Informe costos del proyecto

El informe permite revisar las definiciones realizadas en el cronograma (línea actual) y los costos con el fin de comparar los valores del presupuesto entre las líneas del proyecto. El sistema habilita la consulta del reporte en todos los estados del proyecto / proyecto macro, excepto para los que se encuentran en estado de iniciación.

Para consultar el informe, ingresar a la ruta y utilizar los filtros del informe:

• Actividad: Buscar y seleccionar una actividad específica definida para el proyecto; al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético.
• Fecha de corte: Ingresar o seleccionar del calendario la fecha de corte con el fin de visualizar la información hasta la fecha de corte seleccionada para los campos:
  • Porcentaje de avance planeado y ejecutado
  • Costo planeado
  • Valor planeado (PV)
  • Costo ejecutado

Con el fin de aplicar los filtros seleccionados es necesario dar clic en el botón Consultar.

Al ingresar el informe muestra la información del proyecto a nivel de actividades, fechas (inicio / fin) y duración de acuerdo con la línea actual definida; además muestra los avances (planeado y ejecutado), costo planeado, valor planeado (PV) y costo ejecutado a fecha de corte; adicionalmente el informe muestra los presupuestos del proyecto de acuerdo con la línea inicial, base y actual. Se debe tener en cuenta:

• Líneas: corresponde a las versiones por las que ha pasado el proyecto; por cada línea, el sistema almacena información del cronograma, como las actividades, fecha de inicio, fecha final, duración, esfuerzo y costo total. El informe compara los cambios en la información de los costos presupuestados en las siguientes líneas:
  • Línea inicial: corresponde a los valores definidos en el cronograma de planeación aprobados en el momento de aprobar el proyecto de planificación a ejecución.
  • **Línea base: **corresponde a la última versión aprobada que se genera en las siguientes situaciones:
    • En un primer instante la línea base equivale a la misma línea inicial; por lo que, la primera línea base se guarda al momento de aprobar el proyecto de planificación a ejecución.
    • Luego, a medida que se ejecute el proyecto, la línea base equivaldrá a la línea resultante del último cambio aprobado en el proceso de gestión de cambios.
  • Línea actual: corresponde a la versión actual que se genera en las siguientes situaciones:
    • En un primer instante la línea actual equivale a la misma línea inicial; por lo que la primera línea actual se guarda al momento de aprobar el proyecto de planificación a ejecución.
    • Luego, a medida que se ejecute el proyecto, la línea actual equivaldrá a la línea resultante del último cambio aprobado en el proceso de modificación de cronograma o de gestión de cambios.
  • Línea de ejecución: corresponde a los valores reales reportados a la fecha, en la ejecución del proyecto.

El informe muestra la siguiente información:

• #: Número de secuencia asignada de acuerdo con la definición del cronograma del proyecto, paquetes de actividades o actividades específicas.

• Tarea: Permite visualizar el nombre del proyecto, paquetes de actividades actividades específicas de la línea actual.

• Inicio: Fecha de inicio del proyecto, paquete de actividades o de la actividad específica de la línea actual.

• Final: Fecha final del proyecto, paquete de actividades o de la actividad específica de la línea actual.

• Duración (D): Tiempo en días que se calcula contando la cantidad de días trascurridos desde la fecha de inicio hasta la fecha final del proyecto, paquete de actividades o de la actividad específica de la línea actual; se debe tener en cuenta que el cálculo de la duración toma en cuenta el calendario definido para el proyecto por lo que excluye los días no laborales y las excepciones.

• Avance (%): Permite revisar el porcentaje de avance planeado y ejecutado a una fecha de corte.

• Planeado: Indicador que permite medir el avance esperado del proyecto, paquete de actividades o de la actividad específica en términos de porcentaje de acuerdo con el tiempo transcurrido a fecha de corte conforme a lo establecido en el cronograma (línea actual). El sistema desde la creación del proyecto permite definir si el avance se medirá en función del tiempo (esfuerzo) o del costo (dinero); SGP utiliza las siguientes fórmulas:

  • Tipo esfuerzo:
    
  • Tipo costo:
    

• Ejecutado: Indicador que permite medir el avance real del proyecto en términos de porcentaje de acuerdo con el tiempo transcurrido a fecha de corte, conforme a lo establecido en el cronograma (línea actual) y a lo ejecutado por los recursos, o a lo integrado con los trámites CBR.
  El sistema desde la creación del proyecto permite definir si el avance se medirá en función del esfuerzo (tiempo) o del costo (dinero); SGP utiliza las siguientes fórmulas:

  • Tipo esfuerzo:
    
  • Tipo costo:
    

• Costos por línea: Permite revisar los costos definidos en cada línea del proyecto.
• Presupuesto inicial: Corresponde a los costos definidos en el presupuesto en la línea inicial del proyecto.
• Presupuesto base: Corresponde a los costos definidos en el presupuesto en la línea base del proyecto.
• Presupuesto actual: Corresponde a los costos definidos en el presupuesto en la línea actual del proyecto.

• Planeado: Corresponde al costo presupuestado a la fecha de corte; el valor se obtiene del siguiente cálculo:

  • Integración ADPRO:
    

  • Definición en SGP: aplica cuando no se cuenta con el módulo de Sinco ADPRO.
    

• Valor planeado (PV): Corresponde al costo presupuestado de acuerdo con el % de avance planeado a la fecha de corte; el valor se obtiene del siguiente cálculo:

  • Integración ADPRO:
    

  • Definición en SGP: aplica cuando no se cuenta con el módulo de Sinco ADPRO.
    

• Ejecutado: Corresponde al costo ejecutado a la fecha de corte; el valor se obtiene del siguiente cálculo:

  • Integración ADPRO: El costo ejecutado en SGP es integrado y se define a través de una configuración global de la aplicación donde puede tomar el valor del consumido ADPRO o el ejecutado ADPRO.
    

  • Definición en SGP: aplica cuando no se cuenta con el módulo de Sinco ADPRO.
    

Opciones

• Exportar a MS Excel® Es posible exportar los campos del informe costos del proyecto en formato xlsx para visualizarlo en MS Excel®.
  Los campos que se pueden exportar son:
  • #
  • Tarea
  • Inicio
  • Final
  • Duración
  • % Planeado
  • % Ejecutado
  • Presupuesto inicial
  • Presupuesto base
  • Presupuesto actual
  • Costo planeado
  • Valor planeado (PV)
  • Costo ejecutado

Para exportar los datos del informe a MS Excel® realizar el siguiente procedimiento:

a) En el informe costos del proyecto dar clic sobre el botón

b) Seleccionar los campos a exportar en la siguiente ventana:

Para seleccionar los campos en la ventana se debe tener en cuenta:

• Es posible marcar la casilla de selección en el encabezado de la ventana para exportar todas las columnas del informe.
  

• O también es posible marcar únicamente la casilla de selección de los campos a exportar; se permite realizar la búsqueda por coincidencia de palabra clave y para esto se puede utilizar el campo Buscar columna:
  

c) El sistema descarga el archivo, con el nombre Informe costos del proyecto y con extensión .xlsx.

d) Al ingresar a MS Excel® y seleccionar el archivo descargado para visualizarlo, el programa presenta el siguiente mensaje:

Para visualizar el archivo se recomienda habilitar la edición del archivo dando clic en el botón Habilitar edición.
e) El archivo descargado se visualiza en MS Excel®.