Importar Cotizaciones
- 07 Jun 2024
- 4 Minutes to read
- Contributors
- Print
- DarkLight
Importar Cotizaciones
- Updated on 07 Jun 2024
- 4 Minutes to read
- Contributors
- Print
- DarkLight
Article summary
Did you find this summary helpful?
Thank you for your feedback
El sistema tiene la facilidad de generar un control desde la solicitud de cotizaciones para adelantar el proceso contractual, desde esta instancia se establecen las condiciones de contratación requeridas.
Prerrequisitos para importar cotizaciones
- Seleccionar el proyecto sobre el cual se hará la importación de cotizaciones
- Solo aplica para contratos por grupos y a todo costo.
Funcionalidad para importar cotizaciones
Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO / Contratos / Cotizaciones / Importar cotizaciones. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de migración
- Por favor no subir archivos diferentes al tipo excel.
- No modificar el valor cantidad que tiene por defecto la plantilla.
- El NIT del Contratista debe existir en la base de datos.
- No se pueden agregar o eliminar detalles de la cotización.
- En caso que el contratista suba más de una cotización al mismo contrato, solo se tendrá en cuenta la última.
- En caso que el valor de AIU no aplique, establecer estos valores en 0.
Procedimiento para importar cotizaciones
Una vez definido y seleccionado el proyecto se debe seguir la ruta: ADPRO / Contratos / Contratos y se escoge la modalidad de contratos si es por grupos o a todo costo.
Contratos por grupos: son aquellos contratos en los cuales se definen los insumos de las actividades a contratar y se contrata actividad por actividad. Por otro lado se relacionan en GRUPOS diferentes actividades junto con sus respectivos insumos. Creación de un contrato por grupo
Contratos a todo costo: son aquellos contratos en los cuales se definen las actividades y dichas actividades contratadas cubren todos los insumos que las integran. Creación de un contrato todo costo
Luego de definir el tipo de contrato se genera un nuevo contrato siguiendo las instrucciones de la pantalla principal.
Para generar el contrato, el usuario primero llena las variables del encabezado, donde se recomienda que el contratista inicial sea la EMPRESA contratante.
Luego se llenan los detalles del contrato sea un contrato por grupos o a todo costo.
Posteriormente, el usuario cambia la Clase de contrato con que se guardó inicialmente por la de Cotización, de tal manera que haciendo clic en Imprimir aparece la opción de Cotización Excel.
Cuando se hace clic en Cotización Excel aparece el formato cotización, en donde el usuario hace clic en Excel y deberá llenar las variables sugeridas requeridas por SINCO ADPRO, los campos que se encuentran sombreados
- Identificación del tercero o contratista sin digito de verificación.
- Valor unitario con AIU y con IVA sobre utilidad.
- Porcentajes de Administración, Imprevistos, Utilidad e IVA sobre utilidad.
No modificar en el formato cotización Excel
- Número Contrato.
- Contrato Id.
- Detalles de la actividad a ejecutar.
- Tras el diligenciamiento de la información de la oferta económica de cada tercero en el formato de Excel generado por el sistema (Tener en cuenta que el tercero a ingresar debe estar creado en la base de terceros disponibles para operar en ADPRO). Se debe adelantar el proceso de migración de cada archivo siguiendo la ruta: Contratos / Contratos / Cotizaciones / Importar cotizaciones.
- Desde la función de migración se debe adelantar la selección y cargue de cada archivo, validación del archivo y guardado de Cotización.
- El usuario nuevamente ingresa al contrato origen y hace clic en el icono Asignar Cotización
En esta aplicación el usuario obtiene la siguiente ventana donde aparecen las cotizaciones migradas para definir cuál es la mejor opción y seleccionar aquella que cubre lo requerido por el contratante:
En esta aplicación el usuario obtiene la siguiente ventana donde aparecen las cotizaciones migradas para definir cuál es la mejor opción y seleccionar aquella que cubre lo requerido por el contratante:
- Finalmente el usuario luego de revisar los respectivos contratistas y determinar la mejor opción hace clic en el icono de Asignar (tras dar clic sobre uno de los proveedores), de tal forma que según la selección del contratista cambia el encabezado y los valores unitarios definidos, actualiza el contrato para continuar con el procedimiento respectivo de edición y/ aprobación.
NOTA:
El proceso es exactamente igual para los contratos a todo costo, la diferencia radica en que las actividades (ítems) en sus valores unitarios consideran todo los insumos que los comprenden.
Cuando se asigna el contratista definitivo se cambia la clase de Cotización a Contrato u Oferta Mercantil para que no aparezca el icono de Asignar Cotización, como el de Cotización Excel.
Validaciones del sistema:
El sistema buscando en esta aplicación la facilidad de control presupuestal tiene las siguientes opciones para su respectivo manejo.
- El usuario requiere que al asignar cualquier Cotización a un contrato específico el sistema no genera bloqueo:
- El usuario realiza el procedimiento desde la opción de Estado de ítems
- No bloquea ninguno de los ítems, dando la posibilidad al sistema que aunque se esté pasando del valor contratado vs el valor proyectado, el sistema asigne a dicho contratista con su respectiva cotización.
- El usuario requiere que al asignar cualquier Cotización a un contrato específico se visualice una alerta y el bloqueo de la información para asignar:
- El usuario realiza el procedimiento desde la opción de Estado de ítems
- Bloquea todos o algunos de los ítems filtrando por capitulo, de tal manera; que el sistema verifica que el valor contratado no supere el valor proyectado y en caso que lo haga no permita que se asigne a dicho contratista con su respectiva cotización. Obligando entonces a cambiar de contratista o generar la respectiva proyección.
Was this article helpful?
