Gestión de órdenes de facturación

Esta opción le permitirá realizar diferentes acciones sobre las Órdenes de facturación (OFAS) generadas desde el módulo Sinco F&C, tales como editar, anular, copiar, programar o generar OFAS de forma masiva.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de órdenes de facturación encontrará cinco fichas donde podrá realizar los procesos mencionados anteriormente.

Editar órdenes de facturación

Después de haber realizado la generación de la OFA y antes de proceder con la generación de la Factura de venta, será posible realizar la modificación de los datos registrados en la Orden de facturación.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de órdenes de facturación ficha Editar órdenes de facturación encontrará la sección de filtros los cuales le permitirán personalizar la consulta de los registros.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas para la consulta de los registros.
• Orden de facturación: Número de la OFA generada en la ruta del menú F&C > Facturación > Registro de órdenes de facturación.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la OFA.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la OFA.
• Centro de costos: Código del centro de costos seleccionado al registrar la OFA.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la OFA.
• Orden de compra: Dato adicional registrado en la OFA.
• Número de contrato: Dato adicional registrado en la OFA.

Para ejecutar la consulta de los registro se deberá hacer clic sobre el botón Consultar, allí se podrá visualizar un informe con veintidós columnas de información.

• Ver: Esta columna contará con dos iconos los cuales le permitirán visualizar el formato de representación gráfica de la OFA y la previsualización contable de la misma.
• Orden de facturación: Número o consecutivo de la OFA.
• Fecha registro: Fecha en la cual se generó la orden de facturación en el módulo Sinco F&C.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la OFA.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la OFA.
• Centro de costos: Código del centro de costos principal seleccionado al registrar la OFA.
• Descripción: Descripción general de la OFA.
• Orden de compra: Dato adicional registrado en la OFA.
• Número de contrato: Dato adicional registrado en la OFA.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la OFA.
• Subtotal: Resultado de la suma de los totales de cada concepto tipo Ingreso registrados a la OFA.
• Descuento detalle: Valor de los conceptos tipo Descuentos detalles registrados a la OFA.
• Subtotal base gravable: Suma de los conceptos tipo Ingreso a los cuales se les calcularon impuestos o retenciones.
• Subtotal base no gravable: Suma de los conceptos tipo Ingreso a los cuales no se les calculó impuestos o retenciones.
• Total impuestos: Resultado de la suma de todos los impuestos calculados dentro de la OFA.
• Total más impuestos: Resultado de la operación Subtotal - Descuento detalle + Total impuestos.
• Total retenciones: Resultado de la suma de todos los impuestos calculados dentro de la OFA.
• Descuentos globales: Suma de los conceptos tipo Descuentos globales registrados en la OFA.
• Valor anticipos: Suma de los conceptos tipo Anticipo registrados en la OFA.
• Valor retegarantias: Suma de los conceptos tipo Retegarantía registrados en la OFA.
• Valor total por cobrar: Resultado de la operación Total más impuestos - Total retenciones - Descuentos globales - Valor anticipos - Valor retegarantias.
• Editar: Esta columna contará con un icono el cual, al hacer clic sobre este, se mostrará el formulario donde podrá proceder con la modificación de información en la OFA. Este tendrá el mismo funcionamiento mencionado en el artículo Registro de órdenes de facturación. Para finalizar deberá hacer clic sobre el botón Modificar, allí se mostrará el resultado del proceso, además de dos iconos que le permitirá visualizar la representación gráfica y la previsualización contable de la OFA.

Copiar órdenes de facturación

Esta funcionalidad le permitirá duplicar la información de una Orden de facturación creada previamente, con el fin de minimizar los procesos repetitivos dentro de la compañía.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de órdenes de facturación ficha Copiar órdenes de facturación se mostrará la sección de filtros, los cuales permitirán personalizar la búsqueda de los registros.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas para la consulta de los registros.
• Orden de facturación: Número de la OFA generada en la ruta del menú F&C > Facturación > Registro de órdenes de facturación.
• Número de factura: Número de la Factura de venta generada en la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de facturas ficha Generar facturas.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la OFA.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la OFA.
• Centro de costos: Código del centro de costos seleccionado al registrar la OFA.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la OFA.
• Estado: Estado de la OFA registrada en el módulo Sinco F&C.
  • Registrada: Hará referencia al estado inicial de la OFA cuando es creada desde la ruta del menú F&C > Facturación > Registro de órdenes de facturación.
  • Facturada: Cuando la OFA cuenta con una Factura de venta generada desde la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de facturas* ficha Generar facturas.
  • Anulada: Hará referencia a cuando la OFA es anulada desde la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de facturas* ficha Anular órdenes de facturación.
• Orden de compra: Dato adicional registrado en la OFA.
• Número de contrato: Dato adicional registrado en la OFA.

Para ejecutar la consulta de los registro se deberá hacer clic sobre el botón Consultar, allí se podrá visualizar un informe con veinticinco columnas de información.

• Ver: Esta columna contará con dos iconos los cuales le permitirán visualizar el formato de representación gráfica de la OFA y la previsualización contable de la misma.
• Orden de facturación: Número o consecutivo de la OFA.
• Fecha registro: Fecha en la cual se generó la orden de facturación en el módulo Sinco F&C.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la OFA.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la OFA.
• Centro de costos: Código del centro de costos principal seleccionado al registrar la OFA.
• Descripción: Descripción general de la OFA.
• Orden de compra: Dato adicional registrado en la OFA.
• Número de contrato: Dato adicional registrado en la OFA.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la OFA.
• Subtotal: Resultado de la suma de los totales de cada concepto tipo Ingreso registrados a la OFA.
• Descuento detalle: Valor de los conceptos tipo Descuentos detalles registrados a la OFA.
• Subtotal base gravable: Suma de los conceptos tipo Ingreso a los cuales se les calcularon impuestos o retenciones.
• Subtotal base no gravable: Suma de los conceptos tipo Ingreso a los cuales no se les calculó impuestos o retenciones.
• Total impuestos: Resultado de la suma de todos los impuestos calculados dentro de la OFA.
• Total más impuestos: Resultado de la operación Subtotal - Descuento detalle + Total impuestos.
• Total retenciones: Resultado de la suma de todos los impuestos calculados dentro de la OFA.
• Descuentos globales: Suma de los conceptos tipo Descuentos globales registrados en la OFA.
• Valor anticipos: Suma de los conceptos tipo Anticipo registrados en la OFA.
• Valor retegarantias: Suma de los conceptos tipo Retegarantía registrados en la OFA.
• Valor total por cobrar: Resultado de la operación Total más impuestos - Total retenciones - Descuentos globales - Valor anticipos - Valor retegarantias.
• Tipo: Tipo de documento contable con el cual fue generada la Factura de venta.
• Factura: Prefijo y consecutivo asignado a la Factura de venta en su generación.
• Detalle factura: En esta columna se mostrarán tres iconos que le permitirán la consulta de la representación gráfica, el formato de impresión contable y el visor con el detalle del documento en el módulo Sinco FE.
• Copiar: Al hacer clic sobre el icono que se encontrará en esta columna se habilitará el formulario con la información de la OFA, este tendrá el mismo funcionamiento mencionado en el artículo Registro de órdenes de facturación, en el cual, en caso de que se requiera podrá realizar modificaciones a los datos, para finalizar deberá hacer clic sobre el botón Copiar, allí se mostrará el resultado del proceso, además de dos iconos que le permitirá visualizar la representación gráfica y la previsualización contable de la OFA.

Anular órdenes de facturación

Para los casos en los que no se requiera facturar una OFA creada en el módulo Sinco F&C, contará con la funcionalidad de anular el registro, con este estado el registro perderá su efecto y no se podrá generar una Factura de venta.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de órdenes de facturación* ficha Anular órdenes de facturación se mostrará la sección de filtros, los cuales permitirán personalizar la búsqueda de los registros.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas para la consulta de los registros.
• Orden de facturación: Número de la OFA generada en la ruta del menú F&C > Facturación > Registro de órdenes de facturación.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la OFA.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la OFA.
• Centro de costos: Código del centro de costos seleccionado al registrar la OFA.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la OFA.
• Orden de compra: Dato adicional registrado en la OFA.
• Número de contrato: Dato adicional registrado en la OFA.

Para ejecutar la consulta de los registro se deberá hacer clic sobre el botón Consultar, allí se podrá visualizar un informe con veintidós columnas de información.

• Ver: Esta columna contará con dos iconos los cuales le permitirán visualizar el formato de representación gráfica de la OFA y la previsualización contable de la misma.
• Orden de facturación: Número o consecutivo de la OFA.
• Fecha registro: Fecha en la cual se generó la orden de facturación en el módulo Sinco F&C.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la OFA.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la OFA.
• Centro de costos: Código del centro de costos principal seleccionado al registrar la OFA.
• Descripción: Descripción general de la OFA.
• Orden de compra: Dato adicional registrado en la OFA.
• Número de contrato: Dato adicional registrado en la OFA.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la OFA.
• Subtotal: Resultado de la suma de los totales de cada concepto tipo Ingreso registrados a la OFA.
• Descuento detalle: Valor de los conceptos tipo Descuentos detalles registrados a la OFA.
• Subtotal base gravable: Suma de los conceptos tipo Ingreso a los cuales se les calcularon impuestos o retenciones.
• Subtotal base no gravable: Suma de los conceptos tipo Ingreso a los cuales no se les calculó impuestos o retenciones.
• Total impuestos: Resultado de la suma de todos los impuestos calculados dentro de la OFA.
• Total más impuestos: Resultado de la operación Subtotal - Descuento detalle + Total impuestos.
• Total retenciones: Resultado de la suma de todos los impuestos calculados dentro de la OFA.
• Descuentos globales: Suma de los conceptos tipo Descuentos globales registrados en la OFA.
• Valor anticipos: Suma de los conceptos tipo Anticipo registrados en la OFA.
• Valor retegarantias: Suma de los conceptos tipo Retegarantía registrados en la OFA.
• Valor total por cobrar: Resultado de la operación Total más impuestos - Total retenciones - Descuentos globales - Valor anticipos - Valor retegarantias.
• Anular: Esta columna contará con un icono el cual al hacer clic sobre este, se mostrará un modal donde deberá seleccionar los campos obligatorios de Causa de anulación y Observaciones, por último, necesitará dar clic sobre el botón Anular para finalizar el proceso.

Programar órdenes de facturación recurrentes

Esta funcionalidad le permitirá programar aquellas Órdenes de facturación que genera con frecuencia en la compañía, de esta forma el sistema las generará de forma automáticamente según los días programados.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de órdenes de facturación* ficha Programar órdenes de facturación recurrentes se mostrará la sección de filtros, los cuales permitirán personalizar la búsqueda de los registros.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas para la consulta de los registros.
• Orden de facturación: Número de la OFA generada en la ruta del menú F&C > Facturación > Registro de órdenes de facturación.
• Número de factura: Número de la Factura de venta generada en la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de facturas ficha Generar facturas.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la OFA.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la OFA.
• Centro de costos: Código del centro de costos seleccionado al registrar la OFA.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la OFA.
• Orden de compra: Dato adicional registrado en la OFA.
• Número de contrato: Dato adicional registrado en la OFA.
• Estado: Estado de la OFA registrada en el módulo Sinco F&C.
  • Registrada: Hará referencia al estado inicial de la OFA cuando es creada desde la ruta del menú F&C > Facturación > Registro de órdenes de facturación..
  • Facturada: Cuando la OFA cuenta con una Factura de venta generada desde la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de facturas ficha Generar facturas.
  • Anulada: Hará referencia a cuando la OFA es anulada desde la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de facturas* ficha Anular órdenes de facturación.
• Origen y/o réplica: Si la OFA nunca ha sido programada será la orden original, los registros generados en base a una OFA serán considerados réplicas.
• Programadas: Será posible seleccionar si la OFA cuenta con programaciones o si esta nunca ha sido programada.

Para ejecutar la consulta de los registro se deberá hacer clic sobre el botón Consultar, allí se podrá visualizar un informe con veinticinco columnas de información.

• Ver: Esta columna contará con dos iconos los cuales le permitirán visualizar el formato de representación gráfica de la OFA y la previsualización contable de la misma.
• Orden de facturación: Número o consecutivo de la OFA.
• Fecha registro: Fecha en la cual se generó la orden de facturación en el módulo Sinco F&C.
• Cliente: Tercero adquiriente registrado en la OFA.
• Modelo de negocio: Modelo asociado a la OFA.
• Centro de costos: Código del centro de costos principal seleccionado al registrar la OFA.
• Descripción: Descripción general de la OFA.
• Orden de compra: Dato adicional registrado en la OFA.
• Número de contrato: Dato adicional registrado en la OFA.
• Moneda: Divisa seleccionada al registrar la OFA.
• Subtotal: Resultado de la suma de los totales de cada concepto tipo Ingreso registrados a la OFA.
• Descuento detalle: Valor de los conceptos tipo Descuentos detalles registrados a la OFA.
• Subtotal base gravable: Suma de los conceptos tipo Ingreso a los cuales se les calcularon impuestos o retenciones.
• Subtotal base no gravable: Suma de los conceptos tipo Ingreso a los cuales no se les calculó impuestos o retenciones.
• Total impuestos: Resultado de la suma de todos los impuestos calculados dentro de la OFA.
• Total más impuestos: Resultado de la operación Subtotal - Descuento detalle + Total impuestos.
• Total retenciones: Resultado de la suma de todos los impuestos calculados dentro de la OFA.
• Descuentos globales: Suma de los conceptos tipo Descuentos globales registrados en la OFA.
• Valor anticipos: Suma de los conceptos tipo Anticipo registrados en la OFA.
• Valor retegarantias: Suma de los conceptos tipo Retegarantía registrados en la OFA.
• Valor total por cobrar: Resultado de la operación Total más impuestos - Total retenciones - Descuentos globales - Valor anticipos - Valor retegarantias.
• Tipo: Tipo de documento contable con el cual fue generada la Factura de venta.
• Factura: Prefijo y consecutivo asignado a la Factura de venta en su generación.
• Detalle factura: En esta columna se mostrarán tres iconos que le permitirán la consulta de la representación gráfica, el formato de impresión contable y el visor con el detalle del documento del módulo Sinco FE.
• Programar: Al hacer clic sobre el icono que se encontrará en esta columna se mostrará un modal donde deberá seleccionar la frecuencia con la cual el sistema generará la réplica de la OFA, indicando la fecha y los meses en los que se ejecutará la programación, además contará con una pestaña para consultar la auditoría de cambios y la funcionalidad de activar e inactivar este proceso. Para finalizar deberá hacer clic sobre el botón Guardar.

Generación masiva de órdenes de facturación

Esta funcionalidad permitirá a las compañías generar Órdenes de facturación de manera masiva, migrando la información a través de una plantilla estándar.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Facturación > Gestión de órdenes de facturación* ficha Generación masiva de órdenes de facturación se mostrará un icono el cual le permitirá descargar la plantilla estándar para el registro de los datos de las OFAS a generar y una sección para cargar el archivo diligenciado, después de seleccionar el archivo el sistema iniciará la validación de los datos registrados y procederá con el registro de las OFAS.

Al finalizar el proceso de validación y generación se mostrará el resultado de las OFAS generadas, en caso de presentar inconsistencias se habilitará una pestaña indicando la referencia y la razón por la cual se presentó el fallo.