Generar simulación para modificación por reserva de imprevistos

Cuando el proyecto se define desde su creación con el campo Tipo de modificación como Reserva de imprevistos (para mayor información consultar la sección Crear proyecto) y una vez se detecten las desviaciones con respecto a la planeación del proyecto, el director puede establecer acciones que lo lleven a realizar una actualización del cronograma y del presupuesto del proyecto siempre y cuando, dichas acciones no superen las fechas y costos límites de la línea actual del proyecto y la reserva de imprevistos previamente definida (si aplica); de lo contrario debe realizar un control de cambios.

Para iniciar, dar clic en el botón de la parte superior. El sistema muestra mensaje solicitando confirmación para iniciar el proceso.

Para continuar, dar clic en el botón Sí En este punto se crea una copia del proyecto actual; dicha copia se utiliza para realizar la modificación sin afectar el proyecto hasta que se termine el proceso. De lo contrario dar clic en el botón No, para cancelar la acción.

Una vez termina de procesar, el sistema habilita la vista de edición que muestra un comparativo entre la modificación y la línea actual. Se debe tener en cuenta:

• Los campos que pertenecen al agrupamiento de columnas Modificación del cronograma, pueden editarse.

• Los campos del agrupamiento de columnas Línea actual, son de solo lectura.

• No es posible editar, las actividades que se encuentran cerradas o terminadas.

• No es posible editar la reserva de imprevistos. Esto sólo es posible a través del proceso de gestión de cambios.

• No se recomienda la utilización de buffer. En la modificación no es posible definir actividades buffer. Esto sólo es posible a través del proceso de gestión de cambios.

• El sistema calcula la variación del fin, teniendo en cuenta la diferencia en días entre la fecha fin de la modificación y la fecha fin de la línea actual.

En las actividades en estado activo es posible realizar modificaciones en el cronograma. Para esto se debe realizar lo siguiente:

Excepciones

Una vez dentro del cronograma de simulación, es posible adicionar, editar o eliminar excepciones, para esto, dar clic en el botón 506png de la barra de herramientas. Las excepciones permiten definir los días laborales, como días no laborales en el proyecto seleccionado, como es el caso de los días festivos.

Para configurar las excepciones, realizar el siguiente procedimiento:

• Agregar: seleccionar del calendario en el encabezado, el mes y año para ubicar la fecha a insertar como excepción y dar clic en el botón

• Editar: los festivos y los días no laborales del proyecto, es posible editarlos. Para esto, dar doble clic sobre el nombre o sobre la fecha a editar.

• Eliminar: para eliminar el registro, buscar y seleccionar en el listado o a través del calendario, la excepción a eliminar y dar clic sobre el botón

• Una vez registradas, editadas o eliminadas las excepciones del proyecto, para confirmar la acción, dar clic en el botón Aceptar

• Para cancelar la acción, dar clic en el botón Cancelar

• #: Campo no editable que enumera de forma automática las actividades creadas en el cronograma del proyecto.

Crear tareas

• Adicionar nueva tarea: Para adicionar una nueva actividad, dar clic en el botón + de la barra de herramientas.

También es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar las siguientes opciones:

• Agregar > Tarea arriba: Inserta una nueva tarea en una posición menor o anterior a la tarea seleccionada.

• Agregar > Tarea abajo: Inserta una nueva tarea en una posición mayor o siguiente a la tarea seleccionada.

• Agregar > Sub-Tarea: Inserta una nueva tarea como hija de la actividad seleccionada. Se debe tener en cuenta que la tarea seleccionada pasa a convertirse en una actividad paquete o actividad padre.

• Agregar > Agregar sucesor: Crea una nueva tarea con las siguientes características:

a. Inserta la nueva tarea en una posición mayor o siguiente a la tarea seleccionada
b. Establece una dependencia tipo Fin – Inicio con la tarea seleccionada.

• Agregar> Agregar predecesor: Crea una nueva tarea con las siguientes características:

a. Inserta la nueva tarea en una posición menor o anterior a la tarea seleccionada.
b. Establece una dependencia tipo Fin – Inicio en la tarea seleccionada, con la tarea creada.

• Eliminar tarea(s): Para eliminar actividades, también es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar la opción Eliminar tarea(s).

Para eliminar actividades, también es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar la opción Eliminar tarea(s).

Cuando se requiere eliminar un bloque de actividades, utilizar las teclas Shift (mayúscula) o Control sostenido + clic sobre la columna # de las actividades a eliminar y utilizar una de las opciones anteriormente descritas.

• Editar nombre de la tarea: Para editar el nombre de la actividad, dar clic sobre la actividad y modificar el texto correspondiente, en la columna Nombre de tarea.

Sangría

SGP permite aumentar o disminuir sangría en las tareas del proyecto, con el fin de jerarquizar, ordenar y acumular, mediante el uso de actividades paquete o actividades padre.

Aumentar sangría: Permite definir una o varias actividades como sub tareas de un paquete de actividades. Para esto, seleccionar la actividad o las actividades requeridas y luego dar clic sobre el botón de la barra de herramientas.

También es posible utilizar el menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la posición de la tarea en cuestión (#) y utilizar la opción: Agregar > Sub-tarea. Para mayor información, consultar la sección Agregar sub-tarea

• Disminuir sangría: Permite eliminar la sangría de la actividad seleccionada. Para esto, seleccionar la actividad o las actividades requeridas y luego dar clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Modificación de cronograma

En el agrupamiento de columnas Modificación del cronograma, se muestra la información de la línea actual y permite la edición de los campos para las tareas en estado activo únicamente:

• Inicio: Para las nuevas tareas, ingresar o seleccionar del calendario la fecha de inicio de la tarea. Para las tareas creadas previamente, si la actividad tiene dependencias definidas, el sistema bloquea la edición de las fechas de inicio - fin, y muestra el siguiente mensaje:

Por lo tanto, para ajustar la fecha de inicio, es necesario modificar los tiempos de adelanto y atraso en las predecesoras, de la actividad en cuestión.

• Fin: Para las nuevas tareas, ingresar o seleccionar del calendario la fecha fin de la tarea. Para las tareas creadas previamente, si la actividad tiene dependencias definidas, el sistema bloquea la edición de las fechas de inicio - fin, y muestra el siguiente mensaje:

Por lo tanto, para ajustar la fecha fin, es necesario aumentar o disminuir la duración de la actividad en cuestión.

Duración

El sistema permite definir la duración de las actividades del cronograma, únicamente en días. Por defecto se calcula de acuerdo al calendario del proyecto, las excepciones y la cantidad de días que transcurren entre las fechas de inicio y fin. Es posible modificar la duración al ingresar o editar este campo en la actividad.

Línea actual

Agrupamiento de columnas que muestra a modo de consulta la programación de la línea actual del proyecto con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar las modificaciones realizadas en el agrupamiento de columnas Cambio.

• Inicio: Muestra la fecha de inicio de la tarea en la línea actual.

• Fin: Muestra la fecha final de la tarea en la línea actual.

• Duración: Muestra la duración de las actividades del cronograma en la línea actual.

Predecesoras

Permite establecer las dependencias entre actividades. Para definirlas se utiliza la siguiente nomenclatura:

#de la tarea: se refiere a la primera columna del Cronograma y se debe elegir el número de la actividad con la que se requiere relacionar.

Iniciales del tipo de precedencia:

• II: Inicio-Inicio. La actividad sucesora no puede iniciar hasta que inicie la actividad predecesora.

• FI: Fin-Inicio. La actividad sucesora no puede iniciar hasta que termine la actividad predecesora. Se debe tener en cuenta que, si no se requiere manejar los tiempos de adelanto y atraso, no es necesario poner la inicial, solo el # de la tarea.

• FF: Fin-Fin. La actividad sucesora no puede terminar hasta que termine la actividad predecesora.

• IF: Inicio-Fin. La actividad sucesora no puede terminar hasta que inicie la actividad predecesora.

• Adelantos y atrasos: es posible asignar tiempos de adelanto o atraso sobre la dependencia ingresada, para que se calcule la fecha de inicio o fin de la actividad relacionada. Para esto, se debe ingresar el signo + y el número de días si se requiere aumentar días (atrasos) o digitar los días anteponiendo el signo –, si se requiere restar los días (adelantos).

Ejemplo: 2II+6

Recursos humanos

El sistema presenta dos funcionalidades para la asignación de recursos humanos en el cronograma.

A través del botón Gestionar recursos de la barra de herramientas, el sistema permite definir los recursos humanos del proyecto y asignarles actividades en el cronograma. Para esto, se habilita una ventana con las siguientes pestañas:

Recursos humanos
Visualiza los recursos previamente asignados al proyecto en la opción de Registro de recursos humanos y permite registrar un nuevo recurso en el proyecto con el fin de asignarlo en las actividades del cronograma. Para esto, realizar el siguiente procedimiento:

Dar clic en el botón Agregar recurso, se muestran tres opciones:

Recursos registrados anteriormente: permite buscar y seleccionar recursos (con o sin usuario) que previamente se asignaron a otros proyectos Sinco SGP. Para esto, en el campo Buscar, ingresar la identificación o nombre del recurso. Es posible consultar los datos de creación mediante el botón Detalles

• Identificación: campo que visualiza el número de identificación del recurso humano.
• Nombre: campo que visualiza el nombre del recurso humano.
• Correo: corresponde al correo electrónico del recurso humano, definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
• Cargo: detalla el cargo del recurso humano, definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
• Usuario asociado: muestra el usuario de Sinco ERP asociado al recurso humano. Cuando el recurso no tiene usuario en Sinco ERP, el campo se muestra el texto No definido.

Usuarios ERP: esta opción, permite buscar y seleccionar un usuario del ERP para asignarlo como recurso del proyecto.
Esta alternativa debe utilizarse cuando no se encuentra al recurso en la opción Recursos registrados anteriormente. Para esto, en el campo Buscar, ingresar la identificación o nombre del recurso. Es posible consultar, los datos de creación ingresados en los usuarios del ERP, mediante el botón Detalles

• Identificación: campo que visualiza el número de identificación del recurso humano.
• Nombre: campo que visualiza el nombre del recurso humano.
• Correo: corresponde al correo electrónico del recurso humano definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
• Cargo: detalla el cargo del recurso humano definido en el usuario de Sinco ERP o en la creación del recurso en SGP.
• Usuario asociado: muestra el usuario de Sinco ERP asociado al recurso humano. Cuando el recurso no tiene usuario en Sinco ERP, el campo se muestra el texto No definido.
• Guardar/Cancelar

Crear nuevo recurso: permite crear un recurso externo a la compañía, al cual, no se le asignará usuario en la aplicación. Para esto, registrar los datos del recurso:

• Identificación: campo obligatorio que permite ingresar el número de identificación del recurso humano.
• Nombre: registrar el nombre del nuevo recurso humano..
• Correo: registrar el correo electrónico del nuevo recurso humano..
• Cargo: registrar el cargo del nuevo recurso humano.
• Guardar/Cancelar

Una vez se guarde los recursos humanos en el proyecto, se muestran organizados en una tabla, en orden alfabético por nombre. Adicionalmente, se visualiza los datos como la identificación, el correo electrónico, el usuario de Sinco ERP y el cargo:

Para consultar alguno de los recursos humanos asignados al proyecto, el sistema permite utilizar los siguientes filtros:

• Identificación/Nombre: buscar y seleccionar el nombre o identificación del recurso a consultar dentro del listado de la tabla. Ingresar parte del nombre, identificación o raya al piso (_), para ver los 20 primeros registros en orden alfabético.

• Cargo: seleccionar el cargo que se requiere consultar.

• Dar clic en el botón Consultar, para actualizar el listado de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados.

Es posible realizar las siguientes acciones con los recursos asignados al proyecto:

• Editar: la opción se habilita únicamente para los recursos externos creados desde SGP. Para editar, dar clic sobre el botón:

• Eliminar: la opción se habilita, únicamente para los recursos que no estén asignados a actividades en el cronograma del proyecto.

Estimar costos de recursos humanos

El director de proyectos realiza la estimación del costo mensual o el valor hora de los recursos asignados a al proyecto.

Para consultar alguno de los recursos humanos asignados al proyecto y estimar el costo utilizar el filtro:

• Identificación / Nombre: buscar y seleccionar el nombre o identificación del recurso a consultar, dentro del listado de la tabla. Ingresar parte del nombre, identificación o raya al piso (_) para ver los 20 primeros registros en orden alfabético.

• Dar clic en el botón Consultar para actualizar el listado de acuerdo con los criterios de búsqueda seleccionados.

Los recursos humanos asignados al proyecto se muestran organizados por orden alfabético con la siguiente información:

• Identificación: número de identificación del recurso.

• Nombre: nombres y apellidos del recurso.

• Cargo: cargo del recurso.

• Mensual SGP:

  • Último: muestra a modo de consulta, el último costo mensual del recurso definido en proyectos anteriores.
  • Actual: muestra el último costo mensual o editado del recurso definido en proyectos anteriores.
  • Hora: muestra el último costo hora del recurso definido en proyectos anteriores.

• Para modificar la estimación es posible editar las casillas de registro de Mensual SGP:

  • Actual: ingresar el valor mensual del recurso. De acuerdo a este valor, el sistema calcula de forma automática el valor hora.
  • Hora: si se requiere, es posible ingresar el valor hora del recurso. En este caso y de acuerdo con este valor, el sistema calcula de forma automática el valor mensual (Actual).

• Dar clic en el botón Guardar

Asignación y desasignación de recursos

Permite realizar la asignación o desasignación masiva de los recursos y el responsable en las actividades del cronograma. Para esto:

Actividad: utilizar el filtro de actividad con el fin de:

• Listar todas las actividades del cronograma cuando el filtro de actividad se deja vacío.
• Buscar una actividad específica para la asignación o desasignación de recursos.
• Buscar una actividad padre o paquete para la asignación o desasignación de recursos en su grupo de actividades hijas o sub tareas.

Dar clic en el botón Consultar que de acuerdo al filtro anterior listará la(s) actividad(es) seleccionad(as) y se mostrarán con la casilla de selección marcadas para asignar o desasignar los recursos o el responsable.

Asignar / desasignar Recursos: para asignar / desasignar recursos:

• Desmarcar / marcar la casilla de selección de las actividades sobre las que se asignará o desasignará los recursos.

• Dar clic sobre el botón de Recursos

• Buscar y seleccionar cada uno de los recursos a asignar o desasignar y dar clic en el botón +

• Dar clic en el botón Asignar o en el botón Desasignar, según sea el caso.

Asignar / desasignar Responsable:

• Desmarcar / marcar la casilla de selección de las actividades sobre las que se asignará o desasignará responsable.
• Dar clic sobre el botón de Responsable.
• Buscar y seleccionar el responsable a asignar o desasignar en el campo Responsable.
• Dar clic en el botón Asignar o en el botón Desasignar, según sea el caso.

Reasignación de recursos

Permite reasignar las actividades de un recurso a otro. Previamente, el recurso debe estar asignado en el proyecto.
Para esto ingresar a la pestaña Recursos humanos de la ventana de Gestión de recursos. Luego:

• Recurso actual: buscar y seleccionar el recurso que se desea desasignar.

• Recurso nuevo: buscar y seleccionar el recurso nuevo que se asignará en las actividades del recurso anterior.

• Dar clic en el botón Reasignar

Recursos asignados

En esta columna el director de proyectos, asigna o edita la asignación de los recursos humanos, en las actividades del cronograma.
Al dar clic sobre el campo, se listan los recursos humanos identificados en el proyecto, creados desde el botón Gestionar recursos de la barra de herramientas o desde el menú Registro de recursos humanos. Luego, marcar la casilla de selección del (los) recurso(s) necesario(s) y dar clic en el botón Asignar y cerrar o Cancelar para no realizar la acción.

Variación del fin

Campo de consulta, que muestra el cálculo del número de días resultantes de restar:

Fecha fin de modificación del cronograma - Fecha fin línea actual

Estado de las actividades

Campo de consulta que corresponde al estado del proyecto, paquete de actividades o de la actividad específica que se consulte. Para este fin, se manejan 2 estados:

• Activo: Indica que la actividad se encuentra disponible para su ejecución. Por lo tanto, el proyecto y el paquete de actividades también se muestran en estado activo, si mínimo una actividad hija se encuentra en estado activo.

• Terminado: Indica que la actividad se cerró en la ejecución de actividades. Por lo tanto, el proyecto y el paquete de actividades también se muestran en estado terminado, si todas las actividades hijas se encuentran cerradas.

Adicionar /ocultar columnas

Por defecto el sistema muestra en la vista del cronograma las columnas fijas. El cronograma de modificación se compone de las siguientes columnas:

Columnas fijas:

• '#'
• Nombre de tarea
• Modificación del cronograma
  • Inicio
  • Fin
  • Duración
• Línea actual
  • Inicio
  • Fin
  • Duración
• Predecesoras
• Recursos asignados
• Variación del fin
• Estado
• Adicionar/ocultar columna

Columnas ocultas:

• Buffer
• Cantidad
• Costo ejecutado
• Costo línea actual
• Costo línea base
• Costo líneo inicial
• Costo modificación
• Esfuerzo línea actual
• Esfuerzo modificación
• Holgura
• Modo de avance
• Responsable
• Sucesoras
• Tipo
• Tipo esfuerzo
• Variación del comienzo

La columna Adicionar/ocultar permite agregar a la vista, las columnas ocultas del cronograma SGP. Para esto:

• Haga clic sobre el encabezado de la columna Adicionar/ocultar.
• Ingrese el nombre de la columna a insertar o selecciónelo de la lista.
• El sistema habilita la columna seleccionada.

Para ocultar las columnas de la vista del cronograma, sobre cualquiera de los encabezados de la columna dar clic en el íconoy seleccionar el menú Columnas. El sistema muestra las columnas fijas y las columnas activadas en la vista del cronograma:

• Para ocultar, desmarcar la casilla de selección de la columna que no se quiere visualizar.
• Para mostrar marcar la casilla de selecciónde la columna que se requiere visualizar.

La columna Adicionar/ocultar, muestra las columnas ocultas en orden alfabético. Para efectos de este manual, se listarán en orden de verificación o configuración:

Variación del comienzo

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Variación del comienzo en la columna Adicionar/ocultar.

La Variación del comienzo es un campo de consulta, que muestra el resultado del cálculo, del número de días resultantes de restar: Fecha inicio de modificación - Fecha inicio línea actual.

Recurso responsable

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Responsable en la columna Adicionar/ocultar.

En este campo el director de proyectos asigna el recurso humano responsable de las actividades del cronograma. El responsable es el encargado de ingresar el porcentaje de avance, de reportar cantidades, de reportar esfuerzo de sus compañeros de actividad (si aplica), del consumo de las adquisiciones prorrata tarea (si aplica) y de cerrar la actividad a cargo.

Al asignar los recursos a la actividad en la columna Recursos asignados o en la Asignación y desasignación del botón Gestionar recursos, el sistema de forma automática asigna como responsable al primer recurso seleccionado en la asignación.

Si se requiere cambiar, dar clic sobre el campo Responsable de la actividad seleccionada. El sistema lista los recursos humanos asociados a la actividad. Luego, marcar la casilla de selección del responsable y dar clic en el botón Asignar y cerrar

Buffer

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Buffer en la columna Adicionar/ocultar.

Campo de consulta, que permite verificar los buffers (amortiguadores) definidos previamente, que permiten absorber los imprevistos del proyecto y por tanto ejecutarlo (con garantías), de acuerdo con los plazos de tiempo definidos por bloque de actividades o por el proyecto.

Se debe tener en cuenta que, en el cronograma de modificación con control de reserva no es posible editar o crear nuevos buffers, debido a que al aceptar la modificación el sistema realiza el cálculo del consumo de los buffers previamente definidos.

Modo avance

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Modo avance y Cantidad en la columna Adicionar/ocultar. El campo Modo avance Permite al director de proyectos definir la forma en que los recursos van a reportar el avance de cada una de las actividades. El sistema ofrece dos opciones:

• Porcentaje: El avance de la actividad se planea para que se realice por porcentaje. Una vez el proyecto se encuentre en ejecución, el recurso registra el avance de la actividad entre 0 y 100%.

• Unidades: El avance de la actividad se planea para que se realice de forma física. Una vez el proyecto se encuentre en ejecución, el recurso registra las unidades ejecutadas para que el sistema calcule el porcentaje de avance de la actividad. Para este caso, es necesario indicar las cantidades presupuestadas en la columna Cantidad.

Cantidad

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Modo avance y Cantidad en la columna Adicionar/ocultar. El campo Cantidad presenta dos opciones dependiendo de cómo se defina la actividad en la columna Modo avance:

• 100: cuando el campo Modo avance se define en Porcentaje, por defecto la columna Cantidad se muestra definida en el máximo porcentaje que acepta el sistema, como avance de la actividad, es decir en un 100%. Este campo no permite edición.

• 1 o mayor que 1: cuando el campo Modo avance se define en Unidades por defecto la columna Cantidad se muestra definida en 1 unidad. El director de proyectos define o modifica la cantidad total de unidades presupuestadas para la actividad editando el campo. Esto con el fin de que los recursos realicen el avance físico por unidades.

Tipo esfuerzo

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Tipo esfuerzo y Esfuerzo en la columna Adicionar/ocultar. El campo Tipo esfuerzo permite definir dos formas de asignación del esfuerzo, en una actividad:

• Manual: permite asignar manualmente el número de horas requeridas para cumplir con la actividad, en la columna Esfuerzo.

• Automático: el sistema calcula las horas requeridas de trabajo, en la columna Esfuerzo de forma automática, de acuerdo con la duración de la tarea, la cantidad de recursos humanos asignados, la capacidad de cada recurso y el calendario del proyecto.

Esfuerzo modificación

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Tipo esfuerzo, Esfuerzo modificación y Esfuerzo línea actual en la columna Adicionar/ocultar.

El campo Esfuerzo modificación, corresponde a la cantidad de trabajo replaneado necesario para realizar la actividad. El sistema permite definir el esfuerzo de las actividades del cronograma de modificación, únicamente en horas. Dependiendo del tipo de esfuerzo seleccionado, este campo se calcula o se asigna en la actividad.

Si el campo Tipo de esfuerzo es:

• Manual: Permite ingresar manualmente en la columna Esfuerzo cambio, el número de horas requeridas para cumplir con la actividad. Una vez definido, el esfuerzo digitado, es prorrateado entre la cantidad de recursos humanos asignados y la duración de la tarea. Se debe tener en cuenta:

  • Es posible editar la columna Esfuerzo cambio, cuando se selecciona tipo de esfuerzo Manual.

  • Se pueden definir las horas de esfuerzo, sin previamente asignar el (los) recurso(s) humano(s) a la actividad.

  • No aplica el manejo de la capacidad por recurso, en la asignación del esfuerzo por actividad.
    Ejemplo
    

• Automático: El sistema calcula las horas requeridas y las muestra en la columna Esfuerzo cambio de forma automática. Para el cálculo, el sistema toma en cuenta la duración de la actividad, la cantidad de recursos humanos asignados, la capacidad de cada recurso y el calendario del proyecto. Se debe tener en cuenta:

• No es posible editar la columna Esfuerzo cambio, cuando se selecciona tipo de esfuerzo Automático o cuando la actividad se encuentre en estado terminado.

• Solo hasta que se asigne el (los) recurso(s) humano(s), el sistema mostrará las horas calculadas en la columna Esfuerzo cambio de la tarea.

• Es posible definir la capacidad por recurso, para la asignación del esfuerzo por actividad.

• Este tipo de esfuerzo se utiliza cuando no se requiere un control del trabajo realizado por horas, es decir se valora la actividad por días.
  Ejemplo

Para esta configuración, se recomienda habilitar los campos Tipo esfuerzo, Esfuerzo modificación y Esfuerzo línea actual en la columna Adicionar/ocultar. El campo Esfuerzo línea actual, muestra a modo de consulta el esfuerzo de la línea actual, con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar los cambios realizados, en el campo Esfuerzo modificación.

Hito / Entregable

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Tipo en la columna Adicionar/ocultar. Este campo, permite definir si la actividad o actividades seleccionadas en estado activo, corresponden a un hito y/o un entregable. De acuerdo con el PMBOK®:

• Hito: corresponde a un punto o evento significativo dentro del cronograma del proyecto.
• Entregable: es cualquier producto, resultado o capacidad única y verificable, que se debe producir para ejecutar un proceso, fase o proyecto.

Para definir el Tipo de actividad, se debe:

• Marcar la casilla de selección de la opción que corresponda. Es posible marcar ambas opciones Hito y/o Entregable, o no marcarlas lo que indica que simplemente es una tarea regular del cronograma.

• Luego, dar clic en el botón Asignar y cerrar

El sistema permite también, utilizar el menú contextual para realizar las definiciones de Hito y/o Entregable. Para esto, dar clic derecho sobre la actividad y seleccionar el menú Tipo:

• Convertir en hito: Marca la actividad como hito y se puede visualizar en la columna Tipo.

• Convertir en entregable: Marca la actividad como entregable y se puede visualizar en la columna Tipo.

• Convertir en hito/entregable: Marca la actividad como hito y entregable. Esta definición, se puede visualizar en la columna Tipo.

• Convertir en tarea regular: Desmarca la actividad como hito y/o entregable. Esta definición, se puede visualizar en la columna Tipo.

Sucesoras

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Sucesoras en la columna Adicionar/ocultar. Este campo permite revisar y/o editar las sucesoras de la actividad seleccionada, de acuerdo con la definición realizada en las dependencias de la actividad, en el campo Predecesoras.

Holgura

Para esta configuración, se recomienda habilitar el campo Holgura en la columna Adicionar/ocultar. Corresponde a un campo de consulta que permite revisar la holgura calculada por el sistema, de cada una de las actividades del proyecto. De acuerdo con el PMBOK®:

• Holgura: corresponde a la cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede demorarse o extenderse sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar ninguna restricción del cronograma.

• Ruta crítica: secuencia de actividades que representa el camino más largo a través de un proyecto, lo cual determina la menor duración posible del mismo.

Esta técnica de análisis del cronograma calcula las fechas de inicio y finalización, tempranas y tardías, para todas las actividades, sin tener en cuenta las limitaciones de recursos y realiza un análisis que recorre hacia adelante y hacia atrás toda la red del cronograma. Una ruta crítica se caracteriza normalmente por el hecho de que su holgura total es igual a cero.

Integración con ADPRO

Permite asociar en porcentaje, las variables de integración de ADPRO (Tipo Costo, Capítulo, Subcapítulo e Ítem) a las actividades definidas en la programación del cronograma SGP.

Se debe tener en cuenta que previamente se debió vincular el proyecto de ADPRO al proyecto SGP en la página Integración con el ERP, cuando el proyecto se encontraba en estado de planificación. Antes de iniciar, se debe adicionar las variables de integración (si aplica) en la página Creación de variables de integración con el ERP.

Para editar la integración en las tareas en estado activo, dar clic en el botón de la barra de herramientas, luego utilizar los filtros, para habilitar la consulta:

• Actividad: permite:

  • Listar todas las actividades del cronograma, si el filtro de actividad se deja en Todas.
  • Buscar una actividad específica para la integración.
  • Buscar una actividad padre o paquete para la integración y listar su grupo de actividades hijas o sub tareas.

• Obra ADPRO: permite buscar y seleccionar la(s) obra(s), previamente asociada(s) al proyecto SGP. El sistema muestra alertas, indicando:

  • El nivel de integración definido en la opción de Creación de variables de integración con el ERP:

  

  • O si la obra ADPRO seleccionada, se encuentra en proceso de modificación de cronograma o gestión de cambios en otro proyecto SGP, por lo que bloquea hasta que se termine el proceso:

• Nivel: este filtro se habilita, una vez se seleccione la obra ADPRO. Permite seleccionar el nivel de integración que se requiere: Tipo Costo, Capítulo, Subcapítulo o ítem, según sea el caso. Lo anterior depende del nivel de integración definido en la opción de Creación de variables de integración con el ERP.

• Tipo de costo: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

  • Permite seleccionar el tipo de costo que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Tipo Costo.
  • De lo contrario no utilizarlo y mantener el filtro en Seleccione.
  • El sistema habilita el botón Consultar.

• Capítulo: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

  • Permite seleccionar el capítulo que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Capítulo.

  • Permite seleccionar el capítulo específico donde se encuentran los subcapítulos asociados a integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Subcapítulo. Se debe tener en cuenta que, para la integración a nivel de subcapítulo, no es obligatorio seleccionar un capítulo.

  • Permite seleccionar el capítulo específico donde se encuentran los ítems asociados a integrar, si en el filtro Nivel se selecciona Ítem. Se debe tener en cuenta que, para la integración a nivel de ítem, es obligatorio seleccionar un capítulo.

  • De lo contrario no utilizarlo y mantener el filtro en Todos.

  • El sistema habilita el botón Consultar.

• Subcapítulo: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

  • Permite seleccionar el subcapítulo que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona subcapítulo.
  • De lo contrario no utilizarlo y mantener el filtro en Todos.
  • El sistema habilita el botón Consultar.

• Ítem: este filtro se habilita, una vez se seleccione el filtro Nivel. Se utiliza en los siguientes casos:

  • Permite seleccionar el ítem que se desea integrar, si en el filtro Nivel se selecciona ítem.

  • Para consultar todos los ítems de un capítulo específico, utilizar el filtro Capítulo y mantener el filtro Ítems en Todos.

  • Si no se selecciona un capítulo, el sistema muestra el siguiente mensaje:

• Una vez se seleccionan los filtros requeridos, el sistema habilita el botón Consultar; dar clic sobre este, para que se muestren los datos para editar el proceso de integración.

• Palabra clave actividad: ingresar palabra clave, que permita realizar la búsqueda de coincidencia, en las actividades programadas en el cronograma SGP.

• Palabra clave variable: ingresar palabra clave, que permita realizar la búsqueda de coincidencia, en las variables de integración (Tipo costo, capítulo, subcapítulo o ítem) del presupuesto de ADPRO.

• %: en las actividades SGP que corresponda, asignar el porcentaje de costo de las variables de integración de acuerdo con el nivel seleccionado, teniendo en cuenta los siguientes casos que se pueden presentar:

  • Cronograma SGP detallado - Presupuesto ADPRO detallado: la integración se realiza asignando a una actividad SGP, el total del porcentaje del costo de la variable de integración (1 a 1).

  

• Cronograma SGP detallado - Presupuesto ADPRO global: la integración se realiza prorrateando entre varias actividades SGP, el total del costo de una variable de integración (N a 1).

  

• Cronograma SGP global - Presupuesto ADPRO detallado: la integración se realiza asignando a una actividad SGP, el total del costo de varias variables de integración (1 a N).

  

  

• Detalles: el sistema detalla la siguiente información:

  • Al dar clic sobre el nombre de alguna de las actividades SGP del listado, el sistema abre una ventana, donde muestra la jerarquía y los datos principales definidos para la actividad en el cronograma. Para cerrar la ventana, dar clic en el botón Cerrar:

  

  • Al dar clic sobre el % en el encabezado de la tabla de cada una de las variables de integración, el sistema abre una ventana, donde muestra el porcentaje asignado total, el porcentaje disponible y las actividades donde se integró con el porcentaje asignado. Para cerrar la ventana, dar clic en el botón Cerrar

  

• Dar clic sobre el botón Regresar para retornar al cronograma.

Administrador de actividades

Para ingresar al administrador, previamente se debieron guardar los cambios realizados al cronograma de modificación, luego se debe seleccionar la actividad en estado activo, que se desea modificar y dar clic en el botón de la barra de herramientas. El sistema presenta las siguientes opciones:

Asignar adquisiciones a tareas

Cuando aplique, permite asignar las adquisiciones y el costo que se requiere cargar en las actividades en estado activo del proyecto. Por defecto, se listan las adquisiciones prorrata tarea, que se crearon previamente en la opción Gestionar adquisiciones de la barra de herramientas.

Para asignar adquisiciones:

• Adquisición: es posible buscar en el filtro adquisición, digitando raya al piso (_) o ingresando la descripción de la misma y dando clic en el botón Buscar:

• Para asignar la adquisición a la actividad, ingresar el valor que corresponda, en el campo Costo asignado. Al digitar el costo, el sistema marca automáticamente la casilla de selección del campo Asignar. Se debe tener en cuenta que el sistema guarda en línea el costo ingresado:

• Para desasignar la adquisición a la tarea, desmarcar la casilla de selección del campo Asignar o eliminar el valor ingresado en el campo Costo asignado.

• Si se requiere, es posible revisar los archivos adjuntos previamente ingresados a la adquisición, o adjuntar nuevos archivos. Para esto, dar clic sobre el botón del campo Archivos adjuntos

Integración CBR

Cuando aplique, integrar el porcentaje de cumplimiento de un trámite de CBR como porcentaje de avance ejecutado de la actividad. Se debe tener en cuenta que previamente se debe vincular el proyecto de CBR al proyecto SGP en la página Integración con el ERP.

Para integrar:

• % avance: buscar y seleccionar el trámite que se requiere integrar en la actividad.

• Factor de cumplimiento de avance: si aplica, ingresar el factor de cumplimento del avance. Este campo permite definir un porcentaje (en decimal) como medida base sobre la cual la actividad se cumple. Cuando esto sucede la actividad cambia su estado a terminado y su avance se registra en 100%. Este campo por defecto se encuentra definido en 1.0 (100%).

Ejemplo

Si para el proyecto se define que, si se cumple la mitad de este trámite (50%) se alcanza el punto de equilibrio, en el campo Factor de cumplimiento se debe definir el valor en 0.5.

• Dar clic en el botón Guardar y salir del administrador.

Costo modificación

Para esta revisión, se recomienda habilitar los campos Costo modificación, Costo línea actual, Costo línea base, Costo línea inicial, y Costo ejecutado en la columna Adicionar/ocultar.

El campo Costo modificación es de consulta y permite al director de proyectos revisar el cálculo del costo de las actividades, de las actividades padre y del proyecto dependiendo de los cambios realizados en:

• Integración ADPRO: Ajustes en el % asignado de las variables de integración en cada actividad del cronograma o adición de nuevas variables integradas. Para mayor información, consultar la sección Integración con ADPRO.

• O Costos SGP: Ajustes en la definición del costo mensual por hora de recursos humanos + adquisiciones. Para mayor información, consultar las secciones Estimar costos de recursos humanos y Gestionar adquisiciones.

El ajuste del valor del campo Costo cambio no se visualiza, hasta que se calcule el proyecto. Para calcular, dar clic en el botón de la barra de herramientas.

Una vez calculado, verificar el campo Costo cambio nuevamente:

De acuerdo con lo anterior, podemos revisar todas las líneas del costo en las siguientes columnas:

Costo línea actual

Para esta revisión, se recomienda habilitar los campos Costo modificación, Costo línea actual, Costo línea base, Costo línea inicial, y Costo ejecutado en la columna Adicionar/ocultar.
El campo Costo línea actual, muestra a modo de consulta el costo de la línea actual, con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar los cambios realizados, en el campo Costo modificación y demás campos de costo.

Costo línea base

Para esta revisión, se recomienda habilitar los campos Costo modificación, Costo línea actual, Costo línea base, Costo línea inicial, y Costo ejecutado en la columna Adicionar/ocultar.
El campo Costo línea base, muestra a modo de consulta el costo de la línea base, con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar los cambios realizados, en el campo Costo modificación y demás campos de costo.

Costo línea inicial

Para esta revisión, se recomienda habilitar los campos Costo modificación, Costo línea actual, Costo línea base, Costo línea inicial, y Costo ejecutado en la columna Adicionar/ocultar.
El campo Costo línea inicial, muestra a modo de consulta el costo de la línea inicial, con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar los cambios realizados, en el campo Costo modificación y demás campos de costo.

Costo ejecutado

Para esta revisión, se recomienda habilitar los campos Costo modificación, Costo línea actual, Costo línea base, Costo línea inicial, y Costo ejecutado en la columna Adicionar/ocultar.
El campo Costo ejecutado, muestra a modo de consulta el costo ejecutado, con el fin de que el director de proyecto tenga forma de comparar los cambios realizados, en el campo Costo modificación y demás campos de costo.

Información de la tarea

Es posible consultar la información de la tarea a través del menú contextual. Para esto, dar clic derecho sobre la actividad y seleccionar el menú:** Información de la tarea**. El sistema presenta las siguientes pestañas:

• General: permite consultar la información básica de la tarea seleccionada como nombre, duración, fechas de inicio y fin, esfuerzo y porcentaje ejecutado.

Predecesoras: permite revisar, editar, adicionar o eliminar las predecesoras definidas para la actividad seleccionada.

Para modificar:

• Crear nuevo / Editar: dar clic sobre el botón Crear nuevo o seleccionar la predecesora a editar:

  • Nombre de tarea: seleccionar el nombre de la tarea predecesora.
  • Tipo: seleccionar el tipo de relacionamiento: Final – inicio, Inicio – Inicio, Final-Final o Inicio – Final.
  • Retraso: editar el número de días de retraso (días en positivo) o adelanto (días en negativo).

• Seleccionar de la lista la predecesora y dar clic sobre el botón Eliminar

• Dar clic en el botón Guardar para confirmar los cambios.

• o dar clic en el botón Cancelar-

Recursos: permite revisar, editar, adicionar o eliminar los recursos humanos definidos para la actividad seleccionada.

Para modificar:

• Crear nuevo / Editar: dar clic sobre el botón Crear nuevo o seleccionar el recurso a a editar:
• Nombre de recurso: seleccionar el nombre del recurso a insertar o editar.
• Capacidad: editar el porcentaje de la capacidad del recurso.

• Seleccionar de la lista el recurso y dar clic sobre el botón Eliminar

• Dar clic en el botón Aceptar para confirmar los cambios.

• O dar clic en el botón Cancelar

Notas: campo de texto, que permite ingresar las observaciones adicionales a la tarea seleccionada.

Diagrama de Gantt

Herramienta gráfica que muestra el tiempo de dedicación previsto para las diferentes actividades a lo largo del tiempo del proyecto, paquete de actividades o de la actividad específica y su relacionamiento. En el cronograma de modificación, el sistema grafica las tareas de la modificación del cronograma vs la línea actual.

Guardar simulación

Una vez realizadas las modificaciones que se requieren, el director de proyectos debe dar clic en el botón de la barra de herramientas, el sistema presenta las siguientes opciones:

Guarda las modificaciones realizadas al cronograma de modificación del proyecto. El guardar no implica que se ponga en firme la modificación, por lo que, se requiere la aprobación.

Calcular

Una vez se guarda, el sistema activa el botón Calcular.
Con esta acción el sistema actualiza los esfuerzos y costos del presupuesto integrados desde ADPRO, de acuerdo con los ajustes realizados en la modificación.

Luego, realiza la comparación entre las modificaciones realizadas en tiempo y costo total del cronograma en el agrupamiento de columnas modificación de cronograma vs la línea actual, para determinar las posibles desviaciones. Posteriormente la desviación en tiempo y costo se evalúa contra el disponible de la reserva de imprevistos del proyecto, previamente configurada en la página Reserva de imprevistos (si aplica) o contra la duración y costo de la línea actual.

Cuando la duración de la línea actual o el disponible de la reserva es superada, el sistema muestra mensaje indicando los valores de tiempo y/o el costo total, para ser ajustados y permitir continuar el proceso. Mientras no se ajuste la desviación, el sistema no habilita el botón Aceptar. Por lo que, el director de proyectos debe decidir entre reajustar la modificación para no superar la duración de la línea actual del proyecto o de la reserva, o cancelar, o enviar estas modificaciones a control de cambios.

Aprobar

Una vez terminada la modificación y ajustadas las desviaciones, luego de guardar y calcular, el sistema activa el botón Aprobar.

Con esta acción el sistema, crea una nueva línea actual, para que, sobre ésta, se den los lineamientos de la ejecución. Esta acción no modifica la línea base del proyecto.

El sistema muestra ventana Aprobar cambios, donde el usuario ingresa una observación:

Pasar a gestión de cambios

Cuando los ajustes realizados mediante la modificación del cronograma no se encuentran dentro de los límites establecidos en la reserva o los límites de fecha y costo de la línea actual, por lo que el director de proyectos puede decidir pasar a gestión de cambios dichas modificaciones para aprobación.

Una vez se calcula, si no se ajusta las desviaciones, el sistema activa el botón Pasar a gestión de cambios. Esta opción se utiliza, cuando se requiere que las modificaciones realizadas se aprueben, así se supere la reserva. Con esta acción el sistema, envía la modificación realizada, para que sea aprobada desde la opción de gestión cambios, generando así una nueva línea base del proyecto.

El sistema solicita la observación donde le permite al director de proyecto, justificar las modificaciones que requiere sean aprobadas por la persona encargada del comité de cambios. Para esto, muestra la ventana Pasar a gestión de cambios, donde el usuario ingresa una observación.

Exportar a Excel

El botón de la barra de herramientas, permite exportar los campos del cronograma de modificación del proyecto en formato xls, para visualizarlo en MS Excel®.

Los campos que se pueden exportar son:

• '#'
• Nombre
• Inicio modificación
• Fin modificación
• Duración modificación
• Esfuerzo modificación
• Costo modificación
• Inicio línea actual
• Fin línea actual
• Duración línea actual
• Esfuerzo línea actual
• Costo línea actual
• Costo línea base
• Costo línea inicial
• Costo ejecutado
• Predecesoras
• Sucesoras
• Holgura
• Recursos
• Responsable
• Variación del inicio
• Variación del fin
• Buffer
• Modo avance
• Cantidad
• Tipo
• Estado

Para esto, realizar el siguiente procedimiento:

En el cronograma de simulación del proyecto, dar clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Seleccionar los campos a exportar en la siguiente ventana:

Para seleccionar los campos en la ventana, se debe tener en cuenta:

• Es posible marcar la casilla de selección en el encabezado de la ventana para exportar todas las columnas del informe.

• O también es posible marcar únicamente la casilla de selección de los campos a exportar y para esto se puede utilizar el campo donde se permite realizar la búsqueda por coincidencia de palabra clave.

• El sistema descarga el archivo con extensión XLS y con el nombre: Modificación por reserva sin aprobar de + ‘nombre del proyecto’.

Ejemplo
Modificación por reserva sin aprobar de 3. LOS NARANJOS VIVIENDAS ETAPA I Comercial.xlsx

Ingresar a MS Excel® y seleccionar el archivo descargado, para visualizarlo. El programa, presenta el siguiente mensaje:

Se debe confirmar la apertura del archivo, dando clic en el botón Si. Si se requiere, para habilitar la edición del archivo, dar clic en Habilitar edición . Luego MS Excel® muestra nuevo mensaje, al cual se debe dar clic en el botón Aceptar:

El archivo descargado se visualiza en MS Excel®.

Reversar modificación

Los ajustes realizados mediante la modificación del cronograma no se encuentran dentro de los límites establecidos en la reserva del proyecto o dentro de las fechas límite de la línea actual, por lo que el director, decide cancelar dichas modificaciones y continuar con la planeación actual.

Esta opción permite al director de proyecto, no terminar los ajustes realizados en la modificación, eliminándola y dejando la versión de la línea actual anterior.

Para esto, dar clic en el botón de la barra de herramientas.

Muestra mensaje de confirmación:

Al dar clic en el botón Si se cierra el modo de edición y vuelve al informe cronograma de ejecución.

Al dar clic en el botón No, se cancela la acción y se mantiene la modificación pendiente por aprobar guardada por el usuario.

Barra de herramientas

Buscar tarea

En la parte superior derecha del cronograma de modificación, se muestra un campo de búsqueda que permite ingresar parte del nombre de la actividad, para que el sistema muestra las coincidencias en el cronograma.

Para volver a visualizar las actividades del cronograma, eliminar la búsqueda de la tarea.