Identificación y análisis de riesgos

La identificación y el análisis de los riesgos es un factor importante en la gestión del proyecto. Se debe tener en cuenta elementos clave como el cumplimiento del presupuesto, tiempo de entrega, requerimientos de los interesados, alcance y calidad de los entregables.

Para identificar y analizar los riesgos del proyecto es necesario realizar el siguiente procedimiento:

Identificación de los riesgo

En la identificación del riesgo se requiere registrar la siguiente información:

• Código: Código que identifica la cantidad de riesgos por proyecto y que se enumera automáticamente de acuerdo a la fecha de creación del riesgo.

• Riesgo: Digitar la descripción del riesgo.

• Clasificación: Seleccionar de la lista la clasificación a la cual pertenece el riesgo.

• Fecha de creación: Campo que permite digitar o seleccionar del control calendario la fecha en la que se identifica el riesgo.

• Identificado por: Campo obligatorio que permite buscar y seleccionar el nombre o identificación del usuario que identifico el riesgo en el proyecto. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.

• Fase de origen: Campo obligatorio que permite buscar y seleccionar una fase específica definida para el riesgo del proyecto. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.

• Tipo: Seleccionar de la lista si el riesgo es Negativo / Amenaza o Positivo / Oportunidad.

• Dar clic en el botón + para que el sistema cree el registro y habilite el botón en la columna Análisis del riesgo.

Una vez se identifiquen uno a uno los riesgos en el proyecto, estos se muestran organizados en una tabla donde se visualiza los datos como el id (identificación), riesgo, clasificación y el tipo de riesgo:

El sistema permite realizar las siguientes acciones con los riesgos del proyecto:

• Editar: Una vez insertado el registro es posible editar los campos riesgo, clasificación, identificado por, fase de origen y análisis del riesgo. La modificación se guarda en línea.

• Eliminar: La opción de eliminar se habilita únicamente para los riesgos que no estén asignados a las actividades en el cronograma del proyecto o cuando se encuentren en los estados identificado o en proceso. Cuando se requiera se debe marcar la casilla de selección y confirmar la eliminación del registro.

Historial

Permite consultar el registro histórico de los cambios realizados en la identificación del riesgo. Para la consulta del historial es posible dar clic en el botón

El sistema presenta el siguiente informe:

• Fecha: corresponde a la fecha y hora en la que se genera la acción (crear o actualizar).

• Rol: muestra rol en el equipo del usuario que genera la acción.

• Usuario: muestra el nombre del usuario que genera la acción.

• Cód: corresponde al código que enumera el riesgo en el proyecto; se muestra con el fin de validar cuantas acciones ha realizado el usuario en un mismo riesgo.

• Descripción anterior: muestra la descripción anterior del riesgo que ha sido actualizada.

• Descripción actual: muestra la descripción vigente del riesgo.

• Clasificación anterior: muestra la clasificación anterior definida en el riesgo.

• Clasificación actual: muestra la clasificación vigente a la que pertenece el riesgo.

• Fecha de creación: corresponde a la fecha en la que se identificó el riesgo.

• Identificado por anterior: muestra el nombre de la persona que identificó el riesgo anteriormente.

• Identificado por actual: muestra el nombre de la persona que identificó el riesgo de manera actual.

• Fase de origen anterior: muestra la fase de origen definida anteriormente.

• Fase de origen actual: muestra la fase de origen vigente del riesgo.

• Tipo anterior: muestra el tipo de riesgo anterior.

• Tipo actual: muestra el tipo de riesgo vigente.

• Acción: corresponde al evento realizado por el usuario (creación o actualización) del registro de los riesgos.

• Opciones

Análisis de los riesgos

Al dar clic en el botón en la columna Análisis del riesgo, el sistema habilita una ventana con las siguientes opciones que permite ingresar o editar siempre que el riesgo se encuentre en estado identificado o en proceso:

Causas

El riesgo no es otra cosa que la manifestación de una situación problemática que ocurre debido a causas diversas. Por esta razón, es importante asociar a cada uno sus motivadores y/o detonantes. En esta pestaña ingresar o editar una a una las causas que dieron origen al riesgo:

• Cód: código que identifica la causa del riesgo y que se enumera automáticamente de acuerdo a la cantidad de causas del riesgo.
• Causa: digitar la descripción de la causa.
• Tipo: seleccionar el tipo (interna / externa) dependiendo de si se origina dentro o fuera de la organización del proyecto.
• Insertar: dar clic en el botón + para que el sistema cree el registro.
• Eliminar: Marcar la casilla de selección con el fin de eliminar el registro.
• Historial: Permite consultar el registro histórico de los cambios realizados en el registro de las causas del riesgo. Para la consulta del historial es posible dar clic en el botón 3; el sistema presenta el siguiente informe:

• Riesgo: muestra el nombre del riesgo donde se está consultando el historial de cambios.
• Clasificación: muestra la clasificación a la que pertenece el riesgo.
• Fecha: corresponde a la fecha y hora en la que se genera la acción (crear o actualizar).
• Rol: muestra rol en el equipo del usuario que genera la acción.
• Usuario: muestra el nombre del usuario que genera la acción.
• Cód: corresponde al código que enumera las causas en el proyecto; se muestra con el fin de validar cuantas acciones ha realizado el usuario en un mismo riesgo.
• Valor anterior: muestra la descripción anterior de la causa que ha sido actualizada.
• Valor actual: muestra la descripción vigente de la causa.
• Tipo anterior: muestra el tipo de causa anterior del riesgo.
• Tipo actual: muestra el tipo de causa vigente del riesgo.
• Acción: corresponde al evento realizado por el usuario (creación o actualización) del registro de las causas.
• Opciones:

Consecuencias

En esta pestaña ingresar o editar una a una las consecuencias que se pueden generar a partir de la materialización del riesgo:

• Código código que identifica la consecuencia del riesgo y que se genera automáticamente al crear el registro.

• Consecuencia: digitar la descripción de la consecuencia.

• Impacto costo: ingresar al costo estimado que puede necesitarse en el caso en el que el riesgo se materialice o para ejecutar el plan de acción por cada consecuencia. Dependiendo del tipo de riesgo puede incluirse un valor negativo (ahorro para oportunidades) o positivo (costo para amenazas) según corresponda.

• Impacto tiempo (D): ingresar los días estimados que puede necesitarse en el caso en el que el riesgo se materialice o para ejecutar el plan de acción. Dependiendo del tipo de riesgo puede incluirse un tiempo negativo (ahorro para oportunidades) o positivo (costo para amenazas) según corresponda.

• Adjuntos: esta opción se activa una vez se ha insertado el registro de la consecuencia.

Para comenzar se deber dar clic en el botón para cargar documentos adjuntos por primera vez

o en el botón para continuar cargando archivos a la consecuencia.

• Insertar: Dar clic en el botón + para que el sistema cree el registro.

• Eliminar: marcar la casilla de seleccióncon el fin de eliminar el registro.

• Historial: Permite consultar el registro histórico de los cambios realizados en el registro de las consecuencias del riesgo. Para la consulta del historial es posible dar clic en el botón

El sistema presenta el siguiente informe:

• Riesgo: muestra el nombre del riesgo donde se está consultando el historial de cambios.
• Clasificación: muestra la clasificación a la que pertenece el riesgo.
• Fecha: corresponde a la fecha y hora en la que se genera la acción (crear o actualizar).
• Rol: muestra rol en el equipo del usuario que genera la acción.
• Usuario: muestra el nombre del usuario que genera la acción.
• Cód: corresponde al código que enumera las causas en el proyecto; se muestra con el fin de validar cuantas acciones ha realizado el usuario en un mismo riesgo.
• Consecuencia anterior: muestra la descripción anterior de la consecuencia que ha sido actualizada.
• Consecuencia actual: muestra la descripción vigente de la consecuencia.
• Impacto costo anterior: muestra el impacto costo anterior de la consecuencia.
• Impacto costo actual: muestra el impacto costo vigente de la consecuencia.
• Impacto tiempo anterior: muestra el impacto tiempo anterior de la consecuencia.
• Impacto tiempo actual: muestra el impacto tiempo vigente de la consecuencia.
• Acción: corresponde al evento realizado por el usuario (creación o actualización) del registro de las consecuencias.
• Opciones

Valoración

Corresponde al análisis cualitativo del riesgo que comprende una evaluación subjetiva de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia vs el impacto del mismo. Esta herramienta es útil para priorizar y calificar los riesgos, además sirve como instrumento de control para la generación de planes de mitigación y el planteamiento de las estrategias en su manejo para la toma de decisiones.
Dependiendo del tipo de riesgo, el sistema mostrará las siguientes matrices:

• Riesgo negativo

• Riesgo positivo

En la pestaña Valoración realizar el siguiente procedimiento.

• La valoración base como la valoración actual permite seleccionar al usuario la probabilidad del riesgo de acuerdo a la siguiente escala:

• La valoración base como la valoración actual permite seleccionar al usuario el impacto del riesgo de acuerdo a la siguiente escala:

• Valoración base: permite identificar la calificación inicial del riesgo:
  • Probabilidad base: seleccionar de la lista la probabilidad de ocurrencia del riesgo.
  • Impacto base: seleccionar de la lista el impacto del riesgo de acuerdo al efecto que puede tener a nivel del costo en el proyecto.
  • Guardar valoración base: de acuerdo a la calificación otorgada por el usuario, el sistema muestra la valoración del riesgo ubicando una estrella negra en la posición resultado en la matriz de la probabilidad por impacto; para terminar, se debe dar clic en el botón Guardar valoración base, el sistema confirma la acción mostrando en la posición resultado tanto la valoración base como la valoración actual, adicionalmente habilita la edición de la valoración actual.

• Valoración actual: permite cambiar la calificación del riesgo de acuerdo al comportamiento del mismo durante el proyecto y los efectos obtenidos mediante las acciones realizadas del plan de acción:
  • Probabilidad actual: seleccionar de la lista la probabilidad de ocurrencia del riesgo.
  • Impacto actual: seleccionar de la lista el impacto del riesgo de acuerdo al efecto que puede tener a nivel del costo en el proyecto.
  • Guardar valoración actual: de acuerdo a la calificación otorgada por el usuario, el sistema muestra la valoración del riesgo ubicando una estrella gris en la posición resultado en la matriz de la probabilidad por impacto; para terminar, se debe dar clic en el botón Guardar valoración actual y el sistema confirma la acción cambiando el color de la estrella de gris a blanco.

• Historial: permite consultar el registro histórico de los cambios realizados en la valoración actual del riesgo. Para la consulta del historial es posible dar clic en el botón 3 ; el sistema presenta el siguiente informe:

• Riesgo: muestra el nombre del riesgo donde se está consultando el historial de cambios en su valoración.

• Clasificación: muestra la clasificación a la que pertenece el riesgo.

• Tipo: corresponde al tipo de riesgo: Negativo / amenaza o Positivo / oportunidad.

• Riesgo versión: campo que enumera la cantidad de veces en la que se ha editado la valoración actual. Se debe tener en cuenta que la valoración # 0 corresponde a la valoración base y los demás registros a la valoración actual.

• Fecha: muestra la fecha y hora en la que se realizó el cambio en la valoración del riesgo.

• Rol equipo: corresponde al rol en el equipo del proyecto, al que pertenece el usuario que realizó el cambio en la valoración.

• Usuario: corresponde al nombre del usuario que realizó el cambio en la valoración.

• Probabilidad: muestra el valor histórico definido en la probabilidad base (# 0) o en la actual (demás registros).

• Impacto: muestra el valor histórico definido en el impacto base (# 0) o en la actual (demás registros).

• Nivel: muestra el valor histórico resultado de la valoración base (# 0) o en la actual (demás registros).

• Opciones

Asociar planes de acción a las causas

Una vez se ha realizado el análisis cualitativo del riesgo, es posible asociar los planes de acción a las causas. Por defecto el sistema lista las causas identificadas en el riesgo con el fin de iniciar la asociación, para esto realizar el siguiente procedimiento:

• Filtro Causas: filtro de selección múltiple que permite buscar y marcar en la casilla de selección las causas a tratar, al dar clic fuera del filtro, el sistema lista las causas en orden alfabético. Una vez seleccionadas, se debe dar clic por fuera del filtro para que el sistema muestra las causas filtradas; al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético, es posible digitar el nombre o parte del nombre para que el sistema busque por palabra clave. Para eliminar el filtro es posible dar clic en la [X] o desmarcar la casilla de selección

• Campo Causas: para iniciar la asociación se debe dar clic sobre cada una de las causas a tratar, el sistema presenta un filtro que permite buscar por código / nombre y seleccionar uno o varios de los planes de acción necesarios para tratar la causa seleccionada. El sistema muestra por causa cada uno de los planes de acción asociados. Para desvincular alguno de los planes asociados a cada causa es posible dar clic en el botón

• Historial: permite consultar el registro histórico de los cambios realizados en la asociación de los planes de acción a las causas. Para la consulta del historial es posible dar clic en el botón

• Crear plan de acción: al dar clic en dar clic en el botón Crear plan de acción: es posible crear un nuevo plan de acción cuando en los registros definidos no se encuentra el plan que se necesite asociar.