Gestión de notas débito

Si es necesario aumentar el valor de una Factura de venta después de haber sido emitida, la DIAN establece que solo se podrá llevar a cabo esta acción mediante una Nota débito. Esta opción le permitirá generar, editar y anular este tipo de documento.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de notas débito encontrará tres fichas donde podrá realizar los procesos mencionados anteriormente.

Generar nota débito

Este tipo de documento se emplea principalmente cuando es necesario incrementar el monto total de una factura original debido a diversas circunstancias.

Al ingresar a la opción F&C > Facturación > Gestión de notas débito ficha Generar nota débito encontrará la sección donde deberá registrar los datos principales de la Nota débito.

• Cliente: Tercero registrado en la ruta del menú A&F > Cuentas por pagar > Registro de terceros, que será el adquiriente de laque actuará como el adquiriente de la Nota débito.
• Modelo de negocio: Modelo registrado en la ruta del menú F&C > Facturación > Configuración ficha Configurar modelos de negocio.
• Centro de costos: Centros de costos auxiliares registrados en la ruta del menú A&F > Contabilidad > Configuración > Centros de costos > Centros de costos.
• Moneda: Divisa registrada en la ruta del menú A&F > Contabilidad > Configuración > Moneda.

Si el emisor de documentos electrónicos en el módulo Sinco FE es diferente al NIT e la base de datos, se mostrará un ícono de alerta que indicará que se utilizará el mismo emisor para generar las Notas débito.

Después de ingresar los datos correspondientes, la sección Información principal se contraerá, y se habilitarán los demás campos de información. También, se dispondrá de un campo para seleccionar la fecha fiscal del documento.

• Descripción: Deberá ingresar la descripción general con la cual contará la Notas débito.
• Observación: Este campo contendrá cualquier observación relevante sobre el documento.

Si necesita editar los datos en la sección Información principal, deberá hacer clic sobre esta y realizar las modificaciones correspondientes. El sistema le indicará que los datos se eliminarán y solicitará confirmación antes de habilitar los campos respectivos.

En el panel derecho, encontrará varias pestañas donde podrá seleccionar diferentes tipos de conceptos asociados al modelo de negocio seleccionado. También, tendrá a su disposición un filtro que le permitirá consultar los registros de forma más rápida.

Al seleccionar un concepto de ingreso, se habilitará una ficha en la sección Movimientos donde podrá ingresar los datos del ítem a registrar. Los campos obligatorios se identificarán mediante una franja de color rojo al inicio de los mismos. Si no ingresa información, los bordes de los campos faltantes se sombrearán.

• Concepto de ingreso: Nombre y cuenta contable del concepto de facturación tipo Ingreso seleccionado.
• Centro de costos principal: Centro de costos activo y configurado como auxiliar en el módulo Sinco A&F. En caso de que requiera realizar la distribución entre diferentes centro de costos podrá hacer clic sobre el icono en color verde en el costado derecho de este campo. Se abrirá un modal donde podrá seleccionar los centros de costos adicionales y el porcentaje correspondiente.

• Unidad de medida: Lista de selección donde podrá elegir una de las unidades de medida establecidas por la DIAN en el numeral 13.3.6 del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta – Versión 1.8.
• Cantidad: Cantidad del producto o servicio a registrar.
• Valor unitario: Valor de un solo producto o servicio.
• Descripción: Texto que indicará lo que se está registrando en este ítem.
• Valor total: Resultado de la operación Cantidad X Valor unitario.

Una vez que ingrese los datos correspondientes, el sistema calculará automáticamente los conceptos asociados al concepto de Ingreso en la opción Configurar conceptos de facturación. Si algún concepto no se puede calcular automáticamente, se mostrará un ícono de alerta. Al hacer clic en él, se abrirá un modal que explicará las razones por las cuales no se calcularon automáticamente estos conceptos. Además, tendrá la opción de agregar los conceptos calculados que falten.

Si se efectúa una distribución del ingreso por centro de costos, el sistema también llevará a cabo la distribución de los impuestos y retenciones por centro de costos. Podrá visualizar esto al hacer clic sobre el icono en color azul en la sección correspondiente.

Los valores de los conceptos de tipo Descuento global y Retegantias se calcularán en el momento en que se seleccionen los conceptos.

En el caso de los conceptos de tipo Anticipo, en la ficha correspondiente, se mostrará el campo Saldo, el cual indicará el saldo disponible para amortizar en la cuenta contable configurada para el concepto y el centro de costos registrado en la ficha. Esta información será únicamente informativa y no causará ningún inconveniente en la generación de la Nota débito.

Para eliminar un registro dentro de la Nota débito, podrá hacer clic en el icono de la franja roja que se encuentra en el lado derecho de la ficha del concepto.

Después de haber seleccionado todos los conceptos correspondientes a la Nota débito que se va a registrar, en el panel lateral, podrá ver en la sección Resumen de totales los diferentes valores calculados por el sistema de forma resumida y consolidada.

Para finalizar, deberá hacer clic en el botón Generar , el cual se habilitará después de haber completado todos los campos marcados como obligatorios. En ese momento, se mostrará un modal donde podrá seleccionar la Factura de venta que estará asociada a la Nota débito. Cabe destacar que este no es un campo de diligenciamiento obligatorio.

Después de registrar los campos de Causal y Observación los cuales requieren diligenciamiento obligatorio, deberá hacer clic en el botón Generar. En caso de no haber asociado una Factura de venta, se mostrará un modal confirmando el proceso.

Si se realizó la asociación de la factura, el sistema generará el documento y mostrará un modal donde podrá consultar el formato de impresión contable y la representación gráfica.

Editar notas débito

En muchas ocasiones después de generada una Nota débito es necesario realizar la edición de los registros, esta opción le permitirá realizar este proceso teniendo en cuenta las reglas del sistema, manteniendo la estructura de datos e integridad de cada documento.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de notas débito ficha Editar notas débito se mostrará la sección de filtros, los cuales le permitirán personalizar la consulta de los registros en el informe.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas para la consulta de los registros.
• Número de factura: Número de la Factura de venta generada en la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de facturas fichaGenerar facturas.
• Número de nota débito: Número de la nota débito generada en la ruta del menú F&C > Facturacion > Gestión de notas débito ficha Generar nota débito.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la Nota débito.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la Nota débito.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la Nota débito.

Después de haber seleccionado los filtros deberá hacer clic sobre el botón Consultar, allí se mostrarán doce columnas con la información correspondiente a las Notas débito generadas.

• Detalle nota débito: En esta columna encontrará tres iconos:

	Este icono le permitirá consultar la representación gráfica del documento.
	Al hacer clic sobre este icono podrá consultar el formato de impresión contable del documento.
	En caso de que el documento este sincronizado en el módulo Sinco FE se habilitará este icono para consultar el visor.

• Tipo: Tipo de documento contable de la Nota débito.
• Número: Consecutivo asignado a la Nota débito.
• Fecha fiscal: Fecha seleccionada o asignada por el sistema al momento de generar la Nota débito.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la Nota débito.
• Modelo de negocio: Modelo de negocio asociado a la Nota débito.
• Valor total a cobrar: Valor que deberá pagar el adquiriente por los conceptos facturados.
• Tipo documento factura: Tipo de documento contable de la Factura de venta.
• Factura: Consecutivo asignado a la Factura de venta.
• Detalle factura: En esta columna encontrará tres iconos:

	Este icono le permitirá consultar la representación gráfica del documento.
	Al hacer clic sobre este icono podrá consultar el formato de impresión contable del documento.
	En caso de que el documento este sincronizado en el módulo Sinco FE se habilitará este icono para consultar el visor.

• Editar: En esta columna se mostrarán dos iconos, los cuales le indicarán si es posible realizar el proceso de edición del documento, si no es posible al pasar el cursor sobre el icono de alerta el sistema indicará las razones.

Al hacer clic sobre el icono en color azul se expondrá el formulario para la edición de los datos, este contará con un funcionamiento similar al de la opción Generar nota débito la única diferencia es que la opción Edición de notas débito, contará con la funcionalidad de visualizar como quedaría la información a nivel contable haciendo clic sobre la pestaña Ver vista contable.

Por último, después de realizar las modificaciones necesarias al documento deberá hacer clic sobre el botón Modificar, allí se mostrará un modal donde se confirmará el proceso y se visualizarán dos iconos que le permitirán consultar la representación gráfica y el formato de impresión contable.

Anular notas débito

Esta funcionalidad le permitirá realizar la anulación o reversión de una Nota débito, siempre y cuando estas no hayan sido emitidas a la plataforma de la DIAN.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de notas débito ficha Anular notas débito encontrará la sección de filtros los cuales le permitirán personalizar la consulta de los registros.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas para la consulta de los registros.
• Número de factura: Número de la Factura de venta afectada.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la Nota débito.
• Modelo de negocio: Modelo seleccionado durante la generación de la Nota débito.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la Nota débito.
• Número de nota débito: Número de la Nota débito creada.
• Notas débito contabilizado: Si el documento se encuentra contabilizado o descontabilizado.
• Motivo: Motivo registrado durante la generación de la ND.

Para ejecutar la consulta de los registro se deberá hacer clic sobre el botón Consultar, allí se podrá visualizar un informe con trece columnas de información.

• Detalle nota crédito: En esta columna se mostrarán tres iconos que le permitirán la consulta de la representación gráfica, el formato de impresión contable y el visor con el detalle del documento en el módulo Sinco FE.
• Tipo: Tipo de documento contable.
• Número: Consecutivo asignado a la Nota débito.
• Fecha fiscal: Fecha seleccionada o asignada por el sistema al momento de generar la Nota débito.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la Nota débito.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la Nota débito.
• Motivo: Motivo registrado durante la generación de la ND.
• Motivo/Observación de anulación o reversión: Observación ingresada en el modal de generación de la ND.
• Valor total por cobrar: Resultado de la operación Total más impuestos - Total retenciones - Descuentos globales - Valor anticipos - Valor retegarantias.
• Tipo documento factura: Tipo de documento contable de la Factura de venta afectada.
• Factura: Prefijo y consecutivo asignado a la Factura de venta en su generación.
• Detalle factura: En esta columna se mostrarán tres iconos que le permitirán la consulta de la representación gráfica, el formato de impresión contable y el visor con el detalle del documento del módulo Sinco FE.
• Anular: Esta columna contará con un icono el cual al hacer clic sobre este, se mostrará un modal donde deberá seleccionar los campos obligatorios de Causa de reversión y Observaciones, por último, necesitará dar clic sobre el botón Anular para finalizar el proceso.