Importar Documentos Electrónicos

Existirán dos formas de importar documentos electrónicos al módulo Sinco RE, podrá importar los archivos adjuntos desde una cuenta de correo electrónico, o cargar los mismos desde el equipo del usuario. Este proceso podrá ejecutarse de forma automática o manual según los requerimientos de la compañía.

Buzón de correos

Esta funcionalidad le permitirá gestionar y cargar los documentos electrónicos recibidos a las cuentas de correo electrónico configuradas en el módulo de Recepción Electrónica.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Importación de documentos > Buzón de correos podrá visualizar en la parte superior cuatro botones.

• Actualizar: Al hacer clic sobre este botón se refrescará la consulta de correos electrónicos teniendo en cuenta los filtros seleccionados.
• Filtros de búsqueda: Se mostrará el modal de los filtros con los que podrá personalizar la consulta de correos electrónicos.

• Fecha inicial y Fecha final: Rango de fechas en las que fue recibido el correo electrónico.
• Visualizar correos: Si el correo electrónico cuenta con documentos adjuntos.
• Asunto: Palabra clave que podría contener el asunto del correo electrónico.
• Remitente: Nombre de la cuenta de correo que envió el correo electrónico.
• Cuerpo del correo: Palabra clave que podría contener el correo electrónico.

• Importar documentos: Al hacer clic sobre este botón el sistema procesará los documentos adjuntos a los correos electrónicos seleccionados.
• Cuenta de correo electrónico: Cuenta de correo desde la cual se están consultando los correos electrónicos, al hacer clic sobre el enlace de la cuenta de correo electrónico podrá visualizar los datos de la cuenta de correo.

Al seleccionar los filtros obligatorios dentro del modal Filtros de búsqueda deberá hacer clic sobre el botón Buscar, los resultados de la búsqueda podrá visualizarlos en la parte izquierda de la pantalla. Esta sección igualmente contará con un filtro de búsqueda rápida, donde podrá consultar por palabras claves dentro del asunto o por el remitente del correo electrónico, igualmente, podrá seleccionar si los correos a mostrar fueron anteriormente importados al sistema al hacer clic en el campo Ver; el sistema resaltará en color azul los correos que aún no han sido abiertos.

Esta opción le permitirá visualizar el contenido del correo electrónico al hacer clic sobre uno de los registros consultados, asimismo podrá descargar los archivos adjuntos dentro del correo electrónico. Para importar los documentos electrónicos y sus adjuntos al sistema de forma manual, deberá hacer clic sobre la casilla de verificación en cada correo electrónico, la cual únicamente se mostrará en los correos que cuenten con archivos adjuntos, también podrá hacer clic sobre el enlace Seleccionar todos para marcar todos los correos consultados, después deberá hacer clic sobre el botón Importar documentos.

Al seleccionar los correos electrónicos e iniciar el proceso de importación, se mostrará un modal listando los documentos a importar, deberá confirmar o cancelar el inicio del proceso haciendo clic sobre los botones de la parte inferior de este. El sistema procesará y validará la información de los archivos y mostrará el resultado de la operación.

Carga manual de archivos

Desde esta opción podrá cargar los documentos electrónicos y adjuntos relacionados, almacenados en el equipo del usuario.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Importar documentos > Carga manual de archivos, podrá visualizar tres pasos para ejecutar la carga de documentos electrónicos. En el primer paso deberá seleccionar los documentos electrónicos haciendo clic sobre la sección sombreada con el texto Arrastre o seleccione los archivos. Los archivos seleccionados se mostrarán en la parte inferior, también encontrará el botón Limpiar el cual le permitirá eliminar los documentos precargados, para continuar con la ejecución del paso dos deberá hacer clic sobre el botón Siguiente.

En el segundo paso el sistema realizará la asociación automática de los archivos XML y representaciones gráficas, según coincidencia en los nombres de los archivos. Los archivos adjuntos no serán asociados automáticamente a los documentos electrónicos, por lo que estos y los documentos que no pudieron ser relacionados a los XML serán ubicados en la sección Pendientes por asociar, con el fin de que el usuario de forma manual realice la asociación de estos arrastrando los archivos en el campo que corresponde a cada documento electrónico.

Los archivos en formato XML y PDF contarán con un icono que, al hacer clic sobre él, se mostrará un visor con el documento. Por último, al hacer clic sobre el botón Siguiente los documentos dentro de la sección Pendientes por asociar serán descartados, ya que no cuentan con documento XML relacionado.

En el paso tres se mostrará el resultado del procesamiento de los datos, la cantidad de documentos importados y si estos presentaron error.