Informe de medios magnéticos por proveedor

Esta opción permite consultar los medios registrados correspondientes a la forma de pago asociada al tipo de giro trasferencia bancaria, permite visualizar el detalle de fecha, tercero, número de egreso, cuenta de destino, estado de medio y total de la trasferencia; de igual forma desde esta opción podrá descargar el medio en formato TXT o .CSV; posteriormente es posible efectuar la notificación y confirmación de pago.

Casillas de Búsqueda

• Moneda: Lista desplegable que permite efectuar la consulta según la moneda de registro del documento de comprobante de egreso, este campo se habilitará únicamente si cuenta con la funcionalidad de registros en multimoneda.

• Código Medio: Campo de texto numérico para filtrar la información por el número del medio registrado. Al utilizar este filtro se omite la validación de los filtros de fecha Inicial y Final, los filtros restantes se aplican con normalidad restringiendo la consulta del código de medio si estos no son consecuentes con la información asociada al medio.

  

• Cuenta bancaria: Control de búsqueda para filtra por la cuenta bancaria desde la cual se efectuó el giro por concepto de trasferencia bancaria. Este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), opera digitando el NIT, el número o parte del nombre de la cuenta o banco en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar las cuentas bancarias que coinciden con el texto digitado.

• Egreso No.: Campo de texto numérico para filtrar por el número de comprobante de egreso con medio magnético registrado por el tipo de giro transferencia. Al utilizar este filtro se omite la validación de los filtros de fecha Inicial y Final, los filtros restantes se aplican con normalidad restringiendo la consulta del número de comprobante si estos no son consecuentes con la información asociada al egreso.

  

  

• Centros de Costo: Control de búsqueda para filtra por el centro de costos del movimiento de la cuenta de banco desde la cual se efectuó el giro por concepto de trasferencia bancaria. Para encontrar un centro de costos especifico debe digitar el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable para visualiza los centros de costos que coinciden con lo digitado.

• Fecha Inicial y Final: Compuesto por dos campos de texto, en formato DD/MM/AAAA; permite filtrar la información por la fecha de generación del medio magnético.

• Tipo Giro: Lista desplegable para filtrar la información por el medio de pago relacionado en el comprobante de egreso siempre y cuando esté en su parametrización o se encuentre asociado con el tipo transferencia.

• Bancos Destino: Campo de selección para filtrar los medios generados a partir de la entidad financiera definida en la cuenta bancaria asociada al tercero.

Consultar Información

Una vez se han diligenciado los campos del filtro y búsqueda se debe presionar el botón consultar para visualizar el detalle de comprobantes de egreso a generar medio.

Detalle del Informe

• Código Medio: Columna que visualiza el número del medio asociado a la cuenta, tercero o número de comprobante seleccionado en el encabezado. Para ver el detalle de documentos asociados del medio, efectuar la descarga en formato TXT, enviar correo de notificación y confirmar el medio ingrese por medio del link.
• Banco: Columna que visualiza la entidad bancaria desde la cual se registró el pago.
• Cuenta No.: Columna que identifica el número de cuenta bancaria desde la cual se efectuó el pago del comprobante de egreso y el respectivo medios asociado.
• Fecha Pago: Columna que visualiza la fecha de pago registrada por el usuario en el momento de la generación del medio magnético, si esta no es editada por defecto toma la fecha del sistema.
• Registros: Columna que realiza el conteo de los comprobantes de egreso incluidos en el medio.
• Usuario: Columna que identifica el usuario que efectuó la realización del medio.
• Fecha Generación: Columna que indica la fecha en la que se registró el medio.
• Estado: Columna que indica el estado actual del medio.
• Total Transferencia: Columna que visualiza la suma total de los comprobantes de egreso incluidos en el medio.

Consulta Medio Magnético

Una vez generado el medio magnético, se habilitara una consulta con el detalle de documentos asociados del medio, desde la cual podrá efectuar la descarga en formato TXT, enviar correo de notificación y confirmar el pago del medio.

• Código Medio: Campo que indica el número del medio registrado.

• Cuenta Bancaria: Campo que indica la cuenta bancaria desde la cual se efectuó el giro por concepto de trasferencia bancaria.

• Fecha Generación: Campo que indica la fecha en que se efectuó el registro del medio.

• Banco: Campo que indica la entidad bancaria desde la cual se registró el pago.

• Fecha Pago: Campo que indica la fecha de pago registrada por el usuario en el momento de la generación del medio magnético.

• Usuario: Campo que identifica el usuario que efectuó la realización del medio.

• Estado: Campo que indica el estado actual del medio.

• Archivo: Campo que indica el código y fecha del archivo en extensión .xlxs, .txt o .csv generado, al dar clic en el link podrá consultar el detalle del archivo generado. Si desea que los archivos se guarden automáticamente en una carpeta dentro del servidor de aplicaciones, es necesario que solicite la configuración y actualización al área de soporte técnico. Al activar esta funcionalidad no se visualizará el hipervínculo para descargar el medio, ya que este queda disponible en la carpeta indicada.

• Total Transferencia: Casilla que visualiza la suma total de los comprobantes de egreso incluidos en el medio.

  

• Total Registros: Fila que realiza el conteo de los comprobantes de egreso incluidos en el medio.

• Proveedor: Columna que indica el código y número de identificación del tercero asociado a cada uno de los comprobantes de egreso incluidos en el medio magnético.

• Doc. Identidad: Columna que indica el tipo y número de identificación del tercero asociado a cada uno de los comprobantes de egreso incluidos en el medio magnético.

• DV: Columna que indica el digito de verificación del tercero asociado a cada uno de los comprobantes de egreso incluidos en el medio magnético.

• Egreso: Columna que indica el consecutivo de documentos de comprobantes de egreso incluidos en el medio magnético.

• Valor: Columna que muestra el monto de los documentos de comprantes de egreso incluidos en el medio magnético.

• Correo electrónico: Columna que indica la dirección de correo electrónico configurado para el tercero en consulta desde la opción A&F/Cuentas por Pagar/Cuentas Bancarias de Terceros.

• Estado: Campo que indica el estado actual de los documentos de comprobantes de egreso incluidos en el medio magnético.

Medios Magnéticos Revisado y Aprobados:

Si cuenta con las funcionalidades de revisión y aprobación de medios magnéticos, además de las casillas y columnas de consulta propias del informe de medios magnéticos proveedor, se habilitarán los filtros y columnas respectivas para la consulta del estado revisado y/o aprobado de los medios magnéticos en estado pendiente (En los medios en estado reversado o pagado, estás columnas se visualizara vacías); los nuevos filtros y columnas serán únicamente informativas por lo que no afectará la funcionalidad actual del proceso de Generación de Medios Magnéticos. (Esta opción ya no está disponible).

Casillas de Búsqueda:

• Revisión: Lista desplegable para filtrar la información por la marcación efectuada en la columna revisión de esta opción, las opciones disponibles serán Si/No y Todos, siendo esta ultima la opción por defecto.
• Aprobación: Lista desplegable para filtrar la información por la marcación efectuada en la columna aprobación de esta opción, las opciones disponibles serán Si/No y Todos, siendo esta ultima la opción por defecto.

Detalle Informe:

• Revisión: Columna que indica si el medio magnético respectivo ha sido revisado o no.
• Aprobación: Columna que indica si el medio magnético respectivo ha sido aprobado o no.

Consulta Medio Magnético Revisado y Aprobado:

Se habilitará una consulta con el detalle de documentos asociados del medio, desde la cual será posible efectuar el enviado de correo de notificación y confirmar el pago del medio.

Consultar Información

Una vez se ha generado el medio magnético respectivo; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de confirmación y notificación de pagos, impresión o regresar a la opción de generación de medio magnético.

Almacenamiento

Después de generado el medio magnético respetico es posible efectuar su confirmación presionado el botón Confirmar pago, esta acción actualizará el estado del medio a pagado.

Después de confirmar el pago del medio magnético es posible efectuar el envió de un correo de notificación de pago presionado el botón Enviar correo de notificación, el cual será enviado a la dirección de correo configurada para el tercero asociado al medio.