importación de Tramites Desde Excel

Por medio de esta herramienta se cargan los trámites al sistema desde un archivo de Excel.

Prerrequisitos Importación de Tramites Desde Excel

• Asignar permisos de la opción a los usuarios correspondientes.
• Asignar los permisos de los usuarios a los proyectos de CBR
• Tener creado el proyecto
• El proyecto debe tener agrupaciones vendidas.
• El archivo fuente es una hoja de Excel, la cual debe tener el formato indicado en el archivo ejemploImportacion.xls, esto quiere decir que el número de columnas y sus nombres deben ser exactamente igual a las que están en el ejemplo.
  En el archivo de Excel:
• Se debe cuidar que ninguno de los campos de Códigos de Ventas y Trámites, ni los campos de fechas tengan espacios antes o después del dato.
• Todos los datos tipo fecha deben estar en el formato: dd/mm/aaaa, obligatoriamente se deben manejar 2 dígitos para el día y para el mes y 4 para el año, por Ejemplo: 01/01/2008.
• Se deben eliminar por seguridad las columnas de la hoja de Excel que no tengan información, es decir desde la columna E en adelante; y eliminar todas las filas que no tengan información. Si el DTS llega a identificar la existencia de información en columnas o filas en las cuales no debe haber datos completará con nulos las celdas hasta que llegue a la celda que tenía el dato perdido.
• La hoja que tiene la información acerca de las Códigos de Ventas y Trámites tiene que llamarse Hoja1.
• Después de haber realizado las validaciones pertinentes se debe guardar el archivo como un archivo de texto. El procedimiento para seguir es el siguiente. En Excel se debe ingresar a Archivo/Guardar como.... Allí se abrirá una ventana en la cual se debe cambiar el tipo de archivo a Texto (Delimitado por comas) y el nombre del archivo debe ser ImporTramites.csv.
• Si el archivo de texto es muy grande (Más de un Megabyte) se recomienda NO montarlo desde un equipo remoto, ya que es muy pesado el traslado del archivo desde la página web al servidor. Por lo tanto, el procedimiento a seguir es enviar el archivo al servidor vía FTP, e ingresar por medio del Terminal Server y abrir la aplicación y montar el archivo desde allí. También se recomienda validar lo más que se pueda el archivo de Excel antes de tratar de montarlo por esta opción porque después del montaje se hace el reporte de errores, el cuál en caso de una mala validación inicial, puede mostrar muchas líneas de inconsistencias sobrecargando al servidor y al canal.

Funcionalidad Importación de Tramites Desde Excel

Desargar el archivo de ejemplo

Modificar el archivo con la venta los tramites y las fechas que se quieren registrar. Teniendo en cuenta los prerrequisitos.

Se guarda el archivo en formato cvs y se procesa el archivo

Al procesar el archivo sale la siguiente alerta de confirmación del proceso.

Posteriormente se da clic en procesar, aparecerá una pantalla mostrando la información que será cargada; como en el archivo de ejemplo faltan fechas programadas en algunos trámites, quedaran en blanco pues, la información existente se reemplaza con la cargada desde el archivo. Al dar aceptar, volvemos a quedar en la pantalla de cargar el archivo, lo cual significa que el proceso ha terminado.