Importación de plantillas para inspecciones

Esta opción permite realizar el registro masivo de las plantillas de inspección a través de un archivo Ms Excel estándar, siendo éste una plantilla de migración de información. A continuación, se relacionan los pasos a seguir para realizar el respectivo registro:

Pasos iniciales

1. En el listado de importaciones posibles, ubicado en el costado izquierdo de la opción Importación de plantillas, se debe seleccionar la categoría Plantillas evaluaciones:

2. Una vez seleccionada la categoría de Plantillas evaluaciones, el sistema habilitará un archivo descargable en formato Excel, ubicado inmediatamente debajo de las categorías de importación. También habilitará una opción para adjuntar la plantilla correspondiente, en el momento en que ésta se encuentre totalmente diligenciada.

3. Proceda entonces a descargar el archivo de Excel que contiene la plantilla a diligenciar, haciendo clic directamente sobre el ícono de Excel. Debe guardar dicho archivo en su computador.

Diligenciamiento de la plantilla

Una vez descargado y guardado el archivo en su computador, efectúe el diligenciamiento del mismo, teniendo en cuenta las recomendaciones que se mencionan a continuación:

a) Relacione las categorías que desee utilizar para agrupar la información de las plantillas de inspección a registrar. Estas categorías facilitarán la búsqueda de la información en el sistema y dentro de la gestión de inspecciones permitirá la agrupación de la información para fácil revisión.

b) Registre el nombre de la plantilla a la cual serán asociadas cada una de las preguntas o criterios de inspección.

c) Registre cada una de las preguntas con sus correspondientes causas de rechazo o no cumplimiento.

d) Registre en cada una de las filas el número correspondiente al orden de la pregunta relacionada.

Tenga en cuenta que debe repetir dicho número en cada una de las causas de rechazo asociadas a dicha pregunta. Esta numeración se maneja por cada plantilla de inspección, por lo cual se debe empezar en el número uno y finalizar con el número correspondiente a la cantidad de preguntas asociadas a la plantilla.

Registre la información correspondiente en cada uno de los campos de la plantilla, teniendo en cuenta los criterios de diligenciamiento mencionados anteriormente.

Importación de plantilla

Una vez realizado el diligenciamiento de la plantilla, efectúe el registro masivo de las plantillas de inspección de acuerdo a los pasos que se describen a continuación:

a) Seleccione la categoría Plantillas evaluaciones y haga clic en la opción Examinar, seleccione después el archivo correspondiente a la plantilla de inspecciones:

luego haga clic en el botón Abrir y finalmente, haga clic en el botón Procesar.

b) Hecho lo anterior, el sistema mostrará dos secciones, las cuales corresponden a las secciones Validación de estructura y Validación de datos.

En la sección Validación de estructura, el sistema permite visualizar si la plantilla es la adecuada para el registro masivo, verificando que ésta cuente con todas las columnas requeridas.

Cuando la plantilla se encuentre diligenciada correctamente el sistema habilitará la sección Registrar. En esta sección aparecerá el botón Registrar datos, desde donde podrá realizar el registro de todos los datos haciendo clic directamente en éste.