Importación de plantillas SST

Esta opción permite realizar el registro masivo de las plantillas de inspección a través de un archivo Excel estándar, siendo éste una plantilla de migración de información. A continuación, se relacionan los pasos a seguir para realizar el respectivo registro:

1. En el listado de importaciones posibles, ubicado en el costado izquierdo de la opción Importación de plantillas, se debe seleccionar la categoría Plantillas evaluaciones.

2. Una vez seleccionada la categoría de Plantillas evaluaciones, el sistema habilitará un archivo descargable en formato Excel, ubicado inmediatamente debajo de las categorías de importación. También habilitará una opción para adjuntar la plantilla correspondiente, en el momento en que ésta se encuentre totalmente diligenciada.

3. Proceda entonces a descargar el archivo de Excel que contiene la plantilla a diligenciar, haciendo clic directamente sobre el ícono de Excel. Debe guardar dicho archivo en su computador.

Diligenciamiento de la plantilla

Una vez descargado y guardado el archivo en su computador, efectúe el diligenciamiento del mismo, teniendo en cuenta las recomendaciones que se mencionan a continuación:

a) Relacione las categorías que desee utilizar para agrupar la información de las plantillas de inspección a registrar. Es posible registrar un máximo de cuatro categorías por cada una de las plantillas. Estas categorías facilitarán la búsqueda de la información en el sistema.

b) Registre el nombre de la plantilla a la cual serán asociadas cada una de las preguntas o criterios de inspección.

c) Registre cada una de las preguntas con sus correspondientes causas de rechazo o no cumplimiento. Al momento de relacionar una nueva causa de rechazo se debe transcribir la misma información de la causa anterior (categorías, nombre de la plantilla y pregunta respectivamente).

d) Registre los descriptores que considere necesarios en cada una de las plantillas de inspección, a fin de contar con dichos campos de diligenciamiento al momento de realizar cada una de las inspecciones. Es posible registrar un máximo de seis descriptores por cada una de las plantillas. Tenga en cuenta que los descriptores a registrar deben estar previamente creados en el sistema.

e) Registre en cada una de las filas el número correspondiente al orden de la pregunta relacionada. Tenga en cuenta que debe repetir dicho número en cada una de las causas de rechazo asociadas a dicha pregunta. Esta numeración se maneja por cada plantilla de inspección, por lo cual se debe empezar en el número uno y finalizar con el número correspondiente a la cantidad de preguntas asociadas a la plantilla.

f) Registre la información correspondiente en cada uno de los campos de la plantilla, teniendo en cuenta los criterios de diligenciamiento mencionados anteriormente. Recuerde que el encabezado de las columnas contiene un comentario que menciona la generalidad en cuanto al diligenciamiento de cada tipo de columna, los cuales puede consultar ante cualquier duda frente al tipo de información a registrar.

Importación de la plantilla

Una vez realizado el diligenciamiento de la plantilla, ingrese nuevamente a la opción Importación de plantillas y efectúe el registro masivo de las plantillas de inspección de acuerdo a los pasos que se describen a continuación:

a) Seleccione la categoría Plantillas evaluaciones y haga clic en la opción Examinar, seleccione después el archivo correspondiente a la plantilla de inspecciones, luego haga clic en el botón Abrir y finalmente, haga clic en el botón Procesar.

b) Hecho lo anterior, el sistema mostrará dos secciones, las cuales corresponden a las secciones Validación de estructura y Validación de datos.

En la sección Validación de estructura, el sistema permite visualizar si la plantilla es la adecuada para el registro masivo, verificando que ésta cuente con todas las columnas requeridas.

Por medio de la sección Validación de datos, el sistema muestra el resultado de la verificación realizada a cada uno de los datos registrados en la plantilla, entre ellas que los datos requeridos, como descriptores, hayan sido creados previo al cargue de la plantilla. En caso de que alguno de los datos se encuentre mal registrado en la plantilla, el sistema mostrará a qué ítem corresponde la inconsistencia identificada. Todas estas inconsistencias deben ser corregidas directamente en la plantilla.

c) Una vez efectuados los ajustes correspondientes a las inconsistencias reportadas en la sección de validación de datos, se debe volver a realizar el cargue de la plantilla.

Cuando todos los datos se encuentren registrados adecuadamente, es decir, en el momento en que la sección Validación de datos no registre ninguna inconsistencia, el sistema habilitará una nueva sección llamada Registrar. En esta sección aparecerá el botón Registrar datos, desde donde podrá realizar el registro de todos los datos haciendo clic directamente en éste.