Gestión de notas crédito

En caso de que se requiera reversar o modificar una Factura de venta después de ser emitida, la DIAN establece que únicamente se podrá realizar esta acción mediante una Nota crédito. Esta opción le permitirá generar y anular esta clase de documento.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de notas crédito encontrará cuatro fichas donde se llevarán a cabo los procesos mencionados anteriormente.

Generar notas crédito

Esta clase de documento se usa principalmente para corregir valores o información de las Facturas de venta, ya sea de forma parcial o total, esta acción se normalizó con la entrada en vigor del proceso de Facturación Electrónica.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de notas crédito ficha Generar notas crédito encontrará la sección de filtros los cuales le permitirán personalizar la consulta de los registros.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas para la consulta de los registros.
• Orden de facturación: Número de la OFA asociada a la Factura de venta.
• Número de factura: Número de la Factura de venta generada en la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de facturas ficha Generar facturas.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la Factura de venta.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la Factura de venta.
• Centro de costos: Código del centro de costos seleccionado al registrar la Factura de venta.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la Factura de venta.
• Tipo de documento: Tipo de documento contable con el cual se genera la Factura de venta.

Para ejecutar la consulta de los registro se deberá hacer clic sobre el botón Consultar, allí se podrá visualizar un informe con veintidós columnas de información.

• Detalle factura: En esta columna se mostrarán tres iconos que le permitirán la consulta de la representación gráfica, el formato de impresión contable y el visor con el detalle del documento en el módulo Sinco FE.
• Tipo: Tipo de documento contable.
• Factura: Consecutivo asignado a la Factura de venta.
• Fecha fiscal: Fecha seleccionada o asignada por el sistema al momento de generar la Factura de venta.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la Factura de venta.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la Factura de venta.
• Centro de costos: Código del centro de costos principal seleccionado al registrar la Factura de venta.
• Descripción: Descripción general de la Factura de venta.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la Factura de venta.
• Subtotal: Resultado de la suma de los totales de cada concepto tipo Ingreso registrados a la Factura de venta.
• Descuento detalle: Valor de los conceptos tipo Descuentos detalles registrados a la Factura de venta.
• Subtotal base gravable: Suma de los conceptos tipo Ingreso a los cuales se les calcularon impuestos o retenciones.
• Subtotal base no gravable: Suma de los conceptos tipo Ingreso a los cuales no se les calculó impuestos o retenciones.
• Total impuestos: Resultado de la suma de todos los impuestos calculados dentro de la OFA.
• Total más impuestos: Resultado de la operación Subtotal - Descuento detalle + Total impuestos.
• Total retenciones: Resultado de la suma de todos los impuestos calculados dentro de la OFA.
• Descuentos globales: Suma de los conceptos tipo Descuentos globales registrados en la OFA.
• Valor anticipos: Suma de los conceptos tipo Anticipo registrados en la OFA.
• Valor retegarantias: Suma de los conceptos tipo Retegarantía registrados en la OFA.
• Valor total por cobrar: Resultado de la operación Total más impuestos - Total retenciones - Descuentos globales - Valor anticipos - Valor retegarantias.
• Saldo: Valor actual de la obligación.
• Generar: Esta columna contará con un icono el cual al hacer clic sobre este, se mostrará el formulario donde podrá proceder con el registro de los datos de la Nota crédito, por defecto se expondrán los datos totales de la Factura de venta a reversar, sin embargo, podrá editarlos en caso de que requiera generar un NC parcial. Este formulario tendrá el mismo funcionamiento mencionado en el artículo Registro de órdenes de facturación. Después deberá hacer clic sobre el botón Generar, allí se revelará un modal donde deberá seleccionar el motivo por el cual se realizará la anulación y una observación, por último, podrá visualizar el resultado del proceso, además de dos iconos que le permitirá consultar la representación gráfica y la previsualización contable de la Nota crédito.

Anular notas crédito

Esta funcionalidad le permitirá realizar la anulación o reversión de una Nota crédito, siempre y cuando estas no hayan sido emitidas a la plataforma de la DIAN.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de notas crédito ficha Anular notas crédito encontrará la sección de filtros los cuales le permitirán personalizar la consulta de los registros.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas para la consulta de los registros.
• Número de factura: Número de la Factura de venta reversada.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la Nota crédito.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la Nota crédito.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la Nota crédito.
• Número de nota crédito: Número de la Nota crédito creada.
• Notas crédito: Si el documento se encuentra contabilizado o descontabilizado.
• Motivo: Motivo registrado durante la generación de la Nota crédito.

Para ejecutar la consulta de los registros, deberá hacer clic sobre el botón Consultar. A partir de ahí, se podrá visualizar un informe con trece columnas de información.

• Detalle nota crédito: En esta columna se mostrarán tres iconos que le permitirán la consulta de la representación gráfica, el formato de impresión contable y el visor con el detalle del documento en el módulo Sinco FE.
• Tipo: Tipo de documento contable.
• Número: Consecutivo asignado a la Factura de venta.
• Fecha fiscal: Fecha seleccionada o asignada por el sistema al momento de generar la Factura de venta.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la Factura de venta.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la Factura de venta.
• Motivo: Motivo registrado durante la generación de la NC.
• Motivo/Observación de anulación o reversión: Observación ingresada en el modal de generación de la NC.
• Valor total por cobrar: Resultado de la operación Total más impuestos - Total retenciones - Descuentos globales - Valor anticipos - Valor retegarantias.
• Tipo documento factura: Tipo de documento contable de la Factura de venta reversada.
• Factura: Prefijo y consecutivo asignado a la Factura de venta en su generación.
• Detalle factura: En esta columna se mostrarán tres iconos que le permitirán la consulta de la representación gráfica, el formato de impresión contable y el visor con el detalle del documento del módulo Sinco FE.
• Anular: Esta columna contará con un icono el cual al hacer clic sobre este, se mostrará un modal donde deberá seleccionar los campos obligatorios de Causa de reversión y Observaciones, por último, necesitará dar clic sobre el botón Anular para finalizar el proceso.

Generar notas crédito con origen diferente a F&C

Esta funcionalidad le permitirá generar Notas crédito a Facturas de venta que fueron generadas desde los módulo Sinco ADM y el submódulo OFAS, estos documentos únicamente podrán generarse el base al valor total de la Facturas de venta.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de notas crédito ficha Generar notas crédito con origen diferente a F&C encontrará la sección de filtros los cuales le permitirán personalizar la consulta de los registros.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas para la consulta de los registros.
• Número de factura: Número de la Factura de venta reversada.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la Factura de venta.
• Centro de costos: Código del centro de costos principal seleccionado al registrar la Factura de venta.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la Factura de venta.
• Tipo de documento: Tipo de documento contable con el cual se genera la Factura de venta.

Para ejecutar la consulta de los registro se deberá hacer clic sobre el botón Consultar, allí se podrá visualizar un informe con once columnas de información.

• Detalle factura: En esta columna se mostrarán tres iconos que le permitirán la consulta del formato de impresión contable y el visor con el detalle del documento en el módulo Sinco FE.
• Tipo: Tipo de documento contable.
• Factura: Consecutivo asignado a la Factura de venta.
• Fecha fiscal: Podrá seleccionar la fecha con la cual contará la Nota crédito.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la Factura de venta.
• Centro de costos: Código del centro de costos principal seleccionado al registrar la Factura de venta.
• Descripción: Descripción general de la Factura de venta.
• Observación: Observación general de la Factura de venta.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la Factura de venta.
• Saldo: Valor actual de la obligación.
• Generar: Esta columna contará con un icono el cual al hacer clic sobre este, se mostrará un modal donde podrá visualizar algunos de los datos a registrar en el documento, además de que podrá ingresar una Descripción y Observación deberá, por último, necesitará dar clic sobre el botón Generar para finalizar el proceso.

Generar nota crédito sin factura

En caso de necesitar generar una Nota crédito a Facturas de venta generadas en una plataforma externa a Sinco ERP, podrá utilizar esta opción, la cual le permitirá llevar a cabo este tipo de transacciones contables.

Al ingresar a la opción F&C > Facturación > Gestión de notas crédito ficha Generar nota crédito sin factura se mostrará la sección donde deberá realizar el registro de los datos principales de la Nota crédito. El funcionamiento de este formulario será el mismo al mencionado en el artículo Registro de órdenes de facturación. Para finalizar, deberá hacer clic sobre el botón Generar. Luego, aparecerá un modal donde podrá seleccionar una Factura de venta que será afectada contablemente por la nota crédito a registrar. A continuación, seleccione el motivo de la anulación y proporcione una observación. Finalmente, podrá visualizar el resultado del proceso, además de dos iconos que le permitirán consultar la representación gráfica y la previsualización contable de la Nota crédito.