Importar documentos

Esta opción permite facilitar el registro contable de documentos extensos, a partir de su configuración en una plantilla en Excel para su importación.

Casillas de Búsqueda

• Libro: Lista desplegable que permite seleccionar el libro donde importará los documentos contables. Campo obligatorio.
• Archivo: Campo para indicar el nombre de la plantilla que se desea importar, éste lo trae automáticamente cuando se ubica el archivo con la opción examinar o seleccionar archivo.

Importar Documentos

Para descargar la plantilla haga clic en el mensaje de color azul PLANTILLA IMPORTAR DOCUMENTOS

Posterior a hacer clic se abrirá una plantilla en Excel para diligenciar los documentos a importar, esta es la plantilla estándar (Colombia), pero la plantilla que se visualizará en la opción será la correspondiente al país del cliente.

Esta es la forma en la cual debe diligenciar la plantilla; en las columnas grises se diligencia la información del documento y en las columnas beige se diligencia la información de los movimientos. Para diligenciar los movimientos se realiza después de la fila de la información el documento así:

Para que el sistema indique una fecha diferente al día de importación en la casilla de fecha transacción del documento, debe agregar una nueva columna ubicada entre la columna G y H a la cual se debe dar el nombre de dFechaTransaccion.

Si requiere agregar el No. de cheque a un movimiento, puede realizarlo agregando una nueva columna ubicada al final de la plantilla, a la cual se debe dar el nombre de mDoc. Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización del informe/opción al área de soporte técnico.

Almacenamiento

Después de almacenador los datos y seleccionar el archivo correspondiente, oprima el botón Importar para efectuar el cargue de la plantilla.

Al finalizar el sistema le informa si se subió correctamente o se generó algún error y el detalle de este.

Importación en formato.CSV

Actualmente el sistema permite importar documentos desde archivos en formato Excel, por medio de esta funcionalidad es posible efectuar la importación de documentos contables desde archivos planos con formato CSV (*.csv), cuya información estará separada por punto y coma (;).

Consolidación de estados financieros

Si cuenta con el Sub-módulo de Consolidación de Estados Financieros, la opción de importar documentos se visualiza de la siguiente manera:

• Empresa: Este filtro solo aplica únicamente para la versión de consolidación de estados financieros. Este es un campo obligatorio para realizar la importación de documentos. Para seleccionar una empresa matriz o subsidiaria en estado activa utilice este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre de la empresa en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar las empresas que coinciden con el texto digitado.