Gestión de comprobantes de ingreso

Comprobantes de ingreso con recaudo

Mediante esta opción podrá generar comprobantes de ingreso de forma manual, mediante los recaudos generados por el sistema para cada uno de los documentos.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Cartera >
Gestión de comprobantes de ingreso > Comprobantes de ingreso con recaudo, encontrará el campo Referencia, donde podrá registrar el código de recaudo que se encuentra en el volante de pago, en el campo correspondiente. En caso de no contar con este dato, podrá hacer clic sobre el icono de lupa, el cual le permitirá realizar la consulta de los recaudos, aplicando filtros como tercero, contrato, solicitud e inmueble. También a través del campo Código de barras podrá agregar este dato contando con un lector de código de barras y el volante de recaudo.

Para generar el comprobante de ingreso deberá hacer clic sobre el botón Consultar, si el recaudo tiene un estado diferente a Pendiente se mostrará un mensaje indicando la razón por la cual no se podrá generar el comprobante.

También se verificará que el recaudo no tenga un comprobante de ingreso ya generado. Si esto ocurre, además del mensaje, se presentará un enlace que te permitirá visualizar el formato de impresión contable del documento.

Si las validaciones se cumplen, se mostrará la información del recaudo, como el nombre del pagador, la identificación, el valor del recaudo y la fecha de vencimiento. Igualmente, se habilitará la sección Información del pago, que deberá ser completada. En esta sección, se deberán diligenciar los campos requeridos según la forma de pago seleccionada.

Después de procesar el recaudo, se mostrará un modal con los documentos generados. En este proceso, podrían presentarse varios escenarios:

• Si el recaudo está asociado al valor de la cuenta por cobrar, únicamente se generará el comprobante de ingreso.

• Si el recaudo incluye el valor de la cuenta por cobrar junto con intereses o sanciones, se generará tanto el comprobante de ingreso como la factura correspondiente a los intereses o sanciones.

• Si el recaudo está compuesto exclusivamente del valor de la cuenta por cobrar, pero su registro contable para el beneficiario (propietario afectado tributario) solo se efectúa al pagar dicha cuenta, se generará tanto el comprobante de ingreso como la factura por la comisión cobrada al propietario. En caso de que el inmueble tenga múltiples propietarios, se generará una factura de comisión para cada uno de ellos.

• Si el recaudo tiene una fecha futura y está elaborado con el valor de la cuenta por cobrar, se generará el comprobante de ingreso con fecha actual y un documento de amortización con fecha del primero del mes inmediatamente siguiente.

Comprobantes de ingreso masivos

A través de esta opción, podrá generar comprobantes de ingreso de forma automática y masiva al subir el archivo plano descargado previamente desde la plataforma de la entidad bancaria. Como resultado, se generará un comprobante de ingreso por cada uno de los registros contenidos en el archivo.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Cartera >
Gestión de comprobantes de ingreso > Comprobantes de ingreso masivos, deberá seleccionar el modelo de archivo que desea procesar. Entre los modelos de archivos disponibles, encontrará los siguientes:

• Asobancaria 2001: Este formato le permitirá procesar información del recaudo sin importar el medio de pago utilizado, ya sea ventanilla en la oficina, cajero automático, puntos de pago, débito automático, internet, entre otros.
• Bancolombia: Este formato le permitirá procesar información del recaudo que ha sido pagado a través de un convenio con tu entidad financiera.
• PSE FacturaNet: Este formato es una personalización que no se encuentra disponible en esta versión.

En el campo Archivo deberá hacer clic sobre el botón Seleccionar archivo y buscar el archivo descargado previamente en la entidad bancaria y cargarlo. Luego, deberá hacer clic en el botón Analizar archivo, para que se procese la información y se muestre el resultado del proceso.

Durante el proceso, pueden surgir el siguiente escenario:

Si el archivo procesado contiene recaudos ya cruzados, se mostrará la información de cada registro y se informará que se generará un comprobante de ingreso. Los valores de estos recaudos se incluirán en un informe de pagos no identificados.

Luego de revisar la información y para confirmar el procesamiento, deberá seleccionar los registros a procesar y hacer clic en el botón Generar comprobante.

El resultado del procesamiento se presentará en un modal que indicará el número del documento generado. Este número servirá como enlace para ver el documento contable directamente desde el mismo modal.

En el transcurso del proceso de generación del comprobante de ingreso, podrían surgir diversos escenarios:

• Si el recaudo se compone únicamente del valor de la cuenta por cobrar, se generará solo el comprobante de ingreso.
• Si el recaudo abarca el valor de la cuenta por cobrar junto con intereses o sanciones, se generará el comprobante de ingreso y la factura correspondiente a los intereses o sanciones.
• Si el recaudo comprende el valor de la cuenta por cobrar, pero su registro contable o impacto en la cuenta del beneficiario (propietario afectado tributario) se produce solo al abonar la cuenta, se generará el comprobante de ingreso además de la factura por la comisión cobrada al propietario. Si el inmueble tiene varios propietarios, se emitirá una factura de comisión para cada uno.
• En el caso de que el recaudo tenga una fecha futura y contenga el valor de la cuenta por cobrar, se generará el comprobante de ingreso con la fecha actual y un documento de amortización con fecha del primer día del siguiente mes.

Amortización de pagos

Mediante esta opción, podrá generar manualmente el abono o pago total de una cuenta por cobrar que cuente con un valor disponible en cualquiera de los tipos de cuentas manejados, tales como pagos no identificados o anticipo de canon.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Cartera >
Gestión de comprobantes de ingreso > Amortización de pagos, verá la sección de filtros que le permitirá personalizar la consulta de los registros.

Para visualizar el informe deberá hacer clic sobre el botón Consultar, allí se mostrarán seis columnas de información, algunas de ellas serán:

• Contrato: Mostrará el código del arrendamiento y a través del enlace, podrá acceder a la opción Modificación de arrendamientos.
• Saldo: Presentará el saldo que tiene el contrato.
• Tipo: Indicará si el saldo corresponde a un pago no identificado o a un anticipo de canon.

A través del botón que se encontrará en la columna Pagar podrá realizar el pago o abono digitando el número del recaudo dentro del campo que mostrará el modal.

Anular comprobantes de ingreso

Mediante esta opción podrá anular o reversar comprobantes de ingreso.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Cartera >
Gestión de comprobantes de ingreso > Anular comprobantes de ingreso, deberá digitar el número del comprobante de ingreso en el campo correspondiente.

Al hacer clic en el botón Consultar, se visualizará el documento contable. Luego, deberá seleccionar si desea realizar una reversión o anulación del documento.

• Anular: Para llevar a cabo este proceso, el comprobante de ingreso deberá estar descontabilizado; en caso contrario, la ejecución no será posible. Además, al realizar esta acción, no quedará registro de trazabilidad sobre el proceso.
• Reversar: Tiene la opción de revertir el comprobante de ingreso, siempre y cuando esté contabilizado. Esta acción generará un documento contable que registrará las transacciones en naturaleza contraria a las del comprobante de ingreso.

Por último, en la parte inferior debe elegir la causa de anulación y hacer clic en el botón Reversar o Anular, según su elección. El resultado del proceso se mostrará dentro de la misma opción, con la visualización del documento generado.