o modifica la cantidad total de unidades presupuestadas para la actividad editando el campo. Esto con el fin de que los recursos realicen el avance físico por unidades.

Una vez se aprueba la simulación de cambios
  • Cuando el Modo avance se define en Porcentaje, los recursos reportan el avance de la actividad en porcentaje desde 1 a 99. El 100% se obtiene, cuando se cierra la actividad.

  • Cuando el Modo avance se define en Unidades, los recursos ejecutan el avance de la actividad en unidades. El sistema acumula las cantidades reportadas en la ejecución hasta llegar a las cantidades presupuestadas, por lo que no se permite reportar cantidades superiores a las presupuestadas. SGP calcula el porcentaje de avance de acuerdo con la siguiente fórmula:

589

Ejemplo

169b

Tipo esfuerzo

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Tipo esfuerzo y Esfuerzo en la columna Adicionar/ocultar. El campo Tipo esfuerzo permite definir dos formas de asignación del esfuerzo, en una actividad:

  • Manual: permite asignar manualmente el número de horas requeridas para cumplir con la actividad, en la columna Esfuerzo.

  • Automático: el sistema calcula las horas requeridas de trabajo, en la columna Esfuerzo de forma automática, de acuerdo con la duración de la tarea, la cantidad de recursos humanos asignados, la capacidad de cada recurso y el calendario del proyecto.

920

Esfuerzo cambio

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Tipo esfuerzo, Esfuerzo cambio y Esfuerzo línea actual en la columna Adicionar/ocultar.
El campo Esfuerzo cambio, corresponde a la cantidad de trabajo replaneado necesario para realizar la actividad. El sistema permite definir el esfuerzo de las actividades del cronograma de simulación, únicamente en horas. Dependiendo del tipo de esfuerzo seleccionado, este campo se calcula o se asigna en la actividad.

Si el campo Tipo de esfuerzo es:

  • Manual: Permite ingresar manualmente en la columna Esfuerzo cambio, el número de horas requeridas para cumplir con la actividad. Una vez definido, el esfuerzo digitado, es prorrateado entre la cantidad de recursos humanos asignados y la duración de la tarea. Se debe tener en cuenta:

    • Es posible editar la columna Esfuerzo cambio, cuando se selecciona tipo de esfuerzo Manual.

    • Se pueden definir las horas de esfuerzo, sin previamente asignar el (los) recurso(s) humano(s) a la actividad.

    • No aplica el manejo de la capacidad por recurso, en la asignación del esfuerzo por actividad.
      Ejemplo
      592

  • Automático: El sistema calcula las horas requeridas y las muestra en la columna Esfuerzo cambio de forma automática. Para el cálculo, el sistema toma en cuenta la duración de la actividad, la cantidad de recursos humanos asignados, la capacidad de cada recurso y el calendario del proyecto. Se debe tener en cuenta:

  • No es posible editar la columna Esfuerzo cambio, cuando se selecciona tipo de esfuerzo Automático o cuando la actividad se encuentre en estado terminado.

  • Solo hasta que se asigne el (los) recurso(s) humano(s), el sistema mostrará las horas calculadas en la columna Esfuerzo cambio de la tarea.

  • Es posible definir la capacidad por recurso, para la asignación del esfuerzo por actividad.

  • Este tipo de esfuerzo se utiliza cuando no se requiere un control del trabajo realizado por horas, es decir se valora la actividad por días.
    Ejemplo

593

921

Esfuerzo línea actual

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Tipo esfuerzo, Esfuerzo cambio y Esfuerzo línea actual en la columna Adicionar/ocultar. El campo Esfuerzo línea actual, muestra a modo de consulta el esfuerzo de la línea actual, con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar los cambios realizados, en el campo Esfuerzo modificación.

922

Hito / Entregable

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Tipo en la columna Adicionar/ocultar. Este campo, permite definir si la actividad o actividades seleccionadas en estado activo, corresponden a un hito y/o un entregable. De acuerdo con el PMBOK®:

  • Hito: corresponde a un punto o evento significativo dentro del cronograma del proyecto.
  • Entregable: es cualquier producto, resultado o capacidad única y verificable, que se debe producir para ejecutar un proceso, fase o proyecto.

Para definir el Tipo de actividad, se debe:

  • Marcar la casilla de selección de la opción que corresponda. Es posible marcar ambas opciones Hito y/o Entregable, o no marcarlas lo que indica que simplemente es una tarea regular del cronograma.

  • Luego, dar clic en el botón Asignar y cerrar

Es posible marcar actividades paquetes o padre como Hito y/o Entregable.

El sistema permite también, utilizar el menú contextual para realizar las definiciones de Hito y/o Entregable. Para esto, dar clic derecho sobre la actividad y seleccionar el menú Tipo:

  • Convertir en hito: Marca la actividad como hito y se puede visualizar en la columna Tipo.

  • Convertir en entregable: Marca la actividad como entregable y se puede visualizar en la columna Tipo.

  • Convertir en hito/entregable: Marca la actividad como hito y entregable. Esta definición, se puede visualizar en la columna Tipo.

  • Convertir en tarea regular: Desmarca la actividad como hito y/o entregable. Esta definición, se puede visualizar en la columna Tipo.

923

Sucesoras

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Sucesoras en la columna Adicionar/ocultar. Este campo permite revisar y/o editar las sucesoras de la actividad seleccionada, de acuerdo con la definición realizada en las dependencias de la actividad, en el campo Predecesoras.

924

Holgura

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Holgura en la columna Adicionar/ocultar. Corresponde a un campo de consulta que permite revisar la holgura calculada por el sistema, de cada una de las actividades del proyecto. De acuerdo con el PMBOK®:

  • Holgura: corresponde a la cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede demorarse o extenderse sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar ninguna restricción del cronograma.

  • Ruta crítica: secuencia de actividades que representa el camino más largo a través de un proyecto, lo cual determina la menor duración posible del mismo.

Esta técnica de análisis del cronograma calcula las fechas de inicio y finalización, tempranas y tardías, para todas las actividades, sin tener en cuenta las limitaciones de recursos y realiza un análisis que recorre hacia adelante y hacia atrás toda la red del cronograma. Una ruta crítica se caracteriza normalmente por el hecho de que su holgura total es igual a cero.

Ruta crítica

Para revisar la ruta crítica del proyecto, dar clic en el botón de la barra de herramientas: 175png

170

925

Integración con ADPRO

Permite asociar en porcentaje, las variables de integración de ADPRO (Tipo Costo, Capítulo, Subcapítulo e Ítem) a las actividades definidas en la programación del cronograma SGP.

Se debe tener en cuenta que previamente se debió vincular el proyecto de ADPRO al proyecto SGP en la página Integración con el ERP, cuando el proyecto se encontraba en estado de planificación. Antes de iniciar, se debe adicionar las variables de integración (si aplica) en la página Creación de variables de integración con el ERP.

Para editar la integración en las tareas en estado activo, dar clic en el botón de la barra de herramientas, luego utilizar los filtros, para habilitar la consulta:

603

  • Actividad: permite:

    • Listar todas las actividades del cronograma, si el filtro de actividad se deja en Todas.
    • Buscar una actividad específica para la integración.
    • Buscar una actividad padre o paquete para la integración y listar su grupo de actividades hijas o sub tareas.
  • Obra ADPRO: permite buscar y seleccionar la(s) obra(s), previamente asociada(s) al proyecto SGP. El sistema muestra alertas, indicando:

    • El nivel de integración definido en la opción de Creación de variables de integración con el ERP:

    604

    • O si la obra ADPRO seleccionada, se encuentra en proceso de modificación de cronograma o gestión de cambios en otro proyecto SGP, por lo que bloquea hasta que se termine el proceso:

604

604

  • Nivel: este filtro se habilita, una vez se seleccione la obra ADPRO. Permite seleccionar el nivel de integración que se requiere: Tipo Costo, Capítulo, Subcapítulo o ítem, según sea el caso. Lo anterior depende del nivel de integración definido en la opción de Creación de variables de integración con el ERP.

  • Tipo de costo: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

    • Permite seleccionar el tipo de costo que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Tipo Costo.
    • De lo contrario no utilizarlo y mantener el filtro en Seleccione.
    • El sistema habilita el botón Consultar.
  • Capítulo: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

    • Permite seleccionar el capítulo que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Capítulo.

    • Permite seleccionar el capítulo específico donde se encuentran los subcapítulos asociados a integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Subcapítulo. Se debe tener en cuenta que, para la integración a nivel de subcapítulo, no es obligatorio seleccionar un capítulo.

    • Permite seleccionar el capítulo específico donde se encuentran los ítems asociados a integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Ítem. Se debe tener en cuenta que, para la integración a nivel de ítem, es obligatorio seleccionar un capítulo.

    • De lo contrario no utilizarlo y mantener el filtro en Todos.

    • El sistema habilita el botón Consultar.

  • Subcapítulo: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

    • Permite seleccionar el subcapítulo que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona subcapítulo.
    • De lo contrario no utilizarlo y mantener el filtro en Todos.
    • El sistema habilita el botón Consultar.
Integración subcapítulo

Se debe tener en cuenta que para la integración a nivel de subcapítulo, es necesario seleccionar un capítulo.

  • Ítem: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

    • Permite seleccionar el ítem que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona ítem.

    • Para consultar todos los ítems de un capítulo específico, utilizar el filtro Capítulo y mantener el filtro Ítems en Todos.

    • Si no se selecciona un capítulo, el sistema muestra el siguiente mensaje:

606

Integración ítem

Se debe tener en cuenta que para la integración a nivel de ítem, es obligatorio seleccionar un capítulo.

  • Una vez se seleccionan los filtros requeridos, el sistema habilita el botón Consultar; dar clic sobre este, para que se muestren los datos para editar el proceso de integración.

608

  • Palabra clave actividad: ingresar palabra clave, que permita realizar la búsqueda de coincidencia, en las actividades programadas en el cronograma SGP.

  • Palabra clave variable: ingresar palabra clave, que permita realizar la búsqueda de coincidencia, en las variables de integración (Tipo costo, capítulo, subcapítulo o ítem) del presupuesto de ADPRO.

  • %: en las actividades SGP que corresponda, asignar el porcentaje de costo de las variables de integración de acuerdo con el nivel seleccionado, teniendo en cuenta los siguientes casos que se pueden presentar:

    • Cronograma SGP detallado - Presupuesto ADPRO detallado: la integración se realiza asignando a una actividad SGP, el total del porcentaje del costo de la variable de integración (1 a 1).

    606

  • Cronograma SGP detallado - Presupuesto ADPRO global: la integración se realiza prorrateando entre varias actividades SGP, el total del costo de una variable de integración (N a 1).

    606

  • Cronograma SGP global - Presupuesto ADPRO detallado: la integración se realiza asignando a una actividad SGP, el total del costo de varias variables de integración (1 a N).

    606

    606

  • Detalles: el sistema detalla la siguiente información:

    • Al dar clic sobre el nombre de alguna de las actividades SGP del listado, el sistema abre una ventana, donde muestra la jerarquía y los datos principales definidos para la actividad en el cronograma. Para cerrar la ventana, dar clic en el botón Cerrar:

    606

    • Al dar clic sobre el % en el encabezado de la tabla de cada una de las variables de integración, el sistema abre una ventana, donde muestra el porcentaje asignado total, el porcentaje disponible y las actividades donde se integró con el porcentaje asignado. Para cerrar la ventana, dar clic en el botón Cerrar

    606

  • Dar clic sobre el botón Regresar para retornar al cronograma.

Integración ADPRO

Una vez el proyecto se encuentra en estado de ejecución, no es posible asociar o editar la asociación, de un proyecto SGP con la Obra ADPRO, en la opción Integración con el ERP.

Gestión de adquisiciones

Para editar o asignar nuevas adquisiciones, dar clic en el botón Gestionar adquisiciones, de la barra de herramientas. 617

No aplica manejo de adquisiciones

La definición de adquisiciones no aplica, cuando se tiene definido un presupuesto desde Sinco ADPRO.

618

Para editar o registrar nuevas adquisiciones, realizar el siguiente procedimiento:

  • Id: Se genera automáticamente, al crear el registro.

  • Descripción: Ingresar el nombre o descripción de la adquisición (campo obligatorio).

  • Observaciones: Ingresar la descripción de la adquisición.

  • Prorrata: Seleccionar (campo obligatorio):

    • Tarea: Carga el costo de la adquisición de acuerdo al valor asignado en cada una de las actividades del cronograma.
    • Proyecto: Carga el costo de la adquisición al proyecto.
  • Acumulación de costo: Seleccionar (campo obligatorio):

  • Fijo a una fecha: Permite definir la forma en que se calcula el costo planeado, por lo que, carga el costo total de la adquisición de acuerdo a la fecha planeada de consumo determinada. Esta definición solo aplica para las adquisiciones prorrata proyecto.

    • Al inicio: Permite definir la forma en que se calcula el costo planeado, por lo que, carga el costo total de la adquisición de acuerdo a la fecha de inicio de la actividad. Esta definición solo aplica para las adquisiciones prorrata tarea.

    • Prorrateo: Permite definir la forma en que se calcula el costo planeado, a través de la distribución del costo de la adquisición de acuerdo a la duración planeada y la duración total de la actividad o del proyecto conforme a la prorrata seleccionada.

  • Fecha planeada consumo: Corresponde a la fecha planeada en la que se generará el consumo del costo de las adquisiciones. Es un campo obligatorio y dependiendo de la definición de la prorrata y la acumulación de costo, se debe tener en cuenta para este campo:

    • Si la adquisición es prorrata proyecto y la acumulación de costo corresponde a Fijo a una fecha, se habilita el campo para ingresar o editar la fecha, donde se planea consumir el costo de la adquisición.

    • Si la adquisición es prorrata tarea y la acumulación de costo corresponde a Al inicio, el campo Fecha planeada consumo se muestra bloqueado y toma en cuenta la fecha de inicio de la (s) tarea (s) en la (s) que fue asignada.

    • Para las adquisiciones prorrata proyecto y tarea, definidas con acumulación de costo Prorrateo, el campo se muestra bloqueado y toma en cuenta la fecha de inicio y fin del proyecto o la (s) tarea (s) en la (s) que fue asignada.

  • Presupuestado: Es un campo obligatorio y dependiendo de la definición de prorrata, se debe tener en cuenta para este campo:

    • Si la adquisición es prorrata proyecto, ingresar o editar el costo total de la adquisición.

    • Si la adquisición es prorrata tarea, el campo se muestra bloqueado para el ingreso o edición de información. Inicialmente se muestra en cero, pero una vez se asigne el costo en las actividades del cronograma, el campo muestra la sumatoria de los costos asignados.

  • Dar clic en el botón + para guardar el registro.

  • Adjuntos Este botón se muestra bloqueado, hasta que no se inserte el registro de la adquisición y el sistema asigne el ID. Luego de agregar la adquisición, es posible adjuntar documentos que soporten la adquisición del bien o servicio requerido. Para esto, dar clic sobre el botón:

620

621

  • Una vez se inserte una a una las adquisiciones en el proyecto, se muestran organizadas en una tabla.
    Adicionalmente, se visualiza los datos como la descripción, observaciones, prorrata, acumulación de costos, fecha planeada consumo, presupuestado y archivos adjuntos:

625

Es posible realizar las siguientes acciones, con las adquisiciones del proyecto:

  • Editar: Una vez insertado el registro, es posible editar los campos descripción, observaciones, prorrata, fecha planeada de consumo para las adquisiciones tipo prorrata proyecto y los archivos adjuntos. Esta modificación se guarda en línea.

  • La opción de eliminar se habilita, únicamente para las adquisiciones que no estén asignados a actividades en el cronograma del proyecto. Para eliminar, marcar la casilla de selección y confirmar la eliminación del registro.

No se realiza afectación contable

SGP no realiza control de inventarios o de contratos de las adquisiciones. Por lo tanto no realiza afectaciones hacia las cuentas por pagar o la contabilidad. Cuando lo anterior se requiere, se recomienda utilizar ADPRO e integrar estos costos en SGP.

Adquisiciones
  • Los campos marcados con * son de carácter obligatorio, para el registro de las adquisiciones.

  • Cuando las adquisiciones son prorrata tarea el ingreso del costo, se da en el momento en el que se asigna la adquisición a la actividad en el cronograma. Para mayor información, consultar Asignar adquisiciones a tarea.

  • El sistema no permite definir adquisiciones para un proyecto macro.

  • Se debe tener en cuenta en el costo de las adquisiciones:

  • Costo presupuestado: Corresponde al monto total asignado de la adquisición en la actividad o en el proyecto. La sumatoria de estos costos hacen parte del presupuesto total del proyecto.

  • Costo planeado a hoy: Corresponde al monto que, a fecha actual, se planea consumir. La sumatoria de estos costos hace parte del planeado total del proyecto:

  • Cuando la adquisición en su acumulación de costo está definida como Fijo a una fecha y si la fecha planeada de consumo es menor o igual a la fecha actual, el costo planeado corresponde al monto total asignado en la adquisición prorrata proyecto.

  • Cuando la adquisición en su acumulación de costo está definida como Al inicio y si la fecha de inicio de las actividades donde se asignó, es menor o igual a la fecha actual, el costo planeado corresponde al monto total asignado de la adquisición en la actividad.

  • Cuando la adquisición en su acumulación de costo está definida como Prorrateo y si la fecha de inicio de las actividades o del proyecto donde se asignó, es menor o igual a la fecha actual, el costo planeado corresponde a las siguientes formulas:

Adquisición prorrata tarea:
625

Adquisición prorrata proyecto:

628

Administrador de actividades

Para ingresar al administrador, previamente se debieron guardar los cambios realizados al cronograma de simulación, luego se debe seleccionar la actividad en estado activo, que se desea modificar y dar clic en el botón de la barra de herramientas. El sistema presenta las siguientes opciones:

606

Asignar adquisiciones a tareas

Cuando aplique, permite asignar las adquisiciones y el costo que se requiere cargar en las actividades en estado activo del proyecto. Por defecto, se listan las adquisiciones prorrata tarea, que se crearon previamente en la opción Gestionar adquisiciones de la barra de herramientas.

No aplica manejo de adquisiciones
La asignación de adquisiciones no aplica, cuando se tiene definido un presupuesto desde Sinco ADPRO.

Para asignar adquisiciones:

  • Adquisición: es posible buscar en el filtro adquisición, digitando raya al piso (_) o ingresando la descripción de la misma y dando clic en el botón Buscar:

606

  • Para asignar la adquisición a la actividad, ingresar el valor que corresponda, en el campo Costo asignado. Al digitar el costo, el sistema marca automáticamente la casilla de selección del campo Asignar. Se debe tener en cuenta que el sistema guarda en línea el costo ingresado:

187

  • Para desasignar la adquisición a la tarea, desmarcar la casilla de selección del campo Asignar o eliminar el valor ingresado en el campo Costo asignado.

  • Si se requiere, es posible revisar los archivos adjuntos previamente ingresados a la adquisición, o adjuntar nuevos archivos. Para esto, dar clic sobre el botón del campo Archivos adjuntos

606

No se realiza afectación contable

SGP no realiza control de inventarios o de contratos de las adquisiciones. Por lo tanto no realiza afectaciones hacia las cuentas por pagar o la contabilidad. Cuando lo anterior se requiere, se recomienda utilizar ADPRO e integrar estos costos en SGP.

Integración CBR

Cuando aplique, integrar el porcentaje de cumplimiento de un trámite de CBR como porcentaje de avance ejecutado de la actividad. Se debe tener en cuenta que previamente se debe vincular el proyecto de CBR al proyecto SGP en la página Integración con el ERP.

Para integrar:

  • % avance: buscar y seleccionar el trámite que se requiere integrar en la actividad.

606

  • Factor de cumplimiento de avance: si aplica, ingresar el factor de cumplimento del avance. Este campo permite definir un porcentaje (en decimal) como medida base sobre la cual la actividad se cumple. Cuando esto sucede la actividad cambia su estado a terminado y su avance se registra en 100%. Este campo por defecto se encuentra definido en 1.0 (100%).

Ejemplo

Si para el proyecto se define que, si se cumple la mitad de este trámite (50%) se alcanza el punto de equilibrio, en el campo Factor de cumplimiento se debe definir el valor en 0.5.

  • Dar clic en el botón Guardar y salir del administrador.

194

Integración CBR

  • Una vez el proyecto se encuentra en estado de ejecución, no es posible asociar o editar la asociación, de un proyecto SGP con el Proyecto CBR, en la opción Integración con el ERP. Para mayor información, consultar la opción Integración con el ERP.

  • La fórmula para el cálculo del porcentaje de avance ejecutado es:

643

Ejemplo

606

Proyecto A:

606

Proyecto B:
606

  • Una vez la actividad integrada cumpla el 100% del avance ejecutado, el sistema realiza el cierre automático de la misma, cambiando el estado de la tarea a terminado.

  • No aplica integración de costo en CBR.

Costo cambio

Para esta revisión, se recomienda habilitar los campos Costo cambio, Costo línea actual, Costo línea base, Costo línea inicial, y Costo ejecutado en la columna Adicionar/ocultar.
El campo Costo cambio es de consulta y permite al director de proyectos revisar el cálculo del costo de las actividades, de las actividades padre y del proyecto dependiendo de los cambios realizados en:

  • Integración ADPRO: Ajustes en el % asignado de las variables de integración en cada actividad del cronograma o adición de nuevas variables integradas. Para mayor información, consultar la sección Integración con ADPRO.

  • O Costos SGP: Ajustes en la definición del costo mensual por hora de recursos humanos + adquisiciones. Para mayor información, consultar las secciones Estimar costos de recursos humanos y Gestionar adquisiciones.

El ajuste del valor del campo Costo cambio no se visualiza, hasta que se calcule el proyecto. Para calcular, dar clic en el botón 926png de la barra de herramientas.
926

927

Una vez calculado, verificar el campo Costo cambio nuevamente:

928

Líneas del proyecto

Para realizar la revisión del costo, es importante entender los siguientes conceptos del aplicativo:

Línea: corresponde a las versiones por las que ha pasado el cronograma. Por cada línea, el sistema almacena información de la fecha de inicio, fecha final, esfuerzo, costo total, duración, avance y ruta crítica. El sistema permite comparar los cambios en la información antes mencionada en las siguientes líneas:

  • Línea inicial: corresponde a los valores presupuestados definidos en el cronograma de planeación (actividades, tiempo y costo) aprobados en el momento de aprobar el proyecto de planificación a ejecución.

  • Línea base: corresponde a la última línea aprobada (actividades, tiempo y costo) que se genera en las siguientes situaciones:

    • En un primer instante la línea base equivale a la misma línea inicial. Por lo que, la primera línea base se guarda al momento de aprobar el proyecto de planificación a ejecución.

    • Luego, a medida que se ejecute el proyecto, la línea base equivaldrá a la línea resultante del último cambio aprobado en el proceso de gestión de cambios.

  • Línea actual: corresponde a los valores actuales presupuestados (actividades, tiempo y costo) que se genera en las siguientes situaciones:

    • En un primer instante la línea actual equivale a la misma línea inicial. Por lo que, la primera línea actual se guarda al momento de aprobar el proyecto de planificación a ejecución.

    • Luego, a medida que se ejecute el proyecto, la línea actual equivaldrá a la línea resultante del último cambio aprobado en el proceso de modificación de cronograma o de gestión de cambios.

  • Línea de ejecución: Corresponde a los valores reales reportados a la fecha en la ejecución del proyecto (actividades, tiempo y costo).

De acuerdo con lo anterior, podemos revisar todas las líneas del costo en las siguientes columnas:

Costo línea actual

Para esta revisión, se recomienda habilitar los campos Costo cambio, Costo línea actual, Costo línea base, Costo línea inicial, y Costo ejecutado en la columna Adicionar/ocultar.
El campo Costo línea actual, muestra a modo de consulta el costo de la línea actual, con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar los cambios realizados, en el campo Costo cambio y demás campos de costo.

927

Costo línea inicial

Para esta revisión, se recomienda habilitar los campos Costo cambio, Costo línea actual, Costo línea base, Costo línea inicial, y Costo ejecutado en la columna Adicionar/ocultar.
El campo Costo línea inicial, muestra a modo de consulta el costo de la línea inicial, con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar los cambios realizados, en el campo Costo cambio y demás campos de costo.

931

Costo línea base

Para esta revisión, se recomienda habilitar los campos Costo cambio, Costo línea actual, Costo línea base, Costo línea inicial, y Costo ejecutado en la columna Adicionar/ocultar.
El campo Costo línea base, muestra a modo de consulta el costo de la línea base, con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar los cambios realizados, en el campo Costo cambio y demás campos de costo.

930

Costo ejecutado

Para esta revisión, se recomienda habilitar los campos Costo cambio, Costo línea actual, Costo línea base, Costo línea inicial, y Costo ejecutado en la columna Adicionar/ocultar.
El campo Costo ejecutado, muestra a modo de consulta el costo ejecutado, con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar los cambios realizados, en el campo Costo cambio y demás campos de costo.

932

Información de la tarea

Es posible consultar la información de la tarea a través del menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la actividad y seleccionar el menú:** Información de la tarea**. El sistema presenta las siguientes pestañas:

  • General: permite consultar la información básica de la tarea seleccionada como nombre, duración, fechas de inicio y fin, esfuerzo y porcentaje ejecutado.

195

Predecesoras: permite revisar, editar, adicionar o eliminar las predecesoras definidas para la actividad seleccionada.

196

Para modificar:

  • Crear nuevo / Editar: dar clic sobre el botón Crear nuevo o seleccionar la predecesora a editar:

    • Nombre de tarea: seleccionar el nombre de la tarea predecesora.
    • Tipo: seleccionar el tipo de relacionamiento: Final – inicio, Inicio – Inicio, Final-Final o Inicio – Final.
    • Retraso: editar el número de días de retraso (días en positivo) o adelanto (días en negativo).
  • Seleccionar de la lista la predecesora y dar clic sobre el botón Eliminar

  • Dar clic en el botón Guardar para confirmar los cambios.

  • o dar clic en el botón Cancelar-

Recursos: permite revisar, editar, adicionar o eliminar los recursos humanos definidos para la actividad seleccionada.

197

Para modificar:

  • Crear nuevo / Editar: dar clic sobre el botón Crear nuevo o seleccionar el recurso a a editar:
  • Nombre de recurso: seleccionar el nombre del recurso a insertar o editar.
  • Capacidad: editar el porcentaje de la capacidad del recurso.
Capacidad de los recursos

Solo es posible editar la capacidad en los recursos, cuando el tipo de esfuerzo está definido como Automático

  • Seleccionar de la lista el recurso y dar clic sobre el botón Eliminar

  • Dar clic en el botón Aceptar para confirmar los cambios.

  • O dar clic en el botón Cancelar

Notas: campo de texto, que permite ingresar las observaciones adicionales a la tarea seleccionada.

197

Notas

La actividad se marcará con el ícono 199png cuando existe registro de notas.
197

Diagrama de Gantt

Herramienta gráfica que muestra el tiempo de dedicación previsto para las diferentes actividades a lo largo del tiempo del proyecto, paquete de actividades o de la actividad específica y su relacionamiento. En el cronograma de modificación, el sistema grafica las tareas de la modificación del cronograma vs la línea actual.

934

Guardar simulación

Dar clic en el botón de la barra de herramientas, para guardar los ajustes o modificaciones realizadas en el cronograma de simulación.
El guardar no implica que se ponga en firme la simulación, por lo que, se requiere la aprobación.
197

Calcular proyecto

Para calcular, dar clic en el botón 838png de la barra de herramientas, lo que activa la función de cálculo, lo que permite al sistema, actualizar los esfuerzos y costos del presupuesto integrados desde ADPRO, de acuerdo con los ajustes realizados en la simulación.

838

Exportar a Excel

El botón de la barra de herramientas, permite exportar los campos del cronograma de simulación del proyecto en formato xls, para visualizarlo en MS Excel®. 685

Los campos que se pueden exportar son:

  • '#'
  • Nombre
  • Inicio cambio
  • Fin cambio
  • Duración cambio
  • Esfuerzo cambio
  • Costo cambio
  • Inicio línea actual
  • Fin línea actual
  • Duración línea actual
  • Esfuerzo línea actual
  • Costo línea actual
  • Costo línea base
  • Costo línea inicial
  • Costo ejecutado
  • Predecesoras
  • Sucesoras
  • Holgura
  • Recursos
  • Responsable
  • Variación del inicio
  • Variación del fin
  • Buffer
  • Modo avance
  • Cantidad
  • Tipo
  • Estado

Para esto, realizar el siguiente procedimiento:

  • En el cronograma de simulación del proyecto, dar clic sobre el botón de la barra de herramientas.

935

  • Seleccionar los campos a exportar en la siguiente ventana:

936

Para seleccionar los campos en la ventana, se debe tener en cuenta:

  • Es posible marcar la casilla de selección en el encabezado de la ventana para exportar todas las columnas del informe.

937

  • O también es posible marcar únicamente la casilla de selección de los campos a exportar y para esto se puede utilizar el campo donde se permite realizar la búsqueda por coincidencia de palabra clave.

689

938

  • El sistema descarga el archivo con extensión** XLS** y con el nombre: Gestión de cambios sin aprobar de + ‘nombre del proyecto’.

Ejemplo
Gestión de cambios sin aprobar de 5. LOS NARANJOS URBANISMO INTERNO.xlsx

939

  • Ingresar a MS Excel® y seleccionar el archivo descargado, para visualizarlo. El programa, presenta el siguiente mensaje:

940

Se debe confirmar la apertura del archivo, dando clic en el botón Si. Si se requiere, para habilitar la edición del archivo, dar clic en Habilitar edición . Luego MS Excel® muestra nuevo mensaje, al cual se debe dar clic en el botón Aceptar:

696

El archivo descargado se visualiza en MS Excel®.

941

Reversar cambios

Los ajustes realizados mediante la modificación del cronograma no se encuentran dentro de los límites establecidos en la reserva del proyecto o dentro de las fechas límite de la línea actual, por lo que el director, decide cancelar dichas modificaciones y continuar con la planeación actual.

Esta opción permite al director de proyecto, no terminar los ajustes realizados en la modificación, eliminándola y dejando la versión de la línea actual anterior.

Para esto, dar clic en el botón de la barra de herramientas. 698

942

Muestra mensaje de confirmación:

700

  • Al dar clic en el botón Si, se cierra el modo de edición y vuelve al informe cronograma de ejecución.

Al dar clic en el botón No, se cancela la acción y se mantiene la modificación pendiente por aprobar guardada por el usuario.

Salir de la simulación

Una vez realizados los cambios que se requieren, el director de proyectos debe dar clic en el botón 943png de la barra de herramientas.

943

El sistema presenta dos opciones, dependiendo de si el usuario simulador puede o no aprobarse los cambios:

Usuario simulador sin permiso para aprobar cambios

Para esto, es necesario que el usuario simulador, tenga configurado en el rol del equipo del proyecto, las siguientes opciones:

  • Con acceso a la opción simulación de cambios
  • Sin acceso a la opción gestión de cambios.

Para mayor información consultar Roles equipo del proyecto.

En este caso, al salir de la simulación el sistema presenta las siguientes opciones:

944

  • Ingresar: Muestra el cronograma de simulación con los últimos cambios guardados por el usuario.

  • Enviar: Muestra ventana Enviar a gestión de cambios, donde el usuario ingresa una observación y da clic en Aceptar para enviar o Cancelar para detener la acción.

947

Enviar a aprobación la simulación de cambios
  • Cuando es enviada la simulación de cambios a aprobación:

  • No es posible editar la simulación. La página se muestra con las opciones bloqueadas.

  • El responsable de la aprobación es notificado a través del correo electrónico, acerca de la simulación de cambios pendiente por aprobar y se detalla las observaciones ingresadas por el director de proyectos.

El sistema permite realizar una única aprobación por simulación de cambios, por lo que no es posible realizar múltiples aprobaciones, aprobaciones por nivel o aprobaciones parciales.

948

  • Eliminar: Muestra ventana** Eliminar simulación**, donde el usuario ingresa una observación y da clic en Aceptar para eliminar la simulación; el sistema mantiene la última versión de la línea base y línea actual aprobada. O Cancelar para detener la acción.

951

Usuario simulador con permiso para aprobar cambios

Para esto, es necesario que el usuario simulador tenga configurado en el rol del equipo del proyecto las siguientes opciones:

  • Con acceso a la opción simulación de cambios
  • Con acceso a la opción gestión de cambios

Para mayor información consultar Roles equipo del proyecto.

En este caso, al salir de la simulación el sistema presenta las siguientes opciones:

952

  • Ingresar: Permite ingresar al cronograma de simulación con los últimos cambios guardados por el usuario.

  • Aprobar: Muestra ventana Aprobar simulación, donde el usuario ingresa una observación y da clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la acción. Con la aprobación el sistema, crea una nueva línea base y una nueva línea actual, para que, sobre ésta, se den los lineamientos de la ejecución.

Aprobación de la simulación de cambios
  • Cuando el proyecto se crea con tipo de modificación por ejecución de actividades, el sistema muestra la siguiente ventana de aprobación:
    953

  • Cuando el proyecto se crea con tipo de modificación por Reserva de imprevistos, el sistema muestra la siguiente ventana de aprobación:

954

Si aplica, se debe ingresar o editar la reserva de imprevistos del proyecto, en tiempo en días (Contingencia) o en costo (financiera

Reserva de imprevistos

La reserva financiera (costo) no aplica, cuando se tiene definido un presupuesto desde Sinco ADPRO.
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  • Eliminar: Muestra ventana** Eliminar simulación**, donde el usuario ingresa una observación y da clic en Aceptar para eliminar la simulación; el sistema mantiene la última versión de la línea base y línea actual aprobada. O Cancelar para detener la acción.

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Simulación de cambios
  • SGP genera sólo una simulación de cambios a la vez por proyecto. Por lo tanto, si existe una simulación en curso (sin aprobar) y otro usuario ingresa a esta opción, el sistema le permite editar la misma simulación, adicionalmente le indica el usuario y la fecha de generación.

  • Si existe una modificación de cronograma en curso sobre el proyecto, el sistema no permitirá realizar la simulación de cambios hasta que la modificación no sea tramitada.

  • No es posible reabrir o cerrar una actividad, mientras exista una simulación de cambios en curso.

  • No es posible generar una simulación de cambios en un proyecto macro. Esto debido a que el macro actúa como acumulador de las programaciones de sus sub proyectos (hijos).

  • No es posible asociar o desasociar riesgos al proyecto en ejecución.

Barra de herramientas

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Buscar tarea

En la parte superior derecha del cronograma de simulación, se muestra un campo de búsqueda que permite ingresar parte del nombre de la actividad, para que el sistema muestra las coincidencias en el cronograma.

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Para volver a visualizar las actividades del cronograma, eliminar la búsqueda de la tarea.

Notificaciones

Cuando se realiza un proceso de gestión de cambios, el sistema notifica a través del correo electrónico:

  • El aprobador de cambio (Gerencia del proyecto o el encargado del comité de cambios) es notificado a través del correo electrónico, acerca de la simulación de cambios pendiente por aprobar con el detalle de las observaciones ingresadas por el director de proyectos al enviar la simulación a aprobar.

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  • Una vez se aprueba, elimina o devuelve el cambio, el usuario simulador es notificado acerca de la decisión generada por el aprobador del cambio en la opción de gestión de cambio.

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  • Los recursos son notificados a través de correo electrónico, acerca de la aprobación de la simulación de cambios para que estos verifiquen sus actividades en su panel de ejecución.

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